办公及日常物品管理办法

办公及日常物品管理办法

文件编号：SX-NK-ZW-02 版 本 号：1.0

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佛山市友仁友信人力资源服务有限公司 文件编号 SX-NK-ZW-02 办公及日常物品管理办法 版本号 1.0 修 订 页 编制/修订原因说明： 为规范公司办公用品的采购与使用，合理使用资源，使之既满足员工工作需要又杜绝铺张浪费，有效降低运行成本，培养节俭的良好习惯，达到节能降耗的目的，特制定本办法。 原章节号 现章节号 全部 新编 修订（内容）说明 修订人/时间 编制： 审核： 会签： 批准：

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佛山市友仁友信人力资源服务有限公司 文件编号 SX-NK-ZW-02 办公及日常物品管理办法 版本号 1.0 目 录

1.目的 ……………………………………………………………………………………………………………………3 2. 范围 ……………………………………………………………………………………………………………………3 3. 职责 ……………………………………………………………………………………………………………………3 4. 程序与内容 …………………………………………………………………………………………………………3 4.1 物品申购 ………………………………………………………………………………………………………3 4.2 物品入库 ………………………………………………………………………………………………………3 4.3 物品领用 ………………………………………………………………………………………………………3

4.4 物品保管 ………………………………………………………………………………………………………4 4.5 物品维修 ………………………………………………………………………………………………………4 4.6 物品遗失管理 …………………………………………………………………………………………………4 4.7 物品费用分摊及成本控制 ………………………………………………………………………………5 4.8 厂服的领用发放规定 ………………………………………………………………………………………5 4.9 安全帽领用发放规定 ………………………………………………………………………………………5 5.附则 ………………………………………………………………………………………………………………………6 6.附录 ………………………………………………………………………………………………………………………6

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佛山市友仁友信人力资源服务有限公司 文件编号 1.目的

为规范公司办公用品的采购与使用，合理使用资源，使之既满足员工工作需要又杜绝铺张浪费，有效降低运行成本，培养节俭的良好习惯，达到节能降耗的目的，特制定本办法。 2.范围

2.1公司所有部门及科室办公及日常物品、办公设备的申购、领用、保管。

2.2 办公用品范围主要包括：打印（复印）纸，文具、电话机、电源插座，计算器等日常工作需要的用品。

2.3 日常物品范围主要包括：清洁用品、体育文娱用品、药品、抽纸、厂服、安全帽、劳保用品等。 3.职责

3.1 总务科负责办公及日常物品的管理（采购、入库、保管、发放、回收）等。 3.2 使用部门负责办公及日常物品申请、领用、使用等。 4.程序与内容 4.1 物品申购

4.1.1 公司所有办公及日常物品的采购工作，统一由总务科负责实施采购工作。 4.1.2 各部门应于每月20日前根据工作需要提交下月的办公用品需求，由部门文员填写《办公用品申购单》，总价格200元内的经部门负责人签字，行政总监审核后采购，总价格在200元以上的需增加一份《办公用品申购登记审核确认表》呈总裁审批方可采购。 4.2 物品入库

4.2.1 办公用品入库前须进行验收，对于符合规定要求的，由行政总务人员登记入库；对不符合要求的，办理调换或退货。

4.2.2 物品采购应由总务科确认入库后，方可报销。

4.2.3 行政总务人员须对办公用品做到分类存放，码放整齐，清洁有序。

4.2.4 要认真做好新购物品入库前的检查、验收工作，要建立办公用品管理台账，做到入库手续、发放有登记。 4.3 物品领用

4.3.1 领用办公用品须各部门指定专人，应在《领用登记表》上填写好领取物品的名称、

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SX-NK-ZW-02 办公及日常物品管理办法 版本号 1.0 佛山市友仁友信人力资源服务有限公司 文件编号 SX-NK-ZW-02 办公及日常物品管理办法 版本号 1.0 规格型号、数量、项目名称、用途、领取人、领取时间后，方可发放物品。

4.3.2 领取的非消耗性办公用品（如订书器、计算器、剪刀、文件架等）应列入移交，如重复申领，应说明原因或凭损毁原物以旧换新，杜绝虚报冒领。

4.3.3 领取的原则是：工作任务清楚，使用目的明确，一次一领，随用随领，用多少领多少，专领专用。

4.3.4 办公用品管理部门及人员应恪尽职守，坚持原则，照章办事，严格控制办公用品的领取数量和次数，保证办公需要。对于消耗品，可根据历史记录和本年度预算费用控制指标设定领取基准。明显超出常规的申领，领取人应作出解释，否则行政总务人员有权不发。 4.4 物品保管

