电子档案管理系统需求要点

电子档案管理系统

需求分析说明书

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:V1.0 电子档案管理系统需求说明书

目录

第一章

引言.......................................................................................................................... - 4 -

1.1目的................................................................................................................................ - 4 - 1.2背景................................................................................................................................ - 4 - 1.3系统目标........................................................................................................................ - 5 - 第二章业务概述........................................................................................................................ - 6 -

2.1 2.2 2.3 2.4

范围.......................................................................................................................... - 6 - 总体业务用例.......................................................................................................... - 7 - 核心业务.................................................................................................................. - 8 - 数据操作................................................................................................................ - 10 -

2.5查询利用...................................................................................................................... - 12 - 2.6增值服务...................................................................................................................... - 13 - 2.7

非功能性要求........................................................................................................ - 14 - 2.7.1 档案的原始性和完整性保障

.......................................................................... - 14 -

2.7.2 身份认证.......................................................................................................... - 14 - 2.7.3 防篡改.............................................................................................................. - 15 - 2.7.4 加密处理.......................................................................................................... - 15 - 2.7.5 传输的安全性.................................................................................................. - 15 - 2.7.6 存储的安全性.................................................................................................. - 16 -

第三章系统概述...................................................................................................................... - 16 -

3.1 系统体系结构............................................................................................................. - 16 - 3.2 系统运行流程............................................................................................................. - 19 - 3.3 工作流......................................................................................................................... - 20 - 3.4 对外接口..................................................................................................................... - 21 - 3.5 系统特点..................................................................................................................... - 22 - 第四章功能性需求.................................................................................................................. - 23 -

4.1功能描述...................................................................................................................... - 23 - 4.2功能一览表.................................................................................................................. - 23 - 4.3 功能结构图................................................................................................................. - 26 - 4.4 档案核心操作............................................................................................................. - 28 -

4.4.1建档管理........................................................................................................... - 28 - 4.4.2归档管理........................................................................................................... - 32 - 4.4.3档案变更........................................................................................................... - 35 - 4.4.4档案销毁........................................................................................................... - 39 - 4.5 档案数据操作............................................................................................................. - 43 -

4.5.1档案数据存储................................................................................................... - 43 - 4.5.2档案数据获取................................................................................................... - 45 - 4.5.3档案数据展示................................................................................................... - 46 - 4.5.4档案转储........................................................................................................... - 48 - 4.6 业务管理..................................................................................................................... - 49 -

4.6.1类别管理........................................................................................................... - 49 -

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4.6.2关联配置........................................................................................................... - 58 - 4.6.3任务管理........................................................................................................... - 62 - 4.7 查询统计..................................................................................................................... - 68 -

4.7.1档案数据查询................................................................................................... - 68 - 4.7.2档案数据统计................................................................................................... - 71 - 4.8 档案增值功能............................................................................................................. - 73 -

4.8.1档案借阅........................................................................................................... - 73 - 4.8.2档案归还........................................................................................................... - 79 - 4.8.3档案催还........................................................................................................... - 84 - 4.8.4档案预约........................................................................................................... - 86 - 4.9 工作流管理................................................................................................................. - 91 -

4.9.1工作流创建配置

............................................................................................... - 91 -

4.9.2工作流发布....................................................................................................... - 92 - 4.10 系统管理................................................................................................................... - 94 -

4.10.1组织机构管理................................................................................................. - 94 - 4.10.2角色管理......................................................................................................... - 98 - 4.10.3用户管理....................................................................................................... - 103 - 4.10.4用户组管理................................................................................................... - 108 - 4.10.5日志管理....................................................................................................... - 112 -

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第一章引言

1.1目的

此需求规格说明书对《档案管理系统》软件做了全面细致的用户需求分析，明确所要开发的软件应具有的功能、性能与界面，使系统分析人员及软件开发人员能清楚地了解用户的需求，进一步提出概要设计说明书和完成后续设计与开发工作。

并在此基础上本说明书的

预期读者为客户、业务或需求分析人员、测试人员、用户文档编写者、项目管理人员。

1.2背景

在日常生活中，人们对档案的定义各式各样，目前公认的、比较权威的自然是《中华人民共和国档案法》中对档案定义，表述如下即是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。由定义可见，档案由档案信息和记录档案信息的载体组成。它包括四个方面的涵义，即：档案是各种机关组织和个人在特定的社会活动中形成的；

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:

档案是保存

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备查的历史文件；档案的形式多种多样；档案是历史的原始记录，只有满足上述四个条件的信息材料才能成为档案。

档案具有真实性、原

所以它有极强

始性，具有其它任何材料不可替代的依据和凭证作用，

的法律效益。它能够提供历史资料，为组织、管理、决策、科研等工作服务。

而档案管理则是每个、企事业单位必不可少的重要管理项目，例如，行政档案、会议文件、技术档案，客户档案等等，都是各个管理者所重视的，各部门，各类别，多样的文件，都是作为重要的历史与决策依据。但由于文件多，产种类多，文件创建者多，创建时间为不定期，对保护好一些重要的文件极为不便，

同时由于人员的流

动，对原有的文件的再现，显得力不从心，有时查找与重新整理文件要浪费许多的人力，物力。为了让企事业单位有效的掌握，有效的共享文件资源，保护好文件，这就需要一套灵活、实用的档案管理系统来辅助进行管理。

1.3系统目标

提高办公效率，共享数据，方便档案的管理和利用。确保档案数据的长期性，以满足对档案查阅的要求。保证档案数据的真实、长期、数据安全为根本出发点。

技术上要保证系统的规范性、一致性、完整性、可扩展性和可维护性。

电子档案生成的真实性、合法性，遵循国家的相关标准。

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身份认证遵循国家的标准。利用CA、电子印章等方式，算法符合国家的相关标准。

工作流的审批。审批过程也要档案化，并不可更改。

第二章业务概述

2.1 范围

电子档案管理系统是一个采用档案电子化、

影像数字化、办公无

纸化以及信息网络化等先进技术，实现包括档案文件、声音、影像、文本在内的多媒体档案资源的存储和查询检索的计算机系统，

为档案

资料管理、利用和保护提供了有效的技术保证，可大大节约数据存储空间，无限地延长档案材料保存时间，同时也为查阅、利用档案文献带来了极大的便利。该系统的档案管理符合、企事业单位的业务流程，并遵循国家的法律、法规、标准以及相关规定，做到安全、有效的档案管理，实现、企事业单位档案的“无纸化”

。但“无纸

化”是一个循序渐进的过程，目前、企事业单位还需对纸质档案进行管理，所以电子档案管理系统同时也兼容对纸质档案的管理。

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2.2 总体业务用例

档案核心业务

业务人员

增值服务

查询利用

原始档案提供

者

数据操作

增值用户

提供原始档案资料

角色用例关系图

通过对档案管理业务分析，角色大致分为以下几种：

角色名称原始档案提供者

业务人员

描述

档案采集用的原始档案资料。

业务的具体操作人员。比如业务人员可以分为采集整理人员、归档审批人员、销毁审批人员等。

增值用户

系统目前提供的增值服务有档案的借阅管理。

档案的原始提供者提供原始档案资料给业务管理员，业务管理员

通过核心业务将这些资料信息化、档案化，各类用户可以对档案进行查询利用操作，增值服务中目前只实现了借阅服务，增值用户（档案

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借阅用户）可以通过档案借阅服务对档案进行借阅。

2.3 核心业务

档案的核心业务如下图所示：

业务流向

提供原始档案资料

采集整理

建档

原始档案提供

者

业务流向

档案核心业务

业务人员

归档业务流向

档案变更

档案销毁

核心用例图

档案的核心功能是档案生成到消亡的过程，档案的原始资料信息

由原始档案提供者提供，业务人员对其进行采集整理，整理后申请归档，申请通过后才真正的生成一份档案。变更是指归档后的档案内容有变动，经过审批档案才能进行变更操作，变更流程操作一同记录到档案信息中，并不可更改。业务管理员可以对档案进行销毁，分两种方式销毁，一种方式是直接销毁，没有备份；另一种方式是对销毁的档案进行备份处理。

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采集整理：

档案数据来源于原始档案提供者，提供的原始档案可能是不同类型的资料，比如纸质资料、电子资料、音频、视频等，对这些资料都要能够进行采集，最终数字化、档案化。

原始资料电子档案化要符合国家相关标准、规定，比如图片的格式有多种多样，我们提供一种或几种符合国家相关规定的图片格式，对要采集的图片要符合此规定，做到归一化处理。采集的方式提供多样化，比如扫描、照相、上传、网页抓拍等方式。

原始资料信息采集完成以后要等待审批归档。归档：

对执行归档业务的人员或机构要有严格的权限。

归档审批的业务流程信息要作为电子档案的属性信息保存，并信息不可更改性。销毁：

档案的保存时间要有一定的期限，所以需要设定其有效期，对于超出有效期的档案可以进行销毁，用户也可以根据需要自行销毁档案。

档案的销毁要有严格的安全保障。

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2.4 数据操作

数据操作包括数据的存储、获取、展示、备份和转存储。

数据备份

查询利用

数据转存储

档案核心业务

数据存储

数据获取

增值服务

数据展示

数据操作用例图

1.数据备份。在电子档案归档的同时还必须提供下载固化保存技术

（备份），也就是可以手动的把归档档案固化在只读光盘上，案库发现有被非法修改的档案文件时，光盘上所存储的档案文件将作为原始数据恢复到档案库中去。

2.数据的转存储。有的或企事业单位的档案保持时间长、数据

量大等特点，还需要将档案按着一定的条件进行转存储，比如将同一年内的档案转存储到其他地方。

3.数据的存储和获取。满足各种格式的存储、获取需求，比如对图

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当档

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片、PDF、WORD、音频、视频等格式存储、获取操作。4.对不同格式类型的数据我们提供展示功能，比如支持图片、

WORD、音频、视频等格式展示。

PDF、

如何保证备份、转存储后档案数据原始性、完整性是电子档案管理中一项重要的工作。

建立完备的移出档案原始性、完整性检验报告。档案在移出数据库前必须进行严格的原始性、完整性检验，并提供完备的检验报告作为移出档案的一个组成部分进行备份。

建立接收档案原始性、完整性的验证技术。当需要恢复备份或查询利用转存储的档案时，首先将备份的数据或转存储的数据转入档案交接库，根据检验报告对所接收档案的每一份文件，包括条目、正文、周期表及各版草稿的原始性、完整性进行严格的验证，只有验证合格的数据才能进入接收档案处理库进行查询利用。

备份、转存储档案数据原始

性、完整性验证条目数据修改，创建接收档

案验证文件

档案交接库

据数告报证验+据数案档

验证合格

接收档案处理

库

处理后进入基础

盘光读只入存

档案库

备份、转存储

数据

基础档案库

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数据验证流程图

2.5查询利用

很多用例都需要用到档案的查询利用

业务人员

增值服务

全文检索

档案核心业务

查询利用

增值用户

普通查询

原始档案提供

者

查询利用用例图

、企事业单位的档案电子化，不仅仅节约了大量纸质档案的存储空间，同时也方便档案使用者的查询、利用等工作。档案使用者通过不同的查询条件（比如档案类型、所属部门等）快速查询出所需要的档案信息，节省了档案使用者大量的查询时间。具有全文检索功能，快速查询出所需档案。

