档案管理考试复习资料.doc

1. 早在3000多年前的殷商时代，就己经有了档案。 2. 东晋安帝时（公元404年）出现纸。

3. 文件是档案的基础，档案时文件的精华。文件的价值作为档案构成的要素和条件，决不能 “有文必档”。

4. 档案不同于一-般的信息资料，它是特定的形成者在当时当地直接使用的原始文件的转化 物。 5. 原始记录性是它的本质属性。

6. 档案作用的性质有两个方面：一是凭证性；二是参考性，也称为档案的基本价值。 7. 国家档案全宗，又称“国家全部档案”，是社会主义国家档案工作的一个专业术语。国家 档案全宗的含义是指国家所冇的、由国家统一管理的档案的总称。

&档案工作从广义上讲，是指国家的整个档案事业各组成部分的工作。它包括档案室工作、 档案馆工作、档案事业管理工作、档案教育工作、档案科学研究工作和档案宣传、出版工作。 9. 档案工作包括收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研、利用服务等八项工作。 10. 档案工作实行统一领导，分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方而利用。 11. 统一领导、分级管理是档案工作的组织原则和管理体制。 12. 便于党和国家各项T作的利用，这是档案T作的根本1=1的。

13. 档案室是各机关、团体、金业、事业单位统一•保管和组织利用本机关档案的内部组织结 构。 14. 档案馆是集中管理档案的文化事业机构。 15. 做好档案接收和征集工作，是档案馆的首要任务。

16. 屮国第一历史档案馆负责收集和保管明代和清代中央机关形成的档案。

17. 接收现行机关的档案，是各级档案馆收集工作的经常任务，也是档案馆馆藏的主要來源。 1&丰富与优化馆（室）藏是完善馆（室）藏建设的一个重要方面。

19. 丰富和优化馆（室）藏的主要原因（一）档案完整性原则（二）档案系统性原则（三）档 案利用实践性原则（四）档案价值性原则（五）档案特色性原则。

20. 档案整理是按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使 Z有序化的过程。

21. 档案文件之间的历史联系主要体现在文件的來源、时间、内容、形式等四个方面。 22. 全宗是一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体，是档案馆（室） 对档案进行管理的基本单位，也是国家档案全宗的基木分类单位。

23. 全宗不变5种情况：（1）立档单位改变名称（2）立档单位改变隶属关系（3）立档单位 迁移工作地点（4）立档单位在一定时期内停止活动或其职能并入英它立档单位，以后乂重 新恢复（5）立档单位内部机构调整

24. 全宗内常用的档案分类方法主要有三种：即年度分类法，组织机构分类法和问题分类法。 25. 案卷H录是以全宗为单位逐卷著录案卷的题名及其他特征并按案卷号次序编排而成的一 种档案目录。

26. 立档单位在英职能活动中形成的，办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件。 27. 对于归档文件以“件”为单位进行整理。

28. 件号是指归档文件以件为单位所给予的代码，它反映文件在排列顺序屮的物理位置。件 号分为室编件号和馆编件号。

29. 档号是档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。 30. 档案鉴定是判定档案真伪和价值的过程。

31. 档案鉴定工作的内容主要包括以卜•儿个方面：一是制订档案保管期限表，作为鉴定档案 价值的主要依据。二是对冇保存价值的档案划分保管期限。三是对超过保管期限的档案进行 审杳，

其中无保存价值的予以剔除销毁。四是鉴别历史档案的真伪。 32. 档案鉴定工作的原则：全面的、历史的、发展的、效益的。

33. 鉴定档案价值的基本工作方法是直接鉴定法，就是直接地、具体地审查档案内容。 34. 档案保管期限表是档案部门准确划定档案保管期限，科学鉴定档案价值，确定档案保管 期限的垂要依据和时限标准。

35. 档案保管期限表是档案工作制度体系中重要组成部分，是各级立档单位档案鉴定工作屮 的主要依据，是判定各种文件寿命的具体标准，其权威性以及使用语言的准确程度、结构层 次、条目设遇、包括内容等的确切性、统一性、全面性、可操作性，直接关系到档案的质量。 档案保管期限表的科学与否肓接彩响鉴定质量，最终影响档案的有效利用。 36. 保管工作是维护档案完整与安全的活动。

37. 档案保管的基本任务:防治档案的损坏、延长档案的寿命、维护档案的安全。 3&全宗卷是说明历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷。

