重庆财经职业学院档案管理办法

第一章 总 则

第一条 为了加强学院档案工作，实现档案管理的标准化、规范化、科学化和现代化，进一步提高档案管理水平，充分发挥档案作用，根据《中华人民共和国档案法》、国家教委《普通高等学校档案管理办法》以及《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》、《重庆市机关归档文件整理实施细则》等档案法规，结合学院实际，特制定本办法。

第二条 本办法所称的档案是指学院从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动中直接形成的对学院和社会具有保存和利用价值的各种文字、图表、声像、实物等不同载体形式的历史记录。

第三条 档案工作是学院的重要基础工作，是衡量学院教育质量和管理水平的一个重要标志，是评估学院教学水平的重要内容，是学院教学、科研、生产、党政管理的重要组成部分，是维护学院历史真实面貌的重要事业。

第四条 学院档案是师生员工辛勤劳动和智慧的结晶，是各项工作的真实记录，是重要的信息资源和历史凭证，是党和国家的宝贵财富。学院各门类、不同载体的档案必须实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统、安全。

第二章 管理和职责

第五条 学院档案工作由分管党政办公室的院领导分管，党政办公室集中统一管理全校档案。党政办公室下设档案室，设专职档案管理员一名。

第六条 各部门（处级建制）由一名负责人分管本部门的档案工作，并配备一名兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理、归档工作。

第七条 档案工作实行岗位责任制，列入干部考核内容。 （一）分管档案工作的院领导职责

1．认真贯彻执行国家档案工作法律、法规，结合本校实际，提出指导性意见。

2．负责将档案工作纳入学院的发展规划和年度计划，使档案工作与其他工作同步发展。

3．审阅学院有关档案工作的规章制度。

4．主持全院性档案工作会议，决定档案工作经费和档案（室）发展中的重大问题，决定奖惩事项。

5．创造条件积极支持档案人员参加各类有关会议、业务培训和学术交流。

（二）分管档案工作的部门领导职责

1．组织本部门人员学习档案法规，执行学院档案工作规章制度。 2．本部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作应纳入本部门议事日程，纳入本部门业务范围和工作程序，纳入有关人员的岗位职责。

