公司档案管理制度(5篇)

第一条为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

第二条档案管理机构及其职责

1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合管理部的统筹管理;二级管理是指各部门的档案资料管理工作。

2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。

3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

4、综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。

第三条归档制度

1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。

3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。

4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

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5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件;属于人事方面的资料，由人力资源部保存原件;属于工程建设方面的，由规划建设部保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备案。

6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，综合管理部保存一份，财务部及合同执行(或签订)部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由综合部保存原件。

7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。

第四条档案保管制度

1、公司综合管理部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

2、归档资料要进行登记，编制归档目录。

3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录;根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。

4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。 5、库存档案必须图物相符，帐物相符。

6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。

7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。

8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

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10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。

第五条档案借阅制度

1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。

3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。

4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。

5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。

6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。

7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。

8、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副总经理同意，必须外借的，由总经理审批。

第六条二级档案应根据资料的性质和部门需要，每三年移交一次，必须保留的尽量留复印件，其余资料交综合管理部统一保存。

第七条本制度从二O____年____月____日起执行。

公司档案管理制度（二）

1、总则

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1、1为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为公司的发展和经营服务，特制定本制度。

1、____本制度所称的档案，是指公司各个部门以及个人在从事工作和经营管理活动中直接形成的对公司有保存价值和利益关系的各种文字、图表、声像等不同形式的资料和记录。

1、____公司所有部门和个人均有保护公司档案的义务。

1、____公司的档案工作实行统一领导、分级管理的方式，共同维护档案的完整与安全，便于公司在经营中的借鉴和利用。

1、____本制度适用于公司所有档案资料的管理。 2、档案管理的机构与职责

2、____公司的档案工作实行部门收集保管，办公室统一归档的原则。 2、____公司办公室为公司档案管理的主管部门，对公司的档案资料实行统一的归档和日常管理，并对公司各部门的档案管理进行指导、监督和检查。具体工作由办公室的档案管理员负责。

2、____公司各部门为档案管理的分管部门，负责管理本部门的档案资料。公司各部门负责人均应指定专人(兼职档案员)负责收集、保管本部门的档案资料并督促其及时归档。

2、4办公室的档案管理员和各部门的兼职档案员均为公司的档案工作人员，应保持相对稳定，名单须报到办公室进行备案，各部门的档案工作人员如有变动须及时通知办公室。

2、____档案工作人员出现工作变动或离职时，应将其经办或保管的档案资料向接办人员交接清楚，严禁擅自带走或销毁。

2、____所有档案工作人员应忠于职守，遵守公司保密制度，严守公司秘密，不得向无关人员泄露档案内容。

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3、档案管理 3、____档案的归档

3、1、____公司应归档的档案资料包括：行政文书档案、人事档案、营销业务档案、财务档案、设备仪器档案、生产技术资料档案和基建项目档案等。

3、1、____对于应当立卷归档的材料，各部门须按照规定，定期向本部门的档案工作人员移交、集中管理，任何个人不得据为已有。

3、1、3除人事档案由公司人力资源部负责外，其它档案资料均由办公室负责整理分类，立卷和归档管理。人力资源部的档案管理亦遵循本制度。

3、1、____公司各部门(人力资源部除外)的档案工作人员应于每年的____月____日将本部门本年度的档案材料移交到办公室。

3、____档案保管

3、2、____公司所有档案资料均进行专人、专柜管理。

3、2、____档案管理员应做好档案资料的立卷、案卷排列和编制案卷目录等工作。具体的立卷工作，相关部门的档案工作人员应配合档案管理员进行。

3、2、____档案工作人员应做好案卷的准确、及时归档，并根据档案的密级和保管期限的不同，分类进行管理。

3、2、____档案工作人员应参照国家的规定和公司<保密制度>，对档案资料进行密级划分，并确定保管期限，上报董事会，经批准后执行。

3、2、____所有档案资料划分四个密级：普通级、秘密级、机密级和绝密级。具体划分标准见<保密制度>。

3、2、____档案工作人员应注意档案资料的保护工作，档案的存放地点要做到“八防”：防尘、防潮、防火、防盗、防鼠、防虫、防霉、防光。

3、2、____对于档案的管理和利用，密级的变更和解密，参照国家有关规定执行。

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3、____档案的查阅、借阅

3、3、____公司员工查阅、借阅档案时，应严格办理查阅(借阅)手续，由档案管理员对查阅(借阅)人、所查阅档案名称、查阅(借阅)时间和归还时间进行详细登记。

3、3、2查阅(借阅)密级档案时，如查阅人为<保密制度>中知晓范围外的员工或公司外部人员，须填写<档案查阅(借阅)申请单>，经档案管理员审核，批准人审批后方可进行查阅(借阅)。公司员工不得查阅(借阅)档案内容与本身工作无关的档案。

