办公室文员工作标准

北京汇源集团咸阳饮料食品有限公司 办公室文员岗位工作标准 1.目的 编号 HYXY/B3.BGS0003-2007 版本 A0 页次 1/7 在繁杂琐碎的办公环境中，建立有效的标准化作业流程，使文件传达通畅，保证办公秩序良好，做好后勤服务于生产、销售，使产供销各个环节有效链接起来。 2.适用范围 适用于办公室文员岗位 3.工作职责 3.1负责基建档案的管理及基建项目的呈报、项目跟踪和结算工作； 3.2建立、维护办公室的质量体系文件； 3.3办公用品的汇总以及管理、礼品的收发管理； 3.4负责监督、汇总办公室人员的考勤； 3.5负责每日油票的签发并一月一结； 3.6负责组织每月宣传报道的落实上发，兼汇源通讯报导员； 3.7 办公室日常事务（派车、盖章等）； 3.8厂长办公室日常事务； 3.9证照、红头文件的管理； 4.0单据的审核，文件的草拟、上传、下达。 4.工作目标 协助总经理、办公室主任处理各项事务，做好工厂各部门文件和资料的发放、接收、补发、 复印、整理、保管等工作，确保工厂内部文件上传下达及时率100%，文件管控率99%，与各部门沟通及时率99%。 5.工作内容 5.1 办公室、基建档案及证照管理 5.1.1证照管理 5.1.1.1工作流程 新办理证 照或重要红头文件 5.1.1.2工作标准 填写新办理证照入厂登记表 按类别存入易查询档案盒/夹 填写档案目录 a.按照国家法律法规结合工厂食品行业性质办理相关证照、红头文件（提供资料）； b.新办理证照、红头文件入厂进行登记，备份复印件、扫描件； 编制日期：2007-07-15 最新修订日期:2007-07-15 北京汇源集团咸阳饮料食品有限公司 办公室文员岗位工作标准 编号 HYXY/B3.BGS0003-2007 版本 页次 A0 2/7 c.按照类别存入档案盒/夹子（证照存档注明年检日期、年检部门、需注意事项，红头文件按照省、市、县、日期先后存档。） d.证照文件借出借阅必须登记备案，提供给外联必须加盖再复印无效印章。 5.1.2办公室及基建档案 5.1.2.1工作流程 办公室/基建档案分类整理 将整理后的档案在记录中分类列出明细 存入相关档案柜及相应档案袋中 在档案袋上填写档 案目录 5.1.2.2工作标准 a.熟悉历史基建档案，分类列出明细方便查阅； b.跟踪在建工程的审批，熟悉签字审批流程，协助主管人员及时上报工程进度和付款事宜； c.严密保管上报总部报批文件，基建档案借阅必需经过主管基建的助理同意，并填写好借阅记录。 5.2 建立、维护体系文件： 5.2.1工作流程 未批准 部门体系文件及记录需要变更时 填写变更申请部门经理审批 批准 未批准 体系管理员审核批准 体系管理员处备案 修改体系资料 批准 编制日期：2007-07-15 最新修订日期:2007-07-15

北京汇源集团咸阳饮料食品有限公司 编号 版本 办公室文员岗位工作标准 页次 5.2.2工作标准 HYXY/B3.BGS0003-2007 A0 3/7 a.工厂办公室体系文件受体系管理员监控，有效沟通，发现体系、记录需要修改，填写申请； b.体系需具有持续性、实现性、可操作性； c.体系有效需经体系管理员加盖受控章后才可执行。 5.3 办公用品的管理。 5.3.1办公用品的管理。 5.3.2礼品发放流程： 每月25日收 集各部门办 公用品计划 量大或不属办公用品 办公室主任审核 厂长审批 办公用品预算汇总 申请人打礼品发放申请 主管经理审批并签字 厂长审批 未批准 批准 所申请礼品 礼品审批单备案 5.3.2.2工作标准： a.礼品申请需由部门经理签字报厂长签批，批准后方可领取，原则上果汁礼品以滞销品为主； 编制日期：2007-07-15 最新修订日期:2007-07-15

