信息交流管理办法

1目的

在公司内部和外部应建立一种融洽的氛围，实行有效的沟通和交流，以达到管理的有效改进。

2范围：

本公司与管理有关的职能部门(室)、各车间及员工交流沟通，及公司与相关方的外部信息收集与交流。

3职责

3.1总经理负责各部门之间的关系，主持各主要会议。安排各部门主要工作并检查完成情况。

3.2办公室根据实际情况定期不定期召集各部门主要负责人会议及其他相关会议、并做好会议记录及存档工作。

3.3办公室应根据需要采取各种形式来协调全体员工之间的关系，营造积极向上、团结一致的气氛。

3.4各部门负责协调部门内各人员的关系。

3.5公司各管理部门负责与外部相对应的相关方进行信息交流。 4相关文件

4.1《公司会议制度》 4.2《合理化建议制度》 5执行方式

5.1会议制度：开会是公司内部各部门实现沟通的最常用的形式，公司内各部门主要问题的提出、工作的安排、计划的制定及工作情况的汇报等主要是通过会议的形式来的。

5.1.1公司例会：企业每月的工作计划、工作总结、部门之间工作协调

用相关专题题目通过会议沟通。会议由办公室召集，各部门负责人参加。会议应提出当前工作存在的主要问题，探讨解决的办法。公司例会每月召开一次，形成记录备查。另可根据需要随时召开。

5.1.2生产例会：(a)原则上在公司总部生产调度协调例会召开的前一

天，由分管生产领导负责主持召开生产调度协调例会。生产部负责召集并做好会议记录及存档工作，在会议上各部门提出各部门目前（本周）存在主要的问题，经各部门共同研究讨论解决办法，同时向总经理汇报工作情况，总经理审查各部门的工作情况并做出下一期的工作安排。各部门的一些主要的方针、决策都是在会议上决定。各部门之间的一些矛盾、意见也主要在会议上提出并协调解决。（b）每日生产晨会：解决昨天的生产急需解决问题；提出今天的主要生产任务的要点。

5.1.3产品质量安全卫生分析会：感官质量分析会由品管部负责人召开，

工艺技术分析会由酿造部负责人召开，与产品质量安全卫生密切相关人员（销售部等），公司领导、相关部门负责人参加。一般每月召开一次。会议应对生产中存在的质量安全卫生问题进行分析，提出解决办法；也可根据客户的具体要求，提出工艺改进，提高质量的具体措施。如遇特殊情况或客户投诉则随时召开，会议应形成记录。主要对目前生产中质量存在的问题进行讨论分析，分析产生质量安全卫生问题的原因，并抓住主要矛盾，针对客户的要求，提出改进生产工艺，提高产品质量安全卫生的具体方案。

5.1.4管理体系推进改善及培训会议

号召各部门及内审员乃至全体员工参与各体系的推进、整改、完善；通过培训提高他们的质量管理的素质，促进质量管理工作的开展。

5.1.5行政会议：不定期召开行政会议，发布推选公司制度或规定；协调解决各职能部门之间矛盾，解决可以预见的问题，起到预防的作用。

5.1.6车间班组长会议：由车间主任召集并主持，所属车间班组长参加，每月召开一次会议。各班组长向车间领导汇报班组的生产情况及存在的问题，车间领导检查各小组的工作完成情况并下达生产任务，同时传达公司的主要会议精神及文件宣贯，总结布置本车间的工作计划，对存在的问题提出纠正措施。车间主任负责协调所属班组的工作，班组长会议不定期召开，可根据实际情况随时召开。

5.1.7班组会议:班组会议由班组长主持，主要传达车间会议的精神，强调生产中应严加注意的事项（质量、安全、劳动纪律等）。班组长协调本班岗位的工作。班组长会议一般在车间会议后召开，也可根据解决生产中出现问题的需要随时召开。

5.1.8职工代表大会：由工会负责召集并做好会议记录。 由总经理主持，职工代表大会根据需要不定期召开，一般是总经理宣布公司的重大方针政策，管理制度、计划目标等，同时表彰先进工作人员，动员全体员工为公司的发展努力工作。

