新形势下如何做好高校办公室工作

新形势下如何做好高校办公室工作

作者：方玮

来源：《教育界》2011年第21期

【摘 要】我国高等教育事业快速发展，高校面临的形势也日趋多样化、复杂化和现代化，本文就如何做好新形势下高校办公室工作进行了探讨。 【关键词】新形势 高校 办公室工作

办公室是高校综合、协调、沟通各方关系，为学校教学、科研及师生员工服务的一个管理工作系统，是领导实现管理职能的重要管理机构，其工作状态的好坏、工作水平的高低影响着学校整体事业的发展。随着我国高等教育事业的快速发展，高校面临的形势也日趋多样化、复杂化和现代化，高校办公室作为学校的综合性服务职能部门，在学校内部及对外关系中的地位和作用日益重要。本文就如何做好新形势下高校办公室工作进行了探讨。

被人们称之为“中枢神经系统”的高校办公室由于其自身工作的性质和内容，在高校发挥着承上启下、内联外引的功能。随着高校改革的深入，高校办公室的业务也在不断变化和扩展，其功能也面临着调整、扩展、深化与提高。 一、高校办公室主要承担着以下几项功能 （一）沟通协调功能

随着我国高校办学规模扩大，校区增多，高校办公室工作涉及的内容也逐步增多，办公室的接触层面也不断扩大，包括各级政府、上级主管部门、学校领导、合作单位等。办公室的沟通协调工作包括了内部协调和外部协调，涉及公务接待、会议会务、通知文件的贯彻落实等等。

（二）督查督办功能

高校经常有很多临时工作需要布置和安排，工作面牵涉教学、科研、学生、教师和上级领导部门，很多工作由于各种客观和主观的原因，造成有部署无落实或者是落实不力等，这类情况就需要办公室进行督办落实。 （三）参谋和辅助决策功能

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办公室的参谋作用体现在辅助领导科学决策方面，就是要及时为领导提供政策性咨询、对策性意见和建议等。高校办公室要很好地发挥参谋作用，其工作人员就必须具备较全面的素质，要了解学校教学科研等各方面的情况，这样才能积极主动地为领导出主意、提建议。 （四）窗口功能

高校办公室是对内和对外的窗口，代表着学校的形象。高校办公室对内是为学校领导、师生和各部门服务的窗口，对外是与各级行政主管部门、兄弟院校、兄弟单位、外国高校及研究机构沟通联系的窗口。

二、开展学校办公室的工作的措施

（一）坚持以人为本的工作理念，提高工作水平

学校办公室职责的重要性不言而喻。正因为岗位的重要性，决定了学校办公室的工作理念、工作作风是其参与政务、管理事务、服务的关键。我们坚持以人为本的工作理念，就是要在工作中尊重人、理解人、关心人、发展人，充分发挥人的主观能动性，以谦虚谨慎、务实求真、奋发有为的工作作风提高服务水平，促进学校发展。 （二）准确把握工作定位，当好参谋助手

准确把握学校办公室的工作定位，是开展好工作的基础。首先，到位不越位。办公室处于决策辅助地位，要把握好度，注意“临界点”，做到身在兵位，胸怀帅谋，参谋不主谋，献策不决策，管家不当家。其次，理解不曲解。对领导工作思路、决策意图要正确理解，深入调查研究，收集整理信息，想领导之所想，供领导之所需。再次，参谋不掺和。办公室不能因为接触领导机会多，不能因领导信任而乱“发号施令”。 （三）创新工作方式，拓展服务领域

学校办公室工作必须坚持科学的发展观，要具有创新思维，与时俱进，在发扬优良传统的基础上，进一步创新服务方式，拓展办公室工作领域。实现四个转变：

１. 由事务服务转变为强化政务服务。在参与政务中要谋政务，并做到参之有道，谋之有方，言之有术，在宏观指导和解决带有倾向性问题上，提出具有说服力的建议，实现由参与型向参谋型的转变。

２. 从收发传递信息转变为综合处理信息。不能满足于信息的收发传送，而应当在信息的收集、传递、加工处理和反馈等所有环节上积极开展工作，做到勤于捕捉信息，精于综合信息。

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３. 从凭经验办事转变为实行科学化管理。对于过去长期积累下来的经验以及相沿成习的老观念、老办法、老框框，都要敢于突破;与新形势、新情况、新任务相适应的好办法、好经验，都应该敢于探索、采用和推广。

４. 从相对封闭型转变为开放型。办公室人员要熟知上下左右、方方面面的情况，对上要掌握领导机关和上级主要部门的决策意向和行动部署，增强工作的预见性、超前性和针对性。对下要经常深入基层开展调研，掌握工作动态，为领导决策提供第一手资料。对相关单位，要相互沟通，取长补短。

（四）优化办公室文化，创建和谐向上的工作环境

学校发展的新目标、新任务、新要求对我们办公室工作提出了更高的标准。在任务重、要求高、人手紧、压力大的情况下，我们要积极营造一种和谐宽松，积极向上的工作环境，激发和调动所有成员的工作热情，最大限度地发挥每个人的主观能动性，从而凸现整体优势和群体效能，使办公室朝着健康高效、规范有序的方向发展。当然优化办公室文化，创建和谐向上的工作环境是办公室每一位工作人员的共同责任，每个人都要把握好工作节奏，调整好工作情绪，在工作中创建环境。同时，在共同创建的和谐向上的工作环境中保障各项工作高效率、高质量地完成。十七大报告明确提出，要“深入贯彻落实科学发展观”，“积极构建社会主义和谐会”。对于高校办公室来讲，坚持以人为本首要的就是要以服务对象即师生为本，以师生的利益为最根本的利益，做到一切服务为了师生，为了师生的一切服务。同时，也要为办公室管理制定科学、规范和人性化的规章制度，使人本管理得以贯彻执行，为院系的管理创建一个和谐的氛围。