材料采购内部控制案例分析及解答

材料采购内部控制案例分析

1.五彩公司为一家劳动密集型的大型服装设计、加工及销售企业，加工服装所需的原料，包括布料、纽扣及装饰品等，主要来自国内外近百家纺织厂和其他相关厂家。该企业的材料采购程序如下：

（1）加工车间主管白杨根据加工需要填制一式三联的订购单，直接向供货方订购原料，第一联交购货方，第二联车间留存，第三联送交验收部门。

（2）收到材料后，直接由验收部点验，在确认质量合格、数量正确，并与买方核对无误后，由验收部主管杨柳在订购单上签字，然后将已签字的订购单连同送交财务部门。

（3）财务部门指定财务人员黄丹负责登记原材料采购业务。黄丹根据验收部门送交的订购单和买方，分别登记材料明细帐和应付账款明细帐，并据以填制付款凭单，交现金出纳员付款。

（4）材料经验收合格后，由验收部门通知加工车间主管白杨，将材料转运到加工车间的材料存放点，车间材料管理员李明清点后在库存材料账上登记所收的材料的数量，并根据各加工人员的需要直接发出材料。

要求：分析五彩公司材料采购制度中存在的缺陷，指出这些缺陷可能导致的错报，并提出针对性的改进建议。

一、材料采购内部控制案例分析解答

（1）加工车间主管白杨填制订购单后，未经任何部门或人员的批准即直接向供货方发出订购单，违反了授权审批原则，容易导致材料采购失控，同时还违反了职责分工原则，使材料采购业务完全取决于白杨，容易产生高价采购、暗中回扣的舞弊发生。

建议：由白杨根据加工需要填制请购单并送采购部门，采购部门根据请购单填制连续编号的订购单送生产主管人员（如生产厂长）审批，采购部门将审批同意的订购单寄送供货方。

（2）验收部门没有专门的、连续编号的验收单，而是通过订购单反映验收情况，使得验收中发现的数量、质量等问题无法恰当反映；验收部门的业务无有效监督，如果其有意掩饰材料的超量或短缺情况，企业将无法得知。

建议：验收部门使用连续编号的验收单，验收材料时应通知材料保管人员李明参加，验收合格后由杨柳和李明双方签字，将材料移交生产车间，同时将验收单副本连同买方及订购单送交财务部门。

（3）财务部门由黄丹同时登记材料明细帐和应付账款明细帐不符合职责分工的控制原则；填制的付款凭单直接交出纳员付款，不符合授权批准原则。

建议：黄丹可登记其中一个科目的记录，另一科目由其他人员登记。登记应付账款明细帐的人员填制连续编号的付款单后，交出纳员之前需经财务部门主管签字批准。

（4）材料的保管由加工车间负责，导致材料的保管和领用在实质上均由白杨所控制，不符合职责分离与相互牵制原则，容易产生材料的虚报冒领。

建议：材料的保管及材料明细帐的记录由专门的仓储部门负责，加工车间领用材料时填制领料单，经白杨或其他指定人员审批签字后到仓储部门办理。