电子档案管理面临的困境与对策 娄华 （沧州输油处 河北 沧州０６１０００） 摘要：随着电子计算机的普及、办公自动化的深入发展，过去用纸墨、照相形成和传递的公文、图纸、图形、影像、文献资料、科 技情报、商业信息等都可用电子计算机进行，由此产生了大量的电子文件和电子档案。电子档案是信息社会发展的产物，加强对电子 档案管理的研究，是目前档案工作者的一项紧迫任务。 关键词：电子档案；困境；对策 当今科学技术的发展日新月异，电子计算机大规模地用在了 办公自动化方面，党政机关部门、企事业单位逐步实现了办公自 动化，档案工作已逐步实现现代化管理，电子档案成了档案管理 ４、完整性问题。电子文件、电子档案内容的完整性很难保 障，电子文件经常处于流动状态，如不及时捕获，可能会导致信 息丢失。电子文件结构复杂，储存方式多样，容易造成信息的缺 的重要形式，也成为目前档案管理工作的重要内容。随之而产生 的电子文件与纸质文件汇成浩大的信息流，成为社会改革、发展 和增效的宝贵资源。许多日常工作可以直接在计算机和网络上办 结，文件从产生到处理结案几乎可以不使用纸和笔。随着先进的 技术和管理方式产生了大量的电子文件，同时，这也给我们提出 了一个新问题：应如何做好电子档案的管理呢？ 一、电子档案的特殊属性 １、内容与载体的可分离性。对于传统的纸质档案而言，档 案就是原件。电子档案的出现，则对传统的档案观念提出了挑战。 内容与载体的可分离性，是电子档案不同于纸质档案最重要的特 性之一。 ２、对计算机系统的依赖性。正是由于电子档案的生成是在 计算机系统的支持下完成的，所以如果离开了计算机，电子档案 既看不见也摸不着。其对计算机系统的依赖性体现在：一是数字 编码，二是硬件，三是软件，四是技术设备更新，五是加密。 ３、快捷性、共享性、高密度性。在计算机环境中，文件的 形式特征发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、 有效、多方位的组合，不再需要对它进行像纸质文件那样的分类 整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对 电子文件进行自由组合分类。通过计算机系统，一份档案可以同 时在不同的地方被多人使用，突破了纸质档案在使用上的局限 性，提高了档案的使用价值。 ４、不稳定性及不安全性。由于电子档案内容与形式的 性，它具有比纸质档案更不稳定的因素。其原始性、真实性、完 整性和安全性方面，都更难以保证。在档案的原始性方面，电子 档案的原始性不易判断和确认。电子档案的生成形式是由实态变 为虚态，其生成时的状态与传输、接收中的状态并非完全一致， 可以说既是原始的，又是复制的。在档案的真实性方面，电子档 案极易失真。在将纸质档案转化为电子档案的操作过程中，稍有 失误即会导致档案信息失实。此外，电子档案可被原样复制，甚 至被篡改后可不留痕迹。 二、电子档案管理工作中存在的问题 １、信息安全问题。档案信息在流动传播过程中，由于网络 的不安全性及信息系统自身的漏洞，给黑客的人侵、病毒传染、 信息的非法窃取等提供了可乘之机，使得网络档案信息安全极端 脆弱，也给和人民的利益带来了极大地损失。我们目前 所采取的各种防范措施，还无法从根本上解决档案信息的安全问 题。 ２、原始性问题。电子档案的原始性不易判断和确认。传统 纸质档案的原始性不仅其内容可以通过载体、形式表现出来，人 们也可以通过字体、印迹甚至字迹、纸张制成材料，对其原始性 加以分析判断。而电子形式生成的由实态变为虚态的档案，已完 全没有了这种“原始状态”，其生成时的状态与传输、接收中的 状态完全一致，可以说既是原始的，又是复制的。 ３、真实性问题。电子档案极易失真，如将纸质档案转化为 电子档案的操作过程，稍有失误即会导致档案信息失实。电子档 案的真实性问题伴随其生命的始终，维护其真实性是一个不间断 的过程，信息内容“出错”的概率和机会远高于传统档案。电子 档案可被原样复制，甚至被篡改后可不留痕迹。 损。电子文件的背景信息伴随文件处理过程而不断累加，而且形 式多样、存储分散，极易丢失，往往致使电子文件来龙去脉不清。 ５、安全性问题。电子数据的易更改性，为非法操作提供了 便利。 “黑客”攻击以及用户根据利益需求而任意取舍甚至篡改信 息，都会直接损害电子档案的安全。 