3．配备兼职或专职档案员，并保持队伍相对稳定。

4．本部门各类档案的归档率、完整率和合格率要符合规定要求。 （三）兼职档案员职责

1．负责本部门文件材料的形成、积累和保管，坚持平时立卷。根据本部门不同种类的文件材料编制预立卷类目，合理存放，妥善保管。

2．每年应在规定的时间内，将应归档的文件材料整理立卷后向学院档案室移交，并保证归档文件材料的完整、准确、系统。

3．努力学习档案业务知识，积极参加档案业务培训，主动接受档案室的业务指导、监督和检查。

4．注意文件材料的安全和保密工作。 （四）档案室工作职责

1．贯彻执行上级有关档案工作的法规、和规定，完成上级主管机关和档案行政管理部门下达的有关档案业务工作。

2．制订学院档案工作规章制度，经院长办公会通过后组织实施，不断提高档案工作的规范化、标准化和现代化管理水平。

3．负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管全校的各类档案及有关资料。

4．建立健全全院档案网络，指导、监督、检查各部门做好文件材料的形成、积累、整理、立卷和按时归档工作。

5．参加信息工作的整体化建设，做好档案检索工具的编制，积极开发档案信息资源，为学院教学、科研和管理工作提供服务。

6．按规定向上级档案馆移交档案。

7．对超过保管期限的档案，在分管院长领导下进行鉴定，提出存毁意见。销毁档案要登记造册，经院领导批准，两人监销。

8．贯彻执行《中华人民共和国保护国家秘密法》及其规定，做到不失密、不泄密。

9．做好“八防”工作，确保档案的完整、安全。

10．每年年终对档案进行一次全面清点、检查，对档案的收进、移出、库存量、鉴定、利用等情况进行统计，编制年报，及时上报。

11．组织全校专兼职档案员业务培训。开展档案理论和业务的学术研究，组织和参加校内外档案研讨、交流和协作活动。

12．做好院领导交办的其他工作。

第三章 档案队伍的建设

第 档案工作人员列入学院事业编制，根据学院规模和档案数量配备专兼职人员，并保持人员相对稳定，适应学院总体发展要求。

第九条 档案工作人员要认真执行党和国家的方针、和规定，遵守纪律，保守党和，热爱档案事业，忠于职守，钻研业务，具有档案专业上岗证书和一定的科学文化知识。

第十条 各级领导应为档案人员（含专职和兼职档案员）提高政治、业务素质和生活待遇创造条件，关心他们的思想、工作和生活。

第十一条 档案工作人员实行专业技术或职员职务聘任制。

第四章 经费、库房和设备

第十二条 学院要确保档案工作所需的经费，单独列项，列入学院预算。

第十三条 学院必须为档案部门提供专用的符合不同载体档案管理要求的档案库房和适应工作需要的办公、阅览用房。

第十四条 学院要有计划地配齐必须的档案设备，逐步实现计算机管理与档案信息化管理。

第五章 文件材料的立卷和归档

第十五条 建立和完善归档制度，并纳入教学、科研管理人员的职责范围，每项重要的教学、科研、党政管理等工作，都应有完整、准确、系统的文件材料保存。

第十六条 各部门应做到各项工作与建档工作实行“四同步”管理。

第十七条 实行文件材料形成部门立卷制度，一般由立卷人按文件材料的自然形成过程，加以系统整理组卷，编排页号，填写卷内目录，装订后向档案室移交。档案室工作人员要认真指导立卷工作，以保证归档案卷的质量。

第十 科研成果、基建项目、新型产品、大型设备（五万元以上）进行鉴定、验收、开箱时，应分别有科研、基建、产品、设备部门的兼职档案员参加，对应当归档的文件材料进行审查验收并签署意见。

科研项目、基建项目、设备、产品等各类档案分别由科研与发展规划处、资产与后勤管理处负责收集、立卷、归档。

第十九条 学院与其他单位合作的项目，由主办单位立卷归档，保存一套完整的档案。协作单位应将自己形成的文件材料归档，还应复制一套副本，送交主办单位保存。

第二十条 对学院个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的具有保存价值的各种载体、形式的文件材料，必须按规定向档案室移交。任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档。

第二十一条 归档范围 （一）党群类

主要包括学院、工会、团委、民主党派等组织在其活动中的文件材料。

（二）行政类

主要包括行政管理系统在其活动中的文件材料。 （三）教学类

主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。

（四）科研类

主要包括反映学院科研管理和科研项目（课题）活动中的文件材料。

（五）基建类

主要包括反映学院基建管理和基建工程项目活动的文件材料（图纸）及学院房产、地产等重要文件资料。

（六）设备类

主要包括设备工作管理和设备采购论证、订货合同、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、报废审批等各个环节中产生的文件材料。

（七）财会类

主要包括学院财务管理和会计核算活动中形成的文件材料、凭证、帐簿、报表等。

（八）声像类

主要包括学院在党群工作、行政管理、教学、科研、基建、设备、财务等各项活动中形成的照片、录音带、录像带、光盘等。

（九）实物类

主要包括学院在办学过程中获得的各种荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯、奖牌以及废止的各种印章等有重要保存价值的物品。

（十）电子文件类

主要包括学院在办学过程中形成的各类电子公文和上级下发电子文件。

第二十二条 归档的文件材料，必须内容真实、标题简洁明确，制作和书写材料利于长期保存，格式统一、字迹工整、图像清晰、手续完备、装订牢固整齐、注明保管期限和密级（电子文件应有备份），符合有关规定和标准的要求。