北京汇源集团咸阳饮料食品有限公司 编号 HYXY/B3.BGS0003-2007 A0 4/7 办公室文员岗位工作标准 版本 页次 b.根据礼品赠送对象，办公室灵活掌握一个尺度，超过100元的物品、钱款、购物卡等必须经过厂长签字，厂长不在需电话、短信请示。 5.4监督、汇总办公室人员的考勤 5.4.1工作流程 每日对本部门人员考核出勤确认 不清楚－请示主管领导 月底 汇总 被考勤人员签字确认 5.4.2工作标准 a.考勤包括晨点报假，点名前必须清楚行政后勤哪位同事请假； b.当天考勤，月底让被考勤人员签字确认，配合人力资源进行考勤汇总； c.记录总经理的考勤上报至总部。 5.5每日油票的签发并一月一结 5.5.1工作流程 原辅料验收单 签发油票并登记 15日与加油站对帐 物料领用单 月低交人力资源核算工资 分管领导审批 部门经理审核 5.5.2工作标准 供应统计付款 a. 每日做好油票签发登记，严格签字加油流程，必须有监督； b.定期与加油站对帐，计算司机百公里耗油量。 编制日期：2007-07-15 最新修订日期:2007-07-15

北京汇源集团咸阳饮料食品有限公司 编号 HYXY/B3.BGS0003-2007 办公室文员岗位工作标准 5.6 每月宣传报道的落实上发： 5.6.1工作流程 各部门通 讯报道员 内讯报道交办公室 修改内容及格版本 页次 A0 5/7 反馈到通讯报道员 通讯发宣传部 5.6.2工作标准 a. 确定各部门通讯报道员，报总部奖励同时与当月绩效考核分数挂钩； b.由内讯小组组长修改后按照固定格式上报总部内刊编辑部 c.加强小组内的沟通和互动，掌握工厂的各方面信息，挖掘素材。 5.7 基建项目的呈报、结算及项目跟踪流程： 5.7.1工作流程 项目跟踪报告 结算报告 基建立项申请 相关人员 签字 立项及相关资料上报基建工程部进行审批 同 意 不同意 基建施工 付款 审批回传 报总部基建工程部处 相关人员审批 编制日期：2007-07-15 最新修订日期:2007-07-15

北京汇源集团咸阳饮料食品有限公司 编号 HYXY/B3.BGS0003-2007 版本 页次 A0 6/7 办公室文员岗位工作标准 5.8 办公室日常事务 5.8.1派车： 5.8.1.1根据工厂现有车辆进行近距离派遣； 5.8.1.2根据用车单位/人的事情缓急进行车辆派遣； 5.8.1.3远距离用车提前请示； 5.8.2用章： 5.8.2.1合同章及行政公章必须见用章审批单方可盖章，并做好登记； 5.8.2.2用章较急且领导不在厂时，电话请示，做好用章登记，后补手续； 5.8.2.3厂长出差时，由厂长助理审批，待厂长归来补签用章审批单； 5.8.2.4用章登记表备注栏填写盖章人姓名。 5.8.3审核各部门上报总经理文件并下发。 编制日期：2007-07-15 最新修订日期:2007-07-15

北京汇源集团咸阳饮料食品有限公司 编号 HYXY/C3. BGS0003-2007 版本 A0 办公室文员岗位工作标准 页次 7/7 5.9文件签批流程 各部门文件（包括请购单、支出凭单） 总部下发的文件 部门主管签字 注明厂长收或秘密字样的 其他文件 分管助理核准签字 交分管助理审阅 财务单据 其他文件 呈报总经理批示 报财务部门经财务经理签字，并加盖财务审核章 财务单据 交到经理办文员处检查 2000元以下交文员汇总登记，2000元以上，交还本人 发现问题交分管助理审阅，做出处理意见文件检查无误 交财务部门核销 按总经理批示下发各部门 其他文件 分类存档 编制日期：2007-07-15 最新修订日期:2007-07-15