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会议管理制度
第一章 总则
第一条 目的
加强公司会议纪律，规范议事日程，进一步提高会议的质量和效率。
第二条 原则
强调会前通知、会时签到、会中记录、会后落实四项要求。 第三条 适用范围
适用于公司各种例会及专题会议。
第二章 职责
第一条 由行政人事部负责监督该制度的执行。 第二条 职责
1、行政人事部负责公司行政例会的组织及相关工作，负责部门例会及各种专题会议的监督。
2、行政人事部负责公司级各种会议的会场安排、设备的协调准备，负责管理保存所有会议纪要原件。
3、公司部门级例会由各部门负责专题会的组织及相关工作。
第三章 管理规定
第一条 会议分类
1、公司例会：原则上固定于每周五下午16：00召开，要求公司总经理（或负责人）、各部门经理、主管、组长参加；
2、部门例会：原则上由各部门自行安排每周时间（每周不少于一次须有签到和备案），要求部门全员参加；
3、专题会议：指由相关部门（或人员）组织的针对专项问题的会议，会议时间、地点、参加人员由召集部门确定。 第二条 会议通知
1、会议召集部门需在会议召开前一个工作日发通知单给各参会部门（人员），并同时抄送行政人事部。
2、例会时间固定，不需另行通知。如出现会议时间调整，公司级例会由行政人事部通知各参会人员，部门例会则由部门报行政人事
部，并说明原因。
3、会议通知单需明确会议时间、地点、内容和参会人员等。 第三条 会议准备
行政人事部负责会场安排、设备准备，需在会前半小时准备完毕。 第四条 会议纪律
1、会议组织部门负责会议纪律的维护，准备签到表，组织参会人员签到。
2、参会人员提前5分钟到达会场进行签到。会议开始时，组织人收回签到表。会后，组织人在签到表上标注迟到（注明到会时间）、未到人员。
3、参会人员如不能按时出席，需提前1个小时向会议组织部门请假，公司例会需向行政人事部请假。未请假视同缺席或迟到处理。
4、公司例会需部门经理、主管、队长、组长参加，如部门经理因故不能出席，需指派本部门主管级人员代替，并提前通知行政人事部。
5、无故缺席会议，经理级乐捐100元/次，主管级乐捐50元/次，员工乐捐30元/次；迟到30分钟之内经理级乐捐50元/次，主管级乐捐30元/次，员工乐捐20元/次，迟到30分钟以上者按缺席论处，因特殊情况无法参加的另议（如多部门会议）。 第五条 会议记录
1、会议组织部门安排专人进行会议记录，会后整理会议纪要，并于会后两个工作日内，发各参会部门（复印件），同时抄送行政人事部。原件（附签到表）交行政人事部存档。
2、会议纪要需参会主要人员签字确认。公司例会纪要由总经理签字，直接下发；部门例会纪要由部门负责人签字；专题会议纪要需参会主要人员（或部门）签字。
3、会议纪要按公司模板记录，会议迟到、未到人员名单附后。未按要求编写。 第六条 处罚规定
行政人事部负责监督、编制每月会议纪律乐捐清单，计入公司联益活动费用，乐捐须当场场执行。 第四章 附则
第一条 例会如遇节假日，召开时间相应顺延。 第二条 本制度由公司行政人事部负责解释及修订。
第三条 本制度自发文之日起施行。
公司会议管理制度
为进一步规范会议内容和程序，提高公司工作执行力和工作效率，特制订本制度。
一、会议要求：
1、会议应根据实际工作需要召开，着眼于有效沟通、协调公司内部各方面关系、解决问题、安排部署工作。
2、会议应注重质量，提高效率。会前应做好充分准备，做到充分沟通，心中有数；对议而不决的事项提出解决的原则与方法；各类会议力求精干、高效，工作进展和安排应明确、具体、量化，杜绝空谈和形式主义。
3、讲求实效。会议议定的事项、布置的工作任务、提出的办法措施，与会人员要按照职责分工传达、贯彻，落实，力求取得具体成果。
4、严格会议纪律。会议主办部门应加强会议管理，做好会议安排；与会人员应认真准备、准时参会，不得缺席或指定他人代表，确因个人及公司紧急事务需要请假的，须向会议主持人请假。
二、公司各类会议 公司工作例会
1、公司工作例会每周召开一次，于每周五下午16:00召开。如有变动，由行政人事部提前通知。
2、公司工作例会出席人员为公司领导成员，列席会议人员为各部门负责人；会议由行政人事部负责人主持，主持人因故不能出席时，授权行政人事部成员主持。
3、公司工作例会的主要内容是：各部门负责人报告本部门上周工作情况及本周工作计划，对照上周会议安排，逐项检查落实完成情况，提出需要公司协调解决的问题和工作建议；总经理解答问题，做出总结，做具体工作安排。
4、公司行政例会由行政人事部负责组织和记录，议定事项形成《公司工作例会会议纪要》，经行政人事部经理/主管审核后，由总经理/负责人签发。
公司专项会议
1、公司专项会议是公司领导依据公司工作部署和要求，按照工作分工或受总经理委托，就专项工作召开的办公会议。
2、专项会议由总经理或其他公司领导成员召集和主持，有关部门负责人参加。
3、会议由专项工作主办部门负责组织和记录，行政人事部配合。会议议定事项形成《专项会议纪要》，由专项工作主办部门起草，经行政人事部审核，报主持会议的公司领导签发。
部门例会
1、部门例会，由各部门自行安排，或由各部门负责人根据工作需要决定，但必须服从公司统一安排，开会时间、参会人员等，不得与公司会议冲突。
