常用书面用语

常用书面用语 书信历史悠久，其格式也几经变化。今天，按通行的习惯，书信格式主要包括五个部分：称 呼、正文、结尾、署名和日期。

1．称呼 也称\"起首语\"，是对收信人的称呼。称呼要在信纸第一行顶格写起，后加\"：\"，冒号后不再写字。称呼和署名要对应，明确自己和收信人的关系。（具体可参见第四编《应酬称谓》）称呼可用姓名、称谓，还可加修饰语或直接用修饰语作称呼。这里简要说明几条细则：

（1）给长辈的信。若是近亲，就只写称谓，不写名字，如\"爸\"、\"妈\"、\"哥\"、\"嫂\"等；亲戚关系的，就写关系的称谓，如\"姨妈\"、\"姑妈\"等。对非近亲的长辈，可在称谓前加名或姓，如\"赵阿姨\"、\"黄叔叔\"等。

（2）给平辈的信。夫妻或恋爱关系，可直接用对方名字，爱称加修饰语或直接用修饰语，如\"丽\"、\"敏华\"、\"亲爱的\"等；同学、同乡、同事、朋友的信，可直接用名字、昵称或加上\"同学\"、\"同志\"，如\"瑞生\"、\"老纪\"、\"小邹\"、\"三毛\"等。

（3）给晚辈的信。一般直接写名字，如\"乐毅\"、\"君平\"、\"阿明\"等；也可在名字后加上辈分称谓，如\"李花侄女\"等；亦可直接用称谓作称呼，如\"孙女\"、\"儿子\"等。

（4）给师长的信，通常只写其性或其名，再加\"老师\"二字，如\"段老师\"、\"周师傅\"、\"宏海老师\"等。对于十分熟悉的师长，也可单称\"老师\"、\"师傅\"。假如连名带姓，在信首直称\"孙松平老师\"、\"王达夫师傅\"，就显得不大自然且欠恭敬。对于学有专长、德高望重的师长，往往在姓后加一\"老\"字，以示尊重，如\"戴老\"、\"周老\"，亦可在姓名后加\"先生\"二字。为郑重起见，也有以职务相称的，如\"董教授\"、\"陈大夫\"、\"佟工程师\"等。

（5）给一个单位或几个人的信，又不指定姓名的，可写\"同志们\"、\"诸位先生\"、\"XX等同志\"等。给机关团体的信，可直接写机关团体名称。如\"XX委员会\"、\"XX公司\"。致机关团体领导人的信，可直接用姓名，加上\"同志\"、\"先生\"或职务作称呼，亦可直接在机关团体称呼之后加上\"领导同志\"、\"负责同志\"、\"总经理\"、\"厂长\"等。 如果信是同时写给两个人的，两个称呼应上下并排在一起，也可一前一后，尊长者在前。 上述五种场合，有时还可按特殊对象，视情况加上\"尊敬的\"、\"敬爱的\"、\"亲爱的\"等形容词，以表示敬重或亲密之情。当然，这要用得适宜，如对好友称\"尊敬的\"，反而显得见外，对无特殊关系的年轻女性贸然称呼\"亲爱的\"，那就有失检点了。

2．正文

正文通常以问候语开头。问候是一种文明礼貌行为，也是对收信人的一种礼节，体现写信人对收信人的关心。问候语最常见的是\"您好！\"\"近好！\"依时令节气不同，也常有所变化，如\"新年好！\"\"春节愉快！\"问候语写在称呼下一行，前面空两格，常自成一段 问候语之后，常有几句启始语。如\"久未见面，别来无恙。\"\"近来一切可好？\"\"久未通信，甚念！\"之类。问候语要注意简洁、得体。

接下来便是正文的主要部分--主体文，即写信人要说的话。它可以是禀启、复答、劝谕、抒怀、辞谢、致贺、请托、慰唁，也可以是叙情说理、辩驳论证等。这一部分，动笔之前，就应该成竹在胸，明白写信的主旨，做到有条有理、层次分明。若是信中同时要谈几件事，更要注意主次分明，有头有尾，详略得当，最好是一件事一段落，不要混为一谈。

