浅谈提高办公室文秘工作水平途径

经营管理者

浅谈提高办公室文秘工作水平途径

樊丙孝　　中国石化集团胜利石油管理局

摘　要：文秘工作是办公室工作的一项重要内容。文秘工作水平的高低既影响单位工作部署，又代表一级机关形象。提高文秘工作水平是想干、会干、能干相互作用的结果。办公室文秘工作者要切实增强工作责任感、紧迫感，自动自发地加强学习，围绕中心，服务大局，把所学的知识运用到实际工作中，努力在实践中提高自身素质，提高文秘工作的质量、效率和水平。

关键词：办公室　文秘工作　思考文秘工作是办公室一项重要的工作职能，提高文秘工作水平是加强新形势下办公室建设的重要内容。笔者本人在企业基层单位从事办公室文秘工作多年，对于提高办公室文秘人员的综合素质和能力水平，有几点体会认识比较深刻。

“肩上有责”是动力。唐代伟大的现实主义诗人白居易说“文章合为时而著，歌诗合为事而作。”；中国共产党的执政经验里也有“枪杆子夺取政权，笔杆子巩固政权”的感悟；现实生活中还有“笔杆子能杀人”的说法。这些都是经过长期实践总结出来的道理，表明文章关系到安邦定国，关涉到社会生活，牵连到人类的精神世界。办公室秘书承担的文字材料责任也非同一般，它是服务三个文明建设的重要工具，是交流工作和思想、沟通认识和情感、传播经验和智慧的桥梁，是反映情况、促进工作、成就事业、加快发展的推进器。办公室文秘工作是一件苦差事，秘书人员一定要有“板凳宁做十年冷，文章不写半句空”的思想境界，把高度的责任心、使命感融入到公文写作的字词句篇当中，用自己书就的文章，反映出领导的意图和群众的意愿，在“千滴汗水一行字，万般心血一首诗”的磨练中提升能力，体现价值。

“手中有艺”是方向。合格的办公室秘书有较高的要求，既要有干好办公室工作的主观愿望，更要有胜任文秘工作岗位要求的能力，不但要有扎实的文字功底，更要有较好的悟性，掌握较高的写作技巧。虽然自古就有“文无定法之说”，但文秘工作既是一种职业，也是一门艺术，其中有明确的要求和基本的规律可循，有使工作状态趋于最佳的方法。清代大学者刘开说：“非尽百家之美，不能成一人之奇；非取法至高之境，不能开独造之域”，话里强调了学习、借鉴的作用。文秘实践也的确如此：“读书破万卷，下笔如有神。”提高文秘水平没有任何捷径可走，也没有任何窍门可循，惟有多读书、勤研习、细揣摩、多领悟，全面掌握上级方针政策，深入了解本行业、本单位、本部门的情况，充分占用材料，才能熟能生巧，信手拈来，进而登堂入室，担当起重任，成为一个好的“笔杆子”。

“腹中有墨”是基础。常言道，打铁先要自身硬，厚积才能薄发。唯有“胸藏万汇凭吞吐”，才能“笔有千钧任歙张”。我国南朝文学批评家刘勰的话更为精辟：“凡操千曲而后晓声，观千剑而后识器，姑圆照之象，务先博观。”同其他类的文章同理，办公室文秘人员写出的文字材料，也是对有关现象观察与思考的结晶，也是对工作深刻感悟与体验的沉思，也是对读书学习与生活见闻的提炼，也是对知识积淀与才情见解的外化。因而，文秘人员必须端正学风，把握一切学习的机会和条件，把学习作为提升素质、迎接挑战、提高能力的手段，自勤于修炼，增加知识积累，并紧密联系本区域、本单位的实际，学以致用，学用相长，融会贯通，兼容内外，广泛汲取营养，丰富理论积淀，占有知识上的“千军万马”，在组织文字的过程中轻松自如地“调兵谴将”，夺取一个个材料“战役”的大捷。

“心中有数”是前提。一般来讲，对于自己熟悉的事物，写起来就能得心应手。写文章尤其是写公文不是文字的堆积，要了解事情的来龙去脉，掌握情况的前后经过，占有丰富的素材，了解到的情况越全面、越透彻、越真实，写出的材料就越能贴近群众，越有亲和力和感染力。反之，闭门造车，写出的材料必定是“假大空”。因此，文秘人员拿到一个材料，除非是自己非常熟悉或是非常紧急的以外，一般不要急于动手，首先要深入了解事物背景及整体情况。要增强工作的主动性、开放性、预见性，平时多做有针对性的调查研究工作，既要多深入基层，更要常融入群众；既要多到先进单位总结经验典型，也要常去困难单位体察民情；既要听成绩和经验介绍，也要听矛盾和问题反映；既要学会做群众工作，也要学会尊重群众，听得进

