外部接待管理办法

（暂行）

为树立公司良好形象，扩大公司对外联系和交流，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待，严格标准，统一管理”的原则，特制定本管理办法。

一、综合部办公室为公司接待工作的归口管理部门，各部门在接到重要来访预约后，应及时通知综合部办公室，由综合部统一安排，未经综合部统一安排的接待，必须由公司执行总经理或分管副总经理特批后，财务部门方可予以报销。

二、公司所有接待必须事先申请，并经有审批权的领导审批，未经审批的综合部一律不得安排。

三、公司各部门应事先填写《宴请/住宿申请单》（见附件1），说明接待对象、人数、事由、标准等内容，如须要酒水，请按接待规格酌情填写《酒水申请单》（见附件2）。领导审批后，由综合部负责办理。如遇特殊情况，无法办理《宴请/住宿审批单》和《酒水申请单》时，须由有审批权的领导电话通知综合部统一安排，并在三日内补办手续，逾期由接待部门负责人自行结算。

四、如有会议，各部门应事先填写《会议室预约单》（见附件2），说明会议对象、人数、会议主题等。综合部须提前布置会场，如花卉、水果、茶点、音响设备、投影设备、横幅等，并制作欢迎牌、指示牌，安排摄影摄像等。

五、重要客人的接待，接待部门须提前两天将制定好的接待计划交综合部。

六、公司除执行总经理、分管综合部的副总经理、综合部经理和财务总监可签单外，其他人员在可签单的酒店签单必须得到以上领导的授权，否则一律不得报销，可签单酒店以公司提供的酒店为主。

七、在非公司定点酒店接待须以现金方式结算，不可签单，否则财务部一律不得报销。

八、接待标准。 A.最高级接待标准：

来访人员级别：集团领导，省级以上领导等； 接机陪同人员：公司领导；

会晤陪同人员：公司负责人、公司领导等； 下榻酒店标准：五星、四星酒店；

由公公司执行总经理陪同接待的，宴请标准为100-120元/人

B.上级接待标准：

来访人员级别：（视具体情况而定）； 接机陪同人员：（视具体情况而定）； 会晤陪同人员：（根据来访目的确定）； 下榻酒店标准：四星酒店；

由公司副总经理陪同接待的，宴请标准80-100元/人

C.平级接待标准：

来访人员级别：（视具体情况而定）； 接机陪同人员：（视具体情况而定）； 会晤陪同人员：（根据来访目的确定）； 下榻酒店标准：三星（含）以下酒店

由公司部门经理陪同接待的，宴请标准为60-80元/人。 九、部门接待用车必须提前两天，将审批后的《用车申请单》（见附件3）交至综合部，由综合部统一安排。

十、本管理办法自即日起执行。

xx公司

二〇一四年一月七日

附件1

宴请/住宿申请单

申请部门 单位 事由 时间 宴请/住宿 地点 人数 规格 陪同人员 分管领导 申请人 备注：1、申请人为部门负责人。申请人填写《宴请/住宿申请单》，经分管领导审批后报综合部，由综合部负责统一安排。 2、宴请/住宿规格中，需填写宴请标准及酒水需求，酒水由综合部安排领取。宴请结束后余留酒水需返还综合部。 3、特殊情况下没有填写《宴请/住宿申请单》的，应先电话申请，经分管领导批准后，通知综合部，并于三日内补单。

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宴请/住宿申请单

申请部门 单位 事由 宴请/住宿 时间 地点 人数 规格 陪同人员 分管领导 申请人 备注：1、申请人为部门负责人。申请人填写《宴请/住宿申请单》，经分管领导审批后报综合部，由综合部负责统一安排。 2、宴请/住宿规格中，需填写宴请标准及酒水需求，酒水由综合部安排领取。宴请结束后余留酒水需返还综合部。 3、特殊情况下没有填写《宴请/住宿申请单》的，应先电话申请，经分管领导批准后，通知综合部，并于三日内补单。

附件2

酒水领用申请单 日期：

申请部门 事由 时间 酒水 地点 规格 数量 部门经理 申请人 分管领导

备注：1、申请人完整填写申请单后，经部门经理、分管领导审批后报综合部，由综合部安排领取，宴请结束后余留酒 水需返还综合部。

2、特殊情况下没有填写《酒水申请单》的，应先电话申请，经分管领导批准后，通知综合部，并于三日内补单。

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酒水领用申请单 日期：

申请部门 事由 时间 酒水 地点 规格 数量 部门经理 申请人 分管领导 备注：1、申请人完整填写申请单后，经部门经理、分管领导审批后报综合部，由综合部安排领取，宴请结束后余留酒 水需返还综合部。

2、特殊情况下没有填写《酒水申请单》的，应先电话申请，经分管领导批准后，通知综合部，并于三日内补单。

附件3

会议室预约单

预约部门 经办人 会议开始时间 话 筒 纯净水 物资需求 鲜 花 毛 巾 预约会议时间 会议人数 会议结束时间 投影仪 茶 水 席 卡 茶 点 年 月 日 会议套件 水 果 横 幅 其 它： 部门领导签字 综合部审核 备注

附件4

用车申请单

申请时间： 年 月 日 车号：

要求出车时间 出车地点 出车事由 用车部门经理 综合部经理 实际出车时间 出车前里程 过路费 驾驶员 月 日 时 分 出车后里程 停车费 用车人 收车时间 月 日 时 分 行驶里程： 其它： 综合部经理： 月 日 时 分 用车申请人：