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XX平果铝双迎门业XX公司文件
办事处管理制度
一、办事处的组织和职责任
1、 组织：办事处经理1人、业务兼财务1人、仓管员1人、合计3人、根据
办事处具体情况，业务员可以增1人。 2、 职责： A、 办事处经理：
1全面负责办事处开展销售工作、处理日常事务、领导和监视下属合格○
积极工作，实行经理负责制。
2做好每日工作方案，积极开展完成办事处的各项工作指标达成，客户○
开发目标、销售目标、专卖店建立目标、货款回笼达标、库存达标、费用控制达标。
3做好客户管理和效劳工作。 ○
4做好政府有关部门的协调工作，及时上交相关合理费用。 ○
5市场信息的收集汇报。 ○
B、 业务兼财务员：
1对办事处的资金负责及时收取货款，限制应收款发生。 ○
2控制办事处每日库存现金限额为贰仟元，超过的必须马上存入银行的○
办事处账户内，到达贰万元时马上汇回公司财务账户。
3按公司规定填写现金日记账和银行日记账，应收账款明细账及时报表○
给经理和公司业务会计主管。
4按规定报销费用，协助办事处经理做好销售工作。 ○
5搞好团结，共同完成办事处的各项指标，管好办事处账和款。 ○
C、 仓管员；
1对办事处仓库货物平安负责、凭单入库、凭单出库发货、账实核对做○
到账物卡一致，每日自查，上级定期抽查。
2审核发货单据手续是否齐全，内容是否正确。 ○
3严格按销售通知单所列品种规格发货，并填出库单及时日报表。 ○
4协助经理做好相关工作。 ○
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二、办事处经理销售工作
1、 进展市场调查，主要厂家客户和产品销售情况等的了解，选择目标客户。 2、 客户开发和维护，按客户开发三步曲进展，并且每个月客户开发指标完成。 3、 专卖店和半专卖店的建议，每月指标完成。
4、 进展公司主导产品和新产品推销活动，推动销量指标完成。
5、 对办事处内部的仓库、货款、账的管理负责，确保销售内勤效劳工作。 6、 公XX政府关系的处理。
7、 非标门或工程门销售必须收30％的定金，款到公司方可下单生产。付清余
款后，再发货的原那么掌控，特殊时工程欠款限额内申请报批，但规定壹个月内结清。
8、 订货管理：办事处向公司订货，由仓管员申请订货单办事处经理批准签字
后 公司业务科，由业务科主管对“办事处库存指标〞的审核是否超标，所订货是否客户马上要的货评审后签意见，有异议的沟通协调处理，无异议的评审合格签字，报业务科主管复审后，下单生产。
三、仓库管理
1、 入库管理：
办事处向公司订的货，由公司组织发货到办事处仓管员凭“订货单〞和公司的成品“出库单〞与实物核对验收一致后，由仓管员开入库单经办签字，办事处经理确认负责签字才可以入库，假设有差异及时向公司业务科反映处理。办事处成品入库单财务联，月底统一寄回公司，办事处存根联自行保存。 2、 出库管理：
1客户向办事处订货，办事处发货时，现款现货原那么，仓管员和○
客户〔或承运单位托运手续盖章，经办人签收〕并在办事处出库单上签字，在托运单上双方签字。
2财务员收到货款凭据，款到才可以发货。财务员每天填收\"付存款○
日报表\"报经理审阅，由仓管员填\"发货日报表\"呈给经理查阅。
3发货出库和托运单是发货的原始凭证，因此，填写要完整，内容○
要正确，字迹要清楚，手续齐全，以示明确双方责任。 3、 库存管理：
1做到在库存指标内订货和销售，防止存货积压。 ○
2库存做到分区分类编号，对号入座摆放，整齐清洁，保持一定倾○
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斜角度，防止倾倒损坏产品
3做到账物卡一致，库管不亏损，亏损由仓管员负责赔偿。 ○
4仓管员每天自查库存和整理整顿清洁环境。 ○
5办事处经理定期和随时抽查盘点，月底进展全盘并月报公司。 ○
四、销售价格管理
1、 按公司规定的各办事处产品销售定价表进展销售。
2、 非标产品和工程门：按公司规定或经过订单评审，销经理审批后销售。
3、 样品门和处理门：一个办事处销售前期开发客户进展样品放样，地级市以上客户可以考虑放样品优惠30元/扇，壹个经销商以伍扇为限，需申请报批手续。处理门壹年处理壹次，处理门的多少作为该办事处经理工作考核的一项主要内容，处理方法，办事处经理申请，营销经理审核，总经理审批前方可进展处理并记好账。
五、货款结算管理
1、 货款结算实行现款现货管理，月底、年底无欠款原那么。 2、 因工程客户货款确实有困难时，办事处经理可根据实际情况申请，把大工程分解分批结算付款，减少风险，营销经理审核，报总经理批准的前提下允许少量欠款，但在壹个月内必须结清。
3、 接工程时必须有30％的订金作为信用保证，假设订货后不要货的，该保证金没收作为损失补偿。
4、 农历年底，办事处放假回公司前，必须结清所有欠款，假设有欠款收不回的由办事处经理自负，从他的年收入中扣减，不够扣的由他向公司写下欠条限春节前付清。
5、 为果犯有侵占货款罪事实的，马上立案起诉，追究刑事责任。 6、 大额货款必须直接汇到公司指定账户，小额货款为事处可以收取后当日存入银行，合计到达贰万元马上汇回公司指定账户。
