电子公文处理试行规定

电子公文处理试行规定

一、总则

第一条 根据《电子公文归档管理暂行办法》的通知，为我局（公司）电子化办公系统的规范实施，提高办公效率，特制定本试行规定。

第二条 电子公文是指有别于纸质公文的以计算机电子文档为载体，以计算机为处理和存贮工具，以计算机网络及其他数据通信介质为传递渠道的新的公文及公文处理形式。

第三条 电子公文的文种、格式、行文规则须遵守现行的有关于公文处理的相关规定。

第四条 局（公司）电子公文处理通过局域网进行，电子公文处理软件现有金叶2000卷烟销售管理系统、金碟9.4.1财务管理系统、烟叶信息管理基础系统软件3.20等。

第五条 秘密以上（含秘密级）公文不适用本规定。

二、电子公文系统管理

第六条 办公室是局（公司）电子公文处理的主管部门。

第七条 信息中心负责电子化办公系统的技术支持和系统维护。

第八条 电子化办公系统的系统管理员由局（公司）任命。系统管理员负责系统的日常维护，并配合档案室进行电子公文归档。

第九条 档案室负责对归档的电子公文按照档案管理的有关规定进行文件管理和查询利用等工作。

第十条 各部门要明确电子化办公系统应用的分管负责人，并指定一人为本部门的电子办公系统协管员，负责本部门（单位）的帐户管理和电子公文处理系统客户端的维护。接受局（公司）电子化办公系统管理员的业务指导与管理。

三、帐户与系统安全管理

第十一条 局（公司）机关工作人员，各下属县（市）公司人员以及其他有关人员（统称用户）均在系统中分配唯一实名制帐户。上述人员调离工作岗位，应办理销户手续。

第十二条 新增人员的开户和调离岗位人员的销户由相关部门和单位提出申请，经信息中心审核后，由局（公司）系统管理员办理。

第十三条 系统中用户拥有的帐户的公文处理权限由信息中心根据该用户的党务和行政分工所赋予的岗位职责分配，并根据岗位和分工的调整作相应调整。

第十四条 系统管理员应采取实时监控、定期备份等措施，防止系统中数据的丢失和被非法使用，确保系统安全和正常使用。

第十五条 各用户应妥善保护自己的帐户资料。用户密码应经常更换，登录系统后因故离开时，要退出系统，以确保帐户安全。用户密码遗失或遗忘应及时通知系统管理员，并通过系统管理员封锁该用户的帐户；解封帐户需持本人书面申请到指定地点办理。

第十六条 系统管理员应加强病毒监控，用户应定期查杀病毒，以最大限度保障系统正常运转。

第十七条 涉密公文暂不通过电子办公系统办理，仍沿用以前的处理办法。

四、电子公文的办理

第十八条 实施电子化办公后，除涉密公文外，局（公司）党政收文办理和发文办理均使用局（公司）电子化办公系统完成。

第十九条 党政公文的收文办理和发文办理流程，根据《关于公文处理的若干规定》由企业管理部依照各部门的职能和局（公司）领导的分工对系统进行设定。

第二十条 上级和非隶属单位普通来文，由办公室进行数字化，进入局（公司）电子化办公系统并由局（公司）办公室启动该文办理流程。

第二十一条 以局（公司）党、政名义向外和向下级行文，由发文主办部门在系统中创建新文稿后即启动一个发文办理流程。主办部门应跟踪催办。

第二十二条 公文办理每一环节的办理人可以使用系统提供的功能完成各自应该处理的工作，并在系统的工作单上留下痕迹，办理人处理完自己应处理事务后，应将工作单发送给流程规定的下一人。如下一人有多人可供选择，则根据公文的内容和局（公司）的有关规定，确定正确的发送对象发送，系统会以一定的方式通知接收方，接受方收到通知信息后，应及时办理，如根据公文内容判断不属于自己的职权范围，应及时退还流程中的上一人。

第二十三条 为保证公文处理的快捷性，有关人员应经常进入系统查看有无需要自己处理的事宜。

五、公文归档与销毁

第二十四条 局（公司）行政公文存档目前仍以纸质载体为主，电子文档为必要补充，电子公文与纸质公文互为镜像。

第二十五条 来文原件由收文部门存档。来文办理过程的资料（包括来文的扫描文档）应由主办部门转换成纸质形式（要求激光打印）并附加鉴别信息后，与办理过程中形成的其他纸质或实物材料一并由主办部门存档。

第二十六条 发文文稿（包括办理过程中各办理人签批的意见）、附件与文件正文由打印室统一打印后由局（公司）办公室存档。

第二十七条 与电子公文有关的电子文档由系统管理员按档案管理有关规定，定期移交档案室。

第二十八条 电子化办公系统产生的电子文档归档范围暂定为：“公文管理”模块产生的电子文档；“日常办公”产生的电子文档；“公共服务”模块产生的“通知公告”电子文档。

第二十九条 电子档案中应包含同一内容的纸质档案材料的卷目信息，纸质档案中也应包含电子档案中同一内容的档案材料的检索信息。

第三十条 不具备归档和存查价值的电子公文经局（公司）办公室批准，可以销毁。电子公文的销毁，需进行登记并由两人监销，确保不错销、不漏销。

六、电子公文的效力

第三十一条 局（公司）党政对外发文的报送采用纸质形式，办理过程仍通过电子办公系统完成。

第三十二条 局（公司）内电子办公系统中的电子公文与原纸质公文具有同等效力。

第三十三条 对外发文和用于存档的纸质公文由局（公司）打印室统一印制，办公室签印。

第三十四条 各单位可以从局（公司）电子办公系统中复制公开发布的公文为纸质形式，注明复制单位、日期、份数并加盖复制单位的公章后，在该单位内与被复制的电子公文具有同等效力。

第三十五条 非公开发布的局（公司）党政电子公文，各部门和个人不准复制成纸质形式作正式文件使用。

七、其它

第三十六条 在局（公司）内逐步停止使用纸质形式办理和传递无密级公文。

第三十七条 局（公司）机关工作人员，应充分认识公文处理工作的重要性，认真履

行自己的职责，积极配合局（公司）的公文处理电子化工作的进行，积极参加局（公司）组织的电子化办公系统操作培训，努力适应电子化办公对机关工作人员提出的要求。

第三十八条 电子化办公系统的使用能力作为机关工作人员的基本素质要求纳入能力考核范围。

第三十九条 局（公司）内各部门内部公文处理也应逐步实行电子化。