电子档案信息公开与档案信息的安全

作者：华 宁

来源：《现代经济信息》 2018年第11期

引言

随着21 世纪的到来，档案存储工作中，网络技术、多媒体信息化以及数字化技术占有重要的位置，将三种技术的联合使用生成了电子档案。电子信息的公开化随着信息共享的发展也变成必要的结果。然而，电子档案信息公开化存在着一定的不足，例如在对电子档案信息输入、储存或是传输的过程中会因为不当的操作出现信息丢失、被黑客偷窃等现象。因此，为了防止以上现象的出现，工作人员在对档案信息输入的时候要小心谨慎，杜绝有不当操作出现导致档案信息出现信息丢失的现象。

一、电子档案信息的特殊性

1. 直读性是电子档案信息没有的

电子档案信息在阅读上与传统的纸质档案存在着很大的区别，电子档案信息不可以被直接阅读，电子档案信息想要实现阅读必须借助专门的或者是相关的阅读软件以及数字设备，所以电子档案信息具有不被直接阅读的特点，电子档案信息不可以被直接阅读可以保证电子档案信息的安全，具有一定的安全性。但是，将电子档案进行转储要确保电子档案中电子文件的长久可读性。

2. 必须以硬件和软件为载体读取和储存电子信息档案

通常情况下电子档案文件的形成需要相关的数字设备，依靠数字设备在硬件环境下利用特定的软件形成档案的电子文件，电子文件形成可以单独成为一份档案，多个电子文件档案可建立一个档案文件集合。从电子文件的形成存储来看，电子文件档案的形成受到软件、存储硬件技术水平的影响，制约了电子信息技术的发展，社会是时时刻刻在进步的，每进步到一定高度，数字产品以及软件、硬件都会得到相应的更新换代，早起形成的电子文件会因为储存类型的转变而变得复杂，会受到兼容性的制约。从另一个角度来讲即是软件、硬件、数字设备的更新换代也会影响到电子档案信息的安全，会导致出现新的安全问题。

3. 信息共享的便利性与结构复杂性是电子档案信息的本质

电子文件结构是由电子文件的表现形式以及种类决定了电子文件的复杂程度，目前电子文件形式多种多样，这就导致了电子文件的结构变得越来越复杂，给维护电子文件安全的过程带来了一定的难度。电子信息的公开一直受到电子信息安全问题的影响，电子信息安全问题阻碍了电子档案信息的公开计划，目前我们面临的最大难题就是无法保证电子档案信息在公开的情况下不被非法人员利用，确保其安全。

4. 电子档案信息与载体不具备统一性

电子档案信息与载体村子啊着相对分离，这一点是与纸质档案文件不同的。电子档案信息与载体结合比较松散，这就导致在对电子信息进行储存的时候无法保证其唯一性、统一性、原创性，给电子档案信息的安全带来一定的影响。

二、电子档案信息安全性的范围

电子信息实现公开需要有计算机来完成，要想实现电子档案信息的共享就必须建立相关的网络安全系统，建立网络安全系统可以实现计算机网络不通节点的数据归档。但是，电子档案信息的传播过程需要借助网络来完成，这就只是在信息传播的过程中会面临很大的风险，每一个环节都可能受到网络黑客的攻击，使档案信息泄密，或者档案信息在传播的过程中被篡改，这样一来，严重制约了电子档案信息的公开。所以，制定相关的安全措施是实行电子档案信息公开的重中之重。

三、加强电子档案信息安全的有效措施

1. 提高操作的安全性

加大操作的安全性，对于操作来讲，关键所在之处其实是人发挥主观能动性，在操作中，人是保障电子档案信息安全的关键。同时，资料的备份也是必不可少的，也要使工作人员意识到电子档案信息备份的重要性，在电子档案信息公开发展的过程中，要尽量避免因为信息公开而导致的信息泄露以及信息资料丢失或者被篡改的现象出现。综合以上，工作使用的计算机不仅可以进行杀毒、安装杀毒软件保障安全，还可以通过改善环境、将环境的安全性进行提升，提高信息传递软件的质量，以此进一步将电子档案信息的安全度提升。

2. 增强档案信息内容的安全管理

目前，大众获得档案信息的基本途径几乎都是通过网页、邮箱传递及接收。这样的传递方式存在着一定的隐患，为了将隐患排除，就要将电子档案信息传播的途径进行改进，增强对档案信息的安全管理。除了利用杀毒软件对电子档案信息进行安全保护，还可以将信息的内容进行过滤，以此来确保电子档案信息的安全，降低电子档案信息被公开后受到不法人员攻击的几率。

3. 加强信息设备的环境安全性

要想将电子档案信息的安全性进一步提升，就要为档案信息提供一个安全的环境，所以加强信息设备的环境安全使非常重要的。对档案信息进行储存，设备室的档案信息存储环境起着重要的作用，因此，要想提升电子档案信息的安全度，有很大必要将档案信息管理设备的安全性进行提高，从而提高设备存储环境的安全性。对工作使用的计算机不仅要进行加密处理，还要做到权限的限制，储存档案信息的计算机只可以管理人员使用。

四、结语

电子档案信息不仅对于个人很重要，对于国家来讲也是非常重要的财富，因此首先要做到可以保障电子信息档案的安全，要做到确保电子档案信息的安全就要有良好的信息安全环境作为支撑。另外，单位还要完善管理责任制度，增强相关人员的安全管理意识进一步提升档案信息的安全度。