3．结尾

正文写完后，都要写上表示敬意、祝愿或勉励的话，作为书信的结尾。习惯上，它被

称做祝颂语或致敬语，这是对收信人的一种礼貌。祝愿的话可因人、因具体情况选用适当的词，不要乱用。（可参见下节《常用书信用语》的\"祝颂语\"。）

结尾的习惯写法有两种：

（1）在正文写完之后，紧接着写\"此致\"，转一行顶格或空两格写\"敬礼\"。

（2）不写\"此致\"，只是另起一行空两格写\"敬礼\"、\"安好\"、\"健康\"、\"平安\"等词，一定要另起一行空两格，不得尾缀在正文之后。也可以在正文结尾下另起一行写\"祝你\"、\"敬祝\"，再空两格写上\"安好\"、\"健康\"等。

4．署名和日期

在书信最后一行，署上写信人的姓名。署名应写在正文结尾后的右方空半行的地方。如果是写给的亲属、朋友，可加上自己的称呼，如儿、弟、兄、侄等，后边写名字，不必写姓。如果是写给组织的信，一定要把姓与名全部写上。而在署名之后，有时还视情加上\"恭呈\"、\"谨上\"等，以示尊敬。上述自称，都要和信首的称谓相互吻合。

日期一项，用以注明写完信的时间，写在署名之后或下边。有时写信人还加上自己的所在的地点，尤其是在旅途中写的信，更应如此。

一） 公文写作的语言特点来源：

1．经常运用介宾短语。如标题中常用的\"关于\"；文中涉及表述对象或范围时常用的\"

对、对于、将、除了\"；表述时间、地点时常用的\"于、自、在\"；表述目的原因时常用的\"为、为了、由于\"；表述来源根据方式时常用的\"由、遵照、根据、依据、通过、在、随着\"等等。这些短语多被用来充当定语、状语，起限制和修饰作用。

2．经常使用一些比较简洁、庄重、严谨的专用词语和文言句式。有已成为公文中的专用词语，如：\"贵、该、鉴于、至于、兹、兹因、悉、值此、如下、举凡、当即、拟请、经由、 业经、并经、亟应、末、而、则、审核、遵办、理应、势在、希、尚望、准予、定予、不胜、为此、特此、此致、此布、凡......者、是否得当、是否可行、为要以及\"为此，特......\"等等。

3．经常使用所在部门的专业术语，以反映所在单位的业务特点。如经济部门的\"产品、市场、销售、合同\"；司法部门的\"传讯、诉讼、勘验、拘传\"；军事部门的\"训练、装备、动员、指挥\"；外事部门的\"阁下、荣幸地、谅解、顺致敬意\"；科技部门的\"选题、成果、网络、检索\"等等。

4．经常使用无主句、陈述句、祈使句。公文有专用格式，在条例、章程、规定、细则、守则等法规性文件中，由于这些法规的执行人员、施行对象，是广泛而清楚明白的，经常使用无主句，写上反而显得啰嗦。常用的陈述句有，带助词\"了\"的表示完成时态的句式、表示否定的陈述句式、不带判断词\"是\"的表示肯定的陈述句、带判断词\"是\"的表示肯定的句式。常用的祈使句有，带命令语气的表示肯定的句式、带有请求语气的表示肯定的句式、带有禁止语气的表示否定的句式。

5．经常使用联合短语充当各种句子成分。在各种公文中，联合短语经常被用来充当主语、谓语、定语、状语、补语，这样可以省略句子成分中的一些重复部分，因而起到了简洁的作用。

