巧用Word与Excel批量打印成绩单

巧用Word与Excel批量打印成绩单

在学校工作中，我们经常要面对大量的成绩通知单、奖状、准考证的打印工作，通常我们的做法是将姓名、成绩、获奖等级这些位置空着，等到打印完毕再对空处进行手工填写；或者是分别在每张电子文档上更改姓名、成绩等信息再打印。这两种方法都费时费力，忙且不说，光是面对那一大堆数据也够让你眼花缭乱的。在纷繁而单调重复的劳动中，还不时容易出些差错。 解决上述问题的最好办法就是用Word的“邮件合并”功能，它可以在确保准确性的同时，极大地提高你的工作效率。下面，就以本人打印成绩通知单的过程来介绍如何简单而轻松地完成这一工作。希望能对各位有所帮助。 第一步：建立通知单模板。 根据学校要求，设计出学生素质报告单的板式，表格。我们暂且命名为“成绩通知单模板.doc”（如图1）。

第二步、用Excel建立成绩表数据库。

用Excel建立所需数据表。这时应注意只有第1行设为标题（即字段名），不应出现两行标题。我们将每个学生所要填的不同数据（或文字），如成绩、评价等填入此表（当然如果想将评语也用打印的方式呈现的话，评语也可填在此数据库中）。我们暂命名为“成绩表.xls”（如图2）。

第三步、关联成绩表数据库与通知单模板。

打开“成绩通知单模板.doc”，依次选择Word菜单中的“视图\\工具栏\\邮件合并”，这时在工具栏中将出现“邮件合并”工具栏。点击“打开数据源”，在弹出对话框中找到并选择我们建立的“成绩表.xls”，打开后如果有多个工作簿的话，选择成绩表对应的工作簿，如“成绩单”，并按“确定”。

将鼠标定位到需要插入学生姓名的位置，单击“邮件合并”工具栏中的“插入域”，在弹出对话框中选择“姓名”，并按“插入”、“关闭”。这样，学生姓名位置就设置完毕。用同样的方法完成学生成绩、评价等设置，完成后效果如图3。

第四步：合并到新文档，并进行适当调整、打印。

在工具栏中选择“查看合并数据”，这时，用点击前后箭头即可进行查看合并数据后的效果，如不

满意，可对模板进行适当的调整。当调整合适后选择“合并到新文档”，即可生成一个包含所有通知单记录的Word文档，这时剩下的打印工作就水到渠成了。

利用邮件合并功能可以非常方便地将Excel数据与Word文档关联起来，如果数据有变动，只需在Excel表格中修改即可。利用该功能，还可以非常方便地制作和打印奖状、准考证等。