日语专业论文正文

齐华贸易公司秘书的工作管理

[摘要] 秘书的基本工作就是为了让特定的上司的工作顺利地进行，从全面支援的工作。具体的包括程表的管理，电话应对，接客应对，文书的写作和管理，出差安排等。由于秘书的特殊地位和作用，所以要做好秘书的工作管理，从而对上司的领导工作有积极的影响和有效的引导作用。

[关键词]秘书 工作 管理 作用 引导

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斉華貿易会社秘書仕事の管理

[要旨] 秘書の仕事の基本は、「特定の上司の仕事が円滑に進むよう、あらゆる側からサポートする」ことである。具体的には、スケジュールの管理、電話応対、接客応対、文書作成・管理、出張の手配など。秘書仕事の地位と作用は特別なので、秘書仕事の管理が良くしなければならない、これによって上司の指導の仕事に積極的な影響と有効な指導の役割がある。

[キーワード]秘書 仕事 管理

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目次

一、はじめに……………………………………………………………1 二、秘書仕事した標準を評価する……………………………………1 三、秘書の仕事管理する原則…………………………………………2 （一）職務を配置する、職務で人に求める原則…………………2 （二）制度規範、権利の一致の原則………………………………3 （三）目標は導く、激励の原則……………………………………3 （四）調和一致、全体効能原則……………………………………4 四、秘書仕事の管理の内容……………………………………………4 （一）秘書人員の管理………………………………………………4 （二）秘書仕事の管理………………………………………………5 五、終わりに……………………………………………………………7 謝辞………………………………………………………………………8 参考文献…………………………………………………………………9

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一、 はじめに

秘書仕事の地位と作用は特別なので、秘書人員仕事の優劣は上司と上司の仕事に重要な影響する。秘書仕事の管理を高めるのは、秘書仕事の効率が高められではなく、秘書仕事の有効な管理が強められる。だから、秘書仕事の管理を強めて、秘書人員の活動は制度化と規範化を要求しなければならない。

二、 秘書仕事した標準を評価する

秘書仕事は管理仕事の一部分である。管理仕事は一つ人類の活動である。人類の活動は意識、目標、効果がある。活動の目標を追求する、活動の効果を獲得するのは全て人類の根本的な特徴である。秘書仕事は同じなことである。

「上司が満足することかどうかによって評価する秘書仕事の標準をします」といわれる。秘書の仕事から上司のために仕事でサ-ビスして、ここ意味の上それは必然的道理があってだか言う。秘書の仕事は一つの科学とするから見ると，こういう言い方は相談する価値がある。

第一、秘書の仕事は従属を持っている、性がある。上司の仕事として秘書の仕事位置に従属している。秘書人員は上司の要求によって仕事しなければならない。同時に秘書人員はまたア組織に指導されて、仕事は上司に満足的にさせるばかりでなく、組織に満足させる。

第二、関係を制約することが存在する。秘書仕事には一定の規約制度がある、それは秘書の行為を規範して、秘書と上司の関係を制約する。ただこの制度に違反しない前提で上司のためにサ-ビスする。違反したら、ミスを犯す。

第三、違う上司の素質、体験、レベル、習慣、性格の差異から、秘書の仕事の要求に対して違う、もし上司が満足かどうかによって秘書仕事する標準を評価する、主観的な隨意性があることは避けられない。ある時、秘書仕事がとてもよくするが、上司はかえって満足できないことを現われる。

秘書の仕事の有効性はひとつの総合的な指標である。それは効果と効率の二つ部分

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を含む。効果は質に対する方面の要求、効率は量に対する方面の要求である。前者は方向と中心、後者は基礎と保証、二つは互いに助け合い,互いに補完する。秘書仕事は自身であまり直接的に効果を反映しではない、その効果と利益性に対して、直接的にそれから活動して結果上にあるいは計算することは無理である。また全体目標を実現する程度を影響する部門は秘書の部門ばかりでなく、まず指導者、まだほかの部門がある。この計算と律することは総合的な考え方を取らなければならない。秘書の仕事は主なことは事務を処理して，能率は主に執務効率の上で具体的に表す。

三、秘書の仕事管理する原則

（一）職務を配置する、職務で人に求める原則

職務を配置するというのは秘書仕事のポストを設立する、職位の数量、類別を含んで、全部実際で需要に基づくべきることである。

職務を配置する原則を実行することは職位分析があるいはポストを分類することは実行しなければならない。職位を分類して、仕事は分析することに基づいて、いっそいくらかの職位に対して総合的に評価して、仕事性質が同じなことかどうかあるいは接近するに基づいて、分類を統一して管理することを実行する。職位の責任の重さ、難易程度と資格が同じかどうかに基づいて、統一的に実行して級、属することなどを管理する。職位説明書、職の級の規範、職務標準、などの規範性書類制定して、規範化の管理することを実現する。