39. 档案统计就是对反映和说明档案及档案工作现象的特征进行搜集、整理和分析的活动。 40. 计算机档案数量的尽量单位用“米”。

41•档案检索工具是用于储存、查找和报道档案信息系统化文字描述工具、是（hl录）（索引） 和（指南）等的统称。

42. 档案检索工具的基本职能有两个方血：一是（存储），二是（检查）。

43. 档案著录是档案馆（室）编制检索工具时，对档案的内容和外形特征进行分析、选择和 记录的过程。

44. 档案著录标引工作的作用是多方面的，它具冇登记、介绍、报道、交流和检索的作用， 其中最主要的是检索作用。

45. 《中国档案分类法》于1996年出版笫二版。

4&以职能分工（或者职能分类法）作为《中国档案分类法》的主耍分类标准。 47. 档案工作的服务性集屮表现在开展利用工作上。

48. 档案提供利用的基本途径：以档案原件提供利用、以档案副本或复制件提供利用、编写 书面参考资料、编辑出版档案文件汇编和著作、制发档案证明。

49•档案咨询服务是指档案馆（室）答复询问、指导和帮助利用的活动。

50.1987年9月5 H颁布《屮华人民共和国档案法》当自形成之H起满30年向社会开放。 51. 开放档案的范围不仅仅指屮华人民共和国建国前档案，也包括屮华人民共和国建国示满 30年的档案。

52. 在资本主义社会大部分历史档案nJ以向社会开放，档案得到更多的利用。

53. 特别是1980年党中央、国务院作出了开放历史档案的重大决策，1987年《档案法》以法 律条文的形式作出了开放历史档案的决定，明确规定了档案向什么人开放、多长时间开放、 开放内容是什么、采取形式如何等。这是我国儿千年来的档案工作第一次以法律形式确定向 社会开放档案（主意开始时间是1980年）

54. 档案编研工作，是档案馆（室）根据社会利用的需要，对档案内容进行研究和编纂的工 作。 55. 档案编研工作的主要（物质对彖）是（档案文件）。开展编研丄作是为了开发利用档案信 息资源，应以馆（室）藏档案文件为主要对象。

56. 编研工作以满足社会对档案信息的（利用需求）为主要目的。

57. 大事记是按照吋间顺序简耍记述一定范围内发生的重大事件、重耍活动的-•种档案参考 资料。

58. 电子档案是指具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数 据。 59•音像档案是记录声音或影像的档案，包括（照片）、（影片）、（录音带）、（录像带）等。 60. 会计档案具有其存在的普遍性、内容的专业性、形成的严密性和形态的多样性。

61. 人事档案是各级各类国家机关、社会团体和企业、事业单位在人事管理活动中形成的记 述和反映某人经历和徳才表现，以个人为单位整理、集屮保寸，以备日示杳考的文件材料。 62. 人事档案的特点：材料來源广泛、材料专指性强、内容机密、反映情况具有动态性、分 类划一、整理统一。

63. 人事档案的内容统一划分为十类，不能有任意随意性。

64. 人事档案工作是按照科学的原则和方法管理人事档案，及时准确地提供人事档案为人事 工作服务的一项专门工作。

65. 编写大事记应按照历史唯物主义观点，坚持实事求是的原则，尊重历史、尊重事实，维 护事物的本来面目，客观的加以记述。 五、简答

1.简述文件转化档案的条件？

答：文件转化为档案是有条件的，不是一•切文件均可转化为档案，文件转化为档案一般需要 具备三个条件：（1）办理完毕的文件才能作为档案，正在承办中的文件不是档案。（2）对口 后实际工作和科学研究等活动具有一定杏考利用价值的文件，才有必要作为档案保存。（3） 按照一定的规律保存起來的文件，才能最后成为档案。 2 •简述档案行政管理机关的职能？

答：《档案法》规定：“国家档案行政管理部门主管全国档案事业，对全国的档案事业实行统 筹规划、组织协调、统一制度、监督和指导。”具体职能如下：（1）统篦规划档案事业。（2） 组织协调档案事业各方面的关系。（3）统一制定档案工作制度。（4）监督「指导档案业务。 3 •简述保管期限表的作用？

答：（一）统一认识，步调一致。档案保管期限表在鉴定整个档案工作中具有重要的地位和 作用，各级档案部门要编制出木机关的文书档案保管期限表，认识上的片面性、局限性、差 异性。（二）提高鉴定质量和效率。保管期限农为档案价值鉴定提供了较为明确的标准，有 助于各级档案人员在鉴定档案价值吋的理解和执行，有效地促进档案基础工作的开展，提高 工作效率。（三）防止错误地销毁档案。各单位编制的档案保管期限表须经同级档案行政管 理部门审查同意后才能执行，这样可以有效地杜绝个别机关领导因对档案重视程度不够而擅 自销毁档案的现象。

