投标文件的制作流程及撰写要求
1、 根据招标公告,准备相应的资格证明文件〔营业执照、委托书、税务登记证、合同等。
2、 购买招标书〔纸质和电子版。保存好购买标书的发票〔收据。
3、 阅读招标书,弄清如下问题：
A、 招标的项目名称、项目编号或招标编号。
B、 招标货物的标段、包号、名称、数量。
C、 招标货物的要求〔技术参数、性能描述、强制标准
D、 招标货物的付款方式。
E、 其他需要弄清的问题
4、 制定投标计划
A、 确定拟投标的标段〔包
B、 列出标书中表述不清的问题,制作质疑文件并要求发标方答疑。
C、 按照招标文件的要求,整理出投标文件列表和格式。并注意如下问题：
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所有的文件、表格要能在Word文档中自动生成目录。
所有文件、表格的文字大小、页面尺寸、风格必须统一且符合招标文件的要求。
多人同时制作同一份投标文件,文件如何分解和合成。
标书撰写过程中,如何进行审核、共享。
5、 方案确认、资料准备
A、 制定投标的技术方案〔原理、外观效果、操作方式、主要用材、价格、制作周期、主要特点等。一般以召开会议的形式进行,会后形成电子文件并分发至标书制作的每一个成员。
B、 整理和投标相关的已有资料〔技术方案、承诺书、公司介绍等并共享这些资料。
6、 投标文件的撰写
A、 商务部分
该部分在一般的招投标过程中,招标文件都会给出固定的格式文件,只要严格按照格式文件填写就可以了。主要不要缺少文件、漏填、把顺序弄对。
B、 技术部分
技术部分撰写的依据是招标文件中的货物技术要求描述。投标的技术方案一定要依照
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招标文件的要求撰写。一般应达到满足或正偏离。其中主要技术原理、实施方案、技术路线、创新和特点要阐述清楚。
解说词部分是业主方解说员讲解给观众听的。主要着重展品的科学原理、现象、相关知识的撰写。用词要夸张、具有煽动和蛊惑性,能吸引观众。
说明牌部分是业主悬挂在展品旁边的,主要是对展品原理、结构、性能、使用方法的简要说明,起到对观众的提示、吸引和启发思考的作用。包括图形和文字描述两部分。一般提供文字描述部分。
进度表中一般按照日历天进行进度安排。统一标的货物制作进度应相同。
技术方案中如果提供备选方案,必须是招标书允许的。否则不能提供备选方案和报价。
效果图是对投标货物的直观展示。在制作效果图时,除考虑其震撼、美观外,一定要考虑其可实现性、安全性、易操作性、价格和包装运输。尽可能做到中标后实际制作实物效果能和效果图一致。在效果图的下方应注明投标方提供的设备和由招标方提供的设施。
环境要求是投标方对招标方〔业主提出的布展条件要求,一般包括如下：
场地大小。
电源参数和设置地点。
上下水流量、压力和管道、接口形式、设置地点。
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气源流量和压力及接口形式、设置地点。
噪声：包括环境噪声和本展品潜在的有可能对其他展品的噪声影响。
温湿度：如果展品中用到水和油,一般应要求环境的温度在零上4度以上到35度以下。环境湿度主要考虑潮湿环境对电器和展品可能产生的影响。
对带有投影机和幕的展品以及需要在墙体等位置安装设备的展品,必须对招标方提出相应的要求。如吊杆的固定、膨胀螺栓的固定等。同时展品应靠墙布置。
对于使用烟机等设备的展品,一般应要求招标方提供排风管道和设备。
照明：对有投影机等需要较暗环境的展品,一般应要求招标人提供无强光直射的较暗环境。
控制室：带有和展品操作部分分离的控制系统、电源和计算机的展品,要求招标方提供控制室。控制室的大小应根据所放物品的大小、操作空间、作为展品和工具的临时存放场地和图形的美观及可能性来综合考虑。控制间宜大不宜小。控制室的门应能锁闭,以利安全。控制室距展品的距离和位置一般应考虑视频线和通讯线、信号线的走线长度〔不是直线距离和可能性。
建筑承重一般为350Kg/m2到450Kg/m2,如果展品较重,应提出承重要求,其要求承重为实际需要的1.2-1.5倍,对有交变载荷的展品,其要求承重为实际需要的2-3倍。
对于大件、重量超过100Kg的展品,应要求预留投放口,以方便展品的吊装。
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对于较重和较高的展品,应对安装场地的净高提出要求,以便架设吊装设备。
