QMS文件管理程序

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QMS文件管理程序

1.0目的

对本公司所有与质量管理体系有关文件进行控制,确保各有关场所使用文件的有效版本。 2.0适用范围

适用于与质量体系有关文件的控制。 3.0定义

3.1本程序所包括之质量管理系统各阶管制编号文件如下: 3.1.1一阶文件:质量手册。

3.1.2二阶文件:程序文件（依质量手册内所订定的各项程序）。 3.1.3三阶文件:作业标准、检验标准及管理办法等。 3.1.4四阶文件:表单记录（检验记录﹑试验报告等）。

3.1.5外来文件:包括来自顾客的文件(程序文件﹑包装规范﹑图纸﹑规范和标准﹑交付计划)

﹑来自标准化组织的文件(国家和国际的抽样标准以及过程和质量体系标准)和相关法律法规等。

3.2管制性文件:由文管中心所管制之文件,必须依规定发行并随时保持最新版次。 4.0权责

4.1文管中心:负责所有质量管理体系文件与数据的保存﹑分发﹑回收﹑归档与销毁。 4.2相关部门:负责文件与数据之执行保管。各类文件的制订﹑审查﹑核准﹑分发及管制,

各单位依《文件控制权责区分表》(附件一)规划之权责区分执行。

5.0内容

5.1文件控制流程图:(附件二) 5.2文件架构:

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德信诚培训网 管理手册 程序文件 作业标准 表单记录

5.3文件编码:本公司的文件一律按下列编码方式编码(除图面、技朮文件外)

5.3.1管理手册编码方式

QM（QualityManual）-XX:品质手册

5.3.2程序文件编码方式

XX-XX

流水号(01-99)

文件阶层代码(程序文件代码为PR：Program)

5.3.3作业标准编码方式

XX-XX-XXXX

流水号（0001-9999） 部门代码

文件阶层代码（三阶文件代码为WS:WorkStandard）

5.3.4四阶表单编码方式

XX-XX-XX

流水号（01-99） 部门代码

文件阶层代码（四阶表单代码为QR:QualityRecord）

5.3.5外部文件编码方式

XXX-XX-XXX

流水号（001-999） 来源单位代码

文件阶层代码（外来文件代码为OUT）

5.4文件的标识

文件分“受控”和“非受控”两种状态。“受控”本封面盖有“文件发行章”,“非受控”经管理代表批准后发放,在封面上盖“参考文件章”。 5.5文件版别规定

5.5.1文件版本已A0为最新版，修改一次改版为A1，至A9转为由B0版本开始，

以此类推。如有重大修改（体系增删，条款增删等）直接由A版升级为B版。

5.6文件的编写

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5.6.1公司质量手册和程序文件以及、目标由管理代表组织编写。 5.6.2研发部负责编写技朮文件,包括作业标准﹑技朮图纸﹑工程文件等。 5.6.3品保部负责编写检验标准，包括检验标准、QC工程图等。 5.6.4其它各阶文件由各相关部门负责编写。 5.7文件的审批

5.7.1文件的审批按照《文件控制权责区分表》(附件一)执行。 5.8文件发行

5.8.1质量和目标规定的发放范围是公司全体员工；管理手册﹑程序文件、作

业标准、四阶表单发放各相关部门。

5.8.2发行文件必须由文管中心在文件封面及各页上盖上“文件发行章”（含日期）,

以证明其有效性,各单位不得自行复印文件。

5.8.3公司相关文件如需送客户,不准备回收时,则盖上“参考文件”章,并在《文

件分发、签收、回收记录表》记录。

5.8.4文件使用和保管部门应妥善保管文件以确保文件保持清晰,易于识别。 5.9文件的修订

5.9.1文件需要修订时,申请人需填写《文件制订、修订、废止申请单》,经权责主

管签核，各部门主管会签后方可交于文管中心修订。发行时将封面及变更文件同时发放至相关部门，并将旧原文件收回盖“作废”章,并予以销毁。文管中心原案文件盖“参考文件”章后予以保存。

5.9.2文件修改之内容用下划线注明，如原为AQL=0.65%改为AQL=0.4% 5.10文件补发

5.10.1当需使用文件的人员未领到文件时不得随意借用其它人的文件复印,应填

写《文件申请单》,经本部门负责人及管理代表批准,到文管中心办理补发手续,公司内部不能使用未加盖“文件发行章”的复印件,一经发现立即由

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文管中心收回销毁。

5.10.2文件破损严重,影响使用时,应由文管中心办理更换手续,交回破损文件,补

发新文件,新文件的发行日期沿用原文件发行日期,文管中心将破损文件销毁。

5.10.3文件如有遗失时可提出申请,并填写《文件申请单》,经管理代表批准方可

补发,但必须在申请中做出说明,并注明丢失的文件作废,必要时,将作废文件通知各部门,防止误用。

5.11文件的销毁

5.11.1过期或作废之管制文件,由文管中心统一收回并予以销毁。 5.11.2对所有作废的原版文件由文管中心给予保留,保留期限为2年。 5.12文件管理

5.12.1所有原版文件统一由文管中心进行登录保管,对原版文件上不做任何标识,

以便于文件的复印。为防止文件的丢失,应将所有文件进行备份并予以标识。

5.12.2文件档案应放置于通风良好,避免高温,高湿或灰尘之场所；对于机密性文

件,应予以隔离或加锁,以防止人为的损坏或盗窃；各单位文件档案为永久保存；重要文件﹑数据﹑记录,可予备份并分地保存。

5.12.3文件或档案于使用期限终了后,应予以销毁。如有处理规定时,应依规定处

理并作成记录。

5.13技术文件控制

按本程序书要求由文管中心进行发行、管控。 5.13外来文件控制

5.13.1各单位接到外来文件后呈阅部门主管审核后交文管中心盖“参考文件”章,

并登录于《外来文件管制一览表》方可正式使用。需发行时，依5.8执行。

5.14文件评审

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5.14.1定于每次管理评审前，由管理代表召集各部门主管对体系所有文件之符合

性、适用性、有效性进行评审。

6.0参考文件

无

7.0相关表单

7.1文件分发、签收、回收记录表 7.2文件制订、修订、废止申请单 7.3文件申请单

7.4外来文件管制一览表 8.0附件

8.1文件控制权责区分表(附件一) 8.2文件控制流程图(附件二) 8.3文件书写格式(附件三)

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文件控制权责区分表附件一

文件种类 制订 审核 管理代表 核准 总/副总经理 管理代表 文管中心 三阶文件 各单位承办人 各单位主管 四阶文件 各单位承办人 各单位主管 各部门主管 各部门主管 发行单位 收文单位 各 相 关 单 位 一阶文件 体系推行委员 二阶文件 体系推行委员 相关部门主管 更多免费资料下载请进：http://www.55top.com 好好学习社区

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文件控制流程图附件二

流程图相关单位相关文件/表单

开始

文件撰写 各承办人文件控制权责区分表

文件审核 文件控制权责区分表

文件分发、签收、回收记录表

文管中心原案文件管理汇总表

文件分发

正常使用

文件损坏 文件废止 文件制订、修订、废止申请单

文管中心

文件申请单

申请更换 回收报废 继续使用 结束 更多免费资料下载请进：http://www.55top.com 好好学习社区