展会工作手册 确认展会时间、地点、参会人员，参会人员工作分工，各同事各安其位，各司其职，各尽其责，互相协助，互相配合， 做好展前、展中和展后的各项工作： 展前： 一、与主办方对接好参展所需资料，并做好参会人员入场资料登记； 二、设计展会邀请函，并发送给参会同事，提醒同事对展会进行发布宣传，并对目标客户进行参观邀约； 三、设计展位所需版面，发给主办方或搭建商，列出展位每个摆放位置的尺寸、样品、样品数量和陈列样式； 四、列出展会所需样板和物料明细表（品类、规格、数量、企业证件、检测报告），列明展会时间、发货时间、收货地址、收货人、联系电话、付款方式、是否送货等信息，提交仓库，提醒仓库安排发货，并随时跟进了解物流更新信息； 1.省内/巡展：物流运费标准：珠三角各市5元/件，粤东/粤西8-10元/件，展会前3天发直达物流，送货上门，送货费80起步，视送货距离远近80-200元/次不等，如展会安排自驾出行，样板随车，不需发物流，仓库装货，人车一同出发； 2.普通省外：物流运费标准：广东周边省份400-500元/吨，6-8元/件，非广东周边省份，500-600元/吨，8-10元/件，展会前7天发直达物流，送货上门，送货费80起步，视送货距离远近80-200元/次不等； 3.偏远省外：以为例，物流收费标准为：乌鲁木齐800元/吨，12元/件，中转城市1100-1300/吨，17-20元/件，展会12天前发直达物流，送货上门，送货费80起步，视送货距离远近80-200元/次不等； 五、计划展会行程： 1.出行方式：自驾、高铁、飞机，核算每种出行方式的资金成本，时间成本，行程便捷性； ①.自驾：计算好行程距离，行程时间，行程中的吃住成本，车辆油耗成本，过路费成本，确认行程人员、出发时间和 地点，出发前一天做好车辆安全检查和油量准备，提前半小时以上到达约定地点集合，再次检查汽车和装备，出发； ②.高铁：安排好出行时间，确认行程人员，出发站点，可通过支付宝、飞猪、携程、美团、去哪儿网、微信、12306及各大可网上购票的APP提前订好车票，并提前1小时到达车站取票、安检、候车； ③.飞机：安排好出行时间，确认行程人员，出发站点，可通过支付宝、飞猪、携程、美团、去哪儿网、微信、大众点评、各大航空公司官网或APP及各大可网上购票的APP提前订好机票，提前2小时到达机场换取登机牌、行李托运、安检、候机； 2.酒店预定：确认住宿人数，根据人数安排房间数量，可通过携程、美团、去哪儿网、OYO、小猪以及各大酒店自有小程序或APP等查询预定，自驾时，酒店需提供停车服务，非自驾时，酒店位置以容易打车、方便吃饭、展馆为中心半径5公里范围内为佳，价格200元/间/晚内为佳，以安全、方便、干净、安静为首要； 3.吃饭：以30元/人/餐为消费标准，以吃饱，干净卫生为主； 4.吃饭招待：到达展会城市后，物色好适合吃饭招待的饭店，结合客户喜好，以当地特色菜式为主，选择环境优雅、安静，有特色，有包间，价格适中，位置距离较近，停车、打车方便的饭店，提前约定好包间，安排同事带上招待用酒提前到达招待饭店，安排好坐席，点好菜，冻好酒，结账尽可能选择各类可购代金卷的APP购买代金券结账，结账时复核消费清单； 5.住宿招待：如需为客户安排住宿，提前确认住宿人数，根据人数安排房间数量，可通过携程、美团、去哪儿网、OYO、小猪以及各大酒店自有小程序或APP等查询预定，晚饭结束前订好酒店房间，酒店房间消费价格适中，以安全、方便、干净、安静、舒适为首要； 展中： 六、布展： 1.展会正式开展前一天到达展馆布展，提前与物流确认送货时间，达到展馆后先办理参展商签到手续，办理相关证件； 2.领取租赁酒杯、吐酒桶、冰桶、垃圾桶和垃圾袋，赠送的饮用水等，如有需要增加展架和洽谈桌椅，并租赁所需增加的展架和洽谈桌椅，； 3.找好拉车，准备接货，安排好整个展会期间饮用水的用量和购买，了解清楚展馆饮用水的供应点、价格以及配方式； 4.做好整个展位的清洁卫生整理，接到货后，按展位每个摆放位置计划的尺寸、样品、样品数量和陈列样式布展，并再次确认检查整个展会期间所需要的各种资料、配件是否齐全，并安排好未齐资料、配件的准备工作； 七、展会期间： 1.参考主办方文件/入场证，按入场时间提前10分钟到到达展馆门口等候安检入场，入场后再次检查确认展位每个样品 摆放位置的样品摆放情况和展会期间所需的各种资料、配件是否齐全，并随时做好应对突变、紧急情况的准备； 2.各安其位，各司其职，各尽其责，统一着装，调整精神，互相协助，互相配合，拿出最佳状态应对展会工作，做好每一个工作细节，接待好每一个客户； 3.展会期间使用水印相机搭配当天当地影响力较大的报社出版的报纸做背景，做好展会现场照片拍摄，做存档使用； 4.展会期间除了接听电话、微信语音电话和微信视频，以及与客户互相交换联系方式、添加微信、拍、发样品图片和发送产品资料外，其它时候不要玩手机，如有紧急事情处理，打电话快速处理，处理完快速回到展会工作岗位； 5.每天展会闭馆收拾展位，收回摆放在展位外的配件，包括门型展架，所有已开封的产品样板从展台或洽谈桌上拿下，并放入有锁柜内，并锁好柜门，关闭展位电源，带好随身物品，闭馆离开； 6.样品出售：展会期间样品，客户表示想购买的，视所带样品数量的多少，在不影响展会期间样品陈列齐全的情况下尽可能出售，最后一天全力售卖样品，以节省公司样板返程的物流费用成本、样品破碎和损坏成本，按公司底价或略低于公司底价全力售卖； 7.展会结束闭馆： 参展样品和参展配件打包装箱，联系物流，展馆里有特定物流现场收货，通常价格较高，不建议选择使用现场物流发货，可尝试联系来时物流，询问是否走返程路线；如果有，可沟通上门提货发回，提货费和送货费一样，价格会比来时物流稍贵10%-20%；如果没有，可百度搜索样品要走的物流路线，找到物流公司，找出联系方式，联系沟通价格，价格通常比来时贵20%左右，提货费视距离远近具体情况而定，通常在80-200元之间，有的物流公司报价含提货费，价格可谈；物色好拉车，等待物流上门接货，物流到后开单发货，如物流现场没开单，需要拍下提货人员和车辆信息方可交货，发到公司仓库附近物流园，运费到付，仓库自提； 展后： 八、展会结束后，做好总结工作： 1.召开展后工作总结会议，针对各岗位和整个展会过程中的各个工作细节做好展会总结，例如行程出行安排、吃饭住宿 安排、样板数量安排、物流对接、布展细节工作、展会过程中接待客户遇到的问题、样板销售情况等，总结经验，发现 问题，修正方法，追求更好； 2.各岗位负责人做好收支明细表和展会费用报销表等表格，收支明细表和报销发给财务，并抄送给黄总。 3.整理展位合同、/收据、展位搭建合同、设计样稿、效果图、物料明细、报价明细、/收据和展会现场照片， 存档。