（二）公文写作中的常用术语来源：

在公文写作中，除了上文提到的眉首、主体、版记三部分里的已经讲到的一些常用术语外，还常遇到的有以下这些：

行文 单位间以通报情况、请示问题、商洽事务等为目的的文字往来过程称为行文。各单位的行文关系应当根据各自的隶属关系和职权范围来确定。党政机关的行文分为三种：上行文，平行文，下行文。行文应注意的问题是：

①本着精简文件的原则，严格控制发文数量和范围，可发可不发的不发；

②除特殊情况外，一般不越级行文；

③不相隶属的机关，不应以隶属关系行文；

④不要重复行文；

⑤行文应有主次，注意分清主送与抄送机关；

⑥联合行文的机关应是同级机关。

⑦在报刊上公布的文件可作正式公文，不另行文。

上行文 指下级向主管上级报送的公文，使用的文种主要有请示、报告。

平行文 指平行单位或不相隶属的单位之间的发文，如函。

下行文 指上级对所属下级单位的发文，使用的文种主要有通知、指示、通报、决定、决议、命令、批复等。

制文程序 一般专指对公文的制作流程。

制作公文的程序是：(1)拟稿，即撰写公文，是制文的基础和首要程序。重要的公文应由领导人亲自动笔或主持撰写，一般日常公文则由秘书部门或业务部门拟稿，通常是\"谁主管的事，谁拟稿\"。拟稿的步骤：①首要的是明确使用的文种、发送对象、主题及行文的目的要求；②收集有关材料，进行调查研究；③安排结构，拟写提纲；④落笔起草，反复检查，使其成文。(2)核稿，即公文起草成形送交领导人签发之前，对公文的观点、文字、内容、体式所作的全面检查与修正工作，主要由各单位的办公室秘书或主任负责，一般叫\"把口\"或\"把关\"，就是保证公文的质量。核稿的着跟点是：是否需要制发文件，是否符合国家法制要求，是否体现了党和国家的方针、政策和上级的要求，措施、办法是否行之有效，结论是否正确，结构、用语是否符合公文的特点要求，公文的体式是否规范等。(3)签发，是形成公文的最后一个关键环节。公文经过领导人核准签发即成定稿。会议讨论通过的文稿，可由办公室主任代行签发，涉及本单位带全局性的公文，应由主要负责人签发，一般公文可由分管副职签发。(4)缮印、校对与用印。缮印指依据定稿誊抄、打印或排印成正式文本，校对指根据定稿校正缮印中的差错，用印指加盖印章，公文盖印一般应加盖在成文日期处。

稿本 是指同一公文在撰写、审核、印制过程中形成的在形式、内容、作用上有所不同的文稿、文本。包括草稿、定稿、正本、副本、存本、试行本及各种文字本。

草稿 是文件的原始稿件，供作修改、讨论和审阅用，不具有任何法定效力。文件一般只有一次写成的草稿，重要的文件需要反复讨论修改，可以形成几次或几十次草稿。

定稿 是经过审问，由负责人签发或会议正式讨论通过的完成稿。定稿是文件的标准稿本，是进行缮印的依据。经过多次草拟形成的文件，最后一稿并由领导审批签署的才为定稿。已经正式发布的文件，日后又重新修改时，须保留原来的定稿，不可以将原来的定稿作为草稿在上面修改，而应利用复制件作为草稿，进行修改补充，并重新报有关领导签批。

原稿 即定稿。它是与正式印发件相对而言的。

核稿 文件形成草稿，在送领导审批签发之前，或已经过一定审批手续的稿件，在正式印制之前，由秘书人员进行全面、认真校核的过程称为核稿。核稿是帮助领导审核把关，以保证文件质量的重要措施，也是秘书人员发挥参谋助手作用的一个重要方面。核稿一般是从以下几方面对文件进行检查：①是否准确无误地体现了领导机关的意图，是否符合党的方针、政策和国家的法律、规章，是否注意到同有关文件的衔接；②提出的措施和办法是否符合实际、切实可行；③审批手续是否完备，涉及两个以上部门工作的事项，是否经过有关部门协商取得一致意见，并且经过会签；④文稿是否结构严谨、条理清楚、观点鲜明、提法准确，文字表述是否简明通畅，标点符号是否正确，人名、地名、时间、数字、引文等是否经过认真核对；⑤发文形式、密级确定、发至级限、传达范围等技术处理是否符合规定。核稿工作是一项政策性、技术性很强的工作，承办人员应当有较好的素质，一般来说应具备以下条件：①具有一定的马克思主义理论水平；②熟悉党的方针、政策；②熟悉以往发布的文件；④知识面宽并有相当的文字能力；⑤尤其要具有高度的政治责任感和严肃认真的工作态度。

