规章制度发布通知
2008年第7号
《江西中电投新能源发电有限公司档案管理制度》（试行）已经于2008年8月1日通过，现予发布，自发布之日起施行。
总经理
二○○八年八月一日
规章制度控制表
制度名称制度编号版本2008
江西中电投新能源发电有限公司档案管理制度（试行）
CPIJXXNY（YW）－13－02
签发日期下次评估时间2008.8
2009.8
起草人朱洪萍
部门审核万炜
分管领导审核签发人殷少彬
是否修订否
此次修订的主要内容
解释部门
江西中电投新能源发电有限公司综合部
实施及完善执行人
江西中电投新能源发电有限公司综合部档案专职
江西中电投新能源发电有限公司
档案管理制度(试行)
1．目的
为加强公司档案管理工作，不断提高档案管理水平，使档案管理实现规范化、标准化、系统化和科学化。根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》等法律法规，结合公司档案工作实际，规定档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用、鉴定及管理，制定本制度。2．适用范围
本制度适用于江西中电投新能源发电有限公司（以下简称公司）档案管理。3
原则
3.1公司档案是公司在各项活动中形成的全程档案的总和，包括工程建设、安全生产、项目前期、计划统计、经营管理、人力资源、监察审计和党群工作等方面的档案。
3.2档案室是公司档案信息储存、开发利用、交流服务中心，日常工作是在综合部的领导下进行。
3.3公司的档案除财务档案外，由综合档案室实行集中统一管理。3.4档案库房应符合国家档案保管的基本要求，使档案处于完好状态。
3.5档案工作人员应认真贯彻上级机关有关档案管理的方针、政策和要求，负责执行本工作各项档案管理制度，做到有计划、有措
施、有成效地开展档案管理工作，确保国家机密和档案的安全，不发生失密或档案丢失、毁坏事件。
3.6档案工作人员负责督促和指导全公司各部门做好本部门工作活动中形成的和、各种门类和载体档案材料的积累、整理和归档工作：负责档案材料的收集、整理、立卷、保管和提供利用工作，并及时做好档案的统计，组织有关专业技术人员进行档案的鉴定和销毁。4
管理内容、要求与程序
4.1管理职责
4.1.1综合部是公司档案管理部门，负责公司的档案管理工作。4.1.2综合部应制定专职人员负责档案管理。档案工作人员负责督促和指导全公司各部门做好本部门工作活动中形成的各种门类和载体档案材料的积累、整理和归档工作：负责档案材料的收集、整理、立卷、保管和提供利用工作，并及时做好档案的统计，组织有关专业技术人员进行档案的鉴定和销毁。
4．1.3各部门（风电场）应明确专人负责本部门所形成的文件材料积累、整理，并按要求向档案部门归档。4.2归档范围及保管期限
4.2.1归档范围及保管期限见附件《江西中电投新能源发电有限公司工程建设资料归档范围》、《江西中电投新能源发电有限公司文件材料归档和不归档范围》及《江西中电投新能源发电有限公司归档文件材料保管期限表》。
4.3归档办法及时间4.3.1文件材料的归档
4.3.1.1公司发文（发文、函、任免、党组、党组任免文件及会议纪要、通报）：公司起草文件使用办公自动化系统，电子文件办结后，纸质、电子文件一起归档。由综合部文员归档。
4.3.1.2公司收文：综合部文书收到文件后登记并将全文扫描，保存纸质文件以便归档，电子文件在网上运行，办结后打印办文处理签与纸质文件一并归档。办结的电子文件由综合部文书归档（注：在电子文档试运行期间，可继续进行一段时间的双轨制运行，即电子文档与纸质文件同时运转）。
4.3.1.3合同协议：签字盖章后，合同正本及相关报审资料交由综合部备案，经汇总后年底交综合部文书归档。
4.3.1.4签报：公司签报使用办公自动化系统，电子文件办结后，由综合部文书归档。部门签报，由部门统一编号、送阅，年底由本部门秘书移交综合部文书归档。
4.3.1.5案件档案：纪检监察案件材料的归档工作，按照中共中央纪委、监察部、国家档案局印发的《纪检监察机关案件档案管理办法》（中纪发[1998]8号）有关规定执行，案件办结后归档。4.3.1.6审计案件：审计文件材料的归档工作，按照审计署、国家档案局《审计文件材料立卷归档工作试行程序》（审办[1987]148号）和审计署《审计机关审计档案工作准则》（[2001]审计署令3号）有关规定执行。
4.3.1.7其他需归档文件材料：
会议文件：参加各类会议人员在会后及时将文件移交综合部文书归档（外出参加的会议或主办会议）。
无编号文件：如会议记录、纪要，大事记、工作计划、总结，调研报告、考察报告、名册、外事协议、简报及刊物等，由有关人员将文件材料收集齐全，移交综合部文书归档。4.3.1.8会计档案
按照《会计档案管理办法》执行，由财务会计部门按照归档要求负责整理，装订成册。在会计年度终了后，由财务会计部门保管一年，期满后，编制清册向综合部文书移交归档。4.3.1.9科技档案
