会议管理规定

1.目的

为改进作风，减少会议、缩短会议时间，提高会议质量，特制订本管理规定。

2.适用范围

本规定适用于公司及制造中心各类会议。

3.职责

3.1会议主导人提出会议室预订申请，通知与会人员；

3.2会议主持人准备会议议题；

3.3前台文员准备会议室；

3.4与会人员提前准时与会；

4.内容

4.1会议类型

4.1.1早会/部门例会由部门内部主导召开，会议内容前天工作总结，当天工作计划布置；

，会议内容，专案事项的讨论，任务布置；

4.1.3部门/中心月度会议：当月总结下月计划工作，由部门主管级别以上人员与会。

4.2会议准备

4.2.1确定会议议题：安排会议前，先要收集和筛选议题，并注意以下三点：一是讨论的问题性质相同，二是按轻重缓急程度排序，三是把保密性较强的议题放在会议后段，便于让不相干的人退席。

4.2.2确定会议议程：安排议题后，要确定议程、程序、日程。议程是对已确定的议题列出先后顺序；程序是对会议各项活动做出的安排，各步骤一旦确定，就不能随意变动。

4.2.3确定与会人员名单：与会人员名单须经会议主持人审定，原则上人数从严控制且参加人数不得少于5人，人员谨慎决定。

4.2.4发放会议通知：会议通知发放必须通过OA系统。通知的内容包括会议名称、主持人、主要内容、会期、地点、与会人员、记录人及应携带的资料等。会议通知要求至少提前一个工作日发出，与会人员若有异议，须于收到会议通知后两个小时内向会议主持人提出，否则视为同意会议安排，须严格按照通知内容执行。

4.2.5准备会议文件资料：包括会议文件、资料、讲话稿或工作报告、会议须知、日程表等。指定参会人员须严格按照会议通知要求认真思考，充分准备，并于会前或指定时间内报交会议主

持人，会议主持人须于会前认真审查。

4.2.6选择及布置会场：应选择合适的会议地点，如需进行电脑演示，应事先做好演示文件，并于开会前10分钟，将电脑、投影仪打开，准备会议用白板及白板笔。

4.2.7会议主持人须提前到场，检查会议文件资料的准备、会场布置等每个细节，并准备好《会议签到表》，组织与会人员签到。

4.3会议召开

4.3.1指定参会人员要严格遵守会议时间，不允许迟到、早退，未请假缺席。与会人员须将手机关机或调至静音振动状态，会议主持人维护会议正常进行。

4.3.2会议主持人有权对违反会议管理规定的当事人进行处分（由会议主持人开具《会议处分单》），依据《公司奖惩管理规定》行政处罚5～6级给予当事人警告、通报批评、记过等处分。

4.3.3严禁在会议上交头接耳、开小差或打瞌睡。

4.3.4与会人员应提前安排好管理范围内的工作，避免下属的干扰。

4.3.5超过两小时的会议，会议主持人应安排每小时5～10分钟的间歇休息时间，会议中不允许自由进出。

4.3.6会议主持人应对会议进行有效控制和引导，避免会议跑题。

4.3.7会议结束前十分钟，主持人及与会人员应让会议记录人员就会议中达成的决议或决定复述一遍，以得到所有与会人员的确认，同时应明确责任人及完成期限。如果因会议时间紧急，会上来不及复述确认，应于会后明确上述内容。每一个决定或决议必须包括内容、责任人、完成期限三要素，内容应具体、清楚，切忌用容易引起误会的语言，责任人若有二个或以上时，应明确第一责任人、第二责任人，完成期限应具体到某年某月某日。

4.3.8行政部负责对公司各部门早会的召开情况进行检查；如发现有无故取消早会、或早会召开不及时、信息传递不到位等情况，依据《公司奖惩管理规定》行政处罚第6级给予该部门负责人警告、通报批评处分。

4.4.会议结束

4.4.1会议结束时须及时删除会议室电脑、白板上的相关信息并关闭会议室电脑、投影仪、会议室照明灯等电源开关，及椅子归位。违者依据《公司奖惩管理规定》行政处罚5～6级给予会议主持人警告、通报批评、记过等处分。

4.4.2每次会议须形成《会议纪要》（早会除外），在会议召开后二个工作日内下发（OA系统内填写会议详细信息）给参会人员。

4.4.3《会议纪要》必须内容明确，责任清晰。

4.4.4《会议纪要》的措辞要符合实际、简明扼要，不能有记录人的见解和评论，必要时可用录音笔录音，以免做记录时有所遗漏。

4.4.5《会议纪要》在正式签发前，会议记录人应与每位责任人确认内容及完成期限，如果涉

及政策一致性、连续性问题的，要翻阅有关文件并在上述内容都确认后交与会议主持人审核签发。

4.4.6《会议纪要》发放范围视会议要求而定，一般采取电子文档形式下发。

4.4.7《会议纪要》跟踪

4.4.8《会议纪要》下发后各责任人应及时遵照纪要执行，如有特殊原因不能按期完成的，各责任人应向会议主持人提出调整完成期限申请，经主持人同意后才能调整完成期限。

4.4.9会议主持人要指定《会议纪要》跟踪责任人，《会议纪要》跟踪责任人应将会议纪要的进展情况及时向会议主持人反馈，以便会议主持人及时掌握工作进度，加强控制。

《会议纪要》跟踪方式：面对面沟通、电话、邮件等。

行政部每月不定时对《会议纪要》的登记情况进行抽查，对未按照本规定执行的，依据《公司奖惩管理规定》行政处罚5～6级给予会议主持人警告、通报批评、记过等处分。

5.附则

5.1本规定于2015年3月29日由行政部第七次修订，经公司总裁批准后签发。

5.2本规定自发布之日起施行。

5.3本规定由行政部负责解释。

6.附件

6.1《会议签到表》

6.2《会议处分单》