总账3(讲稿)

第四章 总账管理系统

三、总账管理系统日常业务处理 1．凭证管理：

记账凭证是登记账簿的依据，是总账管理系统的唯一数据来源，因此凭证管理是总账管理系统最为核心的内容。凭证管理的内容包括：填制凭证、凭证复核、凭证记账以及修改凭证、作废凭证、冲销凭证、凭证查询、凭证汇总等内容。

⑴填制凭证：

①凭证类别-如果在设置凭证类别时设置了凭证的类型，那么必须符合类型的要求。否则系统会提示“不满足借或贷方必有条件”。

②凭证编号-保证凭证号的连续性和唯一性。可以选择“系统编号”或者“手工编号”。

③凭证日期-一般自动取登录系统时的业务日期，在选择“制单序时控制”的情况下，凭证日期应大于等于该类凭证最后一张凭证日期，但不能超过机内系统日期。

④附单据数-附单据数指的是附原始单据数。在凭证打印出来以后，应将相应的原始凭证附在其后。

⑤摘要-摘要是对经济业务的概括说明，计算机要求每行记录都要有摘要，可以相同也可以不同，摘要出现在明细账、日记账中，是与相应的会计科目相随的，摘要可以直接输入，也可以调用常用摘要。常用摘要的设置在总账-凭证下，常用凭证中进行设置，在填制凭证

1

时调用。

⑥会计科目-填制凭证时，要求会计科目必须是末级科目。可以输入科目编码、科目名称、科目助记码。如果输入银行科目，一般系统会要求输入有关结算方式的信息，此时最好输入，以方便日后银行对账。如果有外币核算，系统自动带出已设置的相关汇率并自动计算本币金额。如果有数量核算，应输入数量和单价，系统自动计算本币金额。如果有辅助核算，输入辅助信息，以便系统生成辅助核算信息。

⑦金额-可以是正数，或负数（即红字），但不能为零。金额必遵循借贷方相等的原则。否则不予保存。

⑵凭证复核： ①

出纳签字-凡是涉及企业资金的收支，均应经出纳核对并签字。在系统管理中要提前进行系统参数的设置。

② ③

主管签字-系统参数的设置。

审核凭证-审核内容为2：是否与原始凭证相符、会计分录是否正确。

注意事项：由于权限的划分，制单、出纳签字与主管签字及审核凭证分由三个不同的人来执行，因此，在填制与审核凭证时要注意在企业应用平台下需要转换操作员的身份。所有凭证必须审核之后才能记账、审核人与制单人不能是同一个人、明细权限的问题。

⑶凭证记账：

记账是由计算机自动进行的。记账的前提是： ① 凭证已审核完毕

2

② 期初余额试算平衡

③ 上月已经结账，本月方可记账。 过程是： ①选择记账范围 ②显示记账报告 ③自动记账

④记账过程一旦中断系统自动恢复 ⑷修改凭证：

凭证类别和编号不能修改。他人填制的凭证和其他子系统的凭证修改时有特殊的要求：设置系统参数、只能在原系统中进行修改。比如薪资系统生成的工资分配凭证只能在薪资系统中生成和修改，不能在总账系统中予以修改。无痕迹修改和有痕迹修改。无痕迹修改的前提是尚未审核和签字或已取消审核和签字。对已经记账的凭证，只能采取红字更正法或补充更正法。

⑸作废凭证：

需要注意的是作废凭证也需要记账，否则无法结账。但前提是尚未审核和签字的凭证。作废凭证往往是删除凭证的必要步骤，如果要删除凭证必须先作废凭证。

⑹冲销凭证：针对已记账凭证。红字冲销可以采用手工方式或系统自动生成。

⑺凭证查询：通过设置查询条件，可以按科目、摘要、金额、外币、数量、结算方式或各种辅助项查询，快捷方便。

3

⑻凭证汇总：可以是未记账凭证。根据一定的条件生成凭证汇总表。

⑼设置常用凭证：企业的一些经济业务在一个月内会重复发生若干次，经常会有许多凭证完全相同或部分相同，可以将这些凭证预先设置，以便随时调用，从而简化凭证的填制过程。

⑽设置常用摘要：提高凭证的录入速度，可以预设。在填制凭证时随时调用摘要，提高业务处理的效率。

⑾设置明细权限：在系统参数中设置某些选项，如“制单权限控制到科目”、“制单权限控制到凭证类别”、“制单金额控制”、“审核权限控制到操作员”、“明细账查询控制到科目”等，此时还需要利用系统提供的相关功能进行明细权限的设置。 2．出纳管理：

出纳管理是总账系统为出纳人员提供的一套管理工具和工作平台，包括出纳签字、现金和银行存款日记账的查询打印、资金日报、支票登记簿以及银行对账。

⑴出纳签字：涉及现金收付业务

⑵现金/银行日记账/资金日报：按月、日查询。可包含未记账凭证。资金日报由总账系统根据记账凭证或未记账凭证自动生成，及时提供当日借、贷金额合计、余额以及当日业务量。

⑶支票登记簿：前提是建立会计科目时，必须为银行存款科目设置银行账属性。设置结算方式时，必须为支票结算方式设置票据管理属性。领用支票时出纳必须据实填写领用日期、领用部门、领用人、

4

支票号、用途、预计金额、备注等信息。经办人持原始单据报销支票时，会计人员据此填制记账凭证。在录入凭证时，系统要求录入结算方式和支票号，填制完后，在采取支票控制的方式下，系统自动在支票登记簿中将该支票填上报销日期，表示该支票已报销。

⑷银行对账

月末为了了解未达账项情况，通常都会定期与开户银行进行对账。对账的程序为：录入银行对账期初数据-录入银行对账单-银行对账-查询打印余额调节表-核销银行账-长期未达账项审计。

5