一、一切物品一经购入，应按照类别入资材库。
二、物品入库由实物保管员填写材料物资、物料用品入库凭证，标明品名、性质、单位、规格、数量、单价、金额、用途，一式三联由相关采购人员签字。
三、实物保管员设立台帐，依据物品入库凭证第一联按照品名分类记帐，并在月末终了将记帐凭证装订成册保管。记帐凭证第二联随同发票作为财会记帐凭证，第三联返给采购员留存。
四、涉及到应该检斤计量的物品，如煤、油等，在入库凭证后应附有检斤计量单据。
五、一切物品出库必须填写材料物资出库凭证，并标明品名、性质、单位、规格、数量、单价、金额、用途栏目。
六、领用人填写物品出库凭证一式三联，第一联自己用留存，第二联传给财会记帐做为材料物资和低值易耗品推销依据，第三联资材保管员记帐，月末将其装订面册。
七、每季度末由财务科组织进行盘点帐、实物，并据实填报盘点报表给主管领导，发生亏库由保管员负责。
八、填写物品出库凭证应根据实际需要，到资材保管员处填写凭证经科负责人审核，主管领导审批后，方可领用。
九、不允许无出库凭证或者无领导批条而出库任何物资用品，否则按照责任追究制进行追究。
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