清样 经过初步核稿的文件，如果有较大改动，在送有关部门征求意见或送领导审批之

前，应作打印处理，所产生的清楚的稿样称作清样。清样在送有关部门征求意见后，可能还会有较大改动，需要再次印制成清样才能送批。因此，有些重要文件，要反复印几次清样才行。注意：这里说的清样与印刷版上打出来的校样不是一个概念。

正本 正本是指对定稿内容完整再现的具有法定效用的正式文本。其外形特征是：格式正规、有印章等有效标志。

试行本 是规范性公文正本的一种特殊形式，即试验推行本，在规定的试验推行期间具有正式公文的法定效用。其外形特征是：一般在文种后用括号注明\"试行\"字样。

暂行本 也是规范性公文正本的一种特殊形式，在规定的暂行期间具有正式公文的法定效用。其外形特征是：在公文标题的文种之前加注\"暂行\"字样。

副本 是公文的复制本或正本的复份，供知照、存查用。作为正文复份的副本与正本在外形上基本无区别，但在使用目的、送达对象上与正本有所不同。正本送达主送机关，供对方直接办理，副本送抄送机关了解内容或由本机关留存备查、归档等，副本具有与正本一样的法定效用。作为正本复制体的公文副本，不具备保存正本公文的全部特征，如没有印章、签署者亲笔署名等，因而不具备正式公文的法定效用，只能供参考、备查用。

修订本 是指原来已经发布生效的公文，经重新修正补充再发布的文本。自修订本发布生效日起，原文本宣告作废。它也是规范性公文正本的一种特殊形式，其外形特征是：基

本与正本相同，只是需在上面做出稿本标记，如标明\"修订本\"字样等。

送审 又称呈批，即将经过认真校核确认无误的文稿报送有关领导审批签发。送审时，应以简要文字说明核稿中的重要情况和需要领导决断的疑难问题。同时，要附送原件和重要的征求意见稿清样。文稿送出后，要掌握批转去向，适时催询审批结果，免得贻误工作。

签发 签发即签署，是形成文件的最后一个关键环节。文件经过领导人核准签发即可生效。签发人代表机关或部门，对文件从政治到文字上都负有完全责任。签发是领导人履行职权的一种形式。因此，签发人只是对本身领导职权范围内的有关文件才有权签发，核稿工作是一项政策性、技术性很强的工作，承办人员应当有较好的素质，一般来说应具备以下条件：①具有一定的马克思主义理论水平；②熟悉党的方针、政策；②熟悉以往发布的文件；④知识面宽并有相当的文字能力；⑤尤其要具有高度的政治责任感和严肃认真的工作态度。

清样 经过初步核稿的文件，如果有较大改动，在送有关部门征求意见或送领导审批之前，应作打印处理，所产生的清楚的稿样称作清样。清样在送有关部门征求意见后，可能还会有较大改动，需要再次印制成清样才能送批。因此，有些重要文件，要反复印几次清样才行。注意：这里说的清样与印刷版上打出来的校样不是一个概念

正本 正本是指对定稿内容完整再现的具有法定效用的正式文本。其外形特征是：格式正规、有印章等有效标志。 试行本 是规范性公文正本的一种特殊形式，即试验推行本，在规定的试验推行期间具有正式公文的法定效用。其外形特征是：一般在文种后用括号注明\"试行\"字样。

