档案分类和文书档案编号管理规则

档案分类和文书档案编号管理规则

1. 目的与范围

1.1. 本标准规定了档案的分类原则、类目设置与分类编号、案卷排架、归档范围的基本要求。

1.2. 本标准规范了公司档案的管理，明确公司各类档案的归口管理部门。

1.3. 本标准适用于公司档案的管理。

2. 引用标准

——《中华人民共和国档案法》

——《山东省档案条例》

——G/WLAI 0112—2011《档案分类和文书档案编号管理》

——DA/T1—2000档案工作基本术语

3. 定义

3.1. 档案

是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。

3.2. 档案管理

是指档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。

3.3. 文书档案

是指反映党务、行政管理、生产经营等活动的档案。

3.4. 科学技术档案

是指反映科学技术研究、生产技术、基本建设等应当归档保存的各种材料。

3.5. 电子文件

是指以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通讯网络上传输的文件。

3.6. 员工档案

是指在招用、调配、培养、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。

3.7. 会计档案

是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料。

3.8. 基建、设备档案

基建档案是指在整个建设项目从酝酿、决策到建设投产(使用)的全过程中形成的全部应当保存的文件材料;设备档案是指设备从规划、设计、制造、安装、调试、使用、维修、改造、更新至报废的全过程中形成的图纸、文字说明、凭证和记录等文件材料。

4. 职责

4.1. 人事行政部是文书档案的归口管理部门，同时对综合档案室的管理符合国家规定要求负责; 4.2. 财务部是会计档案的归口管理部门;人事行政部是员工档案的归口管理部门;

生产制造部是

公司设备档案的归口管理部门;技术部是科技(产品、生产技术)档案、基建档案的归口管理部门;

4.3. 在生产经营中形成的档案，考虑到档案的利用，应安排专人参照公司档案管理相

关规定进行

组卷和管理，每年将档案目录移交总公司办公室综合档案室进行永久保存。

4.4. 各归口部门负责组织、协调各类档案的管理工作;并对相应档案的收集、鉴定、整理、立卷、

销毁、利用等工作进行有效管理负责。

5. 类目设置与分类编号 5.1 一级类目的设置与编号

一级类目是由公司档案归口管理部门按档案内容进行设置，共设置十个一级类目:党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、基本建设类、设备类、会计档案类、人事档案类、声像实物档案类。编号详见下表:

5.2

二级类目的设置与编号

二级类目的设置与编号由各档案归口管理部门按其档案的形成规律及内容自行进行规定。一级类目编号为4-8的即产品类、基本建设类、设备类、会计档案类和人事档案类的二级类目设置与编号，由各类档案归口管理部门负责按本专业的类别和分类确定。 5.3

公司档案的编号办法

5.3.1 类目编号采用隶属编号法，每一类目之间加间隔号“• ”目录号与分类号，分类号与案卷号之

间用“—”隔开。档案编号形式如下图所示: 5.3.2 综合管理性档案档号的编制示例:

4 ? X2010 ? —— 1

产品型号

大类(产品档案) 案卷顺序号

5.3.3 科技档案档号的编制示例:

4 ? X2010 ?

—— 1

5.3.4 科研档案档号的编制示例:

5.3.5 基本建设档案档号的编制示例:

5 ? 02 ? 02 —— 25

5.3.6 设备仪器档案档号的编制示例:

案卷顺序号 产品型号 大类(产品档案) 案卷顺序号 科研课题 专业 大类(科研档案) 案卷顺序号 工程项目 用途 大类(基建档案) 案卷顺序号 设备仪器 种类 大类(设备仪器档案)

5.3.7 会计档案档号的编制示例:

案卷顺序号

年度号

三级类目(凭证)

二级类目(凭证)

5.3.8 员工档案档号的编制示例:

案卷顺序号

6. 档案的保管期限

档案的保管期限按重要程度分为三类:短期(10年)、长期(30年)、永久(30年以上)。

7. 案卷排架的基本要求

7.1. 党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理四大类档案案卷，采用按大类、

年度排架的

方法，即:大类—年度—属类—问题—案卷。不区别案卷的保管期限特征，同一属类内应按照永久、长期和短期顺序排列。

7.2. 产品、基本建设、设备四大类档案案卷，按大类并依照大类内分类结果排架。

7.3. 会计档案案卷按大类—属类—年度—案卷排架，不区别保管期限。

7.4. 人事档案案卷按员工编号排架。

7.5. 声像实物档案案卷可根据其保管要求不同，按大类—属类—年度—案卷排架等。

7.6. 各大类档案案卷均由左到右、从上到下进行排架。

8. 附录

WLAISD0109.01 《文书档案分类编号表》

WLAISD0109.02 《党群工作文件档案归档范围及保管期限》

WLAISD0109.03 《行政管理文件档案归档范围及保管期限》

WLAISD0109.04 《经营管理文件档案归档范围及保管期限》

WLAISD0109.05 《生产技术管理文件档案归档范围及保管期限》

WLAISD0109.06 《声像实物档案类归档范围及保管期限》 员工编号

本标准由人事行政部归口并负责解释。

本标准由人事行政部负责起草。

本标准主要起草人:

文书档案分类编号表

7

8

WLAISD0109.02

9

10

11

WLAISD0109.03

12

13

WLAISD0109.04

14

15

16

WLAI 0109.05

17

18

19

WLAISD 0109.06

20