科技、科研材料于项目鉴定验收或评奖后一个月内向综合部文书移交归档。
4.3.1.10实物及声像档案
贵重礼品和奖杯、奖牌等，及时向综合部文书登记造册，实物可由部门或个人暂时保管。
录音、录像、照片、光盘随有关文件材料一同移交综合部文书。4.3.1.11图文传真档案4.4归档要求
4.4.1归档文件材料必须完整、准确、系统。具有长期保存价值的文件材料的归档率、完整率、准确率应达到100％。
4.4.2归档文件不允许有热敏传真件、复写件及铅笔、圆珠笔、
红蓝铅笔、红墨水、纯蓝墨水等笔迹。4.5档案利用
4.5.1公司工作人员因工作需要查找文件可通过办公自动化，查找文件原件可到综合部文书办理借阅手续。5相关文件
5.1工程建设材料归档范围（见附件1）5.2文件材料归档和不归档的范围（见附件2）5.3归档文件材料保管期限表（见附件3）
附件一:
工程建设材料归档范围
一、工程建设依据性文件
1、工程项目建议书及报批文件项目选址意见及报批文件2、项目可行性研究报告、评估及批复文件和规划许可证3、环境预测、调查报告、环境影响报告书和批复文件4、设计任务书、计划任务书及报批文件二、工程管理性文件1、
征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书工地征地、
移民、协议、合同文件、水资源取水许可证2、
工程环保、五通一平、消防、工业安全方面的合同、协议、
执照、许可证及来往文件3、4、5、6、7、8、9、
工程招投标文件、中标通知书及合同工程项目的融资、贷款合同、协议
工程项目开工前审计文件及开工报告和批复文件工程租赁文件工程涉外文件概算批复文件
招投标程序符合“招投标法”规定的证明文件
10、质量监督注册证书及规定阶段的监督报告三、设计基础文件
1、工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察
记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明文件2、
地形、地貌、控制点、建筑物及重要设备安装测量定位、观
测记录文件3、
水文、气象、地震等其他设计分析的相关报告
四、工程设计文件1、2、3、4、5、6、7、
概念设计及可行性设计文件初步设计文件及概算书关键技术试验文件
设计评价、鉴定及批准文件设计变更通知单施工组织总设计施工图设计计算书及预算书
五、工程质量监督与监理文件1、
质量监督机构的质量监督申报书、评价报告等需质监机构出
示的质监活动文件2、
工程各阶段、各级监督站形成的质量检验记录、纪要、报告
和结论及封闭文件3、4、5、6、
监理大刚、监理规划、监理实施细则、监理日志监理签审的施工组织设计、方案评审记录
专业监理工作报告及监理月报、监理成果分析报告监理通知单、监理工作联系单、协调会议纪要
7、8、9、
施工、设备及材料单位的资质审核材料工程材料检查、复检、实验记录、报告
设备验收、交接、支付证书和设备制造结算审核
10、工程质检验评估报告
11、质量缺陷、质量事故、安全事故处理意见报告
12、与设计、施工、监理、设备制造厂之间的涉及工程、质量、费用、交货等方面的传真件六、土建、水工工程文件1、2、
开工报告、施工图会审及技术交底记录
施工组织设计、施工方案、作业指导书、施工技术及安全措
施、施工工艺文件及其报审3、4、5、
单位工程钢筋、水泥跟踪台帐
原材料及构件出厂证明、质量鉴定文件及报审表
厂区平面控制网、高程控制网、主厂房网等建（构）筑物的
施工测量记录6、
建（构）筑物和大型设备主要轴线定位放线测量记录及高程
测量记录，沉降观测记录，变形、高程控制记录及水准点测量记录文件7、8、9、
分项、分部、单位工程质量检查、评定记录隐蔽工程与中间检查验收签证
施工过程中的缺陷，质量问题处理、分析与结论文件
10、设计变更和钢筋、管材代用证件
11、竣工报告、竣工验收移交签证七、设备管线安装文件1、2、
开工报告、施工图会审及技术交底记录
施工组织设计、施工方案、作业指导书、施工技术及安全措
施、施工工艺及其报审表3、4、5、6、7、8、9、
原材料及构件出厂证明、质量检定及报审表设备安装技术记录、质量评定记录和签证
热工和电气的仪表、保护、自动、控制装置检验记录分部试运中单体、单机调试的方案、措施、记录与报告电缆敷设记录和原始安装记录主要管道支架弹簧安装高度的记录焊接工程一览表
10、焊条、焊剂出厂证件和保管情况记录11、焊工资格复印证件或证明件一览表
12、受监焊口焊接及热处理检验记录和图表、质量检验报告、探伤底片、实物抽样试验报告
13、焊接施工组织设计及重大项目的施工技术措施14、焊接工程质量评定、焊接工艺评定书15、焊接工程技术总结
16、合金钢零部件和紧固件的光谱分析及硬度试验记录17、隐蔽工程检查验收记录
18、分部试运前的各级质量检验、验评记录与签证