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群众的意见甚至是牢骚，对掌握到的情况综合分析，明辨是非，解剖麻雀。只有全面、客观、准确地掌握本单位的基本情况，平时写出来的材料才有针对性和真知卓见，关键时候才不至于手忙脚乱、疲于奔命。

“胸中有识”是根本。文章是社会生活、人类情感的重要载体，是作者学识见解、才智素养的反映。文秘人员完成的文字材料是总结工作成绩和特点，积累体会和经验，分析矛盾和问题的有效载体，文字材料水平的高低，不完全是个人的行为能力问题，更重要的是反映一个单位的工作，代表一个单位的形象。从这个意义上讲，文秘人员自身的才识修养和业务能力直接关乎材料的质量，关乎一个单位的形象。刘勰曾在《文概》中指出：“文以识为主。认题立意，非识之高卓精审，无以中要。”西班牙大作家塞万提斯以其创作实践总结道：“人们不是用白发写作，而是用见识写作。”胸中有识，就是要求文秘人员在认识问题、分析问题、理解问题上要有个人独到的见解，要努力做到唯陈言务去，不人云亦云，拾人牙慧，要站在时代高度，立足现实，深刻分析形势任务和环境条件的发展趋势，准确把握文体要求和时代脉搏，写出标新立异的材料，充分发挥好以文辅政的作用。

“眼中有人” 是关键。文章和材料都是写给人看和用的。尤其是写公文材料，更由不得秘书像脱僵的野马，带着个人感情色彩在思维空间无拘无束的任意驰骋。秘书职业人员不同于文学作家，写材料完全是一种任务，不能搀杂个人感情色彩，不能因为个人观点和好恶影响到公文的方向。秘书在公文写作中必须彻底忘却自我，根据服务对象的不同及时调整角色，根据服务对象的风格特点和层次差异定位自己。这个问题归纳起来，主要有以下几种情况：面对上级领导的讲话关键要有新的见解，多回答一些为什么，针对全局上存在的问题，拿出解决的办法或提出合理的建议，不能大摆工作成绩，硬性排列一些观点，卖弄一些大家都知道的道理；在本级班子或干部会议上，就要给人以思想，重点讲领导工作需要把握和注意的问题；在工作会议上的讲话，主要给人以指导，要讲明干什么，怎么干，使下级有所遵循，便于抓好执行落实；在纪念会、表彰会、报告会等相关会议上材料，主要是讲给基层广大职工群众听的，要给人以鼓舞，体现号召力和感染力。总结汇报材料、调查研究报告、工作计划安排等其它种类的公文，也有对象、格式等具体要求，文秘人员必须把握好这些基本要求。

对于办公室工作来说，无论是作“文”抑或做“事”，道理是相通的，对于文秘人员的素质要求，也是办公室其他岗位人员必须具备的条件，这个职业团队要出色地做好工作，以作为赢得地位，必须大力弘扬“两种精神”：一是“过河卒子不言退”的进取精神。勇于直面现实和未来遇到的更大挑战，将办公室工作作为一种事业去对待，作为一项学问去研究，牢固树立进取之心，积极培育进取之勇，努力掌握进取之能，认真实践进取之行，以与时俱进的思想观念和奋发有为的精神状态开展工作，超前思考、主动研究、积极参与到促进企业改革发展稳定的大局中。二是“挑夫上山不言累”的吃苦精神。办公室负责办文、办会、办事，业务比较杂，标准比较高，随机性的任务也往往比较多。忙忙碌碌是工作常态，加班加点是家常便饭。干办公室工作不能怕多干活，不能想图清闲。尤其对于年轻人来说，应该时刻提醒自己，切实珍惜机会，要真正明白领导给任务就是信任，要将领导分配的工作作为使自己得到锻炼、得到指导、得到提高的机会，愉快地接受，不遗余力地尝试着去努力把工作干好，在多干中多总结细研究，多摸索快提高。吃不得苦、受不得累，是干不了也干不好办公室工作的。

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