2、部门例会由各部门负责人主持，该部门全体员工参加。 3、部门例会的主要内容是：每名员工汇报上周工作情况，提出工作中遇到的困难和问题、解决建议和本周工作安排；与会人员讨论有关事项；部门负责人传达公司会议精神，通报公司近期总体工作安排和面临的问题；总结本周工作计划完成情况，提出部门下周工作要点、具体安排和有关要求。
4、部门例会由部门负责人指定一名员工负责记录，会议记录应载明会议主持人、议题、发言概要、工作要点及时限要求。
公司及部门其它临时性会议，另行安排确定。 三、会议准备
1、提前准备好会议资料（如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等）；落实并布置会场，准备好会议所需的各种设施、用品等；
2、公司召开的公司级会议会务服务统一由行政人事部负责。 3、各部门召开会议需用公司会议室的，应向行政人事部书面提出，由行政人事部统筹安排。
四、会议组织
1、会议组织遵照“谁主办，谁组织”的原则 2、会议主持人须遵守以下规定：
主持人应不迟于会前5分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。
主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决的问题及目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明。
会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。
属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。
主持人应将会议议决事项付诸实施的程序、实施部门、达成标准和完成时限等会后跟进安排向与会人员明确。 五、会议纪律：
1、会间，一切通讯工具需调为震动或静音，如需接听电话的，需在会议场所外进行；
2、严格按照会议流程进行，如果对会议议题有异议，可在主持人提问时发言，或会下反映给相关负责人，严禁会间大声喧哗、吵闹。
3、会间不允许来回走动，如有急事需要离开的必须向会议主持人说明后方能离开。
4、会间禁止吸烟，休息时到指定的吸烟区进行。 六、参会人员须遵守以下规定：
1、应准时到会，并在《会议签到表》上签到； 2、会议发言应言简意赅，紧扣议题； 3、执行会议主持人对议程控制的要求；
4、属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言； 5、遵守会议纪律，与会期间应将手机调到振动或将手机呼叫转移，原则上不允许接听电话，如须接听，经会议主持人同意后，离开会场接听；
6、做好本人的会议纪录。 七、会议记录
1、以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录，根据需要整理会议纪要；
2、会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性；
3、对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样； 4、会议纪要于会议后2日内呈报会议主持人审核签名； 5、负责会议考勤记录，并报会议主持人核准；
6、做好会议原始记录的日常归档、保管工作。 八、会议纪要和会议记录的发放、传阅、归档：
1、公司级会议纪要的发放或传阅范围由会议主持人确定，并由行政人事部存档备查；
2、各部门的会议记录，由本部门常设会议记录员负责日常归档、保管，同时将一份副本送行政人事部统一归档备查；
3、会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄，其调阅应严格按照公司文档管理制度和保密制度的有关规定执行。
九、会议跟进
1、会议决议、决策事项需要会后跟进落实的，按照部门职责分工由主办部门跟进落实，会议主持人另有指定的，从主持人指定；
2、会议跟进的依据以会议决议、纪要及会议原始记录为准； 3、行政人事部负责会议议定事项的督办和催办，定期检查会议决议、纪要及会议记录及落实情况，并将督办和催办情况报告会议主持人，并将作为考核当事人工作的依据；
4、部门会议的跟进落实、督促检查工作由各部门自行安排。 十、公司级会议的保密
1、与会人员要严格遵守保密纪律，不得将会议内容、讨论的有关情况向外泄露。
2、会议议决事项，应严格保密，除按规定履行职责需要外，与会人员不得外传会议讨论和议决情况。
3、故意泄漏、传播会议有关情况的，视负面影响的大小作出相应处罚。
十一、附则
本制度由行政人事部负责解释。 本制度自签发之日起实施。
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行政人事部
二〇一一年十月二十七日
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会 议 管 理 制 度
编制日期：二〇一一年十月二十八日
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