采购流程041230

目的：为更好地配合公司业务工作，进一步规范采购流程，以因而对现有采购程序

进行修正和补充。

1 采购基本流程

采购部采购

设备入库 设备交货或送达现场 项目组现场采购 采购需求（销售代表或项目经理） 采购申请 采购审批（相关负责人） 设备到货检验 付款

2 设备采购流程各阶段说明

2.1 采购申请

销售代表签订项目(或销售)合同后，销售代表或项目经理填写并向采购部门提交《采购单》 （见附表一）。填写说明如下：

 产品说明（名称、规格型号、版本）栏：填写生产厂商、设备名称及其详

细配置或定货号。

 参考价栏：填写推荐价格或合同中设备价，如无分项设备价，应填写设备

总价。

 交货时间栏：应根据采购周期分类填写，在交货地点栏内填写详细交货地

址及收货人。

 技术负责人审批签字栏：由相关技术负责人进行审批，具体如下：

 主机及网络设备由技术总监负责审批。  布线设备由IBS部门经理负责审批。  软件产品由软件部经理负责审批。

注意：同一生产厂商的设备应填写在一起，相同交货时间的设备应填写在一起。 2.2 进货审批

2.2.1 进货审批原则：

  

在产品品牌、型号、品质、服务同等的情况下，优先考虑产品价格。 在产品价格同等的情况下，优先从项目所在地的供货商处进货。 对于与厂家、合作伙伴合作的项目，产品采购根据具体情况进行。

2.2.2 采购部门的进货审批

采购部门根据《采购单》中采购要求，对项目所需设备进行询价，并选择供货商。由采购员填写《采购申请单》中进货审批部分，填写说明如下：

 在审批价栏内填写所询价；

 在供货商栏内填写拟选择供货商单位名称，可简写。（采购人员提供至少三

家供货商的供货价格及信誉额度，经综合比较后,确认设备的进货渠道。）  在采购形式栏内填写“合同”、“口头”、“现场”三种采购类型（即与供货商签

订采购合同、实施口头采购或委托现场采购）。如无以下情况，更改确认栏不填写，如出现以下情况，销售代表或项目经理在更改确认栏内签字确认：  设备审批价高于采购申请部分中的参考价；  交货时间达不到采购申请要求；

 采购申请中设备配置发生更改（更改时，销售代表或项目经理提出更改

申请，说明更改原因，并详细列示更改后配置）。

《采购单》中进货审批部分，经采购部门经理、财务经理、总经理审批后，采购员开始实施采购。 2.2.2 现场采购的采购审批

经《采购单》审批确认为需现场采购的，由采购部门采购员填写《现场采购授权书》（见附表二），交现场项目组采购。

未经《采购单》审批，需要现场临时采购的，根据采购额度，分为以下二种：

 采购额在1000元以下的，现场项目组填写《现场采购申请单》（见附表三），

经项目经理批准，可先自行采购，并将《现场采购申请单》传真至采购部门。

 采购额在1000元以上的，现场项目部填写《现场采购申请单》，经项目经理

审核，并将《现场采购申请单》传真至采购部门，采购部门审批后，填写《现场采购授权书》，传真至现场项目组，实施现场采购。

2.3 采购过程

2.3.1采购部门工作流程：

采购合同 口头订单 现场采购 采购 采购记录

2.3.2 采购部门采购

采购部门采购员在实施采购前，应查阅项目/销售合同，注意付款方式、质保期、培训及售后服务等有关内容。

采购部门采购员在实施采购过程中，适时填写《采购单》中采购记录部分。 在采购价栏内填写实际采购价。设备到货，在入库时间栏内填写到货时间。设备到达公司或直接送达现场，通知库管员办理入库手续。

采购合同额大于5万元的，采购员必须与供货商签订书面采购合同。采购合同应明确设备清单、合同总价、付款方式、质量要求、到货时间及地点、违约责任等内容，采购合同由采购部门经理签字。采购合同额不足5万元的，采购合同由采购员签字，也可采取口头订单形式。采购合同凭《采购申请单》盖章。 2.3.3 现场采购

现场采购由现场项目组实施，采购部门审批、记录。

现场采购合同额在5000元以上的，现场项目组必须与供应商签订书面采购合同。 《现场采购申请单》、《现场采购授权书》及采购合同由采购部门保存。

2.4 设备送达 2.4.1 设备送达公司

购货合同签订后，采购人员应即时通知库管员做好接货准备（公司所购设备只允许库管员签收，库管员因故不在，应由库管员委托其他同事代为签收），同时，填写入库通知单并交给库管员，库管员依据入库通知单收接货物；库管员收到货物并审核验货无误后，应通知采购人员到货信息。 2.4.2 设备直接送达现场

针对异地项目，根据项目组要求，主要设备可以直接发送现场。相关验货及入库手续依旧。

2.5 出入库手续办理

库管员负责依据入库通知单即时办理设备入库手续，填写《入库单》。入库单据上必须有采购人员、库管员及财务人员的签字方能生效。

销售代表或项目经理负责设备借库及出库手续办理。

2.6 设备到货检验

见《关于检验的有关规定》中《进货检验规定》。

2.7 付款 2.7.1 预付货款

由采购人员填写付款支出单（是否需附上采购合同？），并注明供货商、预付货款商品的名称、数量、金额，经运营总监批准后，财务经理审核无误及总经理批准，方可付款。 2.7.2 支付货款

