关于山西恒源伟业集团董事长办公室职责
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2012-08-23
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集团董办工作整体思路和计划 ………………………… ….3 集团董办岗位设置、职能分工、人员配备（图） ………8
集团董办主要工作的基本程序 …………………………………15
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集团董办工作整体思路和计划
现阶段公司集团化的工作已基本完成，各项工作也逐步迈入正轨。为了加快发展步伐，更好地配合整体集团做好相关工作，现对集团董事长办公室（集团董办）今后的工作思路做一归纳，并阐述如下： 一、对集团董办工作的理解
董办的管理工作内容主要是集团的行政事务管理。在我看来董办的工作性质是一个集管理与服务为一体的部门，在担负全权管理的职能的同时，也有为集团业务经营服务的义务，工作综合、复杂、多样，这个部门的工作成效直接关系到集团整体运作，是集团领导的最得力助手，是在集团董事长或副总领导下的综合管理部门。 在具体事务上：是以行政工作为主，具体包括相关制度的制定和执行推动、日常办公事务管理、办公物品管理、资料档案管理、会议管理、涉外事务管理，还涉及到出差、财产设备、生活福利、车辆、安全卫生等。 二、整体的工作思路
1、作为山西省最专业的煤炭产销型集团之一，所有一切事务都应该从实际出发进行规划，首要任务就是建立健全各项制度。制度是企业管理的根本，是企业文化的基础。只有制度完善了，其他一切工作才可以有条不紊。一切工作的最终目标是通过各种规章制度和员工努力使部门之间形成密切合力，推动集团在运作过程中成为一个高速、高效并且稳定运转的整体。
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2、加强沟通协调，密切各部门工作关系，起到一个上传下达的交接棒作用。与上级沟通主要是要充分领会集团上级领导的意思，把握方向，同时将自己和下级部门的意见建议很好的反馈给上级。与下级沟通主要是执行集团上级的决定以及收集整理下级部门各项信息。在传达集团上级精神和布置工作任务及协调各部门工作时，工作原则是准确、及时、真诚、谦虚。
3、企业文化建设和传播。企业文化是一个企业的精神和内在力量。集团的企业文化——“我们只专注细节”，没有多余的词汇和夸张的语言，却直接体现了集团的工作理念与管理模式。在企业中，只靠薪金留人是不够的，还要用企业文化去吸引、感化员工。
企业文化的建设主要包括以下两个方面：第一，集团组织结构清晰，战略导向明确。行政管理人员应该协助集团高管建立一个良性的组织结构，并辅助制定战略目标，形成一个高效、团结的团队；第二、注重集团形象建设。包括物质形象和精神形象。物质形象包括集团容貌、产品、设施等。精神形象包括员工精神面貌、集团风格、人文环境等。
三、近期工作计划
1、对工作进行定位并明确不同岗位的具体职责。在工作中对每一件事都要明确到具体的责任人，避免出现管理上的空白。同时也要注意可以一个人负责几件事，但绝不能几个人同时管理一件事。 2、完善公司相关制度，以及相关表格、文件的正规格式。文件的正
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式格式，收文、发文的管理流程，物品采购审批流程，车辆管理容易出现弊端。制度的完善可以减少工作中的矛盾和弊端，提高工作效率。 （1）集团文档管理制度。统一集团的正式文件编号与格式，认真做好文件、合同、资料、报刊、杂志的收发与存档。
（2）集团公章使用管理规定。认真监督、管理集团印章的使用。 （3）规范集团的会议管理，做好各项会议记录，检查督促集团领导布置的各项工作的落实情况。
（4）采购物品审批流程。落实专人专办的办公用品登记、采购、发放制度。
3、积极配合好财务部做好固定资产管理工作，严格按资产的管理流程办理审批手续，杜绝因管理不善造成的固定资产损坏或者丢失等不良现象发生。
4、认真学习公司的业务知识，配合业务、财务等部门工作。根据实际情况制定方案，落实好制定的工作计划，并认真组织实施。 5、做好监督办公场所的清洁卫生。
6、安保问题重点就是保管办公室钥匙问题，以及同物业公司配合做好三防工作。
7、完成集团领导交代的其他日常工作，做领导的好助手。在制定制度政策时要根据实际征求相关人员的意见建议，有利于制度政策的完善，更切合实际，更有利于执行。 四、中长期工作计划
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中长期计划主要是在各项制度的进一步完善与企业文化的建设上。 加大执行力度，做到政令通畅。