暂行本 也是规范性公文正本的一种特殊形式，在规定的暂行期间具有正式公文的法定效用。其外形特征是：在公文标题的文种之前加注\"暂行\"字样。

副本 是公文的复制本或正本的复份，供知照、存查用。作为正文复份的副本与正本在外形上基本无区别，但在使用目的、送达对象上与正本有所不同。正本送达主送机关，供对方直接办理，副本送抄送机关了解内容或由本机关留存备查、归档等，副本具有与正本一样的法定效用。作为正本复制体的公文副本，不具备保存正本公文的全部特征，如没有印章、签署者亲笔署名等，因而不具备正式公文的法定效用，只能供参考、备查用。

修订本 是指原来已经发布生效的公文，经重新修正补充再发布的文本。自修订本发布生效日起，原文本宣告作废。它也是规范性公文正本的一种特殊形式，其外形特征是：基本与正本相同，只是需在上面做出稿本标记，如标明\"修订本\"字样等。

送审 又称呈批，即将经过认真校核确认无误的文稿报送有关领导审批签发。送审时，应以简要文字说明核稿中的重要情况和需要领导决断的疑难问题。同时，要附送原件和重要的征求意见稿清样。文稿送出后，要掌握批转去向，适时催询审批结果，免得贻误工作。 签发 签发即签署，是形成文件的最后一个关键环节。文件经过领导人核准签发即可生效。签发人代表机关或部门，对文件从政治到文字上都负有完全责任。签发是领导人履行职权的一种形式。因此，签发人只是对本身领导职权范围内的有关文件才有权签发，不得越权。 传达范围 指可以听到宣读文件的人员范围。文件需要传达到哪个范围，一般都是根据临时情况确定的，文件中应当注示清楚。

（三）公文中的常用词语

下边介绍一些公文写作中的常用语

按语 或称\"案语\"。以发文单位的名义对所发文件、材料加以指导、说明的一种公文形式。按语对下级的工作具有指导作用。按语可分为四类：

①说明性按语，说明材料来源和编发原因，或特别说明何人要发和发至什么范围；

②提示性按语，指出材料的中心、要点或提纲挈领地介绍其内容；

③批示性按语，对下发单位作出指示，提出具体要求；

④评论性按语，对编发的材料进行评论，表明意见和态度。针对全篇材料的按语，一般置于正文之前，注明\"编者按\"或\"按\"；针对材料的某一部分的按语，一般夹在文中，加括号注明。

表态用语 公文中表示作者意见、态度的词语。据表态用语的轻重程度可分两类：明确表态用语，如\"应、应该、同意、不同意、责成、批准、支持、反对、不妥、照办、请核查、照此办理、遵照执行、贯彻执行、迅当办理、业已颁布、组织实施、贯彻落实、取消、禁止、取缔、作废、阅处、存查、存疑、存档、\"等；模糊表态用语，如\"原则同意、原则批准、似应、拟应、拟同意、研究执行、参照执行、供参考、可借鉴、酌情处理、酌情执行\"等。 称谓用语 公文中表示对机关、单位、集体、个人不同人称称呼的词语。一般性称谓用语用于上对下、下对上、平行机关或不相隶属的机关、单位之间，如\"本(厅)、我(厅)、该(厅)、你(厅)、本署、各有关部门\"等。表示尊重的称谓用语多用于下对上、不相隶属的机关、单位之间，如\"贵(厅)、××长\"等。党内一般称\"××同志\"。

承启用语 公文中承上启下的词语。常用于通知、决定、报告、计划、规章制度等文种。其特点是：前以一介词结构承接上文，后用一固定的结构形式引起下文，如\"根据......特作如下决定\"\"为了......提出如下意见\"\"为此、对此\"等。承启用语的上文一般较简短，下文是文中内容的主体部分，并多用条款形式表达。