同时为了保护档案信息的安全，对档案使用者进行权限控制，只有具备权限的档案使用者才能查询、利用。

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2.6增值服务

增值服务中目前只实现了档案的借阅，如下图所示：

借阅申请

借阅审批

借阅用户

档案借阅

借阅归还

借阅催还

档案预约

增值服务用例图

借阅管理是对电子档案的借阅管理。电子档案管理系统的利用最终要实现、企事业单位的档案“无纸化”管理，但“无纸化”是一个循序渐进的过程，目前一段时期内纸质档案仍然是必不可少的档案资料，但为了满足、企事业单位档案管理数字化需求，电子档案借阅管理还需兼容对纸质档案的借阅管理。电子档案的借阅管理要提供多种借阅方式，比如网上在线借阅浏览，脱机下载借阅浏览等，为了保证借阅的电子档案的安全，要求对借阅的电子档案具有不可更改性、不可复制性、密钥浏览处理、定期销毁和借阅数量控制等要求，电子档案的借阅要符合国

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家的相关规定。

对纸质档案的借阅管理主要是对纸质档案的一个监控，比如存放地点、借阅期限等。对纸质档案的借阅流程信息要进行详细记录，这些信息要和借阅的档案绑定，并不可更改处理等，这些信息将作为档案属性信息的一部分。

2.7 非功能性要求

2.7.1 档案的原始性和完整性保障

档案的基本特性是“原始性、完整性”，正由于档案的这一特性，使档案成为历史的真凭实据，并且有了法律效力。对虚拟、飘渺的电子档案信息内容进行原始性、完整性的确认与维护将是保障电子档案法律效力的关键，也是我们进行电子档案'管理的核心所在

。在电子档

案资料产生或接收的那一刻起，就有一张生命周期表（档案原始性、完整性检验报告）和它终身相伴，完整地记载它在“生命周期”内的全部活动情况并保存它的“成长变化”过程，直到该档案完成终结审批归档为止。

2.7.2 身份认证

操作双方之间的一个身份确认，保证操作人员的物理身份与数字身份相对应。比如可以利用

CA第三方认证、智能卡、短信密码、

动态口令牌、USBKEY、生物识别技术等。

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2.7.3 防篡改

对档案信息不可更改和不可抵赖的处理。如果非法对档案信息进行修改，则系统可以识别。可以通过电子印章、加水印、术实现。

MD5等技

2.7.4 加密处理

对档案信息数据进行加密处理，实现不同的加密算法。如果非法获取档案信息数据也无法识别其中的内容。密钥、非对称密钥等技术来实现。

可以通过专用密钥、对称

2.7.5 传输的安全性

数据在传输过程中，会暴露在系统外面，使得他人有可趁之机，因此保证传输过程的安全至关重要，主要是通过保障传输的通道和数据安全，已达到传输的安全要求。

电子档案信息数据在网络中的传输或其他传输方式，在信息传输的过程中可能被非法用户截取到档案信息的数据。可以通过访问控制、网络隔离、信息过滤和防火墙技术等措施予以防范，以提高系统主动安全性。

传输数据加密。加密是保护数据安全的重要手段，加密的作用是保障信息被人截获后不能获取原始信息，的被动安全性。

提供系统

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2.7.6 存储的安全性

档案信息数据都存储在数据介质上，因此保障存储的安全性对系统安全也是至关重要的。主要通过对存储的介质和存储的数据的安全的保障，以达到对存储安全性的要求。

为防止直接从存储介质上获取档案信息数据，

可以利用网络拓

扑和防火墙进行存储服务器隔离、物理隔离存储服务器、安全配置和安全访问接口（如数据库访问）等措施。为防止因工作需要或其他原因存储信息泄露后，

使得原始信息

不被泄露，可采取措施对数据进行加密等处理。可采取数据加密、分解、压缩等多种数据处理技术。

第三章系统概述

3.1 系统体系结构

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电子档案应用服务平台

变更转档销毁

档案借阅

档案原始性、完整性验证

档案查询

身份验证，系统安全管理

采集建档档案核心功能

归档

档案增值服务

档案验证

查询利用

配置管理

配置发布工作流服务

流程监控

档案数据存储档案数据获取档案数据操作

档案数据展示

业务层

组织机构管理权限管理驱动接口

基础平台

日志、菜单管理工作流服务

业务数据库基础档案库数据层

应用数据库

系统体系结构图

系统体系结构描述：

电子档案系统采用

SOA的体系结构，遵循AOP的设计理念，

使系统各个部分相对，又可通过公共的接口设计互相协调工作，同时可以在遵循接口要求的基础上进行自定义开发、配置，既提供强大的功能，又提供高度的灵活性和自主性。系统以基础档案库为核心数据库，通过与应用数据库、业务数据库的相互关联利用构成系统的数据层，为上层的业务逻辑提供数据支持。

基础平台为系统提供了底层系统级管理，日志等管理功能。

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如组织机构、权限、

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业务层实现了用户对电子档案系统的使用业务需求，通过基础平台与数据库进行交互，完成用户对档案的相关操作。通过工作流服务子系统对档案核心功能子系统和档案借阅进行流程化管理。档案查询统计子系统支持用户通过全文检索、关键字检索、条件组合模糊查询等方式，通过调用档案展示功能模块，对不同类型的档案数据进行显示，如：图片、声音、影像等。

配置管理层通过对系统各个模块的配置需求进行封装向基础平台提供包括组织机构、权限、日志、等功能模块的相关配置及关系定义的配置接口，同时向业务层的表单、列表显示方式，显示格式及不同模块之间的关系，工作流服务提供配置接口，利用接口达到对业务层、基础平台中各配置项的管理。

档案的原始性、完整性验证功能，通过档案的“生命周期表”对档案的原始性、完整性进行验证。

身份验证、系统安全管理层通过身份验证的手段保证在档案生成、流转、归档等各环节中的操作用户的确定性。通过系统安全对系统中档案的真实性、有效性，输入数据的正确性、规范性等功能进行安全管理。

每个功能组件都是的，各个功能组件之间通过接口进行交互、调用，形成一个完整的电子档案管理系统。

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3.2 系统运行流程

组织机构配置配置数据库

建档

工作流配置

设计者

业务配置

基础档案库

归档

管理员

销毁

查询统计

二次开发

二次开发人员

数据库操作图

应用数据库

普通用户

借阅管理

增值用户

系统的运行主要分为设计期和执行期两个阶段。设计期是二次开

发人员和设计者对系统进行配置。执行期是业务管理员、普通用户和增值用户对系统的具体使用。首先要在设计期对系统进行各种配置，然后才能在执行期进行各种业务操作。

电子档案管理系统产品的数据库主要分为基础档案数据库、

配置

管理数据库、应用数据库，其中基础档案数据库是我们系统的核心数据库，配置管理数据库是对系统配置信息的存储，于借阅管理等增值服务和二次开发。设计期：

设计者首先要对系统进行配置管理操作，系统配置有组织机构配置、工作流配置、业务配置、任务配置。首先配置组织机构，然后进行业务配置，业务配置包括创建业务类型、档案类型和配置

应用数据库是服务

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两者的关联关系，完成业务配置以后创建用户、用户组、角色和权限等系统管理，最后进行工作流配置和任务配置。配置功能对配置数据库进行操作。

二次开发人员利用上图提到的三个数据库，在此基础上根据用户具体个性需求进行二次开发。执行期：

档案的建档、归档、销毁等基础功能由管理员角色进行管理、操作。

普通用户可以进行查询统计等操作。借阅管理模块服务于增值用户。

3.3 工作流

工作流是指业务信息数据（档案信息数据）在多个环节模块之间的流转，使在多个参与者之间按照某种预定义的规则（比如归档审批）传递文档、信息或任务的过程自动进行，从而实现某个预期的业务目标，或者促使此目标的实现。档案在各个环节的流转过程中要保证其原始性、

真实性和完整性，

将流转的各个环节操作信息一起保存到档案信息中，并保证档案信息不可更改性。

工作流的流转过程可以自定义配置。利用系统提供的可视的图形化界面，用户或二次开发人员根据具体的业务流程，

配置流程图，

配置起点流程、流程中动作、流程结束点，添加流程介绍，配置

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流程各功能节点名称（即图形界面提供的与功能点相对应的功能点名称）、执行规则、执行条件等信息，并发布到系统中。通过系统提供的工作流服务与应用程序集成的接口，实现与应用系统中权限子系统以及组织机构子系统的集成，完成业务流程中的相关的权限控制。

3.4 对外接口

配置接口：系统通过配置来实现工作流服务、业务类别关系定义、组织机构关联关系定义。使系统各功能模块通过配置进行相互关联，达到模块之间的解耦，并通过对配置进行抽象管理，提供统一的对外配置接口，用户可以通过配置符合自己业务的规则来组织实现各模块的关联。二次开发接口：系统中各个功能点以实现接口的方式来完成相应的功能，并对各接口进行统一管理，二次开发人员只需实现相关功能接口，编写实现代码，完成相关配置就可以实现功能的统一管理。同时开发人员也可以将新功能点通过配置添加到工作流中，与工作流结合，实现流程化管理。

基础档案库：基础档案库的设计满足用户对各类档案原始数据进行的增删改查等操作，如：图片、声音、影像及各种文本格式（word、pdf、execl）等的档案原始数据。

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连接设备驱动接口：连接不同的硬件设备驱动接口，比如不同类型的扫描仪。

外界系统交互接口。留有与外界系统交互的接口，比如与OA系统交互的数据接口等。交互的方式可以分为两种，一种是数据库接口进行交互，另一种是通过系统接口进行交互。

3.5 系统特点

即可运行，也可与其他系统集成。功能模块组件化，方便二次开发，利用。

强大的系统自由定制原则，可以定制出更加符合用户的使用习惯的系统。

提供图形化、可视化的工作流程设计方式。

支持复杂流程的设计。如：并行、串行、分支、会审等。对业务处理过程的统一跟踪、管理。扩展能力强。

灵活快捷的业务整合能力。集成性好。

跨平台性、组件化的系统结构，适用于各种应用和硬件环境。

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第四章功能性需求

4.1功能描述

档案管理系统应具备档案的综合管理功能。

系统涉及的范围应涵

包括对

盖档案管理活动中需要用计算机进行管理或处理的所有环节，

档案数字化工作中的扫描、数据转换、修版、正文录入、校对、著录、审核等处理环节的管理功能；文件或材料收集；档案整编（数据采集、类目设置、数据校检、目录生成、数据统计、打印输出等基本功能，并能实现根据主题词（或关键词）及分类号自动标引的功能）查询；借阅管理；档案利用；辅助实体管理

