用友项目实施(十二)：存货属性要与财务核算一致

作者：倪晓红出处：IT专家网2009-06-19 14:10如果财务管理软件中的数据需要多个部门共享的话，那么在这几个部门之间统计与管理的口径要保持一致。否则的话，很容易出现误差。

连载目录：

项目实施（一）：初始部署与导入“期初数据” 项目实施（二）：细节出发做好财务软件初始化工作 项目实施（三）：财务系统初始化之账套问题 项目实施（四）：财务系统权限设计中的两条捷径

项目实施（五）：选择合适的总帐实现模式 项目实施（六）：善用分类管理 便于统计分析 项目实施（七）：简约原则设置会计科目 项目实施（八）：供应商控制与业务处理 项目实施（九）：供应商删除的条件 项目实施（十）：计量单位管理与控制 项目实施（十一）：如何处理好外币？

【IT专家网独家】仓库与财务部门由于管理机制的不同，所以在统计口径上可能有些不同。像计量单位可以通过系统转换来解决。但是仍然有不少的存货管理属性，需要财务部门与仓库等相关的部门坐下来协商，统一统计的口径，以方便日常的管理。

王晓现在就遇到的了这个问题。在财务管理软件项目的实施过程中，在存货的计价方式、存货的代码、存货的分类上各个部门之间出现了一些分歧。以前在手工管理中，虽然这个分歧也存在。但是可以靠相关人员的手工调整来完成。而现在上了财务管理软件后，不允许随意更改基础数据。所以这些冲突所导致的矛盾就升级了。到底该谁迁就谁呢?在哪些统计口径上应该保持一致呢?经过王晓与实施顾问的一番努力之后，终于在各个部门之间达成了统一的意见。

一、 统一存货的计价方式

存货成本的计价方式比较多，如先进先出、后进先出、加权成本等等。而采用不同的存货成本统计方式，最后计算出来的存货成本是不同的。王晓现在就遇到了这个难题。仓库现在采用的是先进先出的存货成本统计方式。而财务部门为了让存货价值更加的精确，采用了加权平均成本。由于加权平均成本计算起来比较复杂，所以仓库管理上一致没有调整这个存货成本的统计方式。所以每个月两个部门在核对的时候，都有一个误差。财务总监的态度是，只要这个误差在一个合理的范围之内，一般不会追究。

但是上了财务管理软件之后，必须对这个统计的口径进行统一。因为按照现在的操作模式，两个部门都在统计存货成本，虽然可以相互之间进行监督，但是这毕竟是重复的操作。而且这个存货成本的统计其工作量也不小。经过实施顾问的调查分析之后，建议王晓最好由财务部门进行这个存货成本的统计，可以采用加权平均的统计方式。然后仓库部门的话只负责存货的数量。即在月底进行成本结转之前，财务部门需要先跟仓库部门核对一下存货的库存数量。只有在库存数量准确的情况下，才能够进行成本结转的操作。

另外在这个存货的计价方式上，实施顾问提醒王晓，一旦设置了存货的计价方式后，根

据企业会计准则的规定，是不能够随意更改的。所以在财务管理软件中，如用友财务管理系统或者神州数码易飞财务管理模块都有类似的。即在存货计价方式确定后，不能够再进行修改。或者在同一个会计年度内不能够修改存货计价方式。所以在系统初始化时，王孝就需要向各个部门确认这个存货计价的方式。同时向用户告知，确定这个计价方式后就不能够随意更改。至少在一年之内是不能够再采用其他的存货计价方式了。

二、 存货分类方式的不同

统计产品的生产成本，是财务成本会计的主要职责之一。一般来说，企业产品的生产成本包括材料成本、人力成本等等。不过有些管理的比较细的企业，还会对其进行具体的分类。如将材料成本分为零件成本与包装材料成本。在用友财务管理软件中，可以对存货设置多个层次的级别。现在王晓的企业财务人员就是这么统计的。这主要是因为企业产品成本的变动主要是零件成本的变动，而包装材料的成本很少变动。或者其变动对于产品的总成本影响不大。在这种情况下，将产品的零件成本出来进行核算是必要的。