三、今后工作的对策建议 １、采用有关技术措施，保证电子档案的原始性、真实性、 完整性、安全性，提高电子档案的可靠性 （１）采集背景信息和元数据。在形成电子档案的同时，采 取相应的技术措施采集描述电子文件背景、内容、结构及其整个 管理过程的元数据，作为检验电子档案原始性、真实性、完整性 和有效性的依据。 （２）签署技术。在电子文件上进行签署的技术主要有两种： 一种是光笔签名，另一种是数字签名。 光笔签名是签名者使用一种专用的光笔直接在输入板上签 名，屏幕是显示出来的“笔迹”。 （３）信息认证。电子文件的使用者，非常关心他所使用的 信息在存储或传输过程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替 换过，信息认证技术可以消除使用者这个疑虑。比较常用的方法 是，先把电子文件信息分成一定的长度，利用分组密码进行信息 认证。 （４）身份验证。为了防止无关人员进入系统，对电子文件 用户进行身份验证。身份验证可使用管理员代码验证等。最常见 的方法是给每个合法用户一个“通行字”，代表该用户身份。通 行字可由数字、字母或特定的符号组成，只有用户本人和计算机 系统知道。 （５）防火墙。这是一种访问控制技术，在某个机构的网络 和其它系统网络之间设置障碍，防止其它系统的网上用户对该机 构信息资源的非法访问，也可以阻止该机构的机要信息、专利信 息从机构的网络上非法输出。实现防火墙功能所用的技术，主要 有数据包过滤、应用网关和代理服务等。 （６）防写措施。目前，在许多软件中可将电子文件设置为 “只读”状态。在这种状态下，用户只能从电子计算机上读取信 息，而不能对其作任何修改。这种不可逆式的存储载体，可以有 效地防止用户更改电子文件，保持电子文件的原始性、真实性。 （７）做好备份。将电子档案至少要复制一式三套，一套供 查阅利用，一套封存保管作为备用，第三套异地保存，用以防止 突发性事件。如火灾、地震、洪水、盗窃，甚至战争或自然因素 的破坏。 ２、采用通用和统一的文件格式 在保存电子档案时，确保电子档案与计算机操作系统及应用 软件的长期兼容，把电子档案格式保存为通用、统一的格式，使 得现在的电子档案能够更好地被未来的计算机操作系统和应用 软件所兼容。 ３、及时更新电子档案的文件结构 当操作系统更新时，确保电子档案的长期可读性，及时更新 档案支持软件，并在不改变电子档案完整性、真实性、有效性的 前提下，更新电子档案的文件结构，以适用新（下转第５０页） 时代报告２０１４．０９ ４９ 会计人员职业判断能力的培养及提高研究 朱摘平 安徽肥东 ２ ３１６Ｏ０） （安徽省肥东县疾病预防控制中心要：随着时代经济迅猛发展，市场竞争日趋激烈。会计主体所面临的风险和不确定性因素大大增加，而会计人员所面，临会计环境、 会计对象也日趋复杂。会计职业判断现已成为影响会计信息质量的重要因素。因此，如何提高会计人员的职业判断能力，并确保为会 计信息使用者提供与他们决策更相关、更可靠、更准确的会计信息，减少他们决策的不确定性。本文从会计职业判断的含义谈起，分 析了会计人员职业判断能力存在问题，通过分析提出完善和提高会计人员职业判断能力的方法。 关键词：会计；判断能力；提高 背景 一、随着社会发展步伐的进一步加快，经济业务类型越来越多样 化，财务工作达到了一个新的高度，而财务人员会计职业判断能 力的高低决定着会计人员能否适应新的财务工作，能否接受新时 代下财务工作的挑战。 二、会计人员职业判断能力现存问题 （一）会计人员道德素质偏低 些会计人员中存在着拜金主义、享乐主义、个人主义的思 想，为了追求私利，抵不住诱惑，遇到国家利益与个人利益发生 一冲突时，不能遵守会计原则，做出了违背职业道德的职业判断。 还有一种情况是会计人员与其工作的公司利益是一致的，有些会 计人员为了确保自身的利益，不惜牺牲国家的利益，帮助企业做 出不符合事实的职业判断，损害投资者或者社会的利益。 （二）会计人员职业判断比较盲目 会计职业判断是在会计相关理论指导下做出的判断，有些会 计人员在进行会计职业判断时没有现成的会计制度和会计准则 可依靠，就牵强的按照原来的会计制度进行判断，使得会计职业 判断缺乏创新性、科学性。少数会计人员则过分听从领导的看法 和要求，判断缺少原则性。 （三）会计人员职业判断受会计信息影响 会计职业判断不是单纯的依靠一种技术手段，还受到会计信 累，经过失败的教训，经过一遍一遍的总结才能拥有。