考勤管理业务需求说明书XXX0525

考勤管理业务需求说明书XXX0525

考 勤 管 理

2011年5月

文件状态： [√] 草稿 [ ] 正式公布 [ ] 正在修改 文件标识： 当前版本： 作 者： 完成日期： 1.0

版 本 历 史

版本/状态 作者 参与者 起止日期 备注 目 录

第1章 引言 ...................................................................................................................................... 1

1.1 引言 ............................................................................................................................ 1

第2章 现行业务模式 ...................................................................................................................... 1

2.1 涉及的系统 ................................................................................................................ 1 2.2 业务流程图 ................................................................................................................ 1 2.3 业务流程说明 ............................................................................................................ 2

第3章 业务功能需求 ...................................................................................................................... 2

3.1 业务需求流程图 ........................................................................................................ 2 3.2 业务需求说明 ............................................................................................................ 2

3.2.1 参数设置 ......................................................................................................... 2 3.2.2 排班治理 ......................................................................................................... 3 3.2.3 补卡治理 ......................................................................................................... 6 3.2.4 加班治理 ......................................................................................................... 8 3.2.5 调休治理 ....................................................................................................... 10 3.2.6 请假治理 ....................................................................................................... 14 3.2.7 出差治理 ....................................................................................................... 18 3.3 日结果、月结果、年结果、考勤月报表 .............................................................. 19

3.3.1 日结果 ........................................................................................................... 19 3.3.2 月结果 ........................................................................................................... 20 3.3.3 年结果 ........................................................................................................... 20 3.3.4 考勤月报表 ................................................................................................... 20 3.4 提醒模块 .................................................................................................................. 21 3.5 考勤补录模块 .......................................................................................................... 21 3.6 考勤自助查询模块 .................................................................................................. 21 3.7 网上考勤模块 .......................................................................................................... 21

第4章 外部接口 ............................................................................................................................ 22

4.1 考勤治理系统与朗新系统的接口 .......................................................................... 22 4.2 考勤治理系统与科密系统的接口 .......................................................................... 22

第5章 系统总体需求 .................................................................................................................... 22

5.1 审批流 ...................................................................................................................... 22 5.2 可拓展字段 .............................................................................................................. 22 5.3 系统架构 .................................................................................................................. 22 5.4 质量需求 .................................................................................................................. 23

第1章 引言

1.1 引言

目前HR部门做考勤数据时，存在着许多严峻问题，造成该岗位人员流失严峻。第一,在多系统间切换操作，如此的操作造成工作上的苦恼且易纷乱，新手不易上手；第二，考勤数据未做到统一性，考勤流程在OA系统审批完还得手工录入到朗新系统中，操作繁琐，增加工作量；第三，每个月为提供一份考勤统计表给财务运算薪酬，前后得花上20天的时刻，同时完全手工操作核对方式，如此难免造成误差，不管对被考勤人来说依旧对公司来说，都有可能造成缺失。

本系统要紧着力于以上几点解决现行问题，减少考勤人员的工作量，提供被考勤人员自助查询考勤数据，同时推测企业以后的考勤模式，做一些预留功能。

第2章 现行业务模式

2.1 涉及的系统

OA系统,朗新系统,科密系统，CRM系统

2.2 业务流程图

2.3 业务流程说明

考勤流程，包括补卡申请单、出差申请单、请假申请单、加班申请单、调休申请单 市场运营经理和市场拓展经理在CRM系统提交出差申请单，其他流程在OA提交，其他人员所有考勤流程都在OA上提交申请

考勤流程审批完人事治理专员(区域人事专员)OA上接收到相关流程后，在朗新系统做相关补卡操作。

第3章 业务功能需求

3.1 业务需求流程图

3.2 业务需求说明

3.2.1 参数设置

3.2.1.1 权限

可按角色或岗位分配权限

权限操纵内容：可分配各模块的使用权限，可设置按角色或岗位只能查询某些部门或人员的考勤数据(即按组织架构的级别做分级权限)，而非一查询就能查询所有内容，例如：像各部门的上级主管各查询该部门成员的考勤情形

可分配相应部门的岗位人员排班，默认情形下所有人都不得排班

3.2.1.2 考勤规则设置

请假、加班、调休、出差的审批天数的设定，以提供流程审批时使用

假别设置：事假、病假、婚假、产假、年假、探亲假、丧假、其他，及设置相应假别是否带薪

调休规则设置：能够设置有效的调休有效周期

排班次数：能够设定对应的部门或人员在一定的时刻期间能够排班的次数，关于超过排班次数的，将不再提供排班时刻的修改，相应的人员按排班时刻严格执行。若不做次数限定，则能够对排班内容做修改。