4•电子档案的特点？

答：（1）信息内容的非肓接性。电子档案信息内容是人工不可识读的数字式代码，只有借助 计算机解码，才能转换成人们可识读的记录。（2）信息存储的高密度性。电子档案载体都具 有存储密度大的特点，具有“海量存储”之称。（3）信息与载体之间具有可分离性。电子档 案内容信息存放的位置不是固定的，可以从一个载体转换到另一载体上，内容信息却不发生 任何变化。（4）多种信息媒体的集成性。文字、图形、声音、影像等多种媒体信息可以单独 或互相搭配构成电子文件的内容，真实地再现历史活动情况。（5）系统依赖性。电子文件从 生成传输到存储归档都是通过计算机实现的，所以电子档案与计算机及英外部设备和软件, 有着密切的关系。这种关系决定了电子档案对设备及软件坏境的依赖性。 5 •简述档案检索工具体系的基本要求？

答：（一）要冇一定数量的不同种类的检索工具。检索工具只冇数虽多、内容全、专业面广, 才

能为利用者开辟广阔的信息来源，从不同角度获取档案信息的途径。（二）不同种类的检 索工貝要能够功能互补。检索工貝种类多样化的本质在于功能齐全，检索工具体系应是一个 多样形式、多种层次、多种结构的，相互间既有明确分工乂有密切联系的有机整体，检索工 具的项冃设置要实用介理，易于掌握。（三）检索工具设置要与利用需求相吻合。检索工具 的编制应以人多数利用需求为依据，满足多方面、多和度查找档案的需要。（四）馆藏性、 查检性、介绍性检索工貝并举。一个档案馆（索）的检索工具体系中，应同时具有馆藏性、 查检性和介绍性检索工具，三者不可偏废。三种检索工具并举，功能互补，才能为利用者提 供恰当的检索途径，满足利用需求。（五）正确处理各种检索工具之间的关系。档案馆（室） 的检索体系也是一个系统工程，在档案检索体系中，分类目录具有系统性强的特点，主题目 录便于特性检索和少量利用档案。二者各有所长，二者可互相结合，互相补充，以适应查检 档案的需要。 6 •会计档案的作用？

答：会计档案是会计活动的记录，它的作用表现在多方面，但主要是凭证盒参考作用。具体 体现在以下儿个方面。（一）会计档案是经济管理工作的依据。（二）会计档案是打击经济领 域犯罪活动的重耍凭证。（三）会计档案在落实党和国家各项政策中，发挥了重耍的凭证作 用。（四）会计档案是研究经济发展历史的可靠史料。 7 •简述归档制度的内容？

答：归档就是办理完毕具有保存价值的文件经过系统整理交档案室或档案馆保存的过程。归 档制度的内容主要包括：归档范围、归档时间、归档案卷的质量要求和归档手续等内容。（一） 归档范伟I。归档范围是指办理完毕的文件材料应当归档和不应当归档的范用。一个机关应该 归档的文件材料，应包括以下四个部分：（1）上级机关的文件材料。例如：上级机关颁发的 属于本机关主管业务并要执行的法规性文件等。（2）本机关的文件材料。例如：本机关负责 召开的代表人会、代表会议的文件等。（3）同级机关和非隶属机关的文件。例如：这类机关 颁发的非本机关主管业务但需要执行的法规性文件等。（4）下级机关的文件材料。例如：下 级机关报送的重耍的工作计划等。不丿瓜于归档范围的文件材料，主要包括：重要文件；一般 事务性无查考保存价值的文件等。（二）归档时间。归档时间是指根据机关及其形成档案的 特点，确定各文帖部门和业务部门将需要归档的案卷向档案室移交的时间。按照规定：“机 关文书部门或业务部门一般应在第二年上半年向档案部门移交档案。”（三）归档案卷的质量 要求。归档案卷质量要求，应适应档案管理规范化、标准化和现代化的要求。（1）归档文件 齐全完整。（2）分类科学标准统一。a.选择分类方法耍正确。b.文件分类要准确。c.一个单 位党、政、工、团的文件，要分别整理立卷，集中统一管理。（3）保管期限划分准确。（4） 案卷组合符合耍求。（5）卷内文件排列有序。（6）案卷标题简明确切。（7）卷内编目规范清 楚。（8）案卷装订整齐结实。（9）封而编目整齐美观。（10）案卷排列系统条理。（11）案卷 目录编制科学。（四）归档手续。文帖部门或业务部门向档案室移交档案时，交接双方应根 据案卷目录详细清点。 &档案检索工具的作用？