；检索

(包括对档案征集、接收、

)。

移交以及档案鉴定、密级变更等进行相应的管理或处理

4.2功能一览表

功能模块功能项采集整理归档管理变更管理转档管理销毁管理

描述

此功能模块是档案的基本操作，也是我们这套系统的核心功能，体现了档案的不同状态。

档案基本功能

业务管理

业务配置任务管理

此功能模块是对业务的管理，、企事业单位可以通过此处设置自己的业务流程，建立业务与档案之间的关系。任务的创建、

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发布等操作。

任务查询

任务查询

不同的用户登录可以查询自己的任务，比如对不同业务类型的档案归档审批任务。

借阅管理

借阅归还催还预约

通过申请、审批等操作来完成对档案的借阅管理。

查询统计

档案查询数据统计

通过日期、档案类型、业务类型、所属机构等信息进行档案查询。通过日期、档案类型、业务类型、所属机构等信息进行档案数量统计。

通过此接口可以和基础档案库建立关系。

基础档案库接

口数据操作

数据存储数据获取数据展示工作流配置工作流发布工作流基础状态查询

是对数据的存储、获取和展示，二次开发人员可以在此基础上进行二次开发。

工作流管理

此功能实现对工作流服务的封装向用户提供统一接口，方便用户（二次开发人员）进行工作流程自定义配置。实现安全高效的工作流程化管理和监控。

系统管理

组织结构配置此功能模块是对系统的管理，创

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角色管理权限管理用户管理用户组管理日志管理

建用户、创建角色以及权限的管理、分配等，此功能是由系统管理员来维护，系统管理员查看日志，日志记载每个操作人员操作登陆时间、操作和浏览的内容等。

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4.3 功能结构图

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采集整理归档管理

档案基本功能

变更管理档案转档销毁管理业务配置

业务管理

任务管理借阅归还

借阅管理

电子档案管理服务平台

催还预约档案查询

查询统计

数据统计数据存储

数据操作

数据获取数据展示工作流配置

工作流管理

工作流发布

工作流基础状态

查询

组织结构配置角色管理

系统管理

权限管理用户管理用户组管理日志管理

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系统功能结构图

4.4 档案核心操作4.4.1建档管理

4.4.1.1采集4.4.1.1.1使用用户

系统基本功能操作用户4.4.1.1.2功能概述

采集用户提供的档案资料，系统提供各种格式档案资料的采集方式。并对采集的档案进行真实性、有效性等多种校验。4.4.1.1.3输入数据项详细描述

序号1 2 3

输入项名称档案编号业务档案数据

详细含义原始档案库的唯一编号建档所选的业务

档案提供者提供的档案数据

字符

32

自动获取

数据类型字符

数据长度32

是否为空否

输入自动获取

备注

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4.4.1.1.4业务处理流程描述

档案提供者

提供档案资料

采集人

登陆成功

登陆采集选择业务输入信息采集档案

发送归档申请输入档案相关信息建档

审核人

归档审核

4.4.1.1.5输出结果详细描述

档案数据在采集完成后，数据保存到基础档案库的结果成功或是失败。页面查询显示明细输出项序号1 2 3 4

输出项名称序号档案编号业务档案资料

原始档案库的唯一编号建档所选的业务

采集的各种格式的档案类型，如：文本，图像，声音，图片等。

页面显示采用图像占位，点击调用数据展示功能显示详细信息。

5 6 7 8

档案数量采集方式采集时间采集人

扫描、上传、网页抓取等详细含义

备注

4.4.1.1.6与其他模块的相关性

序号

关联模块（或功能项）

关系

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1 2 3 4

硬件设备接口工作流组织机构身份验证接口

调用调用调用调用

4.4.1.1.7备注

采集过程中，根据采集方式的不同，如果需要链接硬件设备，采集功能调用系统中的硬件设备驱动接口，

实现与硬件设备的连接。采

集功能根据档案格式的不同，对图片档案、声音档案、图像档案、文档档案分别进行统一格式转换，形成系统中档案格式统一规范，对各种档案进行分类处理。并对档案数据进行安全处理，保证档案数据的唯一性，不可篡改性。4.4.1.2建档4.4.1.2.1使用用户

系统基本功能操作用户4.4.1.2.2功能概述

对采集的数据进行档案化处理，使其具有档案的属性，方便进行档案管理。

4.4.1.2.3输入数据项详细描述

新建建档信息输入项：

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序号1 2 3 4 5 6 序号1 2 3 4 5 6 7

