会议预算方案

1、交通费用,交通费用可以细分为：

(1)、、出发地至会务地的交通费用 ——包括航班、铁路、公路、 客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通

(2)、、会议期间交通费用——主要是会务地交通费用， 包括住宿 地至会所的交通、 会所到餐饮地点的交通、 会所到商务交际场地的交 通、商务考察交通以及其他预会人员可能使用的预定交通。

(3)、、欢送交通及返程交通——包括航班、铁路、公路、客轮及 住宿地至机场、车站、港通费用。

2、会议室/厅费用

具体可细分为：

(1)、、会议场地租金——通常而言， 场地的租赁已经包含某些常 用设施， 譬如激光指示笔、 音响系统、 桌椅、 台、 白板或者黑板、

/ 油性笔、粉笔等， 但一些非常规设施并不涵盖在内—— 比如投影设备、 暂时性的装饰物、 展架等， 需要加装非台发言路线时也可能需要 此外的预算。

(2)、、会议设施租赁费用——此部份费用主要是租赁一些特殊设 备，如投影仪、笔记本电脑、挪移式同声翻译系统、会场展示系统、 多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金， 租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。 值得注意的是， 在租赁 时应对设备的各类功效参数作出具体要求(通常可向专业的会议服务 公司咨询，以便获得最适宜的性价比) ，否则可能影响会议的进行。 此外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相 差很大。

(3)、、会场布置费用——如果不是特殊要求， 通常而言此部份费 用包含在会场租赁费用中。 如果有特殊要求， 可以与专业的会议服务 商商议。

(4)、、其他支持费用 ——这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、 秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支 持均为暂时性质， 如果会议主办方分别寻觅这些行业支持的话， 其成 本费用可能比市场行价要高， 如果让专业会议服务商代理， 将获得价 格相对照较低廉且服务专业的支持。

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对于这些单项服务支持， 主办方应尽可能细化各项要求， 并单独 签订服务协议。

3、住宿费用

住宿的费用应该非常好理解——值得注意的只是住宿费里面有 些价格是彻底价格， 而有点是需要此外加收税金的。 对于会议而 言， 住宿费可能是主要的开支之一。 找专业的会展服务商通常能获得 较好的折扣。

正常的住宿费除与酒店星级标准、 房型等因素有关外， 还与客房 内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、 洗换、 迷你吧酒 水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。会议 主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。

4、餐饮费用

会议的餐饮费用可以很简单， 也可以很复杂， 这取决于会议议程 需要及会议目的。

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(1)、、早餐

早餐通常是自助餐， 固然也可以采取围桌式就餐， 费用按人数计 算即可 (但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的豫备， 所以估计就餐 人数不得与实际就餐人数相差到 15％，否则餐馆有理由拒绝按实际 就餐人数结算——而改为按预定人数收取费用)

(2)、、中餐及午餐

中餐及午餐基本属于正餐，可以采取人数预算—— 自助餐形式， 按桌预算—— 围桌式形式。如果主办方希翼酒水消费自行采购而非由 餐馆提供，餐馆可能会收取一定数量的服务费用。

(3)、、酒水及服务费

通常， 如果在高星级酒店餐厅就餐， 餐厅是谢绝主办方自行外带 酒水消费的，如果可以外带酒水消费，餐厅通常需要加收伏务费。在 高星级酒店举办会议宴会，通常在基本消费水准的基础上加收 15％ 摆布的服务费。

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(4)、、会场茶歇

此项费用基本上是按人数预算的， 预算时可提出不同时段茶歇的 食物、饮料组合。 承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用，如 果主办方需要非程序服务，可能需要而外的预算。通常情况下，茶歇 的种类可分为西式与中式两种——西式基本上以咖啡、 红茶、 西式点 心、 水果等为主， 中式则以开水、 绿茶或者花茶、 果茶、 水果、 咖啡、 水果及点心为主。

(5)、、联谊酒会/舞会

事实上，联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂，宴会只 要设定好餐标与规模，预算很容易计算。但酒会/舞会的预算设计到 场地与节目支持，其预算可能需要比较长的时间确认：

6、视听设备

除非在室外进行， 否则视听设备的费用通常可以忽略。 如果为了 公共关系效果而不得不在室外进行， 视听设备的预算就比较复杂， 包 括：

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●设备本身的租赁费用，通常按天计算

●设备的运输、 安装调试及控制技术人员支持费用， 可让会展服 务商代理

●音源——主要是背景音乐及娱乐音乐选择， 主办者可自带， 也 可委托代理

c、演员及节目

通常可以选定节目后按场次计算——预算金额通常与节目表演 难度及参预人数正相关。 在适宜地点如果有固定的演出， 那预算就很 简单，与观看表演的人数正相关——专场或者包场除外。

d、其他——点心、水果及调制色酒

5、杂费

杂费是指会展过程中一些暂时性安排产生的费用， 包括打印、 临 时运输及装卸、记念品、模特与礼仪服务、暂时道具、传真及其他通

/ 讯、快递服务、暂时保健、翻译与向导、暂时商务用车、汇兑等等。 杂费的预算很难计划，通常可以在会务费用预算中增列不可预见费 用。

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