3、3、____档案查阅(借阅)的批准权限：普通档案由办公室主任审批;秘密级档案由行政总监审批;机密级档案由总经理审批，绝密级档案由董事长审批。

3、3、4原则上档案原件概不外借，档案室可对常用的档案资料复制副本，供需要部门借阅，副本在使用部门使用完毕后，由档案室回收、保管和销毁，其处理等同于档案原件。

3、3、5查阅、借阅公司档案者应爱护档案，不得在文件上作任何标记、标志和涂改，不得损坏档案。

3、3、6严禁公司员工未经允许私自对档案资料进行复印和复制，否则将按照公司<保密制度>的有关规定予以处罚。

3、____档案的销毁

3、4、____对于超过保管期限或确已失去价值的档案，档案工作人员应定期销毁。销毁前，档案管理员应将销毁档案3、4、2清单上报办公室主任，经办公室主任审核，报批准人批准后，方可销毁。

3、4、3任何人不得私自销毁档案。普通档案和秘密级档案的销毁由总经理审批，机密级和绝密级档案的销毁由董事长审批。档案的销毁具体见<档案销毁程序>。

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3、4、____档案销毁时应有____人以上进行现场监督，严禁私自销毁档案。 4、附则

4、____本制度由公司办公室制订，并负责解释和组织实施。 4、____本制度报总经理批准后施行，修改时亦同。

4、____本制度施行后，凡既有的类似规章制度自行终止，与本制度有抵触的制度以本制度为准。

4、____本制度自颁布之日起施行。 实用的企业档案管理制度 1.目的

规范全公司的档案管理。 2.适用范围

本制度适用于公司及所属各部门档案管理。 3.管理原则

分类分部门管理，行政部统一监管。 4.职责与权限

4.1各部门必须设兼职的档案管理员，规范部门档案管理。

4.2行政部不定期对各部门档案管理工作进行监督和检查(每月至少抽查一次)，对违反本制度的部门有权进行处罚。

____档案的分类

(1)证照类：如营业执照及各类证照。 (2)文件类：分外来文件和内____文件。 (3)制度类。 (4)合同类。

(5)计划总结和____类。

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(6)财务类。

(7)图纸类：工艺文件、图纸、说明书等。

(8)人事管理类：人事档案、培训记录、健康档案、安全、消防等等。 ____档案的归口存放部门 (1)公司级档案存放在行政部。 (2)其它档案由归口部门负责存放。 ____档案建档要求

建立档案时要有档案编号和档案目录。 ____档案装订

档案须装订成册保存，某些特殊珍贵的手稿、照片等，采用卷盒、相册等保管。

9.保存年限

原则上公司重要档案永久保存，进行档案销毁时经公司领导批准。 10档案日常管理 10.1借阅 10.1.1借阅手续

(1)各部门经办人员因业务需要借阅档案时，应出示经公司领导批准的《档案资料借阅登记表》，经办人在公司借阅登记表上签字后方可借阅。

(2)档案归还时，档案管理员填写归还日期。 10.1.2档案借阅审批权限

(1)证照类：由公司总经理或者其授权人审批。

(2)文件类：由行政部审批，财务、技术类等重要文件借阅须由总经理或者其授权人批准。

(3)制度类：由行政部审批。

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(4)合同类：由公司总经理或者其授权人审批。 (5)计划总结和____类：由行政部审批。 (6)财务类：由总经理或者其授权人审批。 (7)图纸类：由总经理或者其授权人审批。 (8)人事管理类：人力资源部审批。

10.1.3借阅人不得转借、拆卸、调换、损坏、复印所借档案。

10.1.4借阅人必须在规定期限内归还所借档案资料。借用档案原则上当日必须归还，特殊情况不得超过七天。

10.1.5若人为丢失或损坏档案，给公司造成经济损失的，行政部对相关责任人进行内部行政或经济处罚。

10.2销毁

____公司任何个人或部门非经公司批准，不得销毁公司档案。

10.2.2销毁前按照清册清点，销毁时由行政部监督销毁，销毁后相关人员在清册上签名，并将监销情况存档。《档案销毁审批表》由行政部永久保存。

10.3移交

10.3.1需要进行移交的档案，需由档案员编制《档案移交登记表》，报公司负责人审核批准并指定其监交人后，方可进行移交。

10.3.2移交前，按照清册清点;移交后，在清册上签字，《档案移交登记表》一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管。

