广告公司财务管理制度(2016.4.6)

1.1预算管理制度

第1章 总则

第1条 目的

为合理控制广告费用支出，保障客户公司广告宣传工作的顺利开展，同时充分发挥广告传播的最大效用，特制定本制度。

第2条 使用范围

本制度适用于公司所有的客户广告费用预算编制工作

第3条 人员制度

1.客户部经理和财务部经理负责广告预算方案的审核及预算使用过程的监督检查工作 2.业务专员负责编制广告费用预算方案和组织执行预算方案 第4条 名词解释

广告费用预算是公司客户部对客户广告活动所需费用的计划预测，是指客户进行广告活动所需的费用总额及费用使用范围和使用方法等。

第2章 预算编制程序

第5条 规划广告工作

客户部经理根据客户的要求确定广告工作计划和广告目标。 第6条 开展市场调查

市场调研部负责在预算编制准备阶段收集行业信息和内部信息，对客户公司所处的市场环境与社会会境，公司资源和竞争对手情况进行调查 第7条 分析调研信息

市场调查资料经市场调研专员整理后，汇总至市场调研部经理处。市场调研部经理负责对调研信息进行分析，并确定客户公司的潜在市场基本特征，市场调研包括以下内容。

1. 潜在消费者对广告产品的知晓程度。 2. 消费者对广告产品的态度。 3. 现有消费者购买产品的情况 第 确定广告投放策略

客户部经理结合客户公司市场营销战略，广告规划，广告目标以及市场调研信息分析结果确定广告投放策略，确定为达到既定广告目标所需要的广告投放方式和次数。

第9条 编制广告费用预算

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客户部经理应根据客户公司广告预算总额要求，销售目标以及广告投放目标编制预算。广告费用主要构成内容已经各部分所占比例如下表所示。

广告费用构成表

费用项目 广告市场调研费 说明 包括广告调研，咨询费用，购买统计部门和调研机构的资料所支付的费用，广告效果检测费用等 广告设计制作费 主要包括广告设计制作的材料费用，工艺费用，运输费用等 广告媒介费 主要指购买媒介的时间和空间的费用 其他费用 广告活动业务费，公关费，与其他营销活动的协调费用等 第3章 预算分配管理

第10条 广告费用预算审批

广告费用预算编制完成后，由客户部交财务部审核，审核通过后提交运营总监以及总经理审批

第11条 编制预算分配

客户部应根据客户公司广告投放策略选择预算分配方法，细分费用项目，并填制“广告费用预算分配表”（如下所示）

广告费用预算分配表

编号： 日期：

广告项目 广告预算总额 费用项目 市场调研费 费用明细 文献调查 实地调查 研究分析 报纸 开支内容 预算期限 预算人员 费用额度 执行时间 2 / 18

占广告费用总额比例 5% 5%-15% 80%-85% 2%-7% 广告设计费 杂志 电视 电台 网络 户外广告 第4章 预算监督管理

广告制作费 印刷费 摄制费 工程费 其他 广告媒介费 报纸 杂志 电视 电台 网络 户外广告 广告部门 管理费 人员工资 公关费 办公费 其他 其他杂项开支 总计 第12条 预算监督管理目的

为了保证广告费用预算方案的执行，达到预定的广告目标，使广告费用使用适度，合理，减少，避免偏差和失误，广告预算在付诸实施后，公司相关人员应加强对广告预算进行监督和管理。

第13条 广告预算确定后，公司任何管理人员都应在广告预算的有效期限内，严格按照广告预算的各个项目，数额开展工作。

第14条 由于存在各种不可预测因素的影响和制约，允许在执行广告预算方案的过程

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中出现一些偏差，因此在拟定广告预算时应保留一定的伸缩度。

第15条 各个环节要严格按照广告预算方案的内容开展工作，不定期对广告预算实施情况进行检查，并总结广告预算实施情况，对实施效果及预算中的各项要求进行比较以及制定调整方案。