告知词语 指公文中表示告诉使知晓的用语。如\"见告、速告、电告、转告、收悉、得悉、已悉、示知、下情上达、上情下达\"等。 公布词语 指公文中表示将法令、文告、指示、事项等公开发布，对大众宣告的用语。如\"公布、发布、颁布、颁发、颁行、布告、明令\"等。

简称用语 指公文中经过简化的词语。其作用是可使行文简洁，内容概括鲜明，便于掌握和记忆。地名、机关名称使用简称必须是规范化的简称，如\"中共中央\"。事物名称使用简称用语有三种方式：

(1)节缩式，如\"外长\"。

(2)统括式，如\"不抓辫子，不扣帽子、不打棍子\"简称为\"三不主义\"。

(3)选点式，如\"九·一八事变\"\"南昌起义\"等。

结尾用语 公文中表示全文结束的词语。不同的文种结尾用语也不同。 如请示的结尾用语可用\"以上请示当否，请批复\"\"妥否，请批示\"\"上述意见如果可行，请批准\"等；

报告的结尾用语可用\"以上报告如有不当，请指示\"\"以上报告如无不当，请批转各地执行\"等。另外，像\"请批示、请核示、盼复、函复、为荷、为要、为盼、申报备查、待备案、

请核准、见复、查复、此复、示复、请复、请复示、盼予答复、切切此布、此令、此据、请照办、请予审批、望予审批、函告、专此函达、特再重申、特再函询、谨致、谨报、特先函商、特先联系\"等也都是常用的结尾用语。

经办词语 指表示通过或责成有关人员或部门加以办理的词语。如：经、经查、经与、经向、经管、径送、径自、径与、径向、后经、业经、均经、现经、拟经、一经、业于、接办、接洽、存档、查阅、查禁、拟建、拟定、拟订、悉数、悉心、责令、责成、承转、定夺、 开起用语 公文中用在正文的全篇或段落的起首开端表示行文目的、依据、原因、背景等的词语。如\"兹、兹因、兹悉、兹就、兹据、兹经、兹介绍、兹定于、兹有兹派、兹聘、；欣闻、欣悉、欣逢、欣值；据报、据了解、据核实、据、根据、依据；际此、值此；关于、为了；按照、遵照、依照、查、奉；现将、前接、倾奉、顷接、倾据、倾闻、近接；悉、敬悉、均悉、经由；由于、鉴于、随、随着\"等。模糊语言 根据正确反映公文思想内容的需要，有意识地运用模糊性的语言达到表述上的准确性的写作方法。在公文写作中，正确地运用模糊语言，可提高语言表述的准确性、概括性，给一些问题的阐述留有回旋的余地。模糊语言一般运用于：表述内容是带有模糊性的概念；暂时无法实施但又必须说明的内容；需要留有回旋余地的内容；类举的事例不能全部列出的内容等。常见的模糊语词有：

(1)表示时间的，如\"现在、最近、近日、近几天、前几天、今年以来、正在、一度、上午、早晨、中午、下午、晚上、适当时候\"等等；

(2)表示范围的，如\"每、各、有的、部分、少数、一些、个体、某种、某些、有关、以上、以下、等、多数、大多数、主要、绝大多数\"等；

(3)表示程度的，如\"一般、比较、适当、很、极、显著、逐步、有所、进一步、基本

上、大体上、普遍、几乎、原则上、酌\"等；

(4)表示频率的，如\"经常、多次、不断、反复、接连、再次、往往、三令五申、连续\"等。 判断词语 公文中表示肯定或否定决断的用语。如\"系、显系、纯系、确系、果系、均系、均为、不予、不当、不妥、不法、不宜、不符、不力、为好、为宜、为妥\"等。批语 上级机关对下级来文或有关资料的指示性语句。按用途可分为：批复下级请示的批语；批转下级报告的批语；批示有关资料的批语。

批转用语 公文中表明对下级来文批示意见或向下批转、转发公文的词语。常用的有\"批示、审批、阅批、核阅、阅示、核示、批转、转发、颁发、印发、发布、公布、周知、函发、下发、下达\"等。