職務で人に求める原則というのは秘書人員を任用する上で，具体的な職位の条件によってしなければならない，を選んで任用する。まず科学、きびしい試験、審査制度、優秀者を採用して昇進する制度と試用期制度を実行しなければならない。その中心は能力を重視して、実際の成績の競争機制である。

職務を配置する、職務で人に求める原則はことを中心とする、合理的に職位を設立すると任用の客観法則が反映する。

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（二）制度規範、権利の一致の原則

制度規範というのは、管理は制度の建設を重視しなければならない、一生懸命に制度化、規範化を実現することである。管理活動で，制度の問題は決める要素である。これら方面のよい制度は悪人に勝手にすることができない、良くない制度は好い人に充分の良いことができない。同時に，ただ人には行為の管理を制度化、規範化を実行して，安定的な管理秩序とよい仕事の効率がある。制度規範の原則を徹底的に実行する、まず，上司と秘書人員は思想の変わりを重視することを要求して、一生懸命に中国の伝統的な人治管理観の負ける影響を克服する。その次、それぞれの規約制度を建設し改善することを重視しなければいけない、それぞれの規約制度を厳格に執行しなければいけない、制度の前で、人々は平等して特別な人物があることを許さない、制度管理の圧倒的な権威を立つ。

権利の一致というのは、個々組織の職能責任と権力は平衡することである。まず、合理的な職位と職位を編纂することを基づいて、責めることを明確すると安定して、これによって前提のこととする。決して上司の握った権力を個人の持ち物を見なして隨意的に支配することができない。実践で問題を見つけることを注意しなければならない、それに職位説明書の形式を合理的修正することを通じて責める権力の規範を調整する。最後、有効な権力の制約と監督機制を設立するべき、適時に直して処罰して失職の行為と越権の行為である。

（三） 目標は導く、激励の原則

目標は導く、激励の原則というのは合理的な職位を設立すると制度化管理を基づいて、目標管理が管理の中での役割を注意しなければならない、それに激励の手段を通じて、絶えずに秘書人員の仕事積極性激発することである。実際的な仕事で，仕事の目標があるかどうかあるいは目標が正確かどうかは功績の決める要素である。 充分に民主を発揚しなければならない、一生懸命組織の需要と個人の願望を結びつける。

秘書部門の中に、一人で秘書人員の仕事の目標は数量化になりにくいだから、秘書

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仕事の目標は定性と群体の目標の主要とする。次に，目標の実施するの中に、管理のポイントは充分に積極性と主動性を動く、すぐに援助する。一生懸命目標審査の科学化を実現しなければならない、真剣に経験を総括する。

（四）調和一致、全体効能原則

調和一致、全体効能原則というのは秘書の活動を管理することは全局の高さに立たなければいけない。全体と局部、局部と局部、内部と外部の矛盾を予防して解決する。目標が統一する、指揮が統一する、合理的な構造をやる。全体仕事の効能を高めるは管理の活動の立脚点と出発点にする。

調和一致の原則を実行する時、まず、組織の目標を合理的に分解して、調和と計画することを強める、単一な上司の指導を堅持する。

全体効能原則を実行する, 人員を任用する時人員の結構が良くなることを注意しなければならない、全体機能の角度から局部の仕事の功労と過失を考査しなければならない。

三、 秘書管理の内容

秘書仕事の管理は二つの方面の内容を含む、一は秘書人員に対する管理、二は秘書の仕事に対する管理である。

（一）秘書人員の管理

秘書人員は秘書仕事の主体である、ただ秘書人員に対する管理を改善し強めして、秘書人員の仕事の管理は正道を行くことができる。だんだんに規範化、制度化と科学化目標に達す。

１．科学的な秘書規範を設立する

秘書の規範というのは秘書人員、秘書仕事の法律準則と行為の標準である。憲法、

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行規からの一般な標準を含む。また各級機関と関係部門は専ら秘書仕事について発布した部門の規範を含む。それにそれぞれ機関自分で制定して、本社秘書人員と秘書仕事の守らなければならない内部の標準を含む。第一種は秘書人員、秘書の仕事の最高活動の準則である。第二種は憲法、行規の基本的原則と精神の具体化、また秘書規範の主部である。第三種は使える範囲が狭くても、それは第二種の標準のけっして欠えない補充である。法定手順は確定すれば、同じ拘束力を持つ。