输入项名称档案编号档案名称业务类型档案类型建档时间所属机构输入项名称档案编号档案名称业务类型档案类型建档时间所属机构档案状态

详细含义原始档案库的唯一编号

数据类型字符字符字符字符日期字符

数据长度32 32 32 32 8 32 数据长度32 32 32 32 8 32 2

是否为空否

输入备注

建档信息查询输入项：

详细含义原始档案库的唯一编号

字符字符字符日期字符字符数据类型字符

是否为空否

输入

备注

4.4.1.2.4业务处理流程描述

档案基本操作用户采集完相关档案资料后，送归档申请。

4.4.1.2.5输出结果详细描述

填写档案信息，并发

建档信息存入数据库成功或是失败。建档信息页面输出列表显示：序号1 2 3 4 5 6 7 8

输出项名称序号档案编号档案名称业务类型档案类型建档时间所属机构档案状态

原始档案库的唯一编号详细含义

备注

- 31 -

电子档案管理系统需求说明书

4.4.1.2.6与其他模块的相关性

序号1 2 3

关联模块（或功能项）工作流身份认证组织机构

关系

4.4.1.2.7备注

4.4.2归档管理

4.4.2.1归档审核4.4.2.1.1使用用户

归档审核用户4.4.2.1.2功能概述

对用户提交的归档申请进行审核，审核内容包括，档案资料，档案提供者个人资料。4.4.2.1.3输入数据项详细描述

审核用户输入处理信息：序号1 2 3 4 序号

输入项名称审核人审核时间审核意见审核操作输入项名称

详细含义详细含义

数据类型字符日期字符字符数据类型

- 32 -

数据长度32 8 100 20 数据长度

是否为空输入登陆用户系统时间选择

备注

审核用户查询审核任务信息：

是否为空

输入

备注

电子档案管理系统需求说明书

1 2 3 4 5 6 7 8 9

档案编号档案名称档案类型业务类型审核人审核时间起审核时间止审核操作档案状态

是否归档

字符字符字符字符字符日期日期字符字符

32 32 32 32 32 8 20 100

选择

4.4.2.1.4业务处理流程描述

审核人登陆，查看任务或者进入归档审核，填写审核意见，选择审核操作，保存。4.4.2.1.5输出结果详细描述

审核信息页面显示输出：序号1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

输出项名称序号档案编号档案名称档案类型业务类型审核人审核时间起审核时间止审核操作档案状态

是否归档详细含义

备注

4.4.2.1.6与其他模块的相关性

序号1 2

关联模块（或功能项）归档申请任务管理

关系

- 33 -

电子档案管理系统需求说明书

3 工作流

4.4.2.1.7备注4.4.2.2归档4.4.2.2.1使用用户

档案基本操作用户4.4.2.2.2功能概述

调用档案数据存储功能，将归档审核通过的档案进行分类，添加水印，加密等操作并存入数据库。4.4.2.2.3输入数据项详细描述

序号1 2 3 4 5 6

输入项名称档案编号档案名称档案类型业务类型所属机构档案状态

详细含义

数据类型字符字符字符字符字符字符

数据长度32 32 32 32 32 2

选择选择选择选择

是否归档

是否为空

输入

备注

4.4.2.2.4业务处理流程描述

档案基本操作用户登陆系统，查看任务或（进入归档）归档档案信息，进行归档操作。

，查看未

- 34 -

电子档案管理系统需求说明书

4.4.2.2.5输出结果详细描述

归档信息存入数据库并修改档案状态，返回结果，成功或是失败。归档信息页面输出显示：序号1 2 3 4 5 6 7

输出项名称序号档案编号档案名称档案类型业务类型所属机构档案状态

详细含义

备注

4.4.2.2.6与其他模块的相关性

序号1 2 3

关联模块（或功能项）任务管理工作流档案数据存储

调用关系

4.4.2.2.7备注

4.4.3档案变更

4.4.3.1变更申请4.4.3.1.1使用用户

档案基本操作用户4.4.3.1.2功能概述

对需要变更的档案数据进行变更申请，

- 35 -

包括：需要重新采集的数

电子档案管理系统需求说明书

据，采集完成进行归档的情况和只需要变更档案属性的情况。4.4.3.1.3输入数据项详细描述

变更申请输入项：序号1 2 3 4 5 6 7 序号1 2 3 4 5

输入项名称档案编号业务类型档案类型所属部门变更申请人变更申请时间变更原因输入项名称档案编号业务类型档案类型所属部门档案状态

详细含义

字符时间字符数据类型字符字符字符字符字符

32 8 100 数据长度32 32 32 32 2

是否为空否

选择选择选择输入

备注

详细含义

数据类型字符字符字符

数据长度32 32 32

是否为空否

选择选择输入

备注

变更档案查询输入项：

4.4.3.1.4业务处理流程描述

采集人

登录成功

变更申请人

登录档案变更输入查询条件选择需要修改的档案

采集接受审核结果发送变更申请输入变更信息点击变更

变更审核人

发送审核结果

审核

- 36 -

电子档案管理系统需求说明书

4.4.3.1.5输出结果详细描述

变更申请信息存入数据库，存入成功或失败变更档案查询结果页面输出项：序号1 2 3 4 5 6

输出项名称序号档案编号业务类型档案类型所属部门档案状态

是否已归档详细含义

备注

4.4.3.1.6与其他模块的相关性

序号1 2 3 4

关联模块（或功能项）档案归档变更审核工作流任务管理

关系

4.4.3.1.7备注4.4.3.2变更审核4.4.3.2.1使用用户

变更审核人4.4.3.2.2功能概述

对用户提出的档案数据变更进行审核，更原因，信息等。

- 37 -

包括变更的档案资料，变

电子档案管理系统需求说明书

4.4.3.2.3输入数据项详细描述

变更审核操作输入项：序号1 2 3 4

输入项名称审核人审核时间审核意见审核操作

详细含义

数据类型字符日期字符字符

数据长度32 8 100 20

选择

是否为空

输入登陆用户系统时间

备注

变更审核查询输入项：序号1 2 3 4 5 6

输入项名称档案编号档案名称档案类型业务类型所属部门变更申请人

详细含义

数据类型字符字符字符字符字符字符

数据长度32 32 32 32 32 32

选择选择选择

是否为空

输入

备注

4.4.3.2.4业务处理流程描述

变更申请人

接受审核结果

登录成功

审核人

发送审核结果

登录查看任务选择审核审核意见

4.4.3.2.5输出结果详细描述

变更审核结果存入数据库，返回存储结果，成功或是失败。变更审核查询页面输出项：序号1 2 3 4

输出项名称序号档案编号档案名称档案类型

详细含义

备注

- 38 -

电子档案管理系统需求说明书

5 6 7 8 9 10 11

业务类型所属部门变更申请人审核人审核时间审核意见审核操作

4.4.3.2.6与其他模块的相关性

序号1 2 2

关联模块（或功能项）工作流任务管理档案采集

关系

4.4.3.2.7备注

4.4.4档案销毁

4.4.4.1销毁申请4.4.4.1.1使用用户

档案基本操作用户4.4.4.1.2功能概述

对系统中存在且不需要再使用的档案资料提出销毁申请。4.4.4.1.3输入数据项详细描述

档案销毁申请信息输入项：序号

输入项名称

详细含义

数据类型

- 39 -

数据长度是否为空输入备注（申

电子档案管理系统需求说明书

请）

1 2 3 4 5 6 7 8 9 序号1 2 3 4 5 6

档案编号档案名称业务类型档案类型所属机构档案状态销毁申请人销毁原因销毁年限输入项名称档案编号档案名称业务类型档案类型所属机构档案状态

详细含义

字符字符字符字符字符字符字符字符Number 数据类型字符字符字符字符字符字符

32 32 32 32 32 2 32 100 2 数据长度32 32 32 32 32 2

选择选择选择选择

是否为空

最大99 输入

备注

选择选择选择选择

档案销毁信息查询输入项

4.4.4.1.4业务处理流程描述

档案基本操作用户登陆，查看任务（或进入档案销毁）填写申请资料，发送销毁申请。4.4.4.1.5输出结果详细描述

销毁申请信息存入数据库，返回存储结果，成功或是失败。销毁申请查询页面输出项：序号1 2 3 4 5 6 7

输出项名称序号档案编号档案名称业务类型档案类型所属机构档案状态

详细含义

备注

- 40 -

电子档案管理系统需求说明书

4.4.4.1.6与其他模块的相关性

序号1 2 3

关联模块（或功能项）组织机构任务管理工作流组件

关系

4.4.4.1.7备注4.4.4.2销毁审核4.4.4.2.1使用用户

审核用户4.4.4.2.2功能概述

对档案销毁申请进行审核，审核包括，档案基本资料，销毁原因，销毁时间。

4.4.4.2.3输入数据项详细描述

档案销毁处理输入项：序号1 2 3 4 序号1 2

输入项名称销毁人销毁时间销毁意见销毁操作输入项名称档案编号档案名称

详细含义详细含义

数据类型字符日期字符字符数据类型

数据长度32 8 100 2 数据长度

是否为空

选择输入

备注

系统时间

是否为空

输入

备注

档案销毁查询输入项：

- 41 -

电子档案管理系统需求说明书

3 4 5 6 7 8

档案类型业务类型所属部门销毁申请人销毁原因销毁年限

4.4.4.2.4业务处理流程描述

审核人登陆系统，查看任务或（进入销毁审核），填写审核意见，选择审核操作，完成。4.4.4.2.5输出结果详细描述

档案销毁审核处理结果存入数据库，存储结果，成功或是失败。档案销毁审核查询页面输出项：序号1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

输出项名称序号档案编号档案名称业务类型档案类型所属机构档案状态销毁申请人申请销毁原因申请销毁年限

详细含义

备注

4.4.4.2.6与其他模块的相关性

序号1 2 3

关联模块（或功能项）组织机构任务管理工作流

关系

- 42 -

电子档案管理系统需求说明书

4.4.4.2.7备注

销毁方式有两种，一种是彻底销毁，系统对需要彻底销毁的档案采用数据软销毁的方式，使用数据覆写的方法达到销毁档案数据，据档案密级，可以选择不同的覆写次数，达到保护档案数据的目的。另一种是临时销毁，是将档案转储到销毁档案库中，并为销毁的档案数据设定恢复参数，只有具有相关操作权限的操作人员才可以恢复临时销毁的档案数据。

根

4.5 档案数据操作4.5.1档案数据存储

4.5.1.1档案存储4.5.1.1.1使用用户

系统

4.5.1.1.2功能概述

对系统中用户输入或采集的档案数据进行统一的符合相关规范的数据转换或包装并存储，存储包括对原始档案数据的存储、审批后包括审批信息的档案的存储以及对各原始档案进行的分类、等操作。

编码、加密

- 43 -

电子档案管理系统需求说明书

4.5.1.1.3输入数据项详细描述

序号1

输入项名称档案编号

原始档案库的唯一编号

2

档案数据

通

过

扫

Blob,jpeg，rm等

采集来的包括各种格式的档案数据

描、上传、抓取等方式获取的档案资料

字符

详细含义

数据类型

数据长度32

是否为空否

输入

备注

4.5.1.1.4业务处理流程描述

图片转换

统一数据格式

被调用

选择转换方式声音转换分类、编目、加密存储

文档转换

4.5.1.1.5输出结果详细描述

系统在不改变原始档案数据的要求下对档案数据进行统一格式包装，存入数据库，包装结果，成功或是失败。存储结果，成功或是失败。

4.5.1.1.6与其他模块的相关性

序号1 2

关联模块（或功能项）归档

档案变更（需要重新采集档案的）

关系

- 44 -

电子档案管理系统需求说明书

3 档案转储

4.5.1.1.7备注

4.5.2档案数据获取

4.5.2.1档案获取4.5.2.1.1使用用户

系统

4.5.2.1.2功能概述

由其他模块调用，根据调用模块传递的参数或者参数组合查询数据库，获取相关的或者类似的档案信息，并将数据解析为原始档案数据。

4.5.2.1.3输入数据项详细描述

序号1

输入项名称档案编号

原始档案库的唯一编号

2 3 4 5

档案类型业务类型所属部门时间

档案类型档案所属业务类型档案归属部门时间

日期

8

是

字符

32

是

字符字符

32 32

是是

字符

详细含义

数据类型

数据长度32

是否为空否

输入

备注

- 45 -

电子档案管理系统需求说明书

4.5.2.1.4业务处理流程描述

被调用

根据参数查询

获取档案信息

返回数据

4.5.2.1.5输出结果详细描述

序号1 2 3 4 5 6 7

输出项名称序号档案编号档案数据档案类型业务类型时间档案状态

详细含义输出数据编号档案编号具体档案信息档案类型所属业务时间档案归档状态

数据类型Number 字符字符字符字符日期字符

备注

4.5.2.1.6与其他模块的相关性

序号1 2 3

关联模块（或功能项）档案查询增值服务档案展示

调用关系

4.5.2.1.7备注

4.5.3档案数据展示

4.5.3.1档案展示4.5.3.1.1使用用户

系统

- 46 -

电子档案管理系统需求说明书

4.5.3.1.2功能概述

由其他模块调用，根据档案格式的不同，调用不同的数据展现方式，显示用户需要的档案数据。4.5.3.1.3输入数据项详细描述

序号1

输入项名称档案编号

原始档案库的唯一编号

2

档案格式

档案格式

字符

32

否

字符

详细含义

数据类型

数据长度32

是否为空否

输入

备注

4.5.3.1.4业务处理流程描述

被调用

选择转换方式获取档案信息档案转换展示

4.5.3.1.5输出结果详细描述

具体档案数据，包括：图片，文档，图像等。

4.5.3.1.6与其他模块的相关性

序号1 2 3

关联模块（或功能项）档案查询档案增值业务档案获取

调用关系

- 47 -

电子档案管理系统需求说明书

4.5.3.1.7备注

4.5.4档案转储

4.5.4.1档案转储4.5.4.1.1使用用户

管理员

4.5.4.1.2功能概述

由于档案数据的存储量大、存储时间长，数据库空间有限等原因，将原档案数据库中的数据根据时间、类别、部门等条件进行数据的转移存储。4.5.4.1.3输入数据项详细描述