19、施工质量事故、设备缺陷处理和修补记录与签证20、设计变更通知单、工程联系单与材料代用记录21、竣工报告、竣工验收移交签证八、分系统、整套启动及试运阶段文件1、机组调试大纲、各专业调试方案（措施）2、各专业整套启动试验方案、措施
3、分系统、整套启动试运指挥部文件、命令、纪要、记录等4、整套启动试运交接记录和运行记录5、分系统、整套启动调试报告
6、试运阶段的缺陷、故障分析记录、分析报告与事故处理意见九、竣工验收文件
1、整套启动试运工作总结2、机组移交生产工作总结3、工程移交生产交接书
4、工程管理、设计、监理及施工总结（各参建单位编制）5、环境保护、劳动安全卫生、消防、人防、规划、档案等验收
审批及结论的相关材料6、消防专项验收证书
7、建设项目职业卫生专项验收8、建设项目安全设施竣工验收
9、建设期未发生四级（含四级）安全事故的证明10、劳动保障专项验收证书
11、环保专项验收证书12、水土保持专项验收证书13、档案专项验收文件14、竣工图
十、声像、电子文件
1、施工前原始原貌声像文件2、开、竣工仪式声像文件
3、重要施工过程（含隐蔽工程、施工工艺）声像文件4、各节点质量监督检查声像文件5、上级领导视察、会议声像文件
6、项目竣工建筑、构造、全景等声像文件7、电子版管理性文件8、电子版施工文件9、电子版竣工图10、电子版设备文件11、电子版竣工验收文件十一、设备文件1、
主设备及主要辅助设备装箱单、开箱记录、工具单、备品备
件单2、
设备出厂说明书、试验记录、合格证件、手册、图纸等技术
文件3、
设备商检记录、索赔文件
4、5、
主设备及主要职辅助设备台账、设备控制程序、软件从开箱至移交生产各阶段所有设备的消缺、修补与更换记
录、设备消缺率的统计6、7、
设备安装调试、测定数据、性能鉴定备品、备件、专用工具的交清单
十二、科研项目文件1、2、3、4、5、6、7、8、9、
开题报告、任务书、批准书协议书、委托书、合同文件研究方案、计划、调查研究报告试验记录、图纸、照片实验分析、计算、整理数据
实验装置及特殊设备图纸、工艺技术规范说明书阶段报告、科研报告、技术鉴定文件成果申报、鉴定、审批及成果推广应用材料考察报告、重要课题研究报告文件
十三、实验装置操作规程、安全措施、事故分析1、本企业有关标准文件2、机组启动、运行方案3、技术培训教材4、考核期的生产记录
5、操作票、工作票、运行日志等运行台账
6、工业卫生、劳动保护材料、环保、消防运行检测记录
7、设备试运行、验收、维护记录
8、考核期的事故分析、处理记录及结论事故分析报告
9、性能试验、安全性评价试验、特殊试验大纲、方案、记录、
试验报告及相关图纸
附件二：
文件材料归档和不归档的范围
归档的文件材料的范围
凡是反映公司工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。
一、上级机关的文件材料
1．上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；2．上级机关颁发的属于公司主管业务并执行的文件，以及普法的、非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件；
3．副省级及以上领导人等对公司工作的重要指示、讲话、题词、照片和由特殊保存价值的声像等材料；
4．公司代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本；5．上级机关转发公司的文件（包括报纸、刊物转载）。二、公司的文件材料
1．办公会议、党总支会议及专业会议记录、纪要的文件材料。公司召开的工作会议和专业会议材料；
2．公司颁发的（包括转发及与其他单位联合颁发的）各种正式文件的签发稿、印制稿，重要文件的修改稿；
3．公司的请示与上级机关的批复文件，下级单位的请示与公司的批复文件；
4．公司及内部职能部门活动形成的工作计划，总结、报告；
5．反映公司业务活动和科学技术管理的专业文件材料；6．公司检查下级单位工作、调查研究形成的重要文件材料；7．公司或公司汇总下属单位的统计报表和统计分析资料（包括多媒体）；
8．公司形成的财务报表、凭证、帐簿、审计、监察等文件材料；
9．公司党总支、工会、团委和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料；
10．内容重要的人民来信、来访材料，领导的指示和公司调查所形成的报告、材料；
11．公司领导在公务活动中，所形成的重要信件、电报、电话记录，从外单位带回的与公司有关的未经秘书处理登记的文件材料；
12．公司及公司批准的有关区域变化、解决有关纠纷、征用土地以及基本建设工程施工、竣工文件材料。公司直接管理的科研、生产、建设项目的科技文件材料；
13．公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织机构、人员编制等文件材料；
14．公司制定的工作条例、章程、制度等材料；