答：档案检索工具是川于存储、查找和报道档案信息系统化文字描述工具，是目录、索引、 和指南等的统称。档案检索工具作用：（一）沟通作用。档案馆（室）的各项业务工作就是 正确处理“藏”和“用”的关系，收藏的目的，就是利用。档案检索工具指引利用者去查找 自己所需要的档案信息。（二）管理作用。档案检索工具浓缩的记录了档案的主要内容和外 形特点，档案管理人员借助检索工貝可以熟悉馆藏档案，提高业务水平。利用者借助检索工 具可以了解档案内容和特点，满足特定需求。（三）交流作用。档案检索工具存储大量的档 案信息，可以向外宣传馆藏，提供检索线索，引导利用者来杏找档案。 六、论述

1 •分析档案工作的性质？

答：档案工作的性质，可以概括为管理性、服务性和政治性。（一）档案工作是一项管理性 的工作表现在三个方面：1、档案工作是专门负责管理档案的独立专业，它有固定的工作对 象和整套管理档案的原则和方法，它的任务就是在统一管理国家档案的原则下，建立国家档 案制度，科学地管理档案，提供档案利用为社会主义各项事业服务。（二）机关、团体、企 事业单位的档案工作有双重性，一方面它是全面整个档案事业的组成部分，另一方血它乂是 某种工作管理的组成部分。（三）档案管理是一门科学。档案是一种历史文化财富，按照一 定的原则和方法管理和研究这些历史文化财富，充分发挥它们的作用，这是一门管理科学。 档案工作就是以档案为实践基础,以i定的形式在社会实践中存在下來,需要人们去组织, 需要方法和技术，围绕着档案展开各种形式的管理活动，形成一套有机的科学管理体系的工 作。（四）档案工作是一项服务性工作，通过管理和提供档案來为各项工作服务，是档案工 作区别于具他工作的特点之一。档案工作服务性，是档案工作赖以存在和发展的基础。强调 档案工作的服务性，并不会降低档案工作的社会地位，而是更容观地说明了这项工作在社会 中所处的地位和作用。（五）档案工作是一项政治性的工作，档案工作的政治性集中表现为: 在阶级社会里，档案历来都是为一定的阶段所掌握，档案工作为一定的阶段利益所制约，为 一定的社会制度和一定的路线、政策服务。档案工作的机要性，也是政治性的一种表现。维 护党和国家的历史真实面貌是档案工作政治性的重要表现。

2 •开放历史档案的意义？

答：开放历史档案，就是档案馆将达到一定期限，无盂控制使用的档案向社会公开提供利用 的活动。1987年9月5 LI第六届全国人民代表人会常务委员会第十二次通过的《屮华人民 共和国档案法》一般应当自形成之FI起满三十年向社会开放。开放档案的范围，不仅仅指 中华人民共和国建国而档案，也包括中华人民共和国建国后满三十年的档案。（一）开放档 案是档案和档案馆的性质决定的，档案在一定时期内，先对形成者有用，然示对国家有用， 既冇现实作用，又冇长远作用。档案馆做为集中保管档案的文化事业机构，其基木任务，就 是集中管理好档案，广泛提供社会利用，为我国社会主义各项事业服务，为社会各界服务。 这种性质和任务决定了档案馆必须做好馆藏档案向社会开放广泛提供利用工作，使档案馆真 正成为“科学研究和各方而利用档案史料的中心”。只有开放档案，广泛提供社会服务，档 案馆的社会功能和作用才能充分发挥出来。（二）开放档案有利于开发信息资源服务四化建 设，开放档案向社会提供更多的档案信息服务,可以有效地推动社会各项建设事业的发展, 繁荣社会主义的科学文化。这是我国几千年来的档案工作第一次以法律形式确定向社会开放 档案。开放历史档案是当代档案事业建设的一件大事，它必将推动档案部门大力开发档案信 息资源，向社会各界不断输岀档案信息，为社会主义建设服务。（三）开放档案也是实现档 案馆山封闭型半封闭型向开放型的方向转变，真正成为社会各方而的利用者开发利用档案史 料的中心。开放历史档案了，给档案馆的发展带来了生机。在利用档案的切身体验中，领略 了档案的价值、作用、增加了对档案馆和档案馆工作的了解及认识，从而使档案馆的社会影 响不断广大，声誉逐步提高。为档案馆事业的发展，制造了良好的外部环境。（四）开放档 案对档案馆工作的发展将产牛巨人深远的影响，开放档案与档案馆工作的改革是相辅相成, 相互促进的，对于档案馆来说，开放历史档案是个新的课题，与以往的利用工作相比，不论 在利用档案的范围、对象和方式上都冇很大的不同。另外，开放档案使档案馆工作从过去侧 重搞档案的收集、整理、编日、鉴定保管等基础工作，逐步转移到重点开展对档案内容的研 究工作和利用工作方面來，使档案馆成为真正的名副其实的文化事业机构。

