会议管理办法

东莞市亿鑫丰精密机械设备科技有限公司 编 号：YXF-XZ-10 页次/数：1/4 版本/次：A/0 生效日期：2012-9-11 会议管理办法 一、 目的 为了改进会风，缩短会议时间，提高会议质量，提升会议效率，使公司信息和部门信息充分共享，特制定本办法。 二、适用范围 本办法适用于公司及各部门会议的管理。 三、内容 1、会议分类 1、1 公司会议：主要包括周例会、月度总结会、全厂早会。 1、2专业会议：品质改善会议、生产协调会议。 1、3 部门工作会议：各部门周总结会、部门早会。 1、4 临时会议：由相关部门或人员召集的解决某一专题的会议。 2、 会议的组织安排 （1）周例会： 1、1会议时间：每周一晚上19：00---20：30（限时1.5小时之内）。 1、2 会议地点：会议室。 1、3会议主持人：总经理/总助。 1、4参会人员：各部门负责人、网络管理员。 1、5记录人：人事行政专员。 1、6会议主题:每周工作例会主要包括各部门汇报上周工作完成情况及本周工作计划，以及需要其他部配合解决的事情。 （2）月度总结会： 2、1会议时间：每月5号至10号（具体日期临时通知），时间为晚上19：00---21：30（限时2.5小时之内）。 2、2 会议地点：会议室。 2、3会议主持人：总经理/总助。 2、4参会人员：各部门负责人。 2、5记录人：人事行政专员。 2、6会议主题:主要包括总结汇报上月工作完成情况及本月工作计划以及需要其他部配合解决的事情。

东莞市亿鑫丰精密机械设备科技有限公司 编 号：YXF-XZ-10 页次/数：2/4 版本/次：A/0 生效日期：2012-9-11 会议管理办法 （3）全厂早会： 3、1会议时间：每周一早晨7：50—8：10 3、2 会议地点：厂区广场（如下雨时在车间召开）。 3、3会议主持人：总助/人资行政经理。 3、4参会人员：全体人员。 3、5会议主题: 通报上一周重要工作完成情况和存在的重大问题及本周的工作重点；表扬好人好事，通报批评违规人员；规章制度、企业文化宣导。 （4）部门早会： 4、1会议时间：每周一到周六早晨8：00—8：10。 4、2 会议地点：各部门工作区域。 4、3会议主持人：各部门负责人。 4、4参会人员：各部门人员。 4、5会议主题: 通报昨天重要工作完成情况和存在的重大问题及当天的工作重点；新产品的注意事项；表扬好人好事，通报批评违规人员。 （5）生产协调会： 5、1会议时间：周五下午17：00---18：00（限时1小时之内）。 5、2 会议地点：会议室 5、3会议主持人：生产主管 5、4参会人员：资材部主管、品质部主管、营销部负责人、工程部主管。 5、5记录人：生产部文员。 5、6会议主题:生产计划进度和物料采购进度情况，生产异常及物料异常改善。 （6）品质改善会： 6、1会议时间：周四下午18：30---19：30（限时1小时之内）。 6、2 会议地点：会议室。 6、3会议主持人：总经理助理。 6、4参会人员：营销部负责人、资材部主管、工程部主管、生产部主管、品质部主管。 6、5记录人：售后专员。 6、6会议主题:品质异常处理，及品质改善分析。

东莞市亿鑫丰精密机械设备科技有限公司 编 号：YXF-XZ-10 页次/数：3/4 会议管理办法 （7）各部门内部周总结会： 7、1会议时间：自行安排。 7、2 会议地点：自行安排。 7、3会议主持人：各部门负责人。 7、4参会人员：各部门主要人员。 7、5记录人：自行安排。 7、6会议主题:各部门上周工作总结，本周工作计划。 （8）临时会议： 8、1会议时间：会议发起人安排安排。 8、2 会议地点：会议发起人安排 8、3会议主持人：会议发起人。 8、4参会人员：由会议发起人指定。 8、5记录人：会议发起人安排。 8、6会议主题:专题事项。 四、管理规定 （1）公司固定例会不另行通知，所有参会人员必须准时参会； 版本/次：A/0 生效日期：2012-9-11 （2） 所有规定之会议因特殊原因需要取消，会议主持人需报总经办同意，并及时告知所有参会 人员，违者乐捐50元； （3） 所有会议必须形成会议决议记录，会议记录人要在会后一天内把会议记录发放相关参会人 员，并将会议记录上传至CRM系统内，会议记录人必须要跟进会议决议执行情况并向总经理 助理汇报，违者乐捐20元； （4）各部门于每周一下午15点以前把周工作报告上交于总经理助理，并将周工作报告上传至CRM 系统内，违者乐捐20元； （5）各部门的周总结会议必须形成会议记录并在会后一天内交总经理助理，并上传到CRM系统内，违者乐捐20元； （6）各部门必须认真贯彻执行会议决议，会议决议到期未完成者，第一次给予书面警告，以后 每次乐捐20元；

东莞市亿鑫丰精密机械设备科技有限公司 编 号：YXF-XZ-10 页次/数：4/4 会议管理办法 版本/次：A/0 生效日期：2012-9-11 （7）参会人员不得迟到、早退或无故缺席，迟到或早退者乐捐10元/次，无故不出席者乐捐20 元/次。因公事繁忙或公事外出不能参加会议者，必须经会议主持人同意请假并安排代理人 参加。未外出者，一般不能请假,必须参加会议； （8）与会者要须提前准备会议资料； （9）与会人员应把手机调为无声状态，接听电话者需经会议主持人同意，并到会议室外面接听， 不得在会议室内接听电话。每次接听电话原则上不能超过3分钟，违者，每次乐捐10元； （10）与会人员中途不得离开会议室。有特殊情况需要离开，必须经会议主持人同意。违者，每 次乐捐10元/次； （11）开会期间，不得随意在会场走动，应专心聆听发言，不得大声说笑或窃窃私语及做一些与 会议无关的事情。违者每次乐捐10元/次； （12）当别人的发言对自己有误解或用词不当时，会后再进行合理解释， 不得用粗暴或对抗方 式激化矛盾。违者，每次乐捐50元/次； （13）别人发言时不可打断或阻止，自己要发言时应先举手。 （14）会议室禁止吸烟。违者，每次乐捐10元/次； （15）参会人员必须爱护会场设施，保持会场清洁并做好会议记录，会后应将会议精神传达到所 属员工并按要求执行。 五、其它 本管理办法未尽事宜按公司管理规定执行。 六、使用表单 （1） 《会议签到表》 （2） 《会议记录》