序号1

输入项名称源

需要转储的档案数据的源地址

2

目的

转储档案的目地的地址

3 4 5

时间部门密级

转储条件，按时间转储条件，按部门转储条件，按密级

字符

2

选择

日期

32

选择

字符

8

选择

字符

50

否

字符

详细含义

数据类型

数据长度50

是否为空否

输入

备注

- 48 -

电子档案管理系统需求说明书

4.5.4.1.4业务处理流程描述

档案管理员根据档案数据的时间、所属部门、类别等条件将档案数据转移存储。

4.5.4.1.5输出结果详细描述

转储源地址中是否已经成功删除数据，转储目的地址中是否已经成功存储数据。

4.5.4.1.6与其他模块的相关性

序号1 2

关联模块（或功能项）档案存储档案获取

调用关系

4.5.4.1.7备注

4.6 业务管理4.6.1类别管理

4.6.1.1业务类别管理4.6.1.1.1业务类别创建

4.6.1.1.1.1使用用户

管理员

4.6.1.1.1.2功能概述

创建系统中用户需要的业务类别，同时也可以创建业务类别的子

- 49 -

电子档案管理系统需求说明书

类别，首先需要创建业务类别的根类别。

4.6.1.1.1.3输入数据项详细描述

序号1 2 2

输入项名称业务类别名称父业务类别名称备注

说明此业务类别的应用

字符

100

详细含义

数据类型字符字符

数据长度32 32

是否为空否

输入

备注

4.6.1.1.1.4业务处理流程描述

用户登陆，点击业务类别创建，输入业务类别名称和备注信息，如果有父业务类别，选择父业务类别，点击创建。

4.6.1.1.1.5输出结果详细描述

序号1 2 3 4

输出项名称序号业务类别名称父业务类别名称备注

说明此业务类别的应用详细含义

备注

4.6.1.1.1.6与其他模块的相关性

序号1 2 3 4 5 6 7

关联模块（或功能项）档案采集档案归档档案变更档案查询增值服务关联配置任务管理

关系

- 50 -

电子档案管理系统需求说明书

4.6.1.1.1.7备注

用户根据业务需求，添加与用户实际业务相关的业务类别，业务类别树，根据业务类别树，进行相关处理操作。4.6.1.1.2业务类别修改

4.6.1.1.2.1使用用户

创建

管理员

4.6.1.1.2.2功能概述

修改业务类别名称和备注信息。

4.6.1.1.2.3输入数据项详细描述

序号1 2

输入项名称业务类别名称备注

详细含义新业务类别名称说明此业务类别的应用

字符

100

数据类型字符

数据长度32

是否为空否

输入

备注

4.6.1.1.2.4业务处理流程描述

登陆业务类别管理输入条件查询查询详情点击修改保存

4.6.1.1.2.5输出结果详细描述

序号1 2 3 4

输出项名称序号业务类别名称父业务类别名称备注

说明此业务类别的应用详细含义

备注

- 51 -

电子档案管理系统需求说明书

4.6.1.1.2.6与其他模块的相关性

序号1 2 3 4 5 6 7

关联模块（或功能项）档案采集档案归档档案变更档案查询增值服务关联配置任务管理

关系

4.6.1.1.2.7备注

如果此业务类别有父类别、子类别或与档案类别有关联关系，系统会自动修改为新的信息。4.6.1.1.3业务类别删除

4.6.1.1.3.1使用用户

管理员

4.6.1.1.3.2功能概述

删除系统中用户不需要的业务类别信息，如果此业务类别有子类别、父类别或与其他模块有关联关系，系统提示用户是全部删除还是从末端节点或关系开始删除。

4.6.1.1.3.3输入数据项详细描述

序号1

输入项名称业务类别名称

详细含义

数据类型字符

数据长度32

是否为空否

输入

备注

- 52 -

电子档案管理系统需求说明书

2 备注说明此业务类别的应用

字符100

4.6.1.1.3.4业务处理流程描述

用户登陆，点击业务类别管理，输入业务类别名称和备注信息查询详细信息，点击删除，选择全部删除子类别和关系或选择从末端节点业务类别和关系开始删除。

4.6.1.1.3.5输出结果详细描述

序号1 2 3 4

输出项名称序号业务类别名称父业务类别名称备注

说明此业务类别的应用详细含义

备注

4.6.1.1.3.6与其他模块的相关性

序号1 2 3 4 5 6 7

关联模块（或功能项）档案采集档案归档档案变更档案查询增值服务关联配置任务管理

关系

- 53 -

电子档案管理系统需求说明书

4.6.1.1.3.7备注

4.6.1.2档案类别管理4.6.1.2.1档案类别创建

4.6.1.2.1.1使用用户

管理员

4.6.1.2.1.2功能概述

创建系统中用户需要的各种档案，同时也可以创建类别的子类别。创建档案类别需要从档案类别根类别开始创建。

4.6.1.2.1.3输入数据项详细描述

序号1 2 2

输入项名称档案类别名称父档案类别名称备注

说明此档案类别的应用

字符

100

字符

32

详细含义

数据类型字符

数据长度32

是否为空否

输入

备注

4.6.1.2.1.4业务处理流程描述

用户登陆，点击档案类别创建，输入档案类别名称和备注信息，如果有父类别，选择父类别，点击创建。

4.6.1.2.1.5输出结果详细描述

序号1 2 3 4

输出项名称序号档案类别名称父档案类别名称备注

说明此档案类别的应用详细含义

备注

- -

电子档案管理系统需求说明书

4.6.1.2.1.6与其他模块的相关性

序号1 2 3 4 5 6 7

关联模块（或功能项）档案采集档案归档档案变更档案查询增值服务关联配置任务管理

关系

4.6.1.2.1.7备注

用户根据业务类别的需求，添加档案类别。4.6.1.2.2档案类别修改

4.6.1.2.2.1使用用户

管理员

4.6.1.2.2.2功能概述

修改类别名称和备注信息。

4.6.1.2.2.3输入数据项详细描述

序号1 2

输入项名称档案类别名称备注

详细含义新类别名称

说明此类别的应用

字符

100

数据类型字符

数据长度32

是否为空否

输入

备注

- 55 -

电子档案管理系统需求说明书

4.6.1.2.2.4业务处理流程描述

登陆档案类别管理

输入条件查询查询详情点击修改保存

4.6.1.2.2.5输出结果详细描述

序号1 2 3 4

输出项名称序号档案类别名称父档案类别名称备注

说明此类别的应用详细含义

备注

4.6.1.2.2.6与其他模块的相关性

序号1 2 3 4 5 6 7

关联模块（或功能项）档案采集档案归档档案变更档案查询增值服务关联配置任务管理

关系

4.6.1.2.2.7备注

如果此档案类别有父类别、子类别、与其他类别有关联关系，系统会自动修改为新的信息。4.6.1.2.3档案类别删除

4.6.1.2.3.1使用用户

管理员

- 56 -

电子档案管理系统需求说明书

4.6.1.2.3.2功能概述

删除系统中用户不需要的档案类别信息，如果此档案类别有子类别、父类别或与其他模块有关联关系，系统提示用户是全部删除还是从末端节点或关系开始删除。

4.6.1.2.3.3输入数据项详细描述

序号1 2

输入项名称档案类别名称备注

说明此档案类别的应用

字符

100

详细含义

数据类型字符

数据长度32

是否为空否

输入

备注

4.6.1.2.3.4业务处理流程描述

用户登陆，点击档案类别管理，输入档案类别名称和备注信息查询详细信息，点击删除，选择全部删除子档案类别和关系或选择从末端节点和关系开始删除。

4.6.1.2.3.5输出结果详细描述

序号1 2 3 4

输出项名称序号档案类别名称父档案类别名称备注

说明此档案类别的应用详细含义

备注

4.6.1.2.3.6与其他模块的相关性

序号1 2 3 4

关联模块（或功能项）档案采集档案归档档案变更档案查询

关系

- 57 -

电子档案管理系统需求说明书

5 6 7

增值服务关联配置任务管理

4.6.1.2.3.7备注

4.6.2关联配置

4.6.2.1创建关联4.6.2.1.1使用用户

管理员4.6.2.1.2功能概述

创建用户实际业务类别和档案类别之间的关联关系。4.6.2.1.3输入数据项详细描述

序号1 2 3 4 5

输入项名称业务类别名称业务类别描述档案类别名称档案类别描述备注

字符

100

字符

32

字符字符

32 32

详细含义

数据类型字符

数据长度32

是否为空

输入

备注

- 58 -

电子档案管理系统需求说明书

4.6.2.1.4业务处理流程描述

管理员登陆关联配置查询选择需要关联的业务类别点击关联选择档案类别

添加

4.6.2.1.5输出结果详细描述

序号1 2 3 4 5 6

输出项名称序号业务类别名称业务类别描述档案类别名称档案类别描述备注

详细含义

备注

4.6.2.1.6与其他模块的相关性

序号1

关联模块（或功能项）业务类别管理

关系调用

4.6.2.1.7备注

业务类别与档案类别的关联中，可以关联到档案类别的子类别或末端节点的档案类别，同时可以关联多个档案类别。4.6.2.2修改关联4.6.2.2.1使用用户

管理员

- 59 -

电子档案管理系统需求说明书

4.6.2.2.2功能概述

修改业务类别与档案类别之间的关联关系。4.6.2.2.3输入数据项详细描述

序号1 2 3 4 5

输入项名称业务类别名称业务类别描述档案类别名称档案类别描述备注

字符

32

字符字符

32 32

详细含义

数据类型字符

数据长度32

是否为空

输入

备注

4.6.2.2.4业务处理流程描述

管理员登陆关联配置查询选择业务类别点击查看关联点击修改

保存选择档案类别

4.6.2.2.5输出结果详细描述

序号1 2 3 4 5 6

输出项名称序号业务类别名称业务类别描述档案类别名称档案类别描述备注

详细含义

备注

- 60 -

电子档案管理系统需求说明书

4.6.2.2.6与其他模块的相关性

序号1

关联模块（或功能项）业务类别管理

关系调用

4.6.2.2.7备注4.6.2.3删除关联4.6.2.3.1使用用户

管理员4.6.2.3.2功能概述

删除业务与类别之间的关联关系。4.6.2.3.3输入数据项详细描述

序号1 2 3 4

输入项名称业务类别名称业务类别描述档案类别名称档案类别描述

详细含义

数据类型字符字符字符字符

数据长度32 32 32 32

是否为空

输入

备注

4.6.2.3.4业务处理流程描述

管理员登陆关联配置查询选择业务类别点击查看关联点击删除

- 61 -

电子档案管理系统需求说明书

4.6.2.3.5输出结果详细描述

序号1 2 3 4 5 6

输出项名称序号业务类别名称业务类别描述档案类别名称档案类别描述备注

详细含义

备注

4.6.2.3.6与其他模块的相关性

序号1

关联模块（或功能项）业务类别管理

关系调用

4.6.2.3.7备注

4.6.3任务管理

任务是系统中每个业务类型对应多个档案类型和一个工作流之间的组合关系。在每个任务中，有一个业务类型，一个工作流，多个档案类型。任务是为方便用户清楚的了解在系统中能做的事情及当前系统中有哪些事情需要自己处理而设置，用户可以查看待办任务和已办任务。4.6.3.1创建任务4.6.3.1.1使用用户

管理员

- 62 -

电子档案管理系统需求说明书

4.6.3.1.2功能概述

管理员根据具体的业务创建新的任务。4.6.3.1.3输入数据项详细描述

序号1 2 3 4 5

输入项名称业务类型档案类型工作流任务名称任务状态

详细含义

数据类型字符字符字符字符字符

数据长度32 32 32 32 2

是否为空

输入

备注

4.6.3.1.4业务处理流程描述

管理员登陆系统选择输入查询条件查看任务列表，

如果没有需要

的任务，点击添加创建新的任务，选择业务类型、档案类型、工作流后点击创建。

4.6.3.1.5输出结果详细描述

序号1 2 3 4 5 6

输出项名称序号业务类型档案类型工作流任务名称任务状态

详细含义

备注

4.6.3.1.6与其他模块的相关性

序号1

关联模块（或功能项）工作流

关系

- 63 -

电子档案管理系统需求说明书

2 3

类别管理组织机构管理

4.6.3.1.7备注4.6.3.2发布任务4.6.3.2.1使用用户

管理员4.6.3.2.2功能概述

管理员将已经创建好还未发布的任务进行发布到系统中，的任务可以执行。

4.6.3.2.3输入数据项详细描述

序号1 2 3 4 5

输入项名称业务类型档案类型工作流任务名称任务状态

详细含义

数据类型字符字符字符字符字符

数据长度32 32 32 32 2

是否为空

输入

备注

使新建

4.6.3.2.4业务处理流程描述

管理员登陆系统选择输入查询条件查看任务列表，的任务，点击发布。

选择需要发布

- -

电子档案管理系统需求说明书

4.6.3.2.5输出结果详细描述

序号1 2 3 4 5 6

输出项名称序号业务类型档案类型工作流任务名称任务状态

详细含义

备注

4.6.3.2.6与其他模块的相关性

序号1 2 3

关联模块（或功能项）工作流类别管理组织机构管理

关系

4.6.3.2.7备注

任务在发布之后，任务功能才可以使用，任务中所配置的业务才会在用户操作档案核心功能是可用。4.6.3.3修改任务4.6.3.3.1使用用户

管理员4.6.3.3.2功能概述

管理员对已经创建的任务进行修改，并进行发布

。

- 65 -

电子档案管理系统需求说明书

4.6.3.3.3输入数据项详细描述

序号1 2 3 4 5

输入项名称业务类型档案类型工作流任务名称任务状态

详细含义

数据类型字符字符字符字符字符

数据长度32 32 32 32 2

是否为空

输入

备注

4.6.3.3.4业务处理流程描述

管理员登陆系统选择输入查询条件查看任务列表，的任务，点击修改，并发布。4.6.3.3.5输出结果详细描述

序号1 2 3 4 5 6

输出项名称序号业务类型档案类型工作流任务名称任务状态

详细含义

备注

选择需要修改

4.6.3.3.6与其他模块的相关性

序号1 2 3 4

关联模块（或功能项）工作流类别管理组织机构管理发布任务

关系

- 66 -

电子档案管理系统需求说明书

4.6.3.3.7备注4.6.3.4删除任务4.6.3.4.1使用用户

管理员4.6.3.4.2功能概述

管理员对系统中存在的任务进行删除操作类型、档案类型之间的任务关系）。4.6.3.4.3输入数据项详细描述

序号1 2 3 4 5

输入项名称业务类型档案类型工作流任务名称任务状态

详细含义

数据类型字符字符字符字符字符

数据长度32 32 32 32 2

是否为空

输入

备注

（只删除工作流、业务

4.6.3.4.4业务处理流程描述

管理员登陆系统选择输入查询条件查看任务列表，的任务，点击删除。4.6.3.4.5输出结果详细描述

序号1 2 3

输出项名称序号业务类型档案类型

- 67 -

选择需要删除

详细含义备注

电子档案管理系统需求说明书

4 5 6

工作流任务名称任务状态

4.6.3.4.6与其他模块的相关性

序号1 2

关联模块（或功能项）工作流组织机构管理

关系

4.6.3.4.7备注

4.7 查询统计4.7.1档案数据查询

4.7.1.1档案查询4.7.1.1.1使用用户

系统用户4.7.1.1.2功能概述

通过用户输入的查询条件及条件组合，完成对需要的档案资料的查询，通过调用数据展示模块实现对档案资料的明细的展示查看。持单个条件和组合条件的模糊查询。4.7.1.1.3输入数据项详细描述