是否考勤属性：该属性为“是”的人员，需要按排班时刻做相应打卡，该属性为“否”的人员，将不受各种考勤规则的限定，相应的也就不存在专门卡的消息提醒。

单据提交提交天数：该规则作为判定单据提交时刻与相应的考勤开始时刻是否有提早相应的天数，对未提早提交的话系统做相应提示，不仅提示申请人，包括提示所有的审批人，以作为审批人审批依据。

3.2.1.3 工作日

功能描述：通过正常工作日的设定，减少排班的工作量。提供设定休息日，年假，法定节假日

3.2.2 排班治理

功能描述：为所有在职人员设定上班时刻，可按部门排班或按人员排班。若按部门排班的话，该排班适合于该部门所有人，后续入职人员也生效。该功能有三个模块，一是设定排班对象，二是设定排班起止日期，三是设定各个班次段的起止时刻，通过这三个模块的设定进而生成一张对应日期的排班表。提供新增、储存、修改、删除排班功能。排班可针对类别，支持对不同类别的人对应不同的排班方式，以减少排班工作量。排班还支持手动排班和自动排班，自动排班适用于以正常班方式(上班时刻有一定的规律性)工作的人员，手动排班适用

于不以正常班方式工作(上班时刻没有一定的规律性)的人群。关于界定为自动排班的，系统将以设定的工作日及休息日规则完全自动排班。排班可支持多套上班时刻，以支持像零售督导专员、市场运营经理如此的人群(零售督导专员上班时刻：8：30-17：30或9：00-18：00或10：30-18：30，市场运营经理：9：30-17：30或10：00-18：00或10：30-18：30)

输入：

排班对象：按部门（通过组织架构勾选部门，可支持多选）

按人员（通过组织架构选择人员或者通过按工号、姓名查询选定人员） 排班起止日期：排班开始日期，排班终止日期

班次段：班次名称,总小时数，刷卡性质(按班刷卡，按段刷卡),段开始时刻，段终止时刻,段工作小时，有效打卡时刻段(在该有效的时刻段内打卡，打卡数据才算正常卡，若不做设定，则打卡不受时刻)

排班日历：

非工作日类型：休息日（排班日期显示黄色），法定假日(排班日历显示红色) 输出：点击组织架构或相应人员显示排班内容和相应班次名称的时刻段 操作流程：

备注：该排班作为判定迟到早退的依据。适用于晋江总部人员、厦门总部人员、直营店人员、市场运营经理、市场拓展经理。关于品质治理部和仓储部排班的，授权相应部门负责人做排班。直营店人员由门店负责人排班，排班操作方式一样，支持餐卡，并走《直营店排班审批流程》流程审批后排班才生效,排班流程图如下：

3.2.3 补卡治理

补卡规则：

第一、该补卡适用于所有漏打卡人员

第二、 做补卡次数，若超过系统设置的补卡次数，则做相应提示，若执意提交，由直截了当上级确认后走专门流程由总裁审批处理。

第三、单据支持代提交，考勤数据储备在被代理人名下

功能描述：该流程提供漏打卡人员使用，当点击补卡流程时，若用户有漏打卡，则单据上直截了当显示出需要的补卡时刻段，无须用户录入。

输入单据：

操作流程： 总部：

零售事业部:

终端零售人员：

导购类：导购，资深导购，收银员，仓管员 店长类：店长，副店长，店长助理

流程说明：提交补卡单据后可按部门判定选择使用总部流程或零售事业部流程或终端零售人员流程

补卡提醒：在提醒模块有补卡消息，点击相应提醒链接可直截了当打开补卡单据。提醒消息可同步到RTX消息提醒，同理点击RTX的消息提醒，也是直截了当打开补卡单据。

3.2.4 加班治理

加班规则

第一、加班须按时打卡，否则不得调休。关于专门情形下加班无须打卡的，由人事治理专员(区域治理专员)事先做补卡处理

第二、除直营店外的人员加班0.5天起算，关于加班天数写小于0.5天做提示并不承

诺提交

第三、直营店人员加班按小时计，加班2小时起方可运算加班,小于2小时做提示并

不承诺提交

第四、单据支持代提交，考勤数据储备在被代理人名下

功能描述：提供加班申请，储备加班申请记录。能够设置加班是以小时计依旧以天数计 输入单据：

操作流程： 总部：

零售事业部：

终端零售人员：

3.2.5 调休治理

调休规则

第一、加班调休有效期为半年。当用户打开调休单时，对选定的加班时刻段系统自动判定相应的加班时刻段是否有按时打卡，若无按时打卡则做相应提示，并判定该加班时刻是否超过半年，若超过半年则做相应提示并无法提交