因此，我 们要为会计人员提供职业判断的机会，鼓励会计人员大胆去尝 试，在实践中提高综合分析能力。 （二）加强会计监管，完善会计法规 会计不仅具有核算和监督的职能，还具有预测、决策、管理 等职能。这些职能的发挥需要以会计法规和会计制度的约束为基 础。目前国内来看，用来规范会计职业判断的专门法规很少，缺 乏一些正规的、合法的用于正确导向会计做出正确职业判断的法 律法规，造成了部分会计人员在进行会计职业判断时偏离了方 向。只有完善和落实职业判断法规和制度，进一步加大判断失误 的成本与处罚力度，会计职业判断人员以压力和提醒，这样才能 使会计职业判断客观公允，能够符合客观的经济活动，真实可靠。 加强社会监管，一方面通过加强会计人员职业道德建设，在会计 实践中培养其职业判断能力。另一方面通过约束企业职业判断的 任意性，客观真实的进行会计选择，增强会计信息的公允性和有 效性。 （三）加强会计从业人员职业队伍建设 会计职业判断的基础是会计专业知识，只有不断提高会计人 员的专业素质，丰富其专业知识，才能从根本上改善我们的职业 队伍。一方面要通过各种方式加强对会计人才专业理论知识的教 育，加强在职业判断能力的提高。改革教学模式，运用启发式、 案例式等新的教学方式，培养学生的理解能力和判断推理能力。 另一方面加强会计人员的再教育。社会经济发展日趋加快，会计 知识更新周期越来越短，会计人员要想适应不断变化的会计知识 需要，就要加强自身的再学习能力。 职业判断能力的提高不是一朝一夕的事情，不仅需要会计人 员对理论知识加强学习，还需要在实践中不断总结经验，提高自 己的实际工作能力。不同的公司，不同的行业所要面对的会计判 断是不一样的，因此在实际分析中，应具体情况具体分析，会计 人员只有不断地积累经验，从遇到的问题中不断总结，才能不断 提高自己的职业判断能力，应付各种突然情况的发展。 参考文献 ［１］戈俏梅．关于提高会计职业判断能力的探讨［Ｊ］．财经界 （学术版），２ Ｏ１ ０，（１２） ［２］李罡．新会计准则下建筑业会计人员职业判断能力探讨 ［Ｊ】．安徽建筑，２０１ ０，（０１）． ［３］张彩霞．浅谈新企业会计准则的会计职业判断能力［Ｊ］． 经营管理者，２Ｏ１１，（Ｏ８）． 【４】张丽梅．提高会计职业判断能力【Ｊ】．现代会计，２００８， （Ｏ３）． 息的影响。会计信息不是数字，而是经济内容，影响着会计信息 使用者的决策行为。会计职业判断在会计制度规范中是软约束， 反映经营目标的财务指标是硬指标，且与经营者的利益挂钩，会 计行为要服从企业经营者的指令，会计职业判断受会计信息的软 约束。 （四）会计人员职业判断认识不科学 有些企业的会计人员认为会计选择自由度的扩大为企 业会计信息的肆意操纵提供可乘之机，很多企业利用会计职业判 断造假提供失真的会计信息。其实，会计职业判断只能在会计准 则、会计制度提供的空间范围内才是合法的，一旦超出这个范围， 就会蜕变成会计操纵。 三、完善和提高会计人员职业判断能力培养的途径 （一）摈弃传统观念，提高职业判断理念 面对复杂和不确定性的会计实务，需要会计人员更新思维方 式，不再墨守成规，积极主动地学习新的会计准则和相关理论， 不断充实自己的专业知识，增强职业判断意识。会计职业判断是 项实践性和操作性都很强的活动，会计人员不仅要具备会计专 业知识，还要有会计职业判断的实践能力，诚信可靠地职业道德 和适应社会快速发展的能力，因此融人以诚信为主题的企业文化 建设非常重要。会计职业判断能力需要在长期的实践中锻炼积 一（上接第４９页）的“生存环境”，保证电子档案的长期可读。 四、结语 …１王继龙．浅议电子文件的原始性［Ｊ］．科学之友（Ｂ版）， ２００６，（１２） 电子档案是信息时代的产物，是社会发展的必然趋势和需 要。因此，还要不断研究电子档案管理和利用中存在的管理和技 术上的问题，并加以迅速解决，从而在真正意义上实现安全、高 效的科学管理和充分利用电子档案的目的，使之更好地为社会发 展服务。 参考文献 ５０ 时代报告２０＂１ ４．ｏｇ ［２］唐雪妍．浅谈电子档案的管理［Ｊ］．兰台世界，２００６，（１ ５） ［３］朱敏芳．现代企业的电子档案管理［Ｊ］．机电兵船档案， ２００６，（０２） ［４］康燕玲．电子档案管理的问题［Ｊ］．档案管理，２００２，（０３） ［５］李红梅．关于电子档案管理的几点思考［Ｊ］．山东档案， ２００７，（Ｏ２）