序号

输入项名称

详细含义

数据类型

- 68 -

支

数据长度是否为空输入备注

电子档案管理系统需求说明书

1 档案编号原始档案库的唯一编号

字符32 否

2 档案类型业务类型所属部门建档时间起建档时间止档案状态

字符字符字符日期日期字符

32 32 32 8 8 2

4.7.1.1.4业务处理流程描述

用户登陆点击查询统计，选择通用查询功能，输入查询条件，点击查询，在结果列表中点击档案编号查看详情，模块显示档案资料详细。4.7.1.1.5输出结果详细描述

点击占位符调用展示

查询输出列表显示：序号1 2 3 4 5 6 7 序号1 2 3 4 5

输出项名称档案编号档案类型业务类型所属部门建档时间档案状态档案数据输出项名称档案编号图片影像文档备注

档案中的图片资料档案中的声音、图像资料

档案中的文档资料其他信息

Blob 字符

需要显示的档案数据详细含义

数据类型字符Blob Blob

详细含义

档案在系统中的唯一标识

字符字符字符日期字符

占位标示。备注

数据类型字符

备注

点击占位符后显示档案数据明细：

- 69 -

电子档案管理系统需求说明书

4.7.1.1.6与其他模块的相关性

序号1 2

关联模块（或功能项）组织机构数据展示

调用关系

4.7.1.1.7备注4.7.1.2全文检索4.7.1.2.1使用用户

系统用户4.7.1.2.2功能概述

根据用户输入的关键字或者关键字组合在用户指定的范围内进行档案数据全文匹配查询。4.7.1.2.3输入数据项详细描述

序号1 2 3 4 5

输入项名称搜索关键字档案类型业务类型所属部门档案状态

归档状态详细含义

数据类型字符字符字符字符字符

数据长度50 32 32 32 2

是否为空否

选择选择选择选择输入

备注

4.7.1.2.4业务处理流程描述

用户登录，输入查询关键字，选择查询范围，点击查询。

- 70 -

电子档案管理系统需求说明书

4.7.1.2.5输出结果详细描述

序号1 2 3 4 5 6

输出项名称序号档案编号档案类型业务类型所属部门档案

包含关键字的档案资料，使用占位符代替，点击可显示详情

7

档案状态

归档状态详细含义

备注

4.7.1.2.6与其他模块的相关性

序号1 2 3

关联模块（或功能项）数据获取数据展示组织机构

关系

4.7.1.2.7备注

4.7.2档案数据统计

4.7.2.1数据统计4.7.2.1.1使用用户

系统用户

- 71 -

电子档案管理系统需求说明书

4.7.2.1.2功能概述

根据用户输入的统计条件或条件组合，统计出用户所需要的统计信息。

4.7.2.1.3输入数据项详细描述

序号1 2 3 4 5 6 7 8

输入项名称档案类型业务类型所属部门档案状态建档时间起建档时间止归档时间起归档时间止

详细含义

数据类型字符字符字符字符日期日期日期日期

数据长度32 32 32 2 8 8 8 8

选择选择选择选择选择选择

是否为空

输入

备注

4.7.2.1.4业务处理流程描述

用户登陆，输入统计条件，点击统计，等到统计结果列表。4.7.2.1.5输出结果详细描述

输出用户想要统计的结果数据。

4.7.2.1.6与其他模块的相关性

序号1 2

关联模块（或功能项）数据查询数据获取

关系

4.7.2.1.7备注

- 72 -

电子档案管理系统需求说明书

4.8 档案增值功能4.8.1档案借阅

4.8.1.1借阅申请4.8.1.1.1使用用户

增值用户4.8.1.1.2功能概述

为满足用户对档案的使用需求，用户可以根据条件查询是否存在用户需要的档案并登记借阅申请信息。4.8.1.1.3输入数据项详细描述

序号1

输入项名称档案编号

详细含义原始档案库的唯一编号

2 3 4 5 6 7 8 9 10

档案类型业务类型所属部门档案状态借阅人借阅时间归还时间借阅方式借阅目的

档案类型业务类型归属地是否借出申请借阅人借阅时间归还时间借阅方式利用目的

字符字符字符字符字符日期日期字符字符

32 32 32 32 32 8 8 32 100

否

数据类型字符

数据长度32

是否为空否

输入

备注

- 73 -

电子档案管理系统需求说明书

4.8.1.1.4业务处理流程描述

用户后台操作

登陆

后台获取借阅数据

填写借阅申请单

已被借阅当前档案是否借阅

未被借阅

入库、发送消息

4.8.1.1.5输出结果详细描述

序号1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

输出项名称序号档案编号档案类型业务类型所属部门档案状态借阅人借阅时间归还时间借阅方式借阅目的

原始档案库的唯一编号档案类型业务类型归属地是否借出申请借阅人借阅时间归还时间借阅方式利用目的

字符字符字符字符字符日期日期字符字符字符

详细含义

数据类型

备注

- 74 -

电子档案管理系统需求说明书

4.8.1.1.6与其他模块的相关性

序号1 2

关联模块（或功能项）借阅审批任务管理

依赖关系

4.8.1.1.7备注

借阅申请分为电子类档案借阅申请和实物类档案借阅申请（如纸质档案）。4.8.1.2借阅审核4.8.1.2.1使用用户

增值用户4.8.1.2.2功能概述

对借阅申请信息的合法性，规范性，借阅人资料进行审核。4.8.1.2.3输入数据项详细描述

序号1 2 3

输入项名称审核人审核意见审核时间

详细含义借阅信息审批人审核意见时间

字符日期

32 8

数据类型字符

数据长度32

是否为空否

输入

备注

- 75 -

电子档案管理系统需求说明书

4.8.1.2.4业务处理流程描述

用户

后台操作

登陆

后台获取借阅数据

借阅申请

当前档案是否批准批准是否修改借阅期限

不批准是

否

驳回修改借阅期限

入库、发送消息审批

4.8.1.2.5输出结果详细描述

审核结果，通过或为通过。

4.8.1.2.6与其他模块的相关性

序号1 2 3

关联模块（或功能项）借阅申请工作流任务管理

依赖关系

- 76 -

电子档案管理系统需求说明书

4.8.1.2.7备注

审核借阅包括电子类档案的借阅审核和实物类档案的借阅审核，借阅审核包括对借阅人的权限，档案的密级等审核，电子类档案的审核需要考虑电子档案的数量，借阅方式，如果是下载借阅，需要审核档案是否可复制，是否需要加密借阅，到期是否需要自动销毁档案等。4.8.1.3借阅信息管理4.8.1.3.1使用用户

管理员4.8.1.3.2功能概述

管理员对档案借阅信息的维护，包括对档案借阅信息的查询，删除。帮助管理员维护档案管理。4.8.1.3.3输入数据项详细描述

序号1 2 3 4 5 6 7 8 9

输入项名称档案编号档案类型业务类型档案所属部门借阅人借阅时间借阅人所属部门借阅方式档案状态

借阅方式是否归档

字符字符

32 2

详细含义借阅信息审批人审核意见

字符字符字符字符日期字符

32 32 32 32 8 32

数据类型字符

数据长度32

是否为空

输入

备注

- 77 -

电子档案管理系统需求说明书

4.8.1.3.4业务处理流程描述

管理员输入查询条件，点击查询，得到查询的借阅信息列表。管理员输入查询条件，点击查询，得到查询列表，点击序号查看详细信息，点击删除，删除借阅信息。4.8.1.3.5输出结果详细描述

序号1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

输出项名称序号档案编号档案类型业务类型档案所属部门借阅人借阅时间借阅方式借阅人所属部门档案状态归还状态

是否归档是否归还

字符字符字符日期字符字符

详细含义借阅信息列表编号

数据类型Number 字符字符字符字符

备注

4.8.1.3.6与其他模块的相关性

序号1 2 3 4

关联模块（或功能项）工作流档案查询档案展示档案归还

关系

- 78 -

电子档案管理系统需求说明书

4.8.1.3.7备注

4.8.2档案归还

4.8.2.1归还申请4.8.2.1.1使用用户

增值用户4.8.2.1.2功能概述

用户根据自己所借阅的档案及规定的归还日期进行档案归还操作，并登记归还信息。4.8.2.1.3输入数据项详细描述

序号1

输入项名称档案编号

详细含义原始档案库的唯一编号

2 3 4 5 6 7 8 9 10

档案类型业务类型所属部门借阅人归还人借阅时间归还时间归还人联系方式利用效果

字符

100

日期日期字符

8 8 32

字符字符字符字符

32 32 32 32

否

数据类型字符

数据长度32

是否为空否

输入

备注

- 79 -

电子档案管理系统需求说明书

4.8.2.1.4业务处理流程描述

增值用户登陆系统，填写归还申请单，点击归还。4.8.2.1.5输出结果详细描述

序号1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

输入项名称序号档案编号档案类型业务类型所属部门借阅人归还人借阅时间归还时间归还人联系方式利用效果

原始档案库的唯一编号详细含义

备注

4.8.2.1.6与其他模块的相关性

序号1 2 3 4 5

关联模块（或功能项）归还审批档案归档档案借阅工作流任务管理

依赖关系

4.8.2.1.7备注

档案归还操作主要针对实物类档案（如纸质档案）

。

- 80 -

电子档案管理系统需求说明书

4.8.2.2归还审核4.8.2.2.1使用用户

管理员4.8.2.2.2功能概述

管理员对归还者归还的档案进行完整性，规范性等信息审核。4.8.2.2.3输入数据项详细描述

序号1 2 3

输入项名称审核人审核时间审核意见

详细含义

数据类型字符日期字符

数据长度32 8 32

是否为空否否

输入

备注

4.8.2.2.4业务处理流程描述

归还审核人

管理员登陆

查看任务

通过

归档

未通过

归还人

登陆

填写申请单

点击申请

4.8.2.2.5输出结果详细描述

返回审核结果，通过或未通过。

- 81 -

电子档案管理系统需求说明书

4.8.2.2.6与其他模块的相关性

序号1 2

关联模块（或功能项）归还申请任务管理

依赖关系

4.8.2.2.7备注

归还审核主要针对实物档案（如纸质档案），审核内容包括：归还人的权限，档案资料的完整度，是否有损坏，利用效果等。4.8.2.3归还信息管理4.8.2.3.1使用用户