11.如有违反本制度规定的，公司对其进行行政、经济处罚，严重时移交司法机关。

12.附则

本制度解释权归人力资源部，经总经理审批后执行。

公司档案管理制度（三）

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管理制度

根据《____档案法》、《企业档案工作规则》，制定本制度。本制度适用于各单位。

一、库房管理

1.档案库房管理原则是“以防为主、防治结合”。库房应有防火、防盗、防尘、防光、防有害生物、防高温、防高湿、防污染等设备和器材，以保障设备、档案案卷的安全。应加强科学管理，便于档案的查阅利用。

2.库房内温度控制在14--24摄氏度，相对湿度控制在45--____%，利用库房内空调、排风等设备控制温湿度变化。

3.库房内严禁吸烟，严禁明火，严禁存放易燃____品及其他与档案无关的物品。

4.库房内采用气体灭火，发生自动报警时，迅速关闭档案密集架，库房内人员撤离库房后关闭库房大门，防止人员气体中毒，立即通知楼内监控室，由专业消防人员查____警原因，待报警解除后人员方可进入库房。

5.保障库房通往地面的安全通道应保持畅通，标明安全疏散指示标志。 6.定期检查库房门、窗、锁、空调排风开关控制盒及电器线路、电源的安全使用情况，发现问题及时处理，保证电

1器设备的正常使用。

7.定期检查消防设施，定期更换防虫药，保持库房清洁卫生。

8.办公室档案人员负责管理门锁、温湿度等安全措施，各单位自行管理本部的智能密集架及档案。

二、档案管理

1.档案库房设在办公楼，面积____平方米，____区____列密集架保存办公室的文书、会计、科技、声像、实物(奖牌、工艺品)档案；____区____列密集架保

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存人力资源部的人事档案；____区____列密集架保存综合档案(____列)及人事档案(____列)。____公室档案人员做好本部档案案卷进出库房登记工作，要求目录与档案相符，每年定期对库内档案进行检查，核实数量，观察保管的情况，记录检查项目，发现问题及时汇报，确保档案的完整与安全。

____人力资源部、有相应措施保障档案的安全，因保管方面发现问题及时与办公室档案部门沟通，及时向上级汇报，尽快解决问题。

4.各单位管理的电脑主要用于运行智能密集架软件，严禁电脑擅自连接互联网，由此造成的违禁、违法事件由各单位掌控电脑的人员负全责。

5.各单位负责的每个区各列档案密集柜架进行自主编号，录入管理软件内的目录与档案存放地点相符，按照正确

____方法使用智能档案密集架，通电时不能使用手摇移动密集架，不能人为损坏地面轨道。因违反操作流程导致设备受损，使用者承担一切损失。

7.集团公司办公室档案人员做好库房的管理工作，每日检查库房的安全，并记录温湿度数据，变化大时使用设备温湿度，做好保洁、防尘工作，离开库房时应关闭集团公司a区档案密集架、关闭电灯、关闭电源、关门上锁。开门前发现门锁有问题要及时向保安部门反映，有重大问题时要及时向门报警。

8.b、c区的档案管理人员在查阅档案后，及时将档案案卷归位存放，关闭本区的档案密集架，保管本区钥匙，保持本区地面的清洁，如果发现安全隐患迅速向办公室报告。

三、本制度由办公室负责解释，自下发之日起施行。 3

第二篇。档案库房管理制度１、档案保管工作，是采用一定的技术设备、措施和方法，对档案实行科学保管和保护，防治档案损毁，延长档案寿命，维护档案安全。

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２、按专业类项进行保管，做到档案存放条理化、排列系统化、保管科学化，以利于档案的保护管理。

３、坚持以防为主、防治结合方针，切实做好档案“十防”(即防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防____)工作，确保档案完整安全。