第16条第17条

第5章 附则

本规定由客户部拟定，解释、修改权归公司客户部。本规定自发布之日起实施。 4 / 18

1.2费用报销管理制度

第1章 总则

第1条 为加强公司费用报销管理，规范报销工作，维护公司利益，降低公司成本，特制定本规定。

第2条 公司费用报销工作须参照本规定办理。

第3条 公司财务部负责各项费用的报销审批、发放等工作。

第2章 费用报销程序

第4条 经办人员在报销单据背面签名后，填写“费用报销单”并在“报销人”处签名，然后将单据整齐粘贴于“费用报销单”之后，上报部门负责人签字。

第5条 出纳审核“费用报销单”所填数据是否与附在其后的单据的数据相符，以及所填单据内容是否符合有关财务规定。

第6条 出纳须将“费用报销单”及有关附件按审批权限报公司相关领导审批后方可支付现金。

第7条 出纳取得按规定的审批程序审批完毕的“费用报销单”后履行支付程序，收款人签名，出纳加盖“现金付讫”或“银行付讫”印章。

第 所有报销须取得正式的、单据，并具有经办人的签名。

第3章 各类费用报销办法

第9条 办公用品采购费用报销

1.各部门若需购买办公用品，应在每月月初填写“办公用品申购单”，并交行政部汇总后统一申请。申购单经行政部经理签字后呈公司领导审批，审批通过后方可履行购买。

2.对于临时急需的零星办公用品的购买，使用人员必须填写“零星物品申购单”向行政部申请，经行政部经理同意后由行政专员临时购买。

3.其他人员不得随意购买办公用品，否则不予报销。 第10条 创意制作部所需物品采购费用报销

1.创意制作部使用的工具、用具及广告用品必须按月预算、统一申请。

2.对于临时急用的广告用品的购买，使用人员需填写“零星物品申购单”向公司总经理申请，经同意后方可购买，同时应及时将该笔报销单据报送财务部按规定程序审批。

第11条 各部门填写所购物品清单交财务处出纳，由出纳统一填写并编号，要求所填内容、金额齐全。

第12条 报销人对所购买的办公用品及广告用品进行报销时，均须附清单于后，

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否则不予报销。

第13条 市内交通费报销

1.外出办事非紧急情况不得搭乘出租车。如遇特殊情况，应事先征得部门领导同意。 2.报销时，报销人必须在出租车背面注明“年月日，由地方到地方办理事务”，并签名。

第14条 通信费用报销

1.公司经理及以上人员的通信费用按 元/月标准报销，超过部分自理。如实际费用未及报销标准，则按实际发生数额报销。

2.主管级员工的通信费用按 元/月标准报销，超过部分自理。如实际费用未及报销标准，则按实际发生数额报销。

3.其余员工一律不得报销通信费用。特殊情况需报销者应由当事人所在部门经理提供书面申请，详细说明被申请报销人员报销该费用的必要性。

4.出现下列情况者，财务部不予报销。

（1）用其他月份的原始凭据代替当月凭证报销者，或擅自修改原始凭证者，不予报销。 （2）所取得的原始凭据的客户名称与报销人单位不相符者，不予报销。

第4章 附则

第15条 本规定由公司财务部拟定，解释、修改权归公司财务部。 第16条 本规定自发布之日起实施。

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1.3出差管理制度

第1章 总则

第1条 为规范出差管理流程，加强对出差预算的管理，特制定本规定。 第2条 本制度适用于公司所有员工。

第2章 出差审批权限

第3条 员工出差前应填写“出差申请单”。出差期限由派遣负责人视情况需要予以核定。

第4条 出差的审核决定权限

1. 当日出差：出差当日可以往返的，一般有部门经理核准。

2. 远途国内出差： 日内的由部门经理核准， 日以上的由总经理核准：部

门经理以上人员的出差一律由总经理核准。 3. 国外出差：一律由总经理核准。

第5条 交通工具的选择标准

1. 短途出差可酌情选择汽车作为交通工具。 2. 副总经理远途出差一般选择飞机作为交通工具。

3. 其他员工远途出差一般选择火车作为交通工具。部门经理报销级别为软卧，其他人

员的报销级别为硬卧。如有特殊情况，可向总经理申请选择飞机作为交通工具。

第3章 出差借款与报销

第6条 费用预算

公司坚持“先预算，后开支“的费用控制制度。各部门应对本部门的费用进行预算，做出年计划，月计划报财务部及总经理审批，并严格按计划执行，不得超支，原则是不支出计划为费用。

第7条 借款

1. 借款的首要原则是“前帐不清，后帐不借“。

2. 因出差或其他用途需借取大笔现金时，应提前向财务预约。大额开支应按银行的有

关规定用支票支付。

3. 借款要及时清还。员工须在公务结束后3日内到财务部结算还款。 第 报销

严格按审批程序办理：按财务规范粘贴“报销单”→部门主管或经理审核签字→财务部核实→财务部核实→总经理审批→财务领款报销。

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第4章 差旅管理

第9条 出差申请与报告

1.员工出差之前必须提交“出差申请表”（见下表），注明出差的时间，地点和事由，行政部据此安排差旅，住宿等事宜。

出差申请表

出差申请人 部门 岗位 出差目的地 预计出差时间 出差理由 费用预算 年 月 日---- 年 月 日，共计 天 交通费 住宿费 餐费 业务招待费 预借费用 部门经理 （签字） 实际出差时间 变更理由 出差报告提要 部门经理 财务审核 总经理 其他费用 合计 总经理（签字） 2.将“出差申请表“送人力资源部留存，作为考勤记录依据。