第二十三条 归档时间

（一）各党政部门和能按年度归档的部门，应在次年6月30日前归档。

（二）各教学部门和能按年度归档的部门，应在次学年度暑假前归档。

（三）财会档案，在会计年度终了后立卷，按档案管理要求整理编目、暂由财会部门保管一年，期满后的次年6月30日前归档。

（四）科研、基建、设备等专题性、成套性档案，应在项目竣工验收后两个月内归档。

第二十四条 归档份数：文件材料一般归一份，重要或者频繁应用的适当增加副本。

第二十五条 归档手续：归档时需在案卷的备考表内填写本案卷页数及备考等项，部门立卷人和部门负责人签名，交档案室审核验收。归档部门打印“案卷移交目录”一式两份，双方各执一份，归档完毕。

第六章 档案的管理

第二十六条 遵循“保持档案之间的有机联系，便于管理与利用”的原则，依据部门管理职能，结合档案内容及形成特点，对档案进行科学分类、编号。任何个人或部门都不得长期留存或拒绝归档，更不能占为己有。必须定期按规定向档案室移交，全校师生员工都有保护档案的义务。

第二十七条 配备适应需要的档案库房和橱具等设施，做到防火、防盗、防光、防尘、防有害生物、防高温、防潮湿、防污染等标准要求；存放声像等特殊载体档案，应有专门库房和相应的设备，确保档案安全。

第二十 档案应存放在档案柜内，涉密档案应单独登记，专箱存放。档案按档号顺序排放。

第二十九条 已归档的档案需要补充、更改时，必须由有关部门的负责人审签意见，交档案室归档。

第三十条 档案室必须定期检查档案情况，发现破损、霉变的档案，应及时修补和复制，并做出记录。

第七章 档案的利用

第三十一条 档案室管理人员要熟悉库藏档案分布情况，建立健全档案利用制度，确保档案安全。学院内部人员利用档案，应填写《利用档案登记表》，重要档案材料需经分管领导审批后，档案室方可接待并提供利用。

第三十二条 校外人员利用档案，须持单位正式介绍信及个人证件，经归档部门同意，分管档案的院领导审批后，填写《利用档案登记表》，档案室方可接待并提供利用。

第三十三条 学院设置档案阅览室，只限在阅览室内阅档，不得将档案带出阅览室。确因工作需要外借，需填写“借档备查卡”，并经分管档案的院领导审批，方可外借。借期为两周，延长借期需另办续借手续。对借出的档案，档案室要定期催还，发现损坏或丢失，应写出书面报告，报学院按规定严肃处理。

第三十四条 档案室要编制必要的档案检索工具和参考资料，实现计算机检索，努力利用校园网，开发档案信息资源。

第三十五条 未经分管院长批准，任何组织或个人无权公布档案，重要、珍贵的档案只提供备件及复制件。

第三十六条 利用者要求复印档案，须在内容允许的前提下，由档案室负责复印或监督复印。档案利用完后，应填写《档案利用效果登记表》留档案室存查。

第三十七条 为落实房、地、财产、债务、学历、工龄和解决纠纷、生产建设、盈利性商业、汇编出版等有经济收益的单位或个人查阅、证明、复印均应按上级有关规定收费。

第八章 档案的鉴定和统计

第三十 建立档案鉴定制度。档案鉴定工作在分管院长领导下，由档案室与档案形成部门负责人组成鉴定小组，准确判定档案存毁，对超过保管期限的档案进行认真审定，提出存毁意见，写出鉴定情况报告。

第三十九条 需要销毁的档案，应造清册报请分管院长批准后予以销毁。确定销毁的档案应指定专人到指定地点销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第四十条 学院各类档案按其价值确定保管期限为永久、长期、短期三种：

（一）凡是反映学院主要职能活动和基本历史面貌的，对学院工作具有长久利用价值的文件材料，列为永久保管。

（二）反映学院一般职能活动、在较长时期内对学院工作具有利用价值的文件材料，列为长期保管，保存期为15年至50年。

（三）凡是在较短时期内，对学院工作具有参考价值的文件材料，列为短期保管，保存15年以内。

第四十一条 建立档案统计制度。做好平时的统计台帐和原始登记工作；每年年终对档案的收入、移出、库存量、鉴定、利用等情况进行统计。

第四十二条 第四十三条 第九章 附 则

本办法由党政办公室负责解释。 本办法自发布之日起执行。