图书与档案 浅析油田档案管理工作的重要性 任晓云李金萍王丹 ７１７５００） （延长油田股份公司永宁采油厂陕西延安［摘要］随着社会的高速发展，作为原生的信息资源一档案，更应对其进行客观地认识，准确地评价，况且加强科技档案信息资源的开发，是社会信息化乃 至信息社会的必然要求。而对于油田单位而言，档案管理及实现档案信息化的工作才刚刚起步，着力建设培养～支具有档案专业素质的人才队伍是时代赋予的必 然要求，档案管理成为企业生产、经营等各项工作规范性管理的基础与前提。作为企业管理工作者，必须充分认识到档案管理工作在企业生存发展中具有基础性作 用和保护企业知识产权的重要性。 ［关键词］油田；档案；管理；重要性 中图分类号：Ｇ２７０ 文献标识码：Ａ 文章编号：１００９－９１４ｘ（２ｏｌ３）０７－０２３８－０１ 一．油田基层单位档案管理的重要性 许多人认为，档案管理作用不大，可有可无。事实上，档案的作用还是普遍 存在的，档案对于企业管理有着举足轻重的作用，完善、有效的档案资源能极好 地促进企业资源的开发，可以提供各种有价值的信息。企业档案是企业文化建 设的有机组成部分，一个企业从它创立之初就不断地积累着企业档案，企业的 文化思想忠实可靠地记录在企业的全部档案之中。它不但记录着企业产生、发 展和企业文化建设的历史，它还能为企业文化建设提供依据和参考。同理于其 基层单位，每个基层单位的档案管理对于单位的生产、发展有着相当深远的影 响，单位文化建设离不开档案，没有档案，文化建设就难以持久，就没有生命力。 随着时代的发展，档案管理在单位文化建设中将发挥越来越大的作用。 二做好油田档案管理的方法 １规范化、科学化的档案管理，是企业首要做好的一项基础性工作 当今世界已进入知识经济和信息时代，信息已成为比资产更为重要的战略 资源。档案是一种重要信息资源，档案管理工作作为信息产业的组成部分，作为 企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作，同时作为与 企业同步发展的无形资产，在企业管理等各方面正积极地发挥应有的重要作 用。首先必须具备完整的硬件设施，严格按照 档案法》的明确规定，以单位具体 情况科学安排档案室的工作库房选址，合理分布好办公、阅览和库房三室的位 置，并配备好成套必需的办公用具，为档案工作的顺利开展做好充分的准备工 作。日前，高州市档案局副局长黄汉霖在检查火星农场档案工作的时候也着重 强调了档案资料在企业管理中的重要性，对该场领导十分重视档案工作、管理 人员积极负责、资料收集齐全归档及时、严格实行数字化管理并注重档案资料 的开发利用给予充分的肯定。 ２．增强做好档案工作的自觉性，积极拓展档案信息资源 进一步增强做好档案管理工作的自觉性，尽快突破办公室当前档案初级保 管管理，行政、人事档案保管单一的阶段，在规范档案管理的前提下积极拓展档 案信息资源，这是当前档案管理工作的一个重点。目前，单位的档案管理是将平 时上级下发的收文、公司内部发文和签报分别收集，于当年年底、次年年初再次 筛选，将上一年度的文件分类以件装订保存，内容是简单地将行政、党群、人事、 经营管理、综合业务管理制度多方面的集中起来，基本处在档案管理的初级保 管阶段。通过档案专业理论知识学习和考察外地先进档案馆，系统地了解了档 案与档案工作概述的基本知识，以及如何对各类档案进行收集、分类、立卷、归 档、利用等管理程序，对档案管理的各项具体工作也有了进一步的了解和把握， 全方位地了解了档案管理工作的重要性、档案管理人员应该具备的职业素养， 明确了日后管理档案工作的发展方向，为今后的学习和工作奠定了扎实的专业 知识和理论基础。