7、 办事处只允许式仟元库存现金，作为日常费用开支，超过此数马上存入银行，多余的现金决不能在办事处过夜，以防止资金乱用和防止被盗。
六、办事处费用管理
1、 费用开支实行先报批后开支原那么； 2、 公司承当的费用：
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1办事处店面、仓库、住房的租金。 ○
2公司至办事处的长途运费。 ○
3办事处所需的工商公安执照费、税收。 ○
以上费用均需用单据，由营销经理审核，总经理审批前方可报销。 3、 办事处自已承当费用：但需在限额指标内开支，防止失控。
1装卸车费，短途运费。 ○
2客户招待费300-500元/月，凭单据。 ○
3出差费：办事处经理每月必须20天出差，车费必须开支800元/○
月最低指标，凭车票和出差工作日记核销。
4出差补贴为：住宿80元+公交车30元补贴=110元/天。不住宿的○
只补贴公交车20元/天。
5办事处费指标350元/月，手机费经理为200元/月，仓管50元/○
月，财务50元/月。
以上费用在该办事处每月的总奖金款中开支，其余的费用出由个人自理。
七、办事处人员的工资和奖金：
1、 每月工资：根本工资700元/月+〔伙食补贴25元/天×30天〕+社保等补贴150元/月=1600元/月。办事处经理、仓管员、业务兼财务员的工资均为1600元/月。
2、 每月销售奖金总数=〔办事处销售回笼公司款-公司承当费用〕×提成率。
3、 每月实际销售奖金=〔月销售奖金总数-办事处自已承当费用〕×50％，这局部奖金每月由办事处经理进展发清，余下的另50％留作年终营销经理综合考核，报总经理批准后，用红包形式发放。
4、 办事处人员奖金分配比例：经理50％、仓管员和业务兼财务员各占25％。
5、 工资奖金发放时间：每月15日发放上上月工资和奖金。
八、帐务管理
1、 为了办事处帐务管理准确性，必须日清月结，每日汇报制度；由仓管员
汇报“仓库销售\"发货日报表\"〞，由财务员汇报资金\"收付存明细日报表\"。〈销售经理汇报\"工作日报\"，由营销经理管理〉，日报表由公司业务会计主管审核把关，并把审核结果日报营销经理，以便营销经理一手抓办
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事处经理销售工作开展，一手抓好办事处账款货正确无误。 2、 办事处保管帐和单据：
1仓管员有仓库账、出库单、入库单、货款计算单。 ○
2财务员：货款收入的“收款凭证〞，费用支出的“付款凭证〞并○
注明事由和编号与货款计算单相对应。由财务员保管和签名负责，并记好现金日记账和银行日记账，日、月报表给公司。欠款的客户要单独记出各客户欠款明细账并填日、月报表，货款计算单由仓管签字交一份给财务员，一份给客户仓管员自已留一联保存，财务员根据货款计算单并核对办事处销售价一致无误后收款。
3仓管员管货，财务员管钱，各负其责，互相监视，经理管销售工○
作及对仓管和财务员工作的领导和监视管理，平时经常抽查核实，防止少货、少钱现象发生。
4报表时限：日报表于次日9时前报到公司，月报表及相关资料于○
次月2日前寄出，公司于5日前必须收到。
5办事处的记账和报表知识由公司账务部指导合格后上岗，财务部○
要每月工作和账务抽查监视，防止管不好，管不到位。
九、办事处的核查方法
1、 营销部、财务部对每个办事处的工作和账务、仓库这三项实行定期和不定期核查管理。定期是每季度核查壹次和农历年底前核查壹次，不定期为随时抽查。
2、 仓库核查：公司的财务账与办事处仓库实物是否相附，库存有无超指标，报表是否一致，有损失的由仓管赔偿或负法律责任。
3、 账款核查：公司的账务与办事处的账款是否相符，报表是否一致，客户欠款有否超指标，有损失的由办事处经理及业务兼财务员赔偿或负法律责任。
4、 销售工作核查：
a、办事处经理有无领导和监视好仓管和财务员工作责任。 b、办事处经理有无开展好销售工作：
1客户开发和维护。 ○
2专卖店建立。 ○
3产品重点推销推广。 ○
4市场信息收集。 ○
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5客户业务效劳。 ○
6客户档案每月工作指标有无完成，年度指标是否完成。 ○
5、 核查结果处理：每个办事处每次核查后，办事处经理要写整改报告呈营销经理批复，由营销经理及财务经理要详细写出核查结果报告，列出各项内容指标是否达标情况，并做出处理意见，报总经理批准后实施。对好的要鼓励，如期发放奖金和鼓励先进，鞭策后进，处分违规者，抓二头，促中间。 十、办事处人事行政管理
1、办事处人员由公司招聘，营销部、财务部培训合格后安排上岗。 2、办事处以经理负责制，负责销售工作和办事处日常管理事务等工作。 3、办事处的人员调动，由营销部经理负责，并做好交接及监交手续。 4、办事处经理每年允许探亲假15天，来回车费可以报销壹次。
5、办事处人员每年初公司去办事处，农历年底回公司的车费可以报销各壹次。
总经办 2009年9月16日
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