第二、调休原则上不得与春节假日连休。考勤规则设定时，提供“不可调休时刻范畴”和“可调休天数”设定，以做该规则判定依据

第三、关于在调休期间提早回来上班的，提供“销假”处理。若不是提早回来上班

的，点击“销假”，系统提示“无须销假操作”。做销假后，系统自动修改差不多储备的调休天数，关于单据上的调休截止日期不做改写，只是有销假记录。销假后按正常上班时刻打卡。 对应的销假流程：提交人－直截了当上级(直截了当上级关因此否提早回来上班做相应确认)－终止

第四、单据支持代提交，考勤数据储备在被代理人名下 调休流程

功能描述： 提供职员的加班调休或生日调休，生日时刻上班的列为可调休时刻范

畴内

输入单据：

操作流程： 总部：

零售事业部：

终端零售人员：

3.2.6 请假治理

请假规则

第一、 请假天数与实际打卡不符的，一律以实际打卡为准。

第二、 关于在请假期间提早回来上班的，提供“销假”处理。若不是提早回来

上班的，点击“销假”，系统提示“无须销假操作”。做销假后，系统自动修改差不多储备的请假天数，关于单据上的请假截止日期不做改写，只是有销假记录。

第三、 单据支持代提交，考勤数据储备在被代理人名下 请假流程 输入单据：

该单据的相关附件，可解决像婚假如此的假别需要提供结婚证扫描件内容的 操作流程： 总部：

零售事业部：

终端零售人员：

3.2.7 出差治理

功能描述：单据支持代提交，考勤数据储备在被代理人名下 出差单据：

出差单据.xls

操作流程： 总部：

零售事业部：

终端零售人员：同零售事业部

3.3 日结果、月结果、年结果、考勤月报表

功能描述：该模块做为汇总数据的查询入口

3.3.1 日结果

提供依照工号、姓名、岗位等所有人事资料字段的匹配字段查询相应人员的日结果，日结果包含字段信息如下

3.3.2 月结果

提供依照工号、姓名、岗位等所有人事资料字段的匹配字段查询相应人员的月结果，月结果包含字段信息如下

3.3.3 年结果

提代依照工号、姓名等匹配字段查询相应人员的年结果，年结果包含字段信息如下

3.3.4 考勤月报表

可生成考勤月报表(通过可选部门或个人一辈子成)，提供HR部门查询和财务运算薪资使用，考勤月报表如下图

3.4 提醒模块

功能描述：对职员的专门卡做提醒消息。提醒消息在该模块形成一条链接，并同步做到RTX消息提醒，方便职员即时提交数据。支持职员的生日提醒，可设置提醒的对象。提醒支持自动提醒和手动提醒。自动提醒功能可设定提醒时刻段、提醒次数，支持按提醒时刻段和提醒次数条件做自动提醒。手动提醒该功能用于治理人员针对所有立即提醒的消息，通过选定相应的消息，点相应的发送按钮以达到提醒功能。提醒消息有相应的状态显示，记录该提醒消息是提醒过的依旧未提醒的，或者提醒消息自动类别分类显示。

3.5 考勤补录模块

功能描述：该模块提供给人事治理专员(区域人事专员)做考勤补录，相当于手工录入考勤。关于手工录入和系统储备记录的做分类显示

3.6 考勤自助查询模块

功能描述：该模块提供被考勤职员自助查询自己的打卡记录以及补卡、加班、调休、请假、出差数据。可提供职员查询前一天及更早前的数据，关于当天数据未显示的做友情提示。

3.7 网上考勤模块

功能描述：网上考勤功能支持职员登录该考勤治理系统后，在该网上考勤模块做相应的打卡，该数据会自动储备系统当中。该模块要紧提供给市场拓展经理这类职员使用

第4章 外部接口

4.1 考勤治理系统与朗新系统的接口

接口说明：读取朗新系统的人事档案，该人事资料支持各单据的数据使用。同时提供导出考勤数据的功能

4.2 考勤治理系统与科密系统的接口

接口说明：能够自动采集到科密考勤机的数据，做到当日能采集到前一天及更早前的数据，以提供考勤数据支撑，采集专门时能够在提醒模块做相应提醒

第5章 系统总体需求

5.1 审批流

审批流需可定制，审批人支持按角色或按岗位设置，审批路径和审批条件可自定义, 审批条件可按单据上所有的信息和人员相关信息设置。关于审批错的流程可提供更换数据的权限，但该权限严格操纵。支持多人同时审批即会签

各单据流程支持代提交方式，相应的考勤数据储备在被代理人记录里

各单据提供陈设规则的区域，以使提交人和审批人对单据的考勤规则一目了然，并作为审批人的审批依据。

5.2 可拓展字段

系统的单据支持可拓展字段，当单据的现有字段不能满足以后的使用时，可灵活扩展字段

5.3 系统架构

系统采纳B/S架构模式，与OA做集成登录

5.4 质量需求

支持各种扫瞄器的使用