会议组织工作应注意的事项

会议组织工作应注意的事项

会议组织工作应注意的事项

会议组织工作是会议召开的重要环节，很多小细节都体现在会议组织上边，因此在做会议组织工作时应注意的事项有以下几点：

一、开会之前要深入考虑召开会议的目的，准备好会议上报告、提问、调查或讨论的纲目。

二、要根据会议内容、性质与需要物选定参加会议的人员名单。参加会议人数的多少，应根据会议内容和会议预期效果、场地条件而定。为深入探讨一些问题而开的会议，人数可少些。调查情况、纪念及宣传性的会议，人数可多些。

三、为使会议开得有成效，根据会议内容，会前应考虑一些人重点发言，并在发言上做一些重点分工。

四、尽可能了解与会人员情况，在会议休会期间，组织一些联谊活动，增进了解，加深感情。会议结束后，应继续与会议人员保持一定的联系，以备需要时，可以进行合作。

五、根据会议的安排，确定会议的地址，安排好主会场和分组讨论的地点。住宿会议还应安排好房间，落实食宿各项问题。

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六、根据会议的时间安排，发出会议通知，会议通知应及早，内容要明确、具体，如报到日期、地点、会议期限、日程、会议议题，需带的票证和物品等。

七、会议开始后，及时掌握会议的动态，对会议的进展情况进行搜集整理，还要注意安排好会议期间的记录人员。

八、会议结束之前，联系好会议人员返回的车票、机票，力争将食宿费等尽早结算清楚。

九、会议结束后，要对会议的各类文件材料做好善后工作，需发简报或文件的应从速拟发。各类记录、发言稿、原始材料等，应立案存档。

十、注意合理安排会议日程，适当安排一些娱乐体育活动，以减轻与会者疲劳，活跃会议气氛。

附送：

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会议营销的六大主持技巧

会议营销的六大主持技巧

既然是会议营销，就需要有个合适的场所将这些乡医组织起来，通过一个有较强把控能力的主持人来串联会议，取得较好的效果。在这里主持人就必须掌握以下技巧。

主持技巧

1.要有一双能互动的眼睛

我们常说眼睛是心灵的窗口，主持人要善于利用自己一个人对大家的优势，要用面对笑容的眼睛巡视现场，与尽可能多的人互动沟通。特别是认真听讲的人、乡医里面的大客户等这些核心人员，一定要通过眼睛带着自己要表达的意思传达给这些人，让他们相信并认可你，才能放松他们的警惕心，利于拉单工作开展。

主持技巧

2.语言口语化

由于这些乡医大多数50岁左右的年纪，且为本地人，能用当地方言进行会议主持最好，可以拉近彼此之间的距离。倘若没有这样的人选，用普通话进行会议的主持也是个不错的选择。毕竟，公司作为一个官方性质的团体，需要在这样较为正式的场合用一种正式的方式出现。但是，在用语上则不能以太书面的语言出现。否则认为拉开了与这些到会乡

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医的距离，不利于沟通工作的开展。

主持技巧

3.注意用词很关键

而在现场的用语上，也要用心。比如在一次订货会现场，主持人介绍过了公司、嘉宾、政策和产品之后，说了一句“下面请大家开始订货，祝大家订货愉快，多多拿奖！”笔者这时看了一下参会的几个乡医，发现他们脸上露出奇怪的神情。当然，最终的结果是他们几个干脆没订货或订货量很少。会后笔者总结，就是这一句“下面请大家开始订货”惹的祸。虽然大家都心知肚明我们是来订货的，但是完全可以用一种参会者可以接受的词语说，比如“下面请大家好好看看一下我们带来的品种，有什么需要的我们及时为您提供服务！”这样说，是不是更容易让人接受呢？

主持技巧

4 .善于寻找基点

我们常说“师出有名”，就是无论做什么事情，都要有一个信得过的借口，第三终端推广会也如此。例如马上中秋和国庆节到了，这就是个很好的理由。千万不要找那些无实际或大众不相干的借口，这样得不到参会人员的相应和认可，不利于工作的开展。

主持技巧

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5.女孩子有优势

因为来参加订货会的乡医绝大多数都是男性，所以一个有较好现场掌控能力的女主持人，可以很好的调和现场的气氛促进拉单。毕竟，“男女搭配、干活不累”这句谚语，还是有其独到之处的！

主持技巧

6.善于烘托现场气氛

而主持人的一个重要作用，就是要在现场形成一个双方互动的连接点。台上，想所有来参会的人员讲解公司的制度和政策，台下与到会的人员实行互动和沟通。同时，及时发现拉单过程中的闪光点，利用这些乡医要面子、从众心理等时机情况，不时的念单、鼓动、刺激、诱惑，向现场进行宣传和传达，都可以很好的烘托现场气氛。

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