1、认真履行董办的各项职能，严格执行集团各项规章、工作指令，
2、加强计划管理，修改并完善有关考核制度，并形成完整的体系，严格监督考核，提高工作效率。
3、根据集团的战略目标和实际经营情况，提炼企业文化精髓，编制企业文化建设纲要，形成完善的可行的管理手册，并逐步实施，最终使集团的各项工作步入正规化、科学化的管理水平。
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集团董办具体职能和组织管理体系（图）
一、 董办具体部门职能
1、 贯彻、落实集团各项方针政策、规章制度。
2、 督促、检查各部门贯彻落实集团决策、决议和董事长决定情况。 3、 撰写董事长授意的各项文字材料。 4、 5、 6、 7、 8、 9、 作。
10、 完成董事长交办的其他工作。
组织做好集团会务工作（大型会议、高层领导会议、董事会）。 编制、完善、执行、督导公司各项行政制度。 负责物资采购、物业、安全、卫生等后勤保障工作。 集团相关证照的办理与年审。
负责公司公关、接待工作，协调处理外部相关部门关系。 负责审核以公司名义发出的文件，收发文件，做好档案管理工
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二、 董办组织机构图及岗位说明书
董办主任 副主任 前台文员
行政助理 外勤主管 内勤主管 注：本部门人员编制为6人
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项 目 要 素 工 作 概 述 工作经验要求 具 体 内 容
岗位名称：主任 定 员： 1 人 所辖人数： 6 人 所属部门：董办 序号 1 全面负责董办工作，处理相关外联事务 三年以上大型企业行政管理相关工作经验 具有较高的组织、计划、协调、理解、判断能力；具备较强创新能力、实施运作能力和社交能力 熟练的计算机操作技能；C牌驾照 具有良好的职业道德，坚持原则，秉公办事，保守秘密，工作勤奋，效忠公司，开拓进取 良好 执业、技术资格要求 能 力 要 求 辅 助 技 能 素 质 要 求 身 体 状 况 （1） 督促、检查各部门对集团决定、决议的贯彻执行。 （2） 根据董事长指示，组织做好会务工作。 （3） 组织起草董事长授意的综合性工作计划、总结和工作报告。 （4） 组织办公用品的订购和管理工作，严格控制办公成本。 工 3 作 职 （5） 编制、完善、执行公司各项行政制度。 （6） 按政府职能部门、社会团体等要求组织开展相应工作。 责 （7） 负责公司公关、接待工作，协调处理外部相关部门关系。 （8） 督促集团相关证照的办理和年审。 （9） 组织做好来客接待和车辆使用、管理工作。 （10） 协调公司各部门开展工作。 （11） 按时完成集团领导交办的其他工作。
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所属部门：董办 直接上级：董办主任 序号 项 目 要 素 工 作 概 述 学历及专业要求 工作经验要求 任 2 职 资 格 具 体 内 容
岗位名称：董办副主任 定 员： 1 人 所辖人数： 人
1 协助董办主任开展公司行政事务管理工作 大本以上学历，企业管理及相关专业毕业 二年以上大型企业行政管理或相关管理工作经验 具有较高组织、协调、理解、判断能力；具有较强实施运作和社交能力 熟练的计算机操作技能 具有良好的职业道德，坚持原则，秉公办事，保守秘密，工作勤奋，效忠公司，开拓进取 良好 执业、技术资格要求 能 力 要 求 辅 助 技 能 素 质 要 求 身 体 状 况 （1） 协助董办主任开展部门的日常事务管理工作。 （2） 协助主任控制办公费用，定期对各项费用进行核查。 （3） 拟定集团各项行政管理制度。 工 3 作 职 （4） 董办文件的起草；各项文件的部门内部传阅。 （5） 按政府职能部门、社会团体等要求开展集团的相应工作。 责 （6） 协调好部门员工间的关系及本部门与其它部门的关系。 （7） 收集、提交员工建议。 （8） 统计本部门的考勤。 （9） 按时完成公司领导交办的工作。
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岗位名称：行政助理 定 员： 1 人 所辖人数： 人 所属部门：董 办 直接上级：董办主任 序号 项 目 要 素 工 作 概 述 学历及专业要求 工作经验要求 具 体 内 容