谦敬用语 公文中对行文对象表示礼仪、敬重的用语。多用于公文的开头或结尾处。按使用范围可分为：各种行文通用的，如\"请、奉告、奉悉、奉送、奉还、谨、谨悉、敬悉、谨启、拜托、拜会、拜读、承蒙、光临、光顾、缅怀、不胜、惠于、鼎力支持、大力协助\"；上行文常用的，如\"奉、呈送、报请、拜谒、见示、见教、见谅、\"；平行的领导机关之间使用的，如\"函邀、函请、拟\"等。

期请用语 公文中表示作者某种期望和请求的词语。多用于上行文，有时也用于平行文和下行文。常用的期请用语有\"请、敬请、恳请、即请、提请、报请、拟请、送请、务请、提请、呈报、上报、报批、报送、希、望、希望、即希、尚希、尚祈、尚盼、切望、热望、务希、恳予、希予、希将、希能、盼、切盼、如蒙\"等。

强调用语 公文中表示突出强调的用语。如\"必须、必需、务必、务须、务期、务请、特此、特予、特请、均须、均应、切记、切实、切勿、切切、非经、不得、严禁、严词、

鉴于、基于\"等。 审核词语 指公文中表示审查核实的用语。如\"审核、审查、审阅、审定、审议、审批、审处、核实、核定、核对、核准、核减、查明、查照、查处、查办、查实、查访、查询、查对、查证、查收、查究、清查、追查、追究、复议、复核、复查、考查、考核、校阅、校订、鉴别\"等。 时限用语 指公文中表示时限或时间的用词。如\"迅即、即、立即、迅予、火速、当即、及时、届时、届期、庚即、应即、须即、请即、希即、望即、即予、即行、即日、定期、当务之急\"等。 申述词语 指公文中表示申述说明性的用词。如\"申述、申诉、申说、申辩、申明、申报、申请\"等。

协商词语 指公文中共同商量、讨论的用语。如\"协商、协议、商榷、商议、商酌、 商斟、会商\"等。

雅语 典雅庄重的公文语言。适当地运用雅语，可使公文内容的表达简明、平实、庄重。运用雅语一般要求是：使用规范化的书面语言，不用口头语言；使用朴实无华的语言；适当使用少量的文言词语。

引叙用语 公文中表示引述来文的词语。主要用于批复、复函、指示、决定等文种。常用的引叙用语有\"收、接、悉、前收、前接、现收、现接、近收、近接、惊悉、欣悉、收悉、闻、近闻、惊闻、欣闻、喜闻\"等。

征询用语 公文中表示征请、询问对有关问题的意见的词语。主要用于上行文的结尾和平行文的结尾。常见的有\"当否、可否、妥否、能否、是否、是否可行、是否妥当、是否同意、如有不当、如无不当、如有不妥、如无不妥、如果不行、如果可行、意见如何\"等。

综合用语 公文中用以连接具体情况叙述和总括性叙述的词语。综合用语具有承上启下的作用。常见的综合用语有\"为此、据此、值此、至此，有鉴于此、综上所述、总之、总括、

总而言之、概而言之、依据上述、据前所述、综上情节等

(四)公文中专用语的使用

1．公文中的名称表述 公文中第一次出现的人名、职称、地名、组织机构名称应写全名。除符合规定者外，不用简称。同一名称在一篇或数篇文稿中多次出现时，要注意前后统一，如有变动应予说明。涉及多人的职务时，应据场合按规定正确排序。各类单位、地区名称在文稿中第一次出现时应写明所在地区或归属。各种事物名称连用时要注意相互之间的概念属类，不能互相包含。 使用度量名称要严格按国家规定书写。 不要用明文规定不用的旧名词。如\"满清\"应改用\"清朝\"。

