内部组织架构及相关流程分工

内部组织架构及相关流程分工

服务质量是参展商评价展会好坏 的重要指标之一，也是品牌核心竞争力的重要组成部分，仅有好的服务态度和热情的笑容是远不能达到参展商要求的服务高度的。展会服务质量体现在参展商参展流 程的便捷度、难易度，展览相关进程信息获取的难易度，与组织者信息交流的较低时间成本，观众获取展会信息的难易度，观众获取参会资格的便利程度，观众与展 商进行交流的便利度，媒体获取展会信息的便利程度。要做到以上几点，就必须把展会的信息流有效的嵌到展览组织的流程中去，运用互联网、直邮、PR、B-B，B-C，C-C的商务平台构建一个展览的信息网络，方便相关企业及个人按需索取信息。

展览的价值创造及增值的根源是在展览内容构架上，销售只是价值实现的过程，所以展览组织内部流程应以展览内容构架为核心，按照展商参展的顺序流程来设计相应的组织流程。

市场部门的职责与分工：

a) 负责展会整体市场推广方案的制定和实施；

b) 负责展会内容的设计以及各种服务项目的产品化；

c) 负责展会相关推广活动的策划实施工作；

d) 负责展会所有对外宣传资料的编写、设计、印刷工作；

e) 负责展会一般性新闻稿件的撰写及发布工作；

f) 负责媒体渠道的审查、筛选和管理联络工作；

g) 负责统一新闻口径，监控媒体宣传口径，处理新闻突发事件；

h) 负责安排记者的采访工作。

营销部门的职责与分工：

a) 负责整个展会服务产品的销售工作；

b) 负责销售渠道的管理、监督、维护工作；

c) 负责广告会议赞助项目的销售工作；

d) 负责展位的分配工作；

e) 负责向市场部及决策层提供展商反馈信息；

f) 负责款项的催缴工作。

网络部门的职责与分工：

a) 负责相关行业信息的监控及搜集工作；

b) 负责对现有数据库内容进行梳理，提高数据库的质量；

c) 负责录入最新的数据信息，为营销部门提供支持；

d) 负责公司内部沟通网络的维护与管理；

e) 负责网站的维护和更新工作；

后期服务部门：

a) 负责落实参展商合同中规定的我方义务；

b) 负责手续审批、布展撤展、现场安全管理；

c) 负责展商信息的收集、催要、整理工作；

d) 负责观众信息的采集工作；

e) 负责酒店预订、票务合作等配套服务

内部信息沟通模式

展览组织过程中，既要求每个业 务环节和个人清楚自己的职责分工，又要求掌握展会其他流程的相关进展信息，以便于相互之间的配合。单靠会议、口头传递是不能够满足信息的全员共享，以及所 有信息被共享的全面性、及时性。邮件系统及内部网络平台是目前各个公司采取的常用措施，一般告知、统计等具体事务都可以通过邮件系统来通知相关的人员，即 便捷又节省时间，并且有利于各个工作人员之间的沟通和交流。内部网络平台（可以借用网站的论坛平台）可以让大家了解整个展会组织环节进展状况，并可以提高 大家参与项目决策的积

极性。目前网络共享的缺点在不是实时的信息流通，另外信息本身与需求人之间存在障碍。

操作流程化的优点：

1、 减少项目操作的隐性成本

2、 提高项目操作效率

3、 可移植，有利于提高其他新项目的成功率

4、 有利于培养专业化的人员