3.出差途中生病，遇意外或因工作实际情况需要延长差旅时间时，应打电话向公司请示。不得因私事延长出差时间，否则其差旅费不予报销。

4.员工出差完毕后应立即返回公司，并于3日内凭有效票据证明（如机票，车票等）到财务部办理费用报销，差旅补贴等手续。

5.员工出差后，必须于3日内向主管汇报工作，并写出详细的书面报告报总经理审阅。 6.未按以上程序办理出差手续或未经审批所发生的费用，公司将不予报销，并对员工按

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旷工进行处理。

第10条 费用标准及审批权限 费用标准及审批权限如下表所示。

差旅费用标准及审批权限表

人员类别 总经理助理及以上级别管理层 部门经理，普通员工 飞机，火车，船，汽车等 交通费用 出差期间的住宿，正常餐饮费用 1.凭所购票据实报实销 2.分别经部门经理，总经理审批 1.须取得税务局的统一(住宿费用需注明开票日期，入住及退房日期)，并加盖有限印章 2.按报销标准予以报销（如下表所示） 3.分别经部门经理，总经理审批 招待费，交际应酬费 （需详列说明） 1.费用发生前，需征求部门经理，主管副总的批准 2.未经事先批准的此类费用，责任人自行承担 出租车费用

员工出差住宿，餐饮费用报销标准

费用 城市 住宿 餐饮 早餐 元/天 元/人/餐 元/天 元/人/餐 一级城市 二级城市 ----------------- 费用类别 所有费用开支 报销条件，报销额度及审批人 实报实销，由总经理审批 三级城市 元/天 元/人/餐 元/人/餐 午餐，晚餐 元/人/餐 元/人/餐 注：不按上表规定执行而超出报销标准时，员工必须提交书面说明，写明理由，经副总经理签字后方予以报销，否则由报销人自己承担超出报销标准部分的费用。

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第11条 出差补贴标准

1. 短途出差时，员工在出差当天的9:00前出发，17:30后返回公司的，可享受一天的

出差补贴，否则不予计算出差补贴。

2. 计算远途出差者的出差补贴一般采取“去头留尾“的原则，例如，9日出发，12日

返回者，给予3天的出差补贴，如果员工能提供9日9:00前出发，12日17:30后离开出差地的相关证明，则可给予4天的出差补贴。 3. 出差补贴的标准根据员工的职位级别另行确定。

4. 如果出差人员由接待单位免费招待，则公司一律不予发放出差补贴。如果出差期间

发生了已经批准的招待费，则招待期间不发放相应的餐费补贴。 5. 出差期间不得另外报支加班费，法定节假日出差的另计。 4. 国外出差 第12条 国外出差

1.u员工赴国外受训考察时，其食宿由其他公司安排者，公司为该员工每日支付生活费 元。

2.出国人员因公所花的交际费，应酬费，除经总经理核准由公司开支的部分外，多余部分由个人承担。

第5章 附则

第13条 下属与上级一起出差时，下属差旅费可比照上级标准支给。 第14条 本公司董事，监察人及顾问的出差旅费比照经理级别标准支给。 第15条 餐费，住宿费的支领标准可随物价的变动由总经理随时通令调整。 第16条 本制度经董事会核定后实现，修改时亦同。

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1.4开票流程

1.公司每笔业务原则上采取签到合同后收业务款或一定预付款，再执行合同，给客户开流程：将签定的合同或明细电子档发到财务审核后，确定开具何种性质，再予以开票。

尤其是设计部门开票必须提前将业务明细及成本提交到财务部核实。

2、公司每笔出入帐务由各负责此项业务人员负责办结，报总经理批复，由财务部门负责监

督。

3、公司每出具必须由负责此业务人员留存联签名,并负责应收款项的及时回款。

若暂时无法回款，必须向财务部门及上级领导申请并提供担保此款项追回的最终日期。 4、公司各业务经办人员在与客户签定合同时必须明确具体的收款日期。逾期未回款的,经办

人须及时催款并报知总经办，若款项无法追回,业务经办人员须承担公司损失。 5、公司员工离职前,须将自己负责的业务帐务结清，并办理完整的离职手续后方可离职。 6、财务部于每月底出具未到款明细单并发放到各业务负责人手上。公司员工需及时安排自身业务款项的办结。

