1事前准备 .......................................................... 1
1.1目的确认..................................................... 1 1.2对象确认..................................................... 1 1.3时间确认..................................................... 1 2制作简报 .......................................................... 1
2.1 资料分类，拟定简报大纲 ...................................... 1 2.2 数据取舍，浓缩要点 .......................................... 3 2.3 决定视觉风格、版面配置与色彩运用 ............................ 4 2.4 精简文字，活用字体字型 ...................................... 5 2.5 善用图表，用视觉沟通 ........................................ 6 2.6 活用动画，让简报更聚焦 ...................................... 8 3预先练习 .......................................................... 9 4口头简报 .......................................................... 9
4.1 以吸引人的开场，带起听众兴趣 ................................ 9 4.2 铺陈串场，提供清晰论证 ..................................... 10 4.3 提出解决方案，告知简报利益 ................................. 11 4.4 从容面对Q&A，临危不乱...................................... 12 4.5 自我检讨，从失败中记取教训 ................................. 13
1事前准备
确认目标、对象和时间——思考[自己和对方要什么]，厘清简报目的。
1.1目的确认
从期望结果出发，决定简报内容 （1）主题：简报究竟是什么？(what)
①确认简报的主题；
②确认有哪些事物不应出现于简报中。
（2）原因：为什么要做简报？(why)——必须清楚自己究竟期望做什么
原因常常比主题更重要，避免简报称为资料堆砌的关键。
1.2对象确认
（1）了解对方特性：
①对象人数、性别； ②年龄层、知识水平； ③职位、期待。 （2）理解对方需求
考量对方可能会考虑的面向或焦点。
1.3时间确认
剩多少时间，决定简报制作方式——多思考“自己要什么”与“对方要什么”。
2制作简报
2.1 资料分类，拟定简报大纲
汇整听众需要的数据，决定铺陈方式 （1）视不同主题特性，进行有效研究
①面对熟悉的主题：聚焦如何掌握目标对象的需求。
资讯搜集重点：对于简报对象的了解程度；对方为何需要你这项产品。 ②面对不熟悉的主题：聚焦如何让自己成为相关领域的专家。
资讯搜集重点：如何取得正确的资讯；如果碰到一些短期无法学会的技术性资讯该怎么办。
（2）依听众需求，妥善分类与管理信息
1
简报者要设法将资讯区分为两大类：[听众务必知道的]（need-to-know）和[听众知道了也很不错的]（nice-to-know）。前者指的是听众不能不知道的资讯，所以务必要放入投影片中，以达到预设的简报目的；后者虽然重要性较低，却可以充当补充资料，以增加简报吸引力。
资讯分类的关键在于依照[听众需求]，而非[简报者的认知]来思考。 （3）选取[流程结构]，串连简报大纲
导言——主体——结论，最适用于商业简报听众的形式，便是[问题与解决之道]的流程结构：通篇简报环绕着问题开展，说明自身公司所能提出的解决方案，强调[我们对你有什么好处？]
[问题与解决之道]：先简要带过问题部分，紧接着说明解决方案，强调[我们能如何帮你解决问题]。
（4）16种常见的流程架构如下：