5.1.9表彰大会：表彰大会一般年终与职工代表大会同时召开。会议由办公室召集，总经理主持，员工代表参加。会议在表彰先进的同时，应号召全公司为企业的发展努力工作。

5.2发布指示：向组织内，下向沟通的主要形式。指示作为一个领导的方法，可理解为是上级的指令，如口令单、通知、联系函等，具有强制性。它要求在一定的环境下执行任务或停止工作，并使指示内容和实现组织密切关联。批示分为指示和书面指示，公司所做出的一些重大决策及安排一般以文件即书面的形式层层下达，而部门主管在本部门的一些指示往往是以口头形式。

5.3 部门间的交流沟通：各部门应及时将有关信息，按公司规定的程序或流程进行传递交流。

5.4合理化建议：合理化建议是增强全员参与意识，提高工作积极性的内部沟通之一。全公司员工可通过邮件、信函向企业提出合理化建议。工会负责收集、归类和研讨，形成意见上报领导。建议如被采纳，该员工受到奖励。

5.4.1设立意见箱，广泛收集员工合理建议：为调动全体员工参与管理的积极性，多为公司献计献策。设立意见箱，任何员工有任何的想法、意见都可通过意见箱反映上来，工会及时收集员工的合理化建议，如被采纳，则应给予奖励。对于员工提出的存在的问题，经办公室调查，若属实，则及时给予解决。通过设立意见箱，减少了上下级沟通的中间环节，提高了员工的积极性、增强员工主人翁意识，融洽上下级关系，促进了有效的沟通。

5.4.2通过各种方式不断提高员工的素质：员工素质的高低是影响沟通的重要因素，通过企业文化的熏陶、组织员工学习等方式来不断提高员工的各方面的素质，优化沟通。

5.5个别交谈：个别交谈也是组织内常用的一种沟通方式。公司领导有组织经常用正式非正式形式，同下级或同级人员进行个别交谈，征询他们对组织中存在问题和缺陷提出他们个人的看法，对别人或别的上级，包括对主管人员提出自己的意见。通过个别交谈，公司领导可以了解下级人员的思想动态，有利于今后工作的开展，同时有利于激励员工，使员工感到自己受到重视，今后将更努力工作。

5.6文娱活动：节日或周末举行一些文娱活动，有利于增进员工的沟通交流，加深员工之间的感情，增强员工的凝聚力。文娱活动一般由工会组织或与团委联合组织，由工会或团委负责人起草活动计划，申请活动资金，由总经理审批，再发动全体员工积极参加。文娱活动包括：晚会、拔河比赛、篮球赛、聚餐等。 5.7优化沟通方法：信息共享：有业务往来的不同部门间实现信息共享，是促进部门间有效沟通的有效方式。不同部门间由于办公地点不同，工作期间接触机会较少，给沟通造成不便，通过电脑中有关信息的共享，使不同部门间也随时了解到其他部门的一些工作信息，节约互访时间，达到有效的沟通。 5.8 外部信息的交流：

5.8.1公司各管理部门应与业务对应集团总部各部门保持联系，及时接收集团总部的各项要求及资料。

5.8.2公司各管理部门应与其业务有关的政府部门保持联系，定期收集本公司有关的各类法律法规及各项标准，传达至有关部门，以确保公司须执行的法律法规及各项标准正确性和完整性。

5.8.3如客户告知产品有质量安全卫生的问题时销售部应按《市场质量投诉受理及反馈规定》执行。 5.8.4 销售部应按《顾客信息收集和利用办法》及时了解顾客需要与期望，并将处理结果回馈顾客。 5.8.5 如原材料的质量安全卫生异常时，办公室采购应及时反映异常问题，并将处理结果通报相关部门。若相公司需要原材料相关资料时，由办公室采购要求供应方提供。

6.信息沟通效果的评估

由办公室组织对信息沟通效果的评估，主要评估：信息反馈的及时性；信息处理的及时性；信息处理的有效性。

7.相关的记录及表格

7.1相关[会议纪要]