建筑工程有限公司材料采购管理制度

材料採購管理制度

第一章 總 則

第一條 目的

為加強公司規範化管理，規範採購工作，保障工程進度的正常持續進行，選擇合格的供應商（廠家）並對採購過程進行嚴格的控制，確保供貨商提供的物料滿足施工的規定要求，最大限度的降低成本，特製定本制度。 第二條 適用範圍

本辦法適用於公司各項目工程施工材料物料採購時，計畫審批的價格之審核、訂購、驗收、付款結算等，除另有規定外，悉以制度處理。 第三條 職責劃分

1、由辦公室全面負責對各工程材料物料的採購工作；

2、由工地專案經理對專案部計畫單的數量、要求進行詳細審核把關； 3、由工程部對各項目材料的品質，技術要求把關； 4、由部門經理對該工程材料的數量、規格、價格控制把關。

第二章 採購（計畫）審批

第一條 採購計畫的制定

1、各項目部根據材料採購計畫應根據圖紙、及實際需要予以制定，確保材料規格、型號、數量無誤並簽字後通過傳真或掃描件予以申報；

2、由辦公室根據審批過後的材料採購計畫申報表完成採購工作。 第二條 選擇供應商

根據審批後的採購計畫，選擇合格的供應商，進行詢價、議價與專案技術人員技術溝通評選確定後，每種材料供應商不准少於三家，由部

門領導審核。

1、供應商的選擇可以通過互聯網、宣傳冊（合格供應商）廠家中選取；

2、長期報價採購，凡經常性使用，且使用量較大的材料，應事先選定廠商，議定長期供應價格。 第三條 價格調查

1、已核定的材料，必須經常分析瞭解或收集資料，作為降低成本之依據；

2、已核定之材料採購單價如需上漲或降低，應附上書面之原因說明； 3、採購的數量或頻率有明顯增加時，應要求供應商（廠家）適當降低單價；

第四條 詢價、比價和議價

1、根據採購物料的品種、規格、標準、數量和交付期的不同，採購人員應選擇至少三家符合採購條件的供貨商作為詢價對象；

2、採購人員根據過去採購的情況、市場變化情況、以及公司成本預算等情況，確定採購目標價格；

3、在得到供應商的報價資訊後，採購人員對供應商的報價條件進行品種、規格、數量、品質要求等方面專案部技術人員進行核對，以保證供應商提供的物料符合公司實際的採購要求，並對供應商所報的價格、交付期、售後服務等方面進行分析比較，以便選擇條件最優的供應商；

4、供應商提供報價之物料規格與請購規格不同或屬代用品時，採購人員應送請購部門確認；

5、專用材料或用品，材料公司應會同使用部門共同詢價與議價；

6、對廠商的報價資料整理後，經辦人員應深入分析，以電話等聯絡方式向廠商議價。在公司規定的許可權範圍內，採購人員應與供應商進行磋商，以使雙方最終在全部條款上達成一致；

7、對重大的物資採購，無論是技術、商務談判，要保證參加人數不少於兩人。有關價格、選型及其他重要的技術、商務談判，要求有兩個以上的部門派人參加。 第五條 購前核決及許可權

採購經辦人員與廠商初步溝通並完成詢價後，在“訂購匯簽單”上詳細填列以下事項，呈報負責材料採購的各部門及公司經理核決：

1、詢價或議價結果及擬定“訂購廠商”“交貨期限”與“報價有效期限”；

2、注明與廠商擬定的付款條件；

3、需與供應廠家簽訂長期合同者，採購經辦人應以簽呈及擬妥的長期合同書，核決許可權按照請購類別和對應的級別逐級呈各部門主管及公司經理核決；

第六條 價格復核與市場行情資料提供

1、材料公司應調查主要材料的市場與行情，並建立廠商資料，作為採購及價格審核的參考；

2、材料公司應就企業內各公司專案部所提重要材料的專案，提供市場行情資料，作為材料存量管理及核決價格的參考。 第七條 訂購作業

採購人員接到經核決的“定購單”後，應與供應廠商進一步接觸， 進行正式的品質、價格和後續服務談判。金額較大或批量採購的應到對

方生產工廠進行實際考察，在充分瞭解對方的資信程度、供貨能力和現貨品質後，向對方明確訂貨意向，並送樣報驗，未通過報驗的材料不准採購。

第八條 簽訂採購合同

1、在採購作業所需的全部條款與供應商達成一致後，採購人員需填寫正式的採購合同，合同需要列明至少下列條款：

（1）供應商資料：包括名稱、地址、聯繫人、聯繫方式； （2）採購物料的詳細描述：包括品名、型號、規格等，如有超出標準的特殊要求需特別注明；

（3）訂單所採購的數量/重量；單位包裝數量/重量；包裝件數； （4）價格：單價，合計價，合同總額，定金或預付款； （5）交付期：分批交付時應明確每批的交付時間和交付數量； （6）付款方式；