◆模组：把一连串类似的部分、单元或元素放在一起，彼此之间的顺序可互换。 ◆时序：把各种概念依照时间先后顺序排列，呈现事件发生与演变的过程，适合说明以“变化”为主的故事。
◆地点：依照各种概念发生的地理位置来编排内容，例如跨国企业说明其全球各营运点经营状况时便可使用。
◆空间：藉由实体的象征或类比，由上而下、由下而上、由内而外或由外而内概念性地呈现主题，例如说明企业组织架构。
◆问题与解决之道：环绕主要问题，说明所能提供的解决方案为何。
◆议题与行动：罗列目前所遇到的议题或困难，并提出克服的方法，常运用在企业面临重大困境时的反败为胜计划。
◆商机开发与运用：先描述一个具有吸引力的商机，接着描述企业对应的策略或相关产品，常运用在IPO说明上。
◆形式与功能：一种辐射状的说明结构，以一个商业概念、方法或科技为核心，向外延伸出各种相关功能或应用。
◆特色与利益：传统上宣传产品时常用的简报架构，先陈述产品的各种特色，再分别解释这些特色所能带给顾客哪些利益。
◆个案研究：一种以“故事”为主轴的结构，透过说明一件故事的发生经过，带出企业在此故事中扮演的角色与意义。
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◆论点与谬论：企业面对不利传言时所采用的结构流，先列出各种对公司不利的负面因素，再加以一一分析反击。
◆比较与对比：一种正面攻击式的简报方式，运用一连串的比较手法，说明自家企业与对手不同之处。
◆矩阵图表：透过2*2、3*3等格状矩阵，以图解方式说明事物的关系，由于矩阵图像具有科学感，对商务听众特别有吸引力。
◆平行对照：透过表格，讲几个对比的概念以区块呈现，形成简洁易懂的对照图解。 ◆自问自答：简报者揣测听众想法，以“你们可能会猜„„”，然后自己提供解答。 ◆数字：最简单而松散的结构流形式，透过罗列或排行榜方法，将几个可能毫无相关的概念打包在一起，例如“爱地球的5种方式”。
2.2 数据取舍，浓缩要点
（1）精简原则：
①只列关键词：切勿将所有资料文字直接贴入投影片，仅需列出重点句和关键字。 除非是引述名人名言，否则一定要在投影片上置入成段、成句的文字，仅需列出重点句或关键字，其余细部内容再由简报者口头说明即可。
②1页1主题：如果是条列式，一页也以5个条列句为宜。 （2）浓缩方法：删除连接词、重组关键词 举例：
①呼叫器的缺点是就算受到讯号，也必须要找到电话，才能取得联系。不过，行动电话则是可以在需要的时候直接通话，甚至无法通话时，依旧能透过简讯联络。 删除了“也”、“不过”、“甚至”等连接词，就能拆分成几个清楚的短句： 呼叫器的缺点：必须主动回电话确认联络内容
行动电话的优点：一、可直接通话；二、可透过简讯联络。 ②这次要介绍的是神奇毛巾，其最大特色是超强的吸水力。
抓住：神奇毛巾、特色、超强和吸水力这4个关键字，就可以重组为：吸水力超强的神奇毛巾。
（3）好懂秘技：归纳[3]主题、转换为数字
科学实验中，[3]是最容易被人所记忆的数量。
一般而言，一张投影片的讲解时间应控制在1~2分钟，最长不超过3分钟。
3
2.3 决定视觉风格、版面配置与色彩运用
（1）视觉风格一致：考虑对方需求，追求整体协调（根据简报的目的）
所有的视觉元素，如图文比、字型、字级、背景、用色、图表样式等等，在风格上都必须具备一致性。
视觉风格的选用，必须遵循“简报目的”究竟是为了打动听众、强化自身形象、或是达成目标？不同的目的，需要不同的简报风格来配合，也就影响了用色、文字数量等版面设计上的取舍。
（2）版面配置美观：划分区块，图文配比均衡
①版面要均衡：简报版面上不能有空洞，否则看起来会显得头重脚轻。如果文字和图片的数量不足，可考虑贴上相关图片予以美化，使版面更丰富。
②重点要置中：最重要的内文与图表应放在版面正中央，不仅可让听众专注阅读简报内容，版面也会显得较均衡。
③图文要对齐：将文字图表排列整齐，就能显得有条理，避免版面看来紊乱。 （3）色彩运用适当：选择配色系统，只用3种颜色
配色时，最重要的是避免运用太多颜色，不论是文字或图表，一份简报最好不要使用超过3种颜色，否则过分花哨反而降低说服力。
一般而言，色彩可分为暖色系和冷色系两大族群。暖色系是偏向黄色的颜色（例如橘色、红色、红棕色等），在视觉上能带给人亲切活泼的感受，适合做为重点标示；冷色系是偏向蓝色的颜色（例如绿色、蓝绿色、紫色等），在视觉上给人冷静专业的感觉，适合做为背景色。另外，如果简报内容已有许多图表，则可使用中性色（如黑、灰、白），免得画面过于紊乱。
（4）配色3法则：