由采购人员填写付款支出单（是否需附上采购合同？），并注明供货商、付款金额等，经项目经理或销售代表同意，经运营总监批准后，财务经理根据支出单、入库单审核无误及总经理批准，方可付款。如手续不齐，财务人员可拒绝付款。

注：一般情况下，尾款必须在收到全额后方可支付。

3 有关说明

附件一：关于申请生产厂商授权函及其资格证明文件的说明 附件二：关于设备供货期的说明 附件三：关于设备询价的说明 附件四：供货商信息登记表

4 附则

本管理办法由综合业务部起草并负责解释。

附表一：

采购单

编号： 项目名称 收货地址 采 购 申 请 产品说明（产品名称、规格型号、配置） 数量 参考价 联系人 电 话 申请人 申请时间 采 购 记 录 采购价 到货时间 付款时间 进 货 审 批 交货时间 采购形式 供货商 审批价 技术负责人审批签字 采购部经理：

备注 财务总监： 副总经理：

附表二：

现场采购授权书

项目组：

现授权对以下设备进行现场采购。 序号 产品说明 1 2 需说明问题：

序号为 的设备与编号为 的《现场采购申请单》对应。 序号为 的设备与编号为 的《采购申请单》对应。

采购部采购员： 采购部经理：

附表三：

单位 数量 现场采购申请单

项目名称： 编号： 序号 1 2 3 4

供货商单位 规格型号 数量 现场采购原因 申请人： 项目经理：

附件一

关于申请生产厂商授权函及其资格证明文件的说明

各项目投标需要有关生产厂商的授权函及其资格证明文件时，将办理授权函所需信息填入附表一，交采购部门，采购部门将按照业务部门要求办理投标所需授权函及其资格证明文件。 如标书中对授权函及其资格证明文件格式有要求，应将标准格式与申请表一同交采购部门。 附表一：

投标授权函申请表

申请部门： 申请日期： 填表人： 项目名称 业主单位名称 招标书名称及编号 要求完成日期 要求形式（打勾） 原件 需要何种资格证明文件 序号 需要授权函生产厂商名称 1 2 3

传真件 项目拟采用设备大致规模

附件二

关于设备供货期的说明

设备一般供货期：



高端国外设备（HP N系列小型机、SUN E450以上小型机、CISCO高端设备、NORTEL高端设备、CABLETRON高端设备、LUCENT室外光纤等）：定货周期一般为2个月。 

低端国外设备（HP A、L系列小型机、SUN E450及以下小型机、CISCO低端设备、NORTEL低端设备、CABLETRON低端设备等）：如国内有现货，定货周期一般为20天；如国内无现货，定货周期为2个月。 

其它常用设备（服务器、PC、电源、布线产品、网卡、打印机等）：如公司所在地有现货，定货周期一般为1～2天；如公司所在地无现货、国内有现货，定货周期为5天；如无现货需生产，定货周期一般为10～20天。

设备供货周期随时变化，受许多因素影响，销售代表在签订项目合同时，应充分考虑供货周期。在项目工期紧张情况下，销售代表应与采购部门积极协商，保证项目顺利实施。

附件三

关于设备询价的说明

采购部门采购员负责提供设备底价，销售代表根据情况自行报价。 1.1服务器、网络设备、布线设备、数据库产品询价 1.1.1建立共享的“价格”文件夹

采购部门采购员及时将CISCO、NORTEL、CABLETRON等网络设备、HP、SUN服务器及工作站、ORACLE数据库的最新列表价发送到公司服务器文档柜“价格信息”中。

国外设备的设备报价（人民币）=设备列表价（美金）*汇率转换系数（包含汇率、关税、、运保费）*折扣。 1.1.2 核实折扣与汇率转换系数

投标等需要时，技术人员在公司服务器文档柜“价格信息”中查阅列表价，在采购部门采购员处核实折扣与汇率转换系数。

各类产品折扣不同，同类产品折扣也随合同额、供货货源等情况的不同而不同。 1.2 低端设备询价

采购部采购员及时将MICROSOFT、LOTUS、联想PC、HP PC、IBM PC、APC电源、笔记本、HP、EPSON打印机、标准机柜等的最新代理价、市场价发送到公司服务器文档柜“价格信息”中，以供技术人员查阅。

某些低端设备代理价不为底价，但生产厂商不允许以低于代理价的价格卖给最终用户，申请特价除外。 1.3 其它设备询价

公司服务器文档柜“价格信息”文件中未包含设备，销售代表及技术人员在选型过程中需要询价时，应与采购部共同进行。销售代表及技术人员负责明确设备的技术要求、验收标准等技术部分，采购部门负责设备价格、到货周期等商务部分。采购部门根据具体情况也可委托销售代表及技术人员自行询价。

附件四

供 货 商 資 料 表

填表日期： 年 月 日 公司名称(中) 公司名称(英) 基 电 话 税务登记证号 注 册 地 址 本 单 位 地 址 发 票 地 址 资 成 立 日 期 开 户 银 行 料 业务联络人 商务联络人 会计联络人 传 真 法人代表 年 月 日 员工人数： 人 银 行 帐 号 分机: 分机: 分机: 公司资本额: 公 司 型 态 □一般经销商 □认证经销商 □系统整合商 □其它 营运主 要 产 品 2. 3. 资主要进货厂商 1. 料 付 款 条 件 平均每月营业额 往 来 银 行 分 行 汇 款 帐 号 银 行 电 话 银行 资 结 帐 日：每月---________日 客户付款日：每月逢 ________日 料 付 款 方 式： □邮寄 □电汇 □自领