3 •分析复式法的选择和使用范围？

答:全宗内档案分类方法的选择宜接关系到能否客观地反映立档单位的历史而貌及是否方便 检索和作用，绝大多数立档单位釆用复式分类方法，即多是两种方法结合使用分到两个级次, 通常使

用年度、组织机构、问题三个类別相互组配，组织分类。（一）年度--组织机构分类 法。就是先将全宗档案按年度分类，然后再将各年度档案按组织机构分类。这种分类法适川 于立档单位内部机构较稳定，变化不人的全宗。档案排列也简便易行，可以不预留空架。目 前现行机关普遍采纳。这种分类方法的缺点是一个机构的档案被分散到各个年度Z中，造成 一定程度的杳找利用不变。（二）组织机构…■年度分类法。就是先将全宗档案组织机构分类, 然后再将每个组织机构档案按年度分类。这种分类方法适用于立档单位内部组织机构稳定， 多年不变的全宗，也适用于撤销机关利历史档案全宗。其优点是一个机构的各年度档案得到 集屮，便于查找和利用。但现行机关采用这种分类方法，在排列档案时必须在每一个内部机 构后而预留空架。（三）年度--问题分类法。就是先将全宗档案按年度分类，然后再将每个 年度问题分类。这种分类方法适用于组织机构变化频繁，或组织机构Z间档案文件界限不 清，或内部机构设置简单，没有必要按组织机构分类，及档案数量不多的全宗。优点是不预 留空架，缺点是同一问题档案分散在不同年度里。（四）问题…■年度分类法。就是先将全宗 档案按问题分类，再将每个问题按年度分类。这种分类方法适用于撤销机关和历史档案全宗。 现行机关很少采用这类方法，优点是同一问题可集中查找，缺点是要预留空架。分类方法的 选择应用应当结合全宗档案的实际，选用最适合的，一旦选定后就一直使用下去，不能再随 意变动，否则影响档案的保管和利用。 4 •档案提供利用工作的意义？

答：档案提供利用工作，亦称“档案利用服务工作。”档案提供利用工作就是利用者以阅览、 复制、摘录等方式使用档案的活动。（一）开展档案提供利用工作是档案工作的中心任务和 根木目的。我们保管档案的1=1的就是为了通过各项档案活动，肓接提供档案为社会主义事业 服务。馆藏档案发挥作用如何，利用者是否满意，都直接取决于提供利用工作开展的如何。 如只藏不用，档案的价值就不能得以实现，利用工作也只能成为一句空话。因此我们就要做 好I」常档案的收集、整理、鉴定、保管、编目等各项基础工作，其最终目的是为了把馆藏档 案广泛地提供给社会利用，为社会主义各项事业服务。（二）开展档案提供利用工作对档案 工作发展具有重大的乃至决定性的影响。档案工作是维护党和国家历史真实面貌的重大事 业，档案提供利用工作代表整个档案工作的成果，直接同社会各界发牛•信息传递。档案提供 和咨询服务的关系，集中体现档案工作的方向和作用。社会上评价档案馆工作好坏，往往以 事实证明档案馆（室）提供利用工作悄况来衡量。档案馆（室）的声誉和社会影响与提供利 用工作的开展程度和质量高低有着直接的关系。提供利用开展越是全面、活跃、服务质量高, 就越是能够引起党政领导、社会各界〃至国际人士对档案工作的关心、支持和重视。（三） 开展档案提供利用工作对档案馆（室）各项业务基础工作冇重要的检验和促进作用。提供利 川工作与档案的各项业务基础工作是互相制约、互相促进的。如果没有良好的基础工作，档 案残缺不全、朵乱无章、鱼目混珠、检索工具单一，查找档案犹如大海捞针，这样就无法顺 利地开展档案提供利用工作。只冇建立扎实的基础工作，提供利用工作才能得以顺利的开展。 所以说利用工作是对档案馆（室）各项基础工作的检验和促进，可以发现档案工作的薄弱环 节和不足之处，从利用的需求來改进我们的各项基础业务建设，促进我们基础工作不断提高 质量，提高科学管理水平。（四）开展档案提供利用工作可以促进档案馆（室）工作人员熟 悉馆（室）藏档案主动做好服务工作。熟悉馆（室）藏档案是档案工作人员搞好档案捉供利 用工作的重要条件，只冇档案人员熟悉家底，对档案的数量、内容、成份、存放地点以及他 们的利用价值了如指掌，才能做好提供利用工作。