①同色配色：只运用单一种颜色，不过颜色深浅不同，例如绿色搭配淡绿色和粉青色。这种配色法会产生舒服单纯的感受，并能强化主色的特质，是最简单、安全的配色法则。
②近似配色：先挑选某种颜色做为主色调，再选择左右两个近似的颜色做搭配，例如如果是红色，近似色就是橘红与紫红。此种搭配法比同色配色法更有变化，可增加视觉上的创意感。
③互补配色：选择色彩学上的互补色做为简报主要色调，例如红色的互补色为绿色。这种搭配非常活泼鲜明，适合讲求创意的简报。不过若运用不当，反而会显得刺眼，是较专业
4
的一种配色法。
视觉设计元素固然有很多种玩法，但一定要谨守少即是多的原则，选择固定的版面结构、一两种基本字形、一两种图表类型、两三种基本颜色，确保每一张投影片在视觉感受上都整体一致，才能呈现商业简报专业的质感。
2.4 精简文字，活用字体字型
避免长篇大论，让听众一看就懂
（1）条列重点：把握减法原则，精简文字4要诀
①一张投影片出现的文字应以一个段落为限，呈现重要的核心概念。以条列句呈现。 ②一张投影片的文字叙述应控制在6行以内，同时避免换行。
最适合观众浏览的是3~6行文字，而换行则是会增加眼球扫描的频率，所以最好将文字数控制在无需换行的范围内，或透过调整文本框的边界，以拉长书写宽度。
一般而言，条列式的说明事项若是在4行之内，可采取同时出现的方法呈现；但若超过4行，由于文字量过多，观众无法一眼掌握，便可设定动画效果，一次跳出一行条列句，让简报的视觉焦点更集中。
③一张投影片的理想字数约为90字，上限为120字。
文字的视觉重点，通常落在标题、次标题上，而非标题下方的详细内容，因此一行文字最好能控制在15字内，避免冗长赘述。若以一张投影片6行文字，每行15字估算，则一张投影片的字数约为90字。
④减少标点符号。毫无标点符号、简洁清楚的条列句，是简报文字的最佳表现方式。由于句点容易被混淆为没有对齐的项目符号，因此无论在中英文简报中，通常不使用句号结尾。 （2）选择字型：吸引目光，字型字体选用2要诀
①选择注视度高的字型。所谓注视度高，指的是字型的线条平均、易于观察，因此能吸引观众目光久留，获得较好的沟通效果。中文如中黑体、中圆体、标楷体；英文如Arial、Tahoma、Verdana、Trebuchet，都属于此类字型。
此外，由于商业简报的场合通常较为正式，所以不建议使用花哨、活泼的字型（如海报体、少女体）和文字艺术师功能，同时也要避免在一页投影片中出现3种以上字型。
②依照观众距离决定字体大小。投影片的字体大小，应依照演示者与观众之间的距离做调整，以最后一排观众能看清楚的大小为原则。
至于不同层级的内容所采用的字体大小，通常介于24~40pt之间，依4pt依序减少最为
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恰当，例如标题采32~40pt、第一阶内文采28~32pt、第二阶内文采24~28pt等等。整份简报每一页的标题与内文，最好都采用固定的字体大小。 （3）美化版面：层次分明，安排浏览动线2要诀
①内容层级不要超过3层。进一步的细节最好采用单独的投影片另外说明。
②采用横式、由左而右、由上而下、不换行的书写方式。眼球扫描的次数愈少、减少换行次数、则沟通效率愈高。
2.5 善用图表，用视觉沟通
让图像说话，强化听众记忆
要在简报中善用图表、表格、图片等视觉要素，维持[图像80%、文字20%]的比例，将有助观众在黄金10秒内，瞬间掌握演示者希望传递的概念与重点。
（1）讯息图像化：图解4步骤，将文字转化为图像 ①撷取出信息内容中的关键词 ②找到适合的图解架构
推移图
横向箭头符号表示时间演进，呈现各个要项之间的先后关系。适用于流程步骤、计划执行、专案时程等。
成长图 以向上的箭头符号，表现随着时间向上成长或增加的趋势。适用于营业目标、中长程计划、产品功能演进等。
6
循环图
以回圈般的箭头符号方向，说明会反复进行的系统运作流程。适用于产品生命周期、IT系统操作说明等。
组织图
以由上而下的箭头符号，呈现层级的从属关系。适用于部门组织、金字塔式的组织架构、论文章节架构等。
收缩图
以向内的箭头符号，表达将事物归纳收敛至一个原因或结果。适用于原因分析、整理结论等。
扩散图
和收缩图相反，以向外的箭头符号表示事物发散、拓展、演绎出多项成果。适用于预期产生效益、产品的延伸应用范畴等。
7
坐标图
以X轴和Y轴建立起一个区块，比较各要项的分布位置与优劣关系。适用于品牌定位图、矩阵图等。
③利用连接线，定义信息要素之间的关系。连接线的箭头指涉方向、线条粗细、虚线实线、直线曲线等等，都有其逻辑解释上的定义，直接影响图解架构的精确程度。