要将档案管理工作做细做实，首先要制定一个工作计划安排 收集资料、归档工作具体时间，定时向各科室各部门收集相关文件，尽可能齐全 完整，并要做到随收随归，方便平时查找，提高工作效率和档案资料的质量 同 时，要着力完善档案类目的编排和存放工作，从细处做起，保护好档案和便于今 后利用档案，为解决企业发展所需各项问题发挥余力。 ３自觉提高业务技能，适应新形势下档案工作的新要求 努力提高自身专业知识和业务能力，认真研究档案工作中遇到的新情况、 新问题，完善档案管理制度加强档案管理的规范化建设，健全各项档案制度，制 定相关管理制度，这是新形势下档案管理工作的基本要求。档案工作既是一项 ２３８ ｉ科技博览 业务性工作，又是一项管理服务性工作。培训学习期间，我深深地感受到了所面 临档案管理思路的冲击，冲击来自于资源的搜集、档案的分类方法，来自于所探 究的如何针对企业特点构建档案体系、拓展档案信息资源的冲击。我深知参加 档案培训的目的，就是要把理论知识应用到实践中去。如何能学以致用，是当前 应该面对和解决的首要闻题，也是日后档案管理工作的重中之重。作为单位的 专职档案工作人员，一是要认真学习档案管理知识，提高认识档案知识的水平。 不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载 体档案的管理方法，夯实理论基础；二是要勤总结，勤改进，不断创新。 ４．建立健全档案管理制度，确保档案管理工作规范化开展 档案信息是一种无形资产，也是企业的宝贵财富。为使档案信息资源不流 失，要建立健全档案管理制度，有了规章制度的规范和约束，才能保证档案工作 规范化的实施开展，这也是档案管理工作顺利进行的保证。 一是将档案管理制度正式纳入企业管理制度，明确管理档案的部门或人 员； 二是建立健全公司档案工作各项制度，依据制度对有关部门进行档案目录 汇集和使用调控。旨在提高职工档案意识，确保档案完整、准确和安全； 三是办公室档案管理人员对档案管理的主要环节要照章管理，并纳人企业 管理运行程序，有利于从文件材料的形成、积累、管理、归档有序进行。而要将档 案管理工作纳入企业管理程序，纳入企业各部门的职责范围和有关人员的岗位 责任制。 三 对油田基层单位档案管理的建议 １加强档案专业人才培养，提高档案管理人员业务素质 要发展单位的档案事业，必须加强档案管理人才的培养，建立～支知识结 构合理的人才队伍，才能使档案工作更好地为本单位各项事业服务。尤其是工 作在油田前线的综合管理人员更需要进行档案管理的专业培训，才能更好地胜 任他们的档案管理工作。 ２．加强基层单位与相关单位档案管理的横向联合和资源共享 建立一个完整的信息系统，实行一体化管理，充分发挥整体优势。同时可以 建立联合目录，实行资源共享，使利用者很方便地获得更多、更广泛的知识、信 息。通过建立联合目录，形成网络，实现资源共享，使各部门充分挖掘资源潜 力，实现资源互补，提高馆藏资源利用率，避免不必要的重复和浪费，因而也可 有效地缓解存储空间拥挤、人员、资金紧张等矛盾，更好地满足单位生产经营 的需要。 ３．加强档案信息的后期利用和学习 档案资源是每个单位十分宝贵的一笔财富，加强它的后期利用可以更好地 保持档案工作的生命力与可持续发展。同时，把其中有价值的部分作为新员工 进入单位的一堂学习课不失为一个很好的办法。相信在分公司、基层单位、档案 管理工作者三方的共同努力下，会将档案信息资源变的更有活力，更赋生机，真 正地为分公司生产、开发、经营服务。 参考文献 ［１］倪晓敏．浅谈电子文件与电子档案管理［Ｊ】．机电兵船档案，２００６． 【２】李谨．浅谈如何做好电子文件的归档管理及利用［Ｊ］．新疆水利，２００９． ［３】张文浩．国企ＣＡＤ电子文件管理模式研究［ 档案，２００９．