对需要地基的设备,应向业主提供地基图,要求业主预先准备。
机械图：一般投标文件中的机械图为展品的总装简图。一般使用实际生产的设计总图或效果图生成的总图。在使用实际生产总图时,要将技术细节删除,保护技术秘密。
电路图：一般投标文件中的电路图使用框图。需要注意的是不要在框图中出现按钮、空气开关等元器件。电源进线处要设置接地点。
展示方式：一般展示方式有互动参与、演示、体验等,注意有时需要注明参与的人数和讲解员〔管理人员人数。
展品的工作方式：一般由循环、自动、定时工作、连续工作等。
展示目的：主要撰写展品揭示的科学现象、原理、对观众的作用,如启迪智慧、发散思维、联想记忆、掌握技能、培养科学方法、遵守法律法规的意识等等。最终,通过这件展品是观众有什么收益。
演示的科学技术原理：科学原理描述。
创新点或特点：展品在设计、制造、材料、展示方式、操作方式上应用了什么新技术、有什么优点和特色。
7、 投标文件的审核
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A、 文件是否齐全
B、 格式是否符合招标文件要求
C、 文件顺序是否正确
D、 开标一览表、报价明细表等价格是否正确,价格组成是否合理
E、 外购设备厂家、型号是否正确
F、 技术方案是否正确
G、 承诺书是否符合甲方要求
H、 答疑文件所涉内容
I、 其他需要审核的问题
8、 投标文件的打印和密封
A、 在投标文件打印前,核对其电子文档是经审核批准的最终文档。
B、 使用招标文件规定的纸张尺寸打印投标文件。投标文件正本和副本的份数和招标文件的要求一致。
C、 在装订前,检查标书是否有缺页和不清晰的地方。
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D、 法人和委托人在投标文件上签字。
E、 在投标文件的规定位置盖章。
F、 检查是否有漏签和漏盖的地方。
G、 按照招标文件的要求和顺序对招标文件进行密封。密封前要有专人对文件的顺序、分包情况进行核对,特别注意开标一览表、投标书、电子文档〔光盘、正副本等的分包.
H、 在包装的封口处加贴封条、盖章、签字,如有必要,在包装外部加贴文件清单等。
9、 投标文件的递交
A、 携带投标文件、证明文件原件<如有要求>、参加开标的委托人身份证、投标保证金〔汇票、汇款证明原件、交款发票、标书购买收据或发票在招标方规定时间到达投标地点〔开标地点。
B、 按照招标方的要求,到规定地点对文件进行验证、交付投标保证金并换取收据、将购买招标文件的收据换成正式发票、报到签名、递交投标文件。
10、 开标和评标
A、 按时参加招标人召开的开标
B、 注意开标人唱标并做好记录
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C、 在唱标人唱标时,按照要求回答唱标人的问题,配合开标人验标。
D、 开标结束后,按照评标委员会〔招标人的要求在指定位置等待答疑。特别注意,不参加答疑有可能给投标人带来不利后果,甚至造成废标。
E、 在评标结束,征得招标人同意后方可返回。
11、 几个需要注意的问题
A、 在投标书中,前后的描述要一致,切忌出现统一物品多个名称的情况。
B、 在投标书中,文字要使用规范文字,不使用繁体字。描述要使用书面语言,不使用口头语言和网络语言。
C、 在报价明晰表中,投影机、计算机、电视等大众性的设备价格一般不能高于市场报价。
D、 在设备清单中,不符合业主强制标准的设备的制造商应为XX科文电子科技有限公司。其型号的编制应符合设备型号的常规方法。
E、 和招标方保持联系,了解招标工作的进展。
F、 将招标方的答疑文件内容及时通知标书的制作人员。
G、 按照招标文件的要求及时寄发或传真投标确认函给招标人。
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H、 随时根据招标人的答疑文件对投标文件进行修改。
I、 保存好招标文件及答疑文件备查。
J、 参加投标的人员一般不宜乘坐飞机参加投标。其交通工具应首选火车。
12、 标书中常用名词解释
A、 业主
B、 招标人
C、 发标人
D、 投标人
E、 最高限价和拦标价
F、 日历天、工作日
G、 投标价、中标价
H、 竞争性谈判
I、 不可抗力
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