④加强视觉设计感。为图解架构上色、增加效果（立体、外框、阴影），避免单调。 （2）视觉深刻化：图解使用4原则，让重点跳出来
①一张投影片只放一种视觉元素：综合两种以上的视觉元素（例如图解+表格），容易造成焦点模糊。
②删除过于详尽的细节说明：每张投影片的生命周期只有1~3分钟。
③再次强调唯一的重点：要将[说明式]的内容调整为[说服式]内容，可使用不同颜色标示，并以文字框再次强调重点，为观众提纲挈领并加深印象。 ④将重点归纳在3~6项之间。
2.6 活用动画，让简报更聚焦
一次一个讯息，图表与口语同步化
（1）一般而言，图表动画的制作可分成：表格、图表及图解化文字。
①表格动画——讲到哪里，秀到哪里。事先精简庞大的表格资料，并分批逐一显示在投影片上。表格动画是简报中最常见的画面之一，而制作表格动画最常出现错误则是，一次提供一大张完整又复杂的表格，配上一长串口语说明。
②图表动画——凸显重点和数据。如饼图。为凸显某一项目在群体中占的比例时，可将其他项目占比先行加总。
③图解化文字——强调讯息重点。用表格动画先逐一显示，最后再秀出全部内容。 （2）CRAP原则
C是指Contrast（对比性），意思是[大要够大，小要够小]。当同一版面上多个对象的设计属性不同时，最好能设法凸显彼此之间的差异性，让观众一眼就能看到重点。
R是指Repetition（重复性），[在不同的页面，看到相同的设计元素]。每一页的字型、字体、线条粗细、图表风格，最好能维持一致性。
A是指Alignment（对齐性），置左对齐是最有效率的一种对齐方式，置中对齐是最差的一种对齐方式。
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P是指Proximity（近似性），应将属性相同的对象，划分在同一区块，采[等距分布]的安排，以免让人举得简报内容四散在版面上，毫无重点。
3预先练习
反复练习，做好软硬件设备确认——实地反复预演，降低临场不确定感 （1）4个面向，预演简报内容
①妥善分配时间：掌握好每一张投影片的报告长度。 ②配合内容发展，调整语气声调。 ③灵活运用肢体动作，强化专业度。 ④眼神接触观众，赢取信任。 （2）3项工具，找出简报缺点
①定时器 ②录音器 ③摄影机
4口头简报
迅速掌握听众，铺好通往最终目标之路
4.1 以吸引人的开场，带起听众兴趣
（1）7招开场白，瞬间抓住听众注意力
①问题：以一个精挑细选、与听众相关的问题来开场，可激起听者的正向反应，提升观众参与简报的积极度与认同感。
②事实陈述：利用数据、现象等客观事实揭开序幕，并紧扣在简报内容中。 ③回顾/前瞻：藉由[对照]来说明过去的状况、现在的情形，以及未来预期的转变。 ④小故事：小故事不等于笑话。 ⑤引言：从报章杂志引述以增加注意力。
⑥格言：引言具亲和力、符合主题事实的俗谚开场，不但可缓和现场紧张不安的气氛，也会⑦让简报显得更自然、更可信。
⑧类比：将两种看似不相干的事物放在一起比较，通常是用简单的概念来说明晦涩艰深的内容。
（2）强调独特卖点，传达简报目的。
独特卖点（Unique Selling Proposition）：是用来说明企业在简报中主打的产品、服
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务或概念。
证明论点（Proof of Concept）：则是一连串用来支持[独特卖点]的论述，有助于加强简报的可信度。
（3）开场90秒，决定简报成败。
简报最好都能依照开场白、独特卖点、终点、总览或议程的顺序进行，并于简报开头90秒内，逐一向听众说明清楚，为简报营造一个好的开端，也为之后的简报诉求累积能量，进而打动听众。
4.2 铺陈串场，提供清晰论证
说明有逻辑，让听众见树又见林 （1）6种内部串场，给听众方向感：
①参照流程架构：让听众参考流程架构，见树又见林。 ②有逻辑的转换：听众思绪收尾，进入下个主题。 ③内部摘要：说明复杂概念后，让听众消化。 ④咒语：不断使用标语或口号。
⑤算数：数字资讯要以比较、对照的方法阐述。 ⑥说出公司名称：加深听众对公司的印象。 （2）3种外部串场，亲近听众
①直接参照：直接点名听众
②彼此参照：提起和听众相关的人、公司或组织。 ③参照时事：参照最新、与内容高度相关的议题。 （3）这样说，更有说服力 请别说： 现在我想要„„
它意指„„
我才不在乎听众想什么，我就是要这样。
就像我所说的„„
听众不了解我想表达的，所以我只好再重复一次。