４、加强库房基础设施建设，逐步购置先进设备，改善库房管理条件；引用先进科学技术，实行科学管理。

５、库房要保持温度在摄氏１４－２４°ｃ，相对湿度在４５－____％之内；保持清洁干净，做到无尘、无虫、无鼠、无有害气体污染。

６、库房管理人员要做到天天打扫卫生，每天上下班各检查一次温湿度，每月清理二次档案柜卫生，发现有字迹褪变和纸张破损的案卷，及时进行抢救。

７、接交进馆的档案，要认真清点，履行签字接交手续；档案外借，要认真清点，履行批准手续，并保证按期归还；非工作人员不得进库房，以防意外；在库房里不准吸烟。

公司档案管理制度（四）

一、保管档案需有专用档案库房。档案库房必须具有防火、防盗、防光、防有害生物、防尘、防高温、防潮、防虫等防护措施和必要设施。

二、每月初记载库房内温湿度，并根据条件及时调节库房温湿度(档案库房温湿度要求：温度14-24℃，相对湿度____％)。

三、档案柜内应及时放入和更换防虫药物。

四、档案材料的进出库房要进行登记，定期进行库藏档案的清查核对工作，发现问题及时向分管领导报告。

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五、档案人员要忠于职守，确保档案完整与完全。库房门窗必须紧闭，离开库房要及时关闭电源，所好铁门及门窗，下班前要认真检查，确保库房安全。

六、库内档案应分类存放。箱、柜、架必须摆放整齐，并编上箱号，严禁在库内存放个人物品或堆放杂物，严禁烟火与明火装置。

七、档案库房是机要重地，钥匙应专人保管，非档案室工作人员不得随便进入。因公需进入者，须有档案室人员陪同。

八、库房内应经常是保持清洁，每月一清扫，每季一大扫，做到窗明、门洁、地净、箱柜无灰尘。

九、消防器材安置在便于使用处，定期检查，保持其良好性能。

第四篇。机关档案库房管理制度为加强本局档案库房管理，确保库存档案的安全，根据《____档案法》和自治区档案工作有关规定，制定本管理制度。

一、档案库房是保存档案的重要场所，由局办公室负责管理。除档案管理工作人员外，其他人员不能随意进入档案库房，如工作确实需要，由档案管理工作人员陪同进出。

二、档案进出库房，要履行登记手续，包括档案收进入库，库存档案调出室外及日常的调阅、归还。

三、做好库房的防虫、防蛀、防霉和防鼠工作。新接收入库的档案要严格检查，对有虫蛀、发霉及其它问题的档案须经技术处理后方可入库。

四、库房内安置温湿度计，每天定时测记。库房的温度控制在14-24℃之间，相对湿度控制在____％之间。超出标准范围时，要及时采取自然通风或机械除湿、降温等措施进行。

五、定期清点库存案卷，核实帐、物是否相符，发现案卷短缺或长期借出未归还的，及时追查。

六、定期检查用电设备和消防设施状况，发现问题及时报修或更新。

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七、库房内应保持整洁，定期清扫，不得堆放与档案无关的物品。库房周围严禁存放易燃____物品。

八、库房无人时，除必须持续工作的保温、保湿、消防、防盗等电子设备外，应关闭用电设备，锁紧门窗。上下班要检查门窗，注意防盗。

九、出现火灾、洪涝灾害、突发性____和危害公共安全事件等危及档案安全的险情时，应立即报警同时向主管领导报告，开展抢险、转移等保护措施。

公司档案管理制度（五）

10.档案库房管理制度(档案馆)西安思源学院档案库房管理制度

一、档案馆工作人员要严格遵守安全、保密规章制度，坚守工作岗位，切实管理好全部档案，不经领导批准，不准私自委托他人代行职务。

二、非档案工作人员，严禁进入档案房。查借阅档案时要登记，退回档案应认真填写利用信息反馈并认真检查档案，无问题后销帐放回原处，发现问题及时提出并解决。

三、应保持库房的清洁卫生，空气清新，保持适宜的温度和湿度，超差时应及时采取措施。温度应控制在14℃-24c，湿度控制在____％-____％，并认真做好温湿度记录。

四、对档案定期检查、核对，发现问题及时解决。

五、注意及时通风，注意防火、防潮、防光、防尘、防毒、防虫、防鼠、防盗。

六、档案员离开档案库房时，要关好门窗，关闭电源，确保档案安全 七、档案装具排列整齐，保持库房清洁，每周清扫一次。 八、严禁在库房内吸烟以及存放易燃、____等物品。

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九、每年年末对库房档案的数量、质量、利用率等情况进行统计并将统计结果汇总上报到档案室。

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