不过在进行类似的管理中，由于不同部门之间的存货分类方式不同，很容易造成冲突。如先在企业中有一种叫做泡壳的原材料，就是那种用来包装的塑料盒子。从用途上来看，这确实属于包装材料。所以仓库部门将其归为包装材料也不为过。但是财务人员认为这个泡壳的价值比较大。其成本若发生变化的话，对产品的总成本将会有举足轻重的影响。为此财务人员是将这个泡壳当作零件，而不是包装材料来管理的。此时两个部门之间就产生了冲突。在没有上信息化管理之前，由于两个部门各自管理产品基本信息表，所以不会有冲突。而现在为了信息的统一性，企业多个部门共享同一种基本信息。所以多个部门在存货的分类上如果存在分歧的话，将无法在系统中反映出来。如仓库现在需要查询所有原材料的库存与成本，而将泡壳分类为零件，则在报表中将无法显示泡壳的存在。同理，如果将泡壳设置为原材料，那么财务成本会计在统计零件成本时，这个泡壳的价格就不会被考虑进去。

实施顾问在了解这个情况后，对王晓说必须要统一这个核算的口径。根据王晓企业的这个情况，实施顾问建议将泡壳归为零件类别。因为仓库之所以将泡壳归为原材料，只是一种形式上的管理而已。而他们可能是将泡壳放在包装材料仓库，而不是放在零件仓库。这对于仓库管理来说，可以进行调整，以反映实际的情况。而泡壳这种原材料，其由于价值比较大，会对成本产生比较大的影响。根据产品材料成本的控制原则，主要是控制零件成本。而且其他产品报价的时候也主要是参考零件成本。所以从这个实用性角度出发，将这个泡壳的原材料归属为零件，比较合理。毕竟企业上信息化系统来强化管理，主要是为了降低成本，提高企业利润。所以从这个目的考虑，将泡壳等价值比较大的包装材料设置为零件，是合理的。这也就是说，企业在设置原材料类别的时候，应该根据管理的目的来设置，而不是根据材料的用途。当多个部门在材料分类有冲突的时候，需要统一口径。此时就可以按照这个原则来进行统一。

三、 将服务性的内容也当作存货来管理

在企业购买或者销售的产品中，有一种比较特殊内容，就是服务。如企业销售产品时，可能还包括安装。无论这个安装是否收费，在财务系统分析中都需要统计这个服务的成本。同时，企业在生产的过程中，也会发生服务。如需要叫外面的专业人士来进行产品检验或者提供一些印刷等企业难以自主完成的作业，这就是一种服务。在企业管理中，财务人员往往

将这些服务当作存货来管理。但是仓库部门当然不同意。这些服务性质的存货跟他们仓库管理根本没关系。现在要将这些内容扣在他们的帽子上，当然不行了。

其实在有些管理软件中，已经考虑到了这个问题。如在Compiere系统中，将存货分为产品、服务。产品就是在企业中实实在在存在的原材料与成品等等。而服务就是指这些服务性质的内容。由于他们在等处理上有一定的差异，所以在系统中将他们分开来处理。不过无论怎么管理，需要肯定的是，将这些服务性质的内容在系统中当作存货来管理是必要的。因为从成本管理与控制的角度讲，这个服务性的支出也会影响企业的产品成本。所以如果不将服务性的支出当作存货来管理的话，就不能够正确统计这个服务性的支出在产品成本中所占的比例。这个服务性成本支出也很难继进行控制。

所以实施顾问建议王晓，无论在系统中是否将服务性的内容作为单独的一个类别来处理，都需要将其当作存货来管理。这主要是为了降低企业的生产成本，为此仓库部门必须在这方面进行让步。

总之一句话，如果财务管理软件中的数据需要多个部门共享的话，那么在这几个部门之间统计与管理的口径要保持一致。否则的话，很容易出现误差。