管理员4.8.2.3.2功能概述

管理员对档案归还信息的维护，包括对档案归还信息的查询，删除。帮助管理员维护档案管理。4.8.2.3.3输入数据项详细描述

序号1 2 3 4 5

输入项名称档案编号档案类型业务类型档案所属部门借阅人

字符

32

详细含义

数据类型字符字符字符字符

数据长度32 32 32 32

是否为空

输入

备注

- 82 -

电子档案管理系统需求说明书

6 7 8 9 10 11

借阅时间归还人归还时间归还人联系方式利用效果档案状态

是否归档

日期字符日期字符字符字符

8 32 8 20 100 2

4.8.2.3.4业务处理流程描述

管理员输入查询条件，点击查询，得到查询的归还信息列表。管理员输入查询条件，点击查询，得到查询列表，点击序号查看详细信息，点击删除，删除归还信息。4.8.2.3.5输出结果详细描述

序号1 2 3 4 5 6 7 8 9

输出项名称序号档案编号档案类型业务类型档案所属部门借阅人借阅时间归还人归还时间归还人联系方式

10 11

利用效果档案状态

是否归档

字符字符字符日期字符字符

详细含义借阅信息列表编号

数据类型Number 字符字符字符字符

备注

4.8.2.3.6与其他模块的相关性

序号1

关联模块（或功能项）归还申请

关系

- 83 -

电子档案管理系统需求说明书

2 3

工作流任务管理

依赖

4.8.2.3.7备注

4.8.3档案催还

4.8.3.1使用用户

管理员4.8.3.2功能概述

管理员根据借阅人填写的归还时间判断借阅人是否按时归还档案，如果未按时归还，管理员发送催还单给借阅人，提醒借阅用户归还档案。

4.8.3.3输入数据项详细描述

序号1

输入项名称档案编号

详细含义原始档案库的唯一编号

2 3 4 5 6 7

档案类型业务类型所属部门借阅人归还时间归还状态

是否归还

字符字符字符字符日期字符

32 32 32 32 8 32

否

数据类型字符

数据长度32

是否为空否

输入

备注

- 84 -

电子档案管理系统需求说明书

4.8.3.4业务处理流程

管理员

管理员登陆

查看任务

未过期

过期未还打印催还单发生催还信息

借阅人

查看

登陆邮箱或系统

4.8.3.5输出数据项详细描述

序号1 2 3 4 5 6 7 8 9

输出项名称催还单序号档案编号档案类型业务类型档案所属部门借阅人借阅时间归还时间催还信息

详细含义

数据类型Number 字符字符字符字符字符日期字符字符

备注

4.8.3.6与其他模块的相关性

序号1 2 3

关联模块（或功能项）借阅申请工作流任务管理

依赖关系

- 85 -

电子档案管理系统需求说明书

4.8.3.7备注

催还功能主要针对实物档案

(纸质档案)的归还，如果借阅人也在

如果是外部人员借阅，需要设

使用本系统可以通过系统提醒的方式，置邮件提醒或短信提醒。

4.8.4档案预约

4.8.4.1预约申请4.8.4.1.1使用用户

增值用户4.8.4.1.2功能概述

用户可以通过系统的预约功能，提前预约需要借阅的档案资料。用户根据自己需要获取的信息查询档案资料，

查询到需要的档案后填

写预约申请单（主要针对实物档案）。如果特殊的电子档案有档案数量的也需要根据借阅情况提前预约。4.8.4.1.3输入数据项详细描述

序号1

输入项名称档案编号

详细含义原始档案库的唯一编号

2 3

档案类型业务类型

字符字符

- 86 -

数据类型字符

数据长度32

是否为空否

输入备注

32 32

电子档案管理系统需求说明书

4 5 6 7 8 9 10 11

所属部门预约人预约时间借阅时间归还时间预约人所属部门

预约人联系方式借阅目的

字符字符日期日期日期字符字符字符

32 32 8 8 8 32 20 100

否

4.8.4.1.4业务处理流程描述

预约人登陆输入查询条件获取档案信息填写预约申请点击申请

4.8.4.1.5输出结果详细描述

序号1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

输入项名称序号档案编号档案类型业务类型所属部门预约人预约时间借阅时间归还时间借阅目的

原始档案库的唯一编号详细含义

备注

4.8.4.1.6与其他模块的相关性

序号1 2 3

关联模块（或功能项）预约审批档案查询工作流

关系

- 87 -

电子档案管理系统需求说明书

4 任务管理依赖

4.8.4.1.7备注4.8.4.2预约审核4.8.4.2.1使用用户

管理员4.8.4.2.2功能概述

管理员对预约者发送的预约申请进行预约人的资料、权限、借阅方式等审核。同时判断预约档案是否已经有提前预约人等信息。4.8.4.2.3输入数据项详细描述

序号1 2 3

输入项名称审核人审核时间审核意见

详细含义

数据类型字符日期字符

数据长度32 8 32

是否为空否否

输入

备注

4.8.4.2.4业务处理流程描述

管理员

管理员登陆

查看任务

通过

预约通过

设置预约未成功通知

发送通知

设置预约成功通知

预约人

查看

登陆邮箱或系统

- 88 -

电子档案管理系统需求说明书

4.8.4.2.5输出结果详细描述

审核结果，通过或未通过

4.8.4.2.6与其他模块的相关性

序号1 2 3 4

关联模块（或功能项）预约申请档案查询工作流任务管理

依赖关系

4.8.4.2.7备注4.8.4.3预约信息管理4.8.4.3.1使用用户

管理员4.8.4.3.2功能概述

管理员对档案预约信息的维护，包括对档案预约信息的查询，删除。帮助管理员维护档案管理。4.8.4.3.3输入数据项详细描述

序号1 2 3

输入项名称档案编号档案类型业务类型

详细含义

数据类型字符字符字符

数据长度32 32 32

是否为空

输入

备注

- -

电子档案管理系统需求说明书

4 5 6 7 8

档案所属部门预约人预约时间预约人联系方式预约目的

字符字符日期字符日期

32 32 8 32 8

4.8.4.3.4业务处理流程描述

管理员输入查询条件，点击查询，得到查询的预约信息列表。管理员输入查询条件，点击查询，得到查询列表，点击序号查看详细信息，点击删除，删除预约信息。

4.8.4.3.5输出结果详细描述

序号1 2 3 4 5 6 7 8 9

输出项名称序号档案编号档案类型业务类型档案所属部门预约人预约时间预约人联系方式预约目的

字符字符日期字符

详细含义借阅信息列表编号

数据类型Number 字符字符字符字符

备注

4.8.4.3.6与其他模块的相关性

序号1 2 3

关联模块（或功能项）预约申请查询任务管理

依赖关系

- 90 -

电子档案管理系统需求说明书

4.8.4.3.7备注

4.9 工作流管理4.9.1工作流创建配置

4.9.1.1使用用户

管理员4.9.1.2功能概述

根据档案流转的过程，调用工作流组件，配置档案流转的各个环节点，结合组织机构与用户角色的关系，控制各环节处理用户，并根据档案数据限定各个环节处理人处理的档案的确定性。对多个档案的处理。4.9.1.3输入数据项详细描述