（7）所需的品質證明（檢驗單、質保單、出廠證明單、化驗報告單等）；

（8）品質保證條款：發生品質問題是進行退換或其他處理方法； （9）運輸方式和銷售的要求。

2、採購單經部門經理審核後，加蓋公司合同公章經對方簽章後生效。到供應廠商處現場採購的，由授權代理人簽字，對方簽章後生效；採購單一式兩份，雙方各保存一份。材料公司負責採購合同的傳閱會簽和各部門的存檔。

3、採購人員應跟蹤控制材料物料交貨期，及時向供應商跟催交貨進度。

4、發貨前要求供應商在“送貨單”上注明“訂購單編號”及“包裝方式”，以便驗收確認。

5、若屬分批交貨者，採購人員應在“訂購單”上注明“分批交貨”以資識別。

6、長期訂貨和大額進貨，原則上均應通過簽訂買賣合同的辦法進行，應與供應商定買賣合同書一式兩份。第一份存行政辦，第二份存供應商，另需合同影本四份分別交材料公司、核算中心、財務中心及工程部存檔。 第九條 緊急訂貨

採購人員接到主管經理以電話聯絡的緊急採購案件，應立即進行詢價、議價，迅速辦理。 第十條 進度控制及事物聯繫

除一般採購作業方式外，材料公司可依材料使用及採購特性，選擇下列一種最有利的方式進行採購：

1、集中計畫採購：凡具有共同性的材料，須以集中計畫辦理採購較為有利者，可核定材料專案，通知各請購部門依計畫提出請購，材料公司定期集中辦理採購；

2、長期報價採購：凡經常性使用，且使用量較大宗的材料，材料公司應事先選定廠商，擬定長期供應價格，呈准後通知各請購部門依需要提出請購。 第十一條 退貨作業

對於檢驗不合格的材料退貨時，應開立“材料退貨單”並見附有關的“材料檢驗報告表”呈主管簽認後，憑此異常材料出廠。

第三章 驗收與付款

第一條 貨物進廠驗收

1、貨物進場供應商交貨時，採購人員通知庫管員，實際清點件數或稱重，對貨物攜帶的有關進行驗證，經與採購清單或採購合同內容核對相符後簽收，倉庫出具入庫單並由庫管員簽章入庫。如發現不符時，即通知材料公司會同處理；

2、對有專項品質要求的材料物資，通知工程部派質檢員驗收，驗收合格後由庫管出具入庫單並由庫管員簽字。 第二條 付款結算

1、嚴格按照公司報賬工作流程和掛賬工作流程執行；

2、採購款項須按採購合同規定或採購單所約定的時間由材料公司統一支付；

3、付款申請由採購人員或被委託採購人員提出，申請付款應嚴格按照採購合同要求和專案進度情況進行，分清輕重緩急，必要時須提交驗收報告、物品入庫單據和對方，申請付款單上應注明預付款、已付款、餘款，按審批權限經相關負責人簽字後，方可辦理付款手續；

4、只有在出現以下情況時才可由採購人員借款或墊款進行直接支付：

（1）緊急採購且不能及時辦理財務支付手續； （2）在外埠採購且供應商要求立即付款時； （3）在現場調試期間急需材料的採購； （4）1000元以下的零星採購。 第三條 進度控制及異常處理

1、材料公司應特別注意“採購單”注明的到貨時間要求，掌握到貨

進度；

2、採購人員發現供貨方發貨日期有延誤時，應主動與供貨廠商聯繫催交，對異常原因及時處理對策，匯通相關職能部門、分公司處理。 第四條 品質評價

使用單位應就企業內所使用的材料品質予以關注，根據使用效果對材料品質提出評價，以利於進一步工作。

第四章 附 則

第一條 參與採購過程的各相關部門，既要明確分工、明確責任、互相配合，還要注意發揮互相監督的作用，確保企業的利益不受損害； 第二條 參加採購的人員要嚴格自律，加強法制觀念，自覺抵制不正之風，任何人不得私下收受回扣或酬金，並接受公司全體員工監督； 第三條 超出本辦法的事項呈董事長核准後實施； 第四條 本辦法自公佈日期執行。

二○一一年三月十二日