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1.5广告费用预算表单 1.5.1广告费用预算书

广告公司在接到客户的广告制作单时应进行详细调查，根据具体情况出具“广告费用预算书”，提交给客户审阅。“广告费用预算书”范例如表1.5.1-1所示。此表同样适用于设计部门业务接单表，每笔业务接洽后填写此预算书，申请费用借款。

表1.5.1-1 广告费用预算书

客户名称 广告费用预算项目 广告费用预算总额 项目 市场调研费用 广告设计费用 广告制作费用 广告媒介购买费用 印刷费用 其他费用 要求：1.各部门每笔业务借款的首要原则是“前帐不清，后帐不借“。 2.因业务需借取大笔现金时，应提前向财务预约。

3.借款要及时清还。员工须在业务结束后3日内到财务部结算还款，并办理报销手续，逾期不予办理。

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开支内容 负责人 期限 预算员 费用 执行时间 1.5.2广告预算审批表

“广告预算审批表”是广告公司内部进行广告费用控制的工具，其范例如表1.5.2-1所示。

表1.5.2-1 广告预算审批表

广告项目 项目负责人 广告预算总额（元） 预算明细 开支项目 市场调研费 广告设计费 广告策划费 广告创意费 合计 印刷费 设备费 摄制费 服装费 化妆费 道具费 布景费 广告制作费 工程费 演员演出费 明星代言费 文字制作费 音乐制作费 动画制作费 后期制作费 其他

广告制作期限 预算员 费用（元） 备注 —— 13 / 18

合计 电视 报刊 杂志 广播 广告媒介费 户外 网络 其他 合计 财务部审核 —— —— 财务部经理签名： 日期： 运营总监审核 总经理审批 总经理签名： 日期： 运营总监签名： 日期： 14 / 18

1.5.3预算超支审批表

“预算超支审批表”例如表1.5.3-1所示。

表1.5.3-1 预算超支审批表

广告项目 客户公司名称 广告预算总额（元） 项目负责人 客户方负责人 实际支出总额（元） 超支原因 签名： 日期： 预算超支明细 超支项目 合计 广告公司 财务部审核 广告公司 经理签名： 日期： 预算（元） 实际费用（元） 超支百分比 超支原因 运营总监审核 签名： 日期： 广告公司 总经理审核 客户公司 负责人审批

1.6广告费用执行表单

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签名： 日期： 签名： 日期： “广告牌投放费用表”如表1.6-1所示

表1.6-1 广告牌投放费用表

广告牌名称 总计 发布内容/主题 面积及位置 刊登期间 费用（元） 备注 广告公司审核 签字： 日期： 客户审核

1.7财务核算与管理

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签字： 日期： 财务核算与管理 一级二级职能 职能 （1）制定各项财务制度（广告费用的收取办法、现金管理办法、1．制定财务制度 预算执行与监管办法等），报领导审批后执行 （2）制定财务考核办法和财务控制措施 （3）定期和不定期地对财务管理的规章制度的执行情况进行检查 （1）组织会计核算与账务处理 （2）准确编制会计报表，及时向董事会及相关部门上报会计2．日常会计核算 报表 （3）进行公司固定资产的账目管理 （4）广告费用的收取与管理 （5）公司各项费用支出管理 （1）组织制订公司的年度财务计划 财务 核算 与 管理 （2）制订年度、季度、月度财务收支计划与预算 3．财务计划 （3）监督落实年度预算的执行情况并进行分析，将相关情况上报董事会 （1）定期进行财务综合分析和预测 4．财务分析 （2）针对问题及时提出财务控制措施和建议，并报公司领导参考 （3）对公司新的业务项目进行财务预测与分析 （1）设定财务考核标准 5．财务考核 （2）根据考核标准对财务工作及财务部员工进行考评 （1）严格执行有关财务制度 （2）严格监督各项财务收支 6．财务监督 （3）及时处理违反财务纪律的事件，发现重大问题及时上报公司领导并提出处理意见 （4）做好审计工作 （1）参与公司的经营决策，为公司领导提供决策备选方案 7．提案建议 （2）协助公司领导做好经营前景的预测分析 17 / 18

三级职能 （3）做好同行业相关信息的搜集与整理，及时向公司领导提出建议 （1）及时了解、掌握国家有关税务，搜集相关信息 8．税务工作 （2）组织公司的报税工作 （3）协调好与税务部门的关系 （1）根据公司董事会及总经理的指示做好资金筹集、供应和使用管理工作 9．融资管理 （2）与有关金融机构保持密切联系，积极开拓融资渠道，为公司建立有效的融资途径

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