4.4.1 办公用品由总务科统一保管。

4.4.2 库存办公用品的种类和数量要科学确定，合理控制。常用、易耗、便于保管和适于批量采购的办公用品可适量库存。要避免不必要的储存或过量积压，确保供应好、周转快、消耗低、费用省。

4.4.3 批量购入的办公用品应即时入库存储，入库单上如实填写接收物品的名称、规格、单价和数量。

4.4.4 加强对办公旧物的管理。阶段性使用和暂时闲置的物品要妥善保管，随时待用；替换的各类办公设备交由总务科统一保管，要及时回收。登记造册，修旧利废，充分利用。

4.4.5 定期进行办公用品库房盘点，确保账物相符。随时掌握库存物品的数量、质量和需求情况，适时增加库存，保障供给。 4.5 物品维修

4.5.1 电脑、打印机、传真机、复印机等办公用品出现故障及需维护（加碳粉）时由使用部门向行政总务网管提出维修申请,如故障严重则，由网管填写《物品放行单》委外维修。

4.5.2 总务科若发现办公设备为人为故障，应追究使用人或责任人的责任。

4.5.3 如遇办公用品由于损坏或超出使用年限等情况，维修费用较高，需淘汰或新品替换，则需对该物品进行报废处理，由总务科填写《办公设备报废申请单》说明情况，由部门总监审核，会签财务中心，呈总裁审批后做报废处理。 4.6 物品遗失管理

4.6.1 公司员工应爱护和节约办公物品，同时应承担良好保管的义务。

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佛山市友仁友信人力资源服务有限公司 文件编号 SX-NK-ZW-02 办公及日常物品管理办法 版本号 1.0 4.6.2 如办公物品出现人为遗失，应由保管人员、使用人员及其部门负责人共同承担相应责任。

4.6.3 如办公室出现被盗等情况，导致贵重办公物品及公司机密文件被盗，遗失部门应积极配合侦破案件，如能追回遗失物品和遗失文件，则相关人员应被处口头警告，同时被警告人应加强防盗、防劫观念，积极建议改进防盗措施；如遗失物品及文件不能追回，则由相关人员及部门负责人对该事件负责，具体处罚措施由公司商议后决定。 4.7 物品费用分摊及成本控制

4.7.1 办公用品采购费用实行按部门核算，并计入各部门月计划费用内，由总务科统一核算，办公用品一经领用费用即分摊至所在部门。

4.7.2 总务科需严格控制办公用品的申请、采购、入库、出库的过程。各部门负责人、助理及文员应监督本部门员工的办公用品的使用情况，要求自觉爱护办公用品，如因不正当或不合理使用而损坏物品应照价赔付。 4.8 厂服的领用发放规定

4.8.1 厂服分夏装和冬装二种，发放各以2套为准，原则上夏装穿着时间为每年5月1日至10月30日，冬装为每年11月1日至次年4月30日。

4.8.2 新入职员工入职10天后方可到行政中心领取厂服（根据夏冬装穿着时间决定款式），并登记领用日期。在职员工每满2年可重新免费领用新厂服一次（根据穿着时间分别领取夏冬装各2套）。在职员工按规定领用厂服不扣费，如领用超出规定件数或距上次领用日期未满2年的，则须按原价购买，期间如损坏破裂而需修补或更换拉链等配件的，应自行负责。 4.8.3 未按规定领取厂服扣费标准：

4.8.3.1 行政类夏装衬衫：50元/件；行政类冬装衬衫：70元/件；行政类男西装上衣：218元/件；行政类男西裤：100元/条；行政类女西装上衣：200元/件；行政类女西裤：90元/条。

4.8.3.2 车间类夏装：60元/套；车间类冬装：80元/套。

4.8.3.3 离职员工从厂服领用第一天算起，领用满1年的不用扣费，未满1年的，按剩下月份扣费。

4.9 安全帽的领用发放规定

4.9.1 安全帽分三种颜色：白色安全帽供入职10天内一线员工进入车间使用，黄色安全

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佛山市友仁友信人力资源服务有限公司 文件编号 SX-NK-ZW-02 办公及日常物品管理办法 版本号 1.0 帽供入职10天以上员工进入车间使用，红色安全帽供客人参观厂区使用。

4.9.2 新入职员工第一天上班到行政中心处领取白色安全帽，入职第10天回来行政中心换取黄色安全帽并登记安全帽编号。

4.9.3 安全帽实行“以旧换新”的原则，如出现安全帽外壳破损，请及时到总务科登记并更换新的安全帽，如安全帽内胆损坏，只需更换内胆即可，如发现是人为因素造成的安全帽破损，则照价赔付。 5.附则

本办法自发文之日起执行，行政中心负责最终解释权，原相关文件在本办法执行之日起废止。 6.附录

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