1 协助董办主任开展日常事务工作 本科以上学历，中文/文秘/行政管理相关专业毕业 二年以上大型企业文秘/行政工作经验 较强的公文写作、社交和沟通协调能力；懂法律知识；熟悉商业企业的规范运作 熟练的计算机操作技能、良好的英语口头表达能力 作风严谨，谦和谨慎，保守秘密，遵守职业道德，原则性强 良好 任 执业、技术资格要求 2 职 资 格 能 力 要 求 辅 助 技 能 素 质 要 求 身 体 状 况 （1） 协助董办做好日常事务工作。 （2） 进行相关项目的资料收集，为领导决策提供信息。 （3） 各类呈报董办主任的文件资料、相关函电的处理及文书档案的管理。 （4） 对档案的收进、移交、保管、利用、销毁等情况随时以表册形式进行登记和工 3 统计。 作 （5） 对所管理的档案文件资料编制目录、卡片、索引等。 职 责 （6） 建立档案借阅管理制度。 （7） 配合董办主任进行相关对外事务的开展。 （8） 部分文书、报告、合同等文字材料的起草、校核。 （9） 法律事务办理的配合与跟进。 （10） 按时完成集团领导交办的其它工作。
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项 目 要 素 工 作 概 述 专业要求 工作经验要求 任 具 体 内 容
岗位名称：外勤主管 定 员： 1 人 所辖人数： 人 所属部门：董办 直接上级：董办主任 序号 1 办公用品的采购管理、部分公司对外联络事务和后勤服务保障工作 企业管理及中文等相关专业毕业 二年以上公司行政事务管理经验、熟悉政府部门办事程序 具有较强的协调能力、较高的办事效率、社交能力和对工作理解落实能力 计算机操作熟练；C牌驾照 具有良好的职业道德，清正廉洁，维护公司利益，保守秘密，勤恳务实 良好 执业、技术资格要求 能 力 要 求 辅 助 技 能 素 质 要 求 身 体 状 况 2 职 资 格 （1） 对公司各部门办公用品的使用情况进行汇总分析，报董办主任。 工 作3 职 责 （2） 每季度对议定价格的办公用品至少作一次市价调查以及时做出价格调整。 （3） 对采购商品的质量进行监督。 （4） 及时交纳集团部分相关对外费用。 （5） 收集、整理职责范围内的相关法律事务资料，处理简单的相关业务纠纷。 （6） 安全、准确、及时地送达公司对外文件资料，并严守公司秘密。 （7） 完成集团领导交办的其它临时性工作。 第 13 页 共 20 页
岗位名称：内勤主管 定 员： 1 人 所辖人数： 人 所属部门：董办 直接上级：董办主任 序号 项 目 要 素 工 作 概 述 专业要求 工作经验要求 具 体 内 容
1 内勤管理 企业管理及中文等相关专业毕业 二年以上大型企业行政事务特别是后勤事务工作经验 具有较高组织、计划、协调、理解、判断能力； 计算机操作熟练 具有良好的职业道德，坚持原则，秉公办事，保守秘密，工作勤奋，效忠公司。 良好 任 执业、技术资格要求 2 职 资 格 素 质 要 求 身 体 状 况 能 力 要 求 辅 助 技 能 （1） 监督各部门办公用品的使用情况。 （2） 董办文件的发放、归档。 工 （3） 负责物资采购、物业、安全、卫生等后勤保障工作。 3 作 职 责 （4） 认真做好董办的考勤工作，包括加班、工资加班费等表格的制作，做好董办固定资产的管理工作。 （5） 管理内部卫生保洁工作。 （6） 完成领导交办的其他工作。
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集团董办主要工作的基本程序
一、会议管理流程
相关部门 董办 相关领导
开始
会议申请 受理审核 主管领导审核审批 草拟通知 会议准备 会议通知 董事长审批 会议召开 会议准备 会议纪要 会议召开 会议纪要 主管领导审核审批 部门审定 纪要发文 董事长审批 承办监督 结束 第 15 页 共 20 页
专项档案管理流程
相关部门 董办 相关领导
开始 文书办结
结 束 整理分类 文书收集文书收集 文书收集 编号装订 归档保管 主管领导审核
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公文（发文）管理流程
相关部门 董办 相关领导
开始 主管部门拟稿填写审批单 修 改 相关部门会签 相关领导会签
结 束 归 档 印 发 董事长审批 第 17 页 共 20 页
公文（收文）管理流程
相关部门 董办 相关领导
承 办 承办、传达、催办、督办 签收、登记、拟办意见 主管领导批办 开 始
整理反馈信息 听取汇报
归 档
结 束 第 18 页 共 20 页
日常事务管理流程
相关部门 董办 相关领导
开始 沟通协调 工作预测 制定工作计划 整合资源 制定行动方案 相关领导审核
结束 总结归档 督办反馈 工作进度安排 第 19 页 共 20 页
注：本设置说明目前只是一份草案，相关细节有待进一步完善及说明。请董事长及各位董事
提出相关修改意见及建议。
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