２．きびしい職位責任制度を実行する

職位責任制度は秘書規範の一つ、また必要な行政の管理制度の一つである。職位責任制度を実行するということは、秘書人員のあるべきな権利、やるべきな職責と義務を明確して、及び守らなければならない紀律である。それぞれの勤め先の職責範囲と仕事任務を規定して、個々の職位は明確な品質、数量の要求がある。だれでも自分の職務を果たす、自分の職責を負う。

３．専門職名の評定制度を設立する

秘書はただ行政職位、秘書部長級、処長級秘書、課長級秘書、課員級秘書，事務局長、事務室主任、秘書処長、秘書課長などがある。秘書は行政職務の一種ばかりでなく、専門である。とても強い専門性を持っている。いくら秘書人員は卒業証書、知識、能力、経歴、成績が持っている、しかし職名を評価して彼らの份がなかった。 秘書専門の職名を評定することは必要ばかりでなく、可能性もある。秘書人員の学歴、能力、知識、業績などの各方面によって職名の標準 を制定する、試験を合格する者は各級の秘書人員の専門職名を授ける、職名証書を支給する。

(二) 秘書仕事の管理

１．合理的、有効な組織機構を設立する

合理的、有効な組織機構を設立するのは、まず秘書部門の総体な目標から出発して、それぞれの負担の仕事が基本的要素を分解する、それに達しなければいけなく質と数量の要求を科学的に分析する、それぞれ仕事の操作方法と操作時間は明確な標準を設立する。それから、お互いに密接な関連する部分は内容性質によって、あるいは表現

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形式によって合理的に平衡して、若幹の専門的な生産ラインを組成する。こんな組織機構、部門と個人の仕事が合理的な運動の中において、共同の全体目標が要求の軌道に入れる。

２．規範化、制度化、科学化の仕事方法と手順を形成する

どんな組織機構でもの日常活動は何度も繰り返して現われる。経験を積むにつれて、人々は要求を符合することを選択して選んで、手順化の解決方法がセットになる。繰り返して現われる情況に会って、すぐ既定の手順と順序行為によって行動する。日常活動はどんな複雑でも、簡単な行為順序を分解することができて、手順化になる。どんなに規範化と制度化の仕事手順を成すか、秘書部門はまだ探索していて、一定の成績を取る。

３．だんだんにオフィスオートメーションを実行する

根本の上で秘書仕事の効率を高めたい、また絶えずに仕事の技術の手段を改良して、だんだんにオフィスオートメーションを実現する。

五、終わりに

秘書仕事の管理をよくやって、秘書仕事の管理能力を高めることは、秘書仕事の効率を高めることができるばかりでなく、それに秘書仕事に対して有効な管理を強めることができて，いっそう上司に仕事の積極的な影響と有効な指導の役割がある。今のところ、秘書仕事の管理を研究した文章がもういっぱい発表された。本論はただ簡単な使い方を説明した。中身は浅く触れており、成熟の見解とは言いかね、まだ不足である。これから、もっと深くて難しい問題について研究したいと思っている。

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謝 辞

最後に、本稿作成に当たっては、終始懇切丁寧なご指導を頂きました張東亜先生に深く感謝いたします。また、貴重なご助言を頂いた劉星先生、福田先生、宋恩女先生、何露丹先生、林珠先生、張婵娟先生に感謝いたします。そして、三年間お世話になりましたクラス内諸氏に感謝いたします。

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参考文献：

[1] 丁晓昌. 秘书学与秘书工作[M].苏州：苏州大学出版社，2002. [2] 季冰. 秘书心理学[M].长沙：中南工业大学出版社，2002. [3] 李欣. 秘书工作[M].北京：高等教育出版社，1985.

[4] 孟庆荣. 秘书工作案例及分析[M].北京：清华大学出版社，2007. [5] 潘月杰. 如何做秘书工作 [M].北京：首都经济贸易大学出版社，2007. [6] 潘月杰. 如何做秘书工作 [M].北京：首都经济贸易大学出版社，2007. [7] 万欣. 现代文秘工作标准操作指南[M].吉林：吉林音像出版社, 2003. [8] 张浩. 新编秘书工作必读[M].北京：光明日报出版社，2002. [9] 张浩. 最新秘书工作实务全书[M].北京： 蓝天出版社，2007. [10] 周庆行. 现代社会学[M].重庆：重庆大学出版社，2005.

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