15．公司（本行业）的历史沿革、大事记、年鉴，反映公司（本行业）重要活动事件的简报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；
16．公司（包括上报和下批）干部任免、调配、培训、专业技术职务评定、聘任，党员、团员、干部、工人名册、报表，纪律检查，职工录用、转正、定级、调资、退职、退休、离休、转业、评残、抚恤、死亡等工作及干部奖惩等文件材料；
17．公司及公司办理的干部、工人的转移工资、行政、党、团、工会组织介绍信及存根；
18．公司财产、物资等交换的凭证、清册；
19．公司编印的情况反映、简报等刊物的定稿和印本，编辑出版的定稿、样本；
20．公司与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；21．公司与外国签订的条约、议定书、协定、合同、换文和参加国际会议的有关文件及机关外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录、声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等；
22．各种普查工作中形成的文件材料；23．按有关规定应归档的死亡干部档案资料。三、同级单位和非隶属单位的文件材料
1．同级单位和非隶属单位颁发的非公司主管业务但需要执行的法规性文件；
2．有关业务单位对公司工作检查形成的重要文件；
3．同级单位和非隶属单位与公司联系、协商工作的重要来往文件。
不归档的文件材料的范围
一、上级机关的文件材料
1．上级机关任免、奖惩非公司工作人员的文件，普发供参阅、不办的文件材料；
2．上级机关发来供工作参考的抄件；3．上级机关征求意见未定稿的文件。二、公司的文件材料1．重份文件；
2．无查考利用价值的事务性、临时性文件；
3．未经会议讨论、领导审阅、签发和未生效的文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿（重要法规性文件、定稿除外），铅印文件的各次校对稿（主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；
4．从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；5．无特殊保存价值的信封，一般性表态，询问一般性问题，提出一般性建议或意见的人民来信；
6．机关内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；
7．公司负责人兼任外单位职务形成的与公司无关的文件材料；8．为参考目的从各方面收集的文件材料。三、同级单位和非隶属单位的文件材料
1．参加非主管单位召开的会议不需要贯彻执行和无参考价值的文件材料；
2．非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。
附件三:
归档文件材料保管期限表
为了准确地划分档案的保管期限，使保存的档案既能全面反映公司主要职能活动，又便于保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》和国家档案局颁发的《关于机关档案保管限期的规定》、《审计档案保管期限表》等有关规定的精神，结合公司的实际情况，制定本表。
档案的保管期限定为永久、30年、10年三种。专门档案（如财务档案、审计、监察档案）按有关规定执行。
划分保管期限的原则
确定档案的保存价值，应正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，根据企业工作的需要和积累财富的需要，全面确定档案的保存价值，准确的判定档案的保管期限。
永久：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌，对公司、国家建设和历史研究有长远利用价值的文件材料，列为永久保管。主要包括：公司营业执照，机构演变及领导任免，年度综合报表，房屋产权证，重要的合同协议，政策法规性文件，重要的工作会议文件材料，重要的请示和批复，直属上级单位颁发的属于本公司主管业务并要贯彻执行的重要文件材料等。
30年：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对本公司有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。主要包括：一般工作
问题的文件材料，一般会议文件，人事管理工作形成的一般性文件材料，直属上级机关颁发的属于本公司并贯彻执行的一般性文件材料等。
10年：凡是在较短时间内对本公司有查考利用价值的文件材料，列为短期保管。主要包括：公司本部一般事务性的文件材料，上级机关和同级企业颁发的非公司主要业务但要贯彻执行的文件材料。
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