会议服务

现代酒店如何做好会议服务

随着经济持续快速发展，文化交流活动日益增多，政治地位不断提高，我国的旅游事业有了巨大发展。在我国改革发展的进程中，城市建设的各个方面都有了突飞猛进的发展，旅游设施日趋完善，高星级宾馆、酒店逐步增多，已经具备了接待各种国际会议的能力。近年来，国内重大会议越来越多，如何体现现代酒店的特色、做好会议服务，是国内酒店业亟待提高的问题。

做好酒店会议服务应注意的几个问题：

（一) 根据会议的特点，做好充分准备。会议前的准备工作是大量的，也是最复杂的。

只有充分地准备，才能保证会议顺利进行，所以前期的准备工作必须过细。首先要做好洽谈前的准备。首先的预备准备是洽谈成功的前提。酒店应区分不同的会议，准备不同的材料。因此，事先要尽可能详细地了解对方的意图，按照不同的会议，准备不同的资料，使洽谈更具针对性。如酒店各会议室、宴会厅的面积、尺寸，各种声像器材的性能等，都应有详细的资料。第二，要搞好会议后轮洽谈。第一次洽谈室取得承办会议成功的首要一环。酒店应挑选对情况熟悉，谈判和外语沟通能力强，具有一定的会议接待经验，能正确、灵活运用酒店所授予权力的人员参加洽谈。第三，要抓好后续几轮的洽谈。在第一轮洽谈达成意向以后，就应进行详细地策划。需要不断了解对方意图，适时提出建议和摄像，在策划时，要特备留意主要与会者和VIP客人的民俗习惯和特殊偏好。对于有些国际会议，还必须征求政府有关部门的意见。第四，要按计划做好各种准备工作。会前的准备工作是大量的，酒店应制定详细的计划，按计划下达任务书，切实抓好协调和控制。酒店应留有足够的时间进行最后准备和检查。这样，发现问题就可以比较从容地进行整改。

（二）周密组织、精心安排搞好会议服务。会中服务是整个会议接待成败的关键。

搞好会中服务要注意以下条件：1严格履行承诺。信誉是酒店的生命线，一旦酒店的“会议计划书”被确认后，在整个会议期间，酒店都必须严格履行承诺的所有内容和条款。任何部门都不能因为某些客观因素擅自更改服务内容。相反，对于会议组织者在会期内临时提出的要求，酒店都必须予以满足。为此，酒店可专门安排协调人员在现场进行跟踪服务，并建立酒店会议联络中心，配备必要的通信联络设备，及时将会议组织者的要求通报各有关部门，才去临时措施予以协调。2现场随机应变。在会议召开期间，由于许多不确定因素，往往会有许多意想不到的情况发生。管理人员要把主要精神放在现场控制和监督上。对一些容易发生问题的环节必须特别给予关注。3注意联络感情。酒店是会议人员主要活动场所，一次成功的会议将在与会心中留下难以磨灭的印象，并在会后广泛进行宣传，形成良好的口碑。这比一般的广告宣传效果好得多。要达到这一目的，除了搞好会议服务外，还比较注重感情投资，酒店可以在每次承办会议，在实现征求会议组织者同意后，向与会者赠送印有会议名称或酒店标志的小纪念品，这样既满足了与会者收集纪念品，留下美好回忆的心理，又使与会者增进了对酒店的了解和好感，成为酒店的潜在客户。

（三）做好会后延展服务和跟踪。一次回忆虽然降下了帷幕，但酒店的工作还不能结束。如何使酒店售出的会议服务“产品”保值、增值，还有很多文章可做。一是眼神服务。正式会议结束后，很可能还有部分客人将继续留下参观访问，或去会议城市附近旅游。做好这部分客人的服务也非常重要。必要时可安排一些旅游、参观、购物活动，让客人感到酒店是他们真正的“家外之家”。二是表示感谢。可采用写信的方式感谢会议组织者给予的支持和帮助，并征求对方对会议的意见。三是专门拜访。必要时总经理等酒店高层领导应亲自上门致谢，直接听取意见，以表示酒店的诚意。四是做好记录。酒店应将会议组织者和出席会议的来宾资料及时整理归入档案，随后定期或不定期寄送酒店的信息资料，定期作销售拜访，以建立稳定的会议客户网络。五是及时总结。对会议接待中成功的和不足之

处都要全面总结，为以后的会议接待积累经验。

总之，现代酒店会议服务市场是目前酒店业中具有发展潜力的市场，做好这一市场从酒店的角度来讲关键是优质服务。我们确信，会议服务这一市场在旅游业迅速发展的同时会得到同步的发展，其前景会越来越好。