你应该说： 我要谈的是„„ 让我们看看„„ 如同各位记得的„„ 刚才我们曾讨论过„„ 你们已经看到 还记得„„
我要很快地告诉各位„„
向观众暗示我正在为所说的
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（绝对不要道歉。事前好好准
由于时间不够„„ 这是很杂乱的投影片„„ 这不是我的投影片„„ 请别管这些„„ 在我开始之前„„ 我们相信„„ 我们认为„„ 我们觉得„„
内容道歉，因为接下来的内容不重要。
我不关心听众，所以没仔细准备简报内容。
备，把不知道听众花时间的东西删掉，只骄傲地呈现够重要的内容）
我的话充满不确定性，准备在听众心中种下怀疑的种子。
我们有信心„„ 我们坚信„„ 我们很乐观„„ 我们预期„„
我们不做„„ （大多数商业人士都对否定句反感，尽量改用肯定句。）
我们做„„
错误已经造成 已经有所进展 不良率已经降低
被动句中没有行动的主角，当这件事需要有人负责时，看不到简报者的踪影。
我们错了 我们已经有所进展 我们已经降低不良率
4.3 提出解决方案，告知简报利益
（1）说对的故事
①简报提出的方案，对听众的利益。
②了解听众的兴趣、关心的事物、面临的问题、珍惜的梦想、偏见，等。（在讯息中注入人性考量） （2）简报五大禁忌
①缺乏清晰的论点。［重点到底是什么？］
②对听众没好处：简报中没说明听众能从中获得什么好处。［那又怎样？］ ③过程不明白流畅［你怎么导出这个结论的？］
④太琐碎：出现了太多技术性、不相关的资料，模糊了焦点。［这是什么意思，和主题有什么关系？］
⑤太冗长。
（3）问自己6个问题，找出简报对听众的利益（把特色转换成利益）
①这对你很重要，因为„„？ ②这对你有何意义？
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③我为什么要告诉你这些？ ④谁在乎？ ⑤那又怎样？ ⑥然后又怎样？
4.4 从容面对Q&A，临危不乱
（1）事前模拟准备，仔细聆听观众提问
①预先自问自答，强记关键数字 ②明订Q&A原则，掌控简报节奏
发问的时间安排，通常有以下3种方式：让听众随时发问、将所有问题留至Q&A时段、在简报主要段落后发问。 ③临机应变，避免被问倒
（2）以下是Q&A时段中经常可见的状况及应对方法：
①出其不意或离题的提问：最好的处理方式是记下问题，并承诺回去研究后将于何时之前答复，或是向在座听众寻求协助解答。
②听众发出质疑：以沉稳的语气澄清或进一步解释。如果是简报数据有误或是前后矛盾，则感谢对方的提醒，并承诺在后会补上正确数据。
③提问过于踊跃：可明确指出因时间关系，只能再接受最后3个问题。如果碰到需要花较长时间说明的问题，则可先简单回答，并当场表明愿意在会后进行深谈，以免影响其他听众的时间。
要注意的是，反应热烈固然是件好事，但这也可能意味着先前的简报内容，并未有效澄清听众的疑问，显示演示者事前准备不足。
④无人发问：为避免冷场尴尬，可拿出事先准备好的[自问自答]题目，引导听众发问。 面对听众提问时，[仔细聆听]永远是最基本的态度。回答问题时，切勿一开始就预设立场，关闭了与听众切磋商讨的空间。等到Q&A时间结束后，也别忘了将在简报中所获得的具体结果，当场复述并确认，同时整理成画面记录，发送给每位参与者。 （3）视简报性质及听众需求，安排Q&A时段
Q&A的时段 简报进行中 使用时机
预期听众的问题不需要花太多时间回答时。 12
优缺点比较
优点：快速响应听众问题，互动良好；显示简报充分准备，
在座有高阶主管，为表示礼貌时。
有问必答；体恤高阶主管较无耐性或时间有限。 缺点：过程中不断被打断，影响简报的逻辑与流畅程度。
留在简报后 简报过程中只提到重点却未提到细节，可运用此时段细部讲解。
优点：集中解决所有问题；可弹性运用此时段做细部说明。 缺点：与听众互动较差；许多
预期听众不会有太多问题时。 听众简报时虽有问题，但到
Q&A时段已经忘记。
主要段落暂停
简报费时超过两小时，配合休息时间暂告一段落，让听众发问。
优点：避免过于冗长的简报导致吸收有限，可利用此时段加深听众印象。
缺点：许多问题可能在下一段的简报中即可获得解答，但急躁的听众可能提前发问。
4.5 自我检讨，从失败中记取教训
（1）全面检讨自己的表现，虚心采纳听众意见。 （2）征询观众意见，理性采纳批评。 （3）问卷4原则，了解听众观感。 ①保持问卷和问题的简短。 ②用字力求精确。 ③答题选项的数量适中。 ④答案字段中间适中。
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