专业术语，要谨防用错；难懂的术语或群众不熟悉的名称要慎用。

使用译名，应注意统一。凡外国国名、地名、人名、党派、政府机构、报刊等译名，以新华社的译名为准。如\"韩国\"不要称为\"南朝鲜\"。

2．公文中的时间表述 公文中的时间表述要准确、具体。来源：www.examda.com 准确的时间表述，不能用一些交代不够清楚的时间概念，如\"前年、昨天、上月以前\"等等，而应写明具体的年、月、日。紧急文电还应加注时、分。公文中的年份一概用全数，不得省略。如\"一九九八年\"不能写为\"九八年\"。 起草文件参考历史资料时，应核实该资料的确实时间再使用。公文中出现历代朝代年号时应加注公历年份，如\"唐开元庚辰\"应加注\"(公元704年)\"或写为\"公元七0四年(唐开元庚辰)\"；引用历史资料涉及时间概念时，应加说明。

3．公文中的数字表述 公文中数字的书写形式，按照规定，凡使用阿拉伯数码书写得体的地方均应使用阿拉伯数码，如发文号、统计表、计划表、序号、百分比、时间以及

一切数词等；专有名词以及习惯用语中的必须使用汉字书写，如\"十六大\"、\"九五\"计划等；有的公文数字书写需要使用汉字，但应统一。最基本的要求是，同一公文中同类的不得汉字与阿拉伯数码混用。数字的增减、降低、提高的概念必须准确，如：增加了二倍，即原为一，现为三；增加到二倍，即原为一，现为二。超额百分之八十，即原为一百，现为一百八十。降低到百分之八十，即原为一百，现为八十；降低了百分之八十，即原为一百，现为二十。降低、减少不能用倍，如：不能用\"降低××倍\"或\"减少××倍\"的提法，只能用\"降低百分之几\"或\"减少了百分之几\"。 引用统计数字时要真正有助于说明有关问题，可引可不引的数字最好不引。使用各种数字必须做到真实、准确。引用的数字中，如有\"约、近、左右\"等约略用语不能省略，以保证表达原意。

4．公文中的省略原则 公文中用语的省略主要是以准确、明白、不发生误解为原则。 姓名、地名、单位名、时间都要用全称书写。如国文件中第一次出现的人名、地名、单位名称已使用全称，在说明\"以下简称为×××\"的情况下，再次出现时可用简称。 外国人的姓、名、父名应写全。 时间名称不能只写一半。 有些确已为全国人民所普遍熟悉的事物，如\"三个代表思想\"\"晋冀鲁豫\"\"京广线\"等，可用简称。

五、书信常用祝愿语 信的结尾大都要用祝颂语或致敬语。祝颂语的选用也要根据自己与收信人的关系，以及收信者的年龄、职业、身份、地位等具体情况决定。写信的祝颂语也非常多，而且古今不同，也应注意选用。比如，对长辈可用\"敬祝 安康\"\"祝您 健康\"\"敬视 安好\"\"恭叩 福安\"等。对平辈可用\"此致 敬礼\"\"即颂 学安\"\"祝你 进步\"\"祝 工作顺利\"等：对晚辈可用\"愿 学习进步\"\"希 工作努力\"。收信人是教师，可用\"敬颂 教安\"\"即颂 教棋\"。收信人是作家、记者、编辑，可用\"此祝 撰安\"\"即颂 著安\"\"此祝 文棋\"\"此颂 笔健\"。收信人是夫妻，可用\"恭祝 俪安\"。如正遇到节日，就用祝贺节日快乐的词语；也可根据季节不同用\"顺颂 春安(夏安、秋安、冬安)\"等。总之，不论怎样写，都应有助于自然之表达自己真诚的祝福。

祝颂语要在正文之后另起一行空两格写；也可在正文之后另起一行空两格写其前半部分，如\"祝\"\"敬祝\"，然后另起一行顶格写后一部分\"幸福\"\"\"安康\"等；也可紧接正文书写，不另起行；一般在末尾用叹号，也可不用标点。