序号1

输入项名称环节点名称

详细含义档案流转的各个节点的名称。

2

处理人

下一节点的处理人

3 4

档案数据工作流组件配置

需要处理的档案档案流转规则

100 32

数据类型

数据长度32

是否为空

输入

备注

支持同一流程

- 91 -

电子档案管理系统需求说明书

4.9.1.4业务处理流程描述

登陆工作流管理添加新流程画流程图配置

4.9.1.5输出结果详细描述

配置结果，成功与否。

4.9.1.6与其他模块的相关性

序号1 2 3

关联模块（或功能项）工作流档案基本操作任务管理

调用关系调用

4.9.1.7备注

4.9.2工作流发布

4.9.2.1使用用户

管理员4.9.2.2功能概述

对已经创建好的流程进行业务关联，并将工作流发布到工作流组件中。

- 92 -

电子档案管理系统需求说明书

4.9.2.3输入数据项详细描述

序号1

输入项名称业务名称

详细含义流程图画的具体业务

2 3

工作流备注信息

字符字符

32 100

否

选择

数据类型字符

数据长度32

是否为空否

输入

备注

4.9.2.4业务处理流程描述

登陆工作流管理工作流发布业务关联发布

4.9.2.5输出结果详细描述

序号1 2 3 4 5

输出项名称序号业务名称工作流状态备注信息

流程图画的具体业务详细含义

备注

4.9.2.6与其他模块的相关性

序号1

关联模块（或功能项）工作流

关系调用

4.9.2.7备注

工作流发布时需要将工作流程图相关的文件进行工作流相关流转配置，然后打包，提交到工作流组件中。

- 93 -

电子档案管理系统需求说明书

4.10 系统管理4.10.1组织机构管理

4.10.1.1添加组织机构4.10.1.1.1使用用户

管理员4.10.1.1.2功能概述

创建组织机构模型，并可添加组织机构模型中的各个节点。4.10.1.1.3输入数据项详细描述

序号1 2 3 4

输入项名称机构名称机构编号上级机构名称上级机构编码

选择选择

详细含义

数据类型

数据长度

是否为空

输入

备注

4.10.1.1.4业务处理流程描述

登陆组织机构管理点击添加输入信息保存

4.10.1.1.5输出结果详细描述

序号1 2 3

输出项名称序号机构名称机构描述

详细含义

数据类型

备注

- 94 -

电子档案管理系统需求说明书

4 5

父级机构父级机构描述

4.10.1.1.6与其他模块的相关性

序号1 2 3 4

关联模块（或功能项）工作流档案核心操作档案查询增值服务

关系

4.10.1.1.7备注4.10.1.2修改组织机构4.10.1.2.1使用用户

管理员4.10.1.2.2功能概述

管理员对系统中的组织机构进行修改。4.10.1.2.3输入数据项详细描述

序号1 2 3 4

输入项名称机构名称机构编号上级机构名称上级机构编码

选择选择

详细含义

数据类型

数据长度

是否为空

输入

备注

- 95 -

电子档案管理系统需求说明书

4.10.1.2.4业务处理流程描述

登陆组织机构管理查询详细信息修改信息保存

4.10.1.2.5输出结果详细描述

序号1 2 3 4 5

输出项名称序号机构名称机构描述父级机构父级机构描述

详细含义

数据类型

备注

4.10.1.2.6与其他模块的相关性

序号1 2 3 4

关联模块（或功能项）工作流档案核心操作档案查询增值服务

关系

4.10.1.2.7备注4.10.1.3删除组织机构4.10.1.3.1使用用户

管理员

- 96 -

电子档案管理系统需求说明书

4.10.1.3.2功能概述

删除用户组织机构及其关系。4.10.1.3.3输入数据项详细描述

序号1 2 3 4

输入项名称机构名称机构编号上级机构名称上级机构编码

详细含义

数据类型字符字符字符字符

数据长度32 32 32 32

选择选择

是否为空

输入

备注

4.10.1.3.4业务处理流程描述

登陆组织机构管理查询详细信息删除信息确定

4.10.1.3.5输出结果详细描述

序号1 2 3 4 5

输出项名称序号机构名称机构描述父级机构父级机构描述

详细含义

备注

4.10.1.3.6与其他模块的相关性

序号1 2 3

关联模块（或功能项）工作流档案核心操作档案查询

关系

- 97 -

电子档案管理系统需求说明书

4 增值服务

4.10.1.3.7备注

如果删除的组织机构有子机构，需要选择是先删除子机构然后删此机构还是批量删除所有子机构并删除此机构。

4.10.2角色管理

4.10.2.1添加角色4.10.2.1.1使用用户

管理员

4.10.2.1.2功能概述

根据用户职能分配的不同，添加新的角色。

4.10.2.1.3输入数据项详细描述

序号1 2

输入项名称角色名称角色描述

详细含义

数据类型字符字符

数据长度32 100

是否为空

输入

备注

4.10.2.1.4业务处理流程描述

管理员登陆后点击角色管理，点击添加角色，输入角色名称和描述，点击保存。

- 98 -

电子档案管理系统需求说明书

4.10.2.1.5输出结果详细描述

序号1 2

输出项名称角色名称角色描述

详细含义

备注

4.10.2.1.6与其他模块的相关性

序号1 2 3 4 5

关联模块（或功能项）菜单档案核心操作档案查询增值服务组织机构

关系

4.10.2.1.7备注4.10.2.2修改角色4.10.2.2.1使用用户

管理员4.10.2.2.2功能概述

修改系统中的角色。4.10.2.2.3输入数据项详细描述

序号1

输入项名称角色名称

详细含义

数据类型字符

- 99 -

数据长度32

是否为空输入备注

电子档案管理系统需求说明书

2 角色描述字符100

4.10.2.2.4业务处理流程描述

管理员登陆，进入角色管理，输入查询条件，查询结果详细信息，修改相关信息，点击保存。4.10.2.2.5输出结果详细描述

返回修改结果，成功或失败。

4.10.2.2.6与其他模块的相关性

序号1 2 3 4 5

关联模块（或功能项）菜单档案核心操作档案查询增值服务组织机构

关系

4.10.2.2.7备注

角色修改之后，系统将角色与用户，用户组，组织机构，菜单等关系进行修改并重新关联。4.10.2.3删除角色4.10.2.3.1使用用户

管理员

- 100 -

电子档案管理系统需求说明书

4.10.2.3.2功能概述

删除系统中的角色。4.10.2.3.3输入数据项详细描述

序号1 2

输入项名称角色名称角色描述

详细含义

数据类型字符字符

数据长度32 100

是否为空

输入

备注

4.10.2.3.4业务处理流程描述

管理员进入角色管理，输入查询条件，查询出想要删除的角色，进入详细信息，点击删除。4.10.2.3.5输出结果详细描述

返回删除结果，成功或失败。

4.10.2.3.6与其他模块的相关性

序号1 2 3 4 5

关联模块（或功能项）菜单档案核心操作档案查询增值服务组织机构

关系

4.10.2.3.7备注

角色的删除同时需要删除角色与用户、用户组、组织机构、菜单

- 101 -

电子档案管理系统需求说明书

之间的关联关系。4.10.2.4角色菜单配置4.10.2.4.1使用用户

管理员4.10.2.4.2功能概述

配置相关角色下显示的菜单4.10.2.4.3输入数据项详细描述

序号1 2 3

输入项名称角色名称角色描述菜单名称

字符字符字符

32 100 32

选择

详细含义

数据类型

数据长度

是否为空

输入

备注

4.10.2.4.4业务处理流程描述

管理员进入角色管理，输入查询条件，查询出角色信息，进入详细信息，点击菜单管理，选择想要在此角色下显示的菜单项，点击保存

4.10.2.4.5输出结果详细描述

配置结果，成功关联或失败

- 102 -

电子档案管理系统需求说明书

4.10.2.4.6与其他模块的相关性

序号1 2 3

关联模块（或功能项）组织机构用户任务管理

关系

4.10.2.4.7备注

4.10.3用户管理

4.10.3.1添加用户4.10.3.1.1使用用户

管理员4.10.3.1.2功能概述

管理员添加系统使用用户，包括用户的基本资料。4.10.3.1.3输入数据项详细描述

序号1 2 3 4 5 6 7 8 9

输入项名称登陆ID 姓名性别密码联系方式所属部门所属用户组职位身份证号

详细含义

数据类型字符字符字符字符字符字符字符字符字符

- 103 -

数据长度32 32 2 32 20 32 32 32 32

是否为空否

输入备注

选择

否

选择选择选择

否

电子档案管理系统需求说明书

10 员工编号字符20 否

4.10.3.1.4业务处理流程描述

管理员进入用户管理，点击添加，输入用户基本信息，点击保存。4.10.3.1.5输出结果详细描述

序号1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

输出项名称序号登陆ID 姓名性别联系方式所属部门所属用户组职位身份证号员工编号

详细含义

数据类型Number 字符字符字符字符字符字符字符字符字符

备注

4.10.3.1.6与其他模块的相关性

序号1 2 3 4 5 6 7

关联模块（或功能项）系统管理用户角色配置档案核心操作档案查询增值服务工作流任务管理

关系

- 104 -

电子档案管理系统需求说明书

4.10.3.1.7备注4.10.3.2修改用户4.10.3.2.1使用用户

管理员4.10.3.2.2功能概述

修改用户基本信息4.10.3.2.3输入数据项详细描述

序号1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

输入项名称登陆ID 姓名性别密码联系方式所属部门所属用户组职位身份证号员工编号

详细含义

数据类型字符字符字符字符字符字符字符字符字符字符

数据长度32 32 2 32 20 32 32 32 32 20

否否

选择选择选择

否

选择

是否为空否

输入

备注

4.10.3.2.4业务处理流程描述

管理员进入用户管理，输入查询条件，查看详细信息，修改信息，点击保存。

4.10.3.2.5输出结果详细描述

序号

输出项名称

详细含义

- 105 -

数据类型备注

电子档案管理系统需求说明书

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

序号登陆ID 姓名性别联系方式所属部门所属用户组职位身份证号员工编号

Number 字符字符字符字符字符字符字符字符字符

4.10.3.2.6与其他模块的相关性

序号1 2 3 4 5 6 7

关联模块（或功能项）系统管理用户角色配置档案核心操作档案查询增值服务工作流任务管理

关系

4.10.3.2.7备注4.10.3.3删除用户4.10.3.3.1使用用户

管理员

- 106 -

电子档案管理系统需求说明书

4.10.3.3.2功能概述

管理员根据员工情况，删除离职或不在使用本系统的用户信息。4.10.3.3.3输入数据项详细描述

序号1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

输入项名称登陆ID 姓名性别密码联系方式所属部门所属用户组职位身份证号员工编号

详细含义

数据类型字符字符字符字符字符字符字符字符字符字符

数据长度32 32 2 32 20 32 32 32 32 20

否否

选择选择选择

否

选择

是否为空否

输入

备注

4.10.3.3.4业务处理流程描述

管理员进入用户管理，输入查询条件，查看详细信息，点击删除，删除用户信息。

4.10.3.3.5输出结果详细描述

序号1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

输出项名称序号登陆ID 姓名性别联系方式所属部门所属用户组职位身份证号员工编号

详细含义

数据类型Number 字符字符字符字符字符字符字符字符字符

备注

- 107 -

电子档案管理系统需求说明书

4.10.3.3.6与其他模块的相关性

序号1 2 3 4 5 6 7

关联模块（或功能项）系统管理用户角色配置档案核心操作档案查询增值服务工作流任务管理

关系

4.10.3.3.7备注

4.10.4用户组管理

4.10.4.1添加用户组4.10.4.1.1使用用户

管理员4.10.4.1.2功能概述

为系统总一类用户或具有相同操作权限的一类用户建立分组。4.10.4.1.3输入数据项详细描述

序号1 2

输入项名称用户组名称说明

详细含义

数据类型字符字符

- 108 -

数据长度32 32

是否为空否

输入备注

电子档案管理系统需求说明书

4.10.4.1.4业务处理流程描述

管理员进入用户组管理，点击添加，输入用户组名及说明点击保存。

4.10.4.1.5输出结果详细描述

添加是否成功

4.10.4.1.6与其他模块的相关性

序号1 2 3 4 5

关联模块（或功能项）用户管理用户组角色配置组织机构工作流任务管理

关系

4.10.4.1.7备注4.10.4.2修改用户组4.10.4.2.1使用用户

管理员

- 109 -

电子档案管理系统需求说明书

4.10.4.2.2功能概述

修改用户组信息，如名称、说明。4.10.4.2.3输入数据项详细描述

序号1 2

输入项名称用户组名称说明

详细含义

数据类型字符字符

数据长度32 32

是否为空否

输入

备注

4.10.4.2.4业务处理流程描述

管理员进入用户组管理，输入查询条件，查看详细信息，修改用户组信息，点击保存。4.10.4.2.5输出结果详细描述

修改结果是否成功

4.10.4.2.6与其他模块的相关性

序号1 2 3 4 5

关联模块（或功能项）用户管理用户组角色配置组织机构工作流任务管理

关系

4.10.4.2.7备注

如修改用户组名称，同时修改此用户组下所有用户与用户组的关

- 110 -

电子档案管理系统需求说明书

系。

4.10.4.3删除用户组4.10.4.3.1使用用户

管理员4.10.4.3.2功能概述

删除用户组信息，并同时删除用户和用户组之间的关系。4.10.4.3.3输入数据项详细描述

序号1 2

输入项名称用户组名称说明

详细含义

数据类型字符字符

数据长度32 32

是否为空否

输入

备注

4.10.4.3.4业务处理流程描述

管理员进入用户组管理，输入查询条件，查看详细信息，删除用户组信息。

4.10.4.3.5输出结果详细描述

删除结果，成功或失败

4.10.4.3.6与其他模块的相关性

序号1

关联模块（或功能项）用户管理

关系

- 111 -

电子档案管理系统需求说明书

2 3 4 5

用户组角色配置组织机构工作流任务管理

4.10.4.3.7备注

删除用户组时，同时删除用户组与用户，用户组与组织机构，用户组与角色之间的关系。

4.10.5日志管理

4.10.5.1日志查询4.10.5.1.1使用用户

管理员4.10.5.1.2功能概述

根据相关信息查询用户在系统中的使用情况。4.10.5.1.3输入数据项详细描述

序号1 2 3 4 5

输入项名称登陆ID 姓名查询日期起查询日期止操作

详细含义

数据类型字符字符日期日期字符

数据长度32 32 8 8 32

是否为空

输入

备注

- 112 -

电子档案管理系统需求说明书

4.10.5.1.4业务处理流程描述

管理员进入日志查询，输入查询条件，查询用户具体操作信息。4.10.5.1.5输出结果详细描述

序号1 2 3 4 5 6

输出项名称序号登陆ID 姓名日期操作主机名

详细含义

数据类型Number 字符字符日期字符字符

备注

4.10.5.1.6与其他模块的相关性

序号1 2

关联模块（或功能项）角色菜单管理用户管理

关系

4.10.5.1.7备注

- 113 -