办公电话管理制度

文件编号：SJ-1-IC-ID.07

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山西三晋硅业有限公司

办公电话管理制度

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一级管理文件 二级管理文件

编制： 编制部门负责人审核： 总经办审核： 批准： 批准执行日期： 综合部 马奎 樊智宏 周明 张效宇 2014年6月13日 山西三晋硅业有限公司管理制度 文件名称 文件编号 编制部门 保密等级 办公电话管理制度 SJ-1-IC-ID.07 综合部 限制 版本 所属机构 生效日期 共5页 第2页 2014A 公司 2014年6月13日

本管理文件修订历史信息：

当前版本: 最新更新日期: 最新更新作者: 原始编撰人 批准人 2014A 2014.6.13 张效宇 更新日期 修订者 批准人 主要修订摘要

历史版本 2012A

2014.6.13 张效宇 初次拟定 共 5 页 第 2 页

山西三晋硅业有限公司管理制度 文件名称 文件编号 编制部门 保密等级 办公电话管理制度 SJ-1-IC-ID.07 综合部 限制 版本 所属机构 生效日期 共5页 第3页 2014A 公司 2014年6月13日 1 目的 ............................................................................... 4 2 适用范围 ........................................................................... 4

2.1 组织机构适用范围 ............................................................ 4 2.2 内容适用范围 ................................................................ 4 3 审批权限 ........................................................................... 4

3.1 审批权限第一部分 ............................................................ 4 3.2 审批权限第二部分 ............................................................ 4 4 职责 ............................................................................... 4

4.1 职责一...................................................................... 4 4.2 职责二...................................................................... 4 4.3 职责三...................................................................... 4 5 术语和定义 ......................................................................... 4

5.1 办公电话 .................................................................... 4 6 管理程序 ........................................................................... 4

6.1 电话增设和电话移机程序 ...................................................... 4 6.2 电话的维修及换新 ............................................................ 4 6.3 电话接听要求 ................................................................ 4 6.4 费用管理 .................................................................... 5 7 记录保存 ........................................................................... 5 8 文件的有效性 ....................................................................... 5

8.1 本管理制度由总经理授权起草，经内控有效性审核后，由总经理批准，自批准之日起执行，本文件的解释权归综合部。 ........................................................ 5 8.2 自本制度执行之日起，公司较前颁布之相同规定即行废止。 ......................... 5 9 附录 ............................................................................... 5

9.1 附件 ....................................................................... 5

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山西三晋硅业有限公司管理制度 文件名称 文件编号 编制部门 保密等级 办公电话管理制度 SJ-1-IC-ID.07 综合部 限制 版本 所属机构 生效日期 共5页 第4页 2014A 公司 2014年6月13日 1

目的

为了提高公司办事效率，节约行政管理费用，特制订本制度。

2

适用范围

2.1

组织机构适用范围

本制度适用于山西三晋硅业有限公司所属各职能部门。 2.2

内容适用范围

本制度内容适用于山西三晋硅业有限公司全体员工所使用的办公电话。

3

审批权限

3.1 电话增设申请、开通国内长途以及电话费用定额批准至行政分管领导。 3.2 开通国际长途批准至总经理。

4

职责

4.1 综合部负责审核、汇总、办理各部门的《办公电话增设申请单》。 4.2 各部门负责保管本部门的办公电话。 4.3 综合部负责本规定的解释、补充、修改。

5 术语和定义

5.1 办公电话

本规定中“办公电话”特指各部门的固定电话机。

6

管理程序

6.1

电话增设和电话移机程序

6.1.1 各部门根据业务需要需配备电话机时，填写《办公电话增设申请单》并说明理由。 6.1.2 经部门负责人、综合部经理同意后，报行政分管领导审批。 6.1.3 获批准后，由综合部与通讯服务商联系安装事宜。如通讯服务商不提供电话机及终端时，由申请部门依据公司采购程序进行购买 6.1.4 使用部门需移机的，报综合部与通讯服务商联系移机事宜 6.1.5 使用部门因业务需要开通国内长途功能时按办公电话增设申请流程办理，由综合部与通讯服务商联系开通事宜。如申请开通国际长途还需总经理批准。

6.2 电话的维修及换新

6.2.1 当电话出现异常时，使用部门应及时报综合部，由综合部与通讯服务商联系解决。 6.2.2 当电话机损坏、无法正常使用时，由使用部门依据公司《IT资产报废制度》申办报废，并依公司采购程序进行购买；如电话机属于通讯服务商所有的，报综合部与通讯服务商联系换机事宜。

6.3 电话接听要求

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山西三晋硅业有限公司管理制度 文件名称 文件编号 编制部门 保密等级 办公电话管理制度 SJ-1-IC-ID.07 综合部 限制 版本 所属机构 生效日期 共5页 第5页 2014A 公司 2014年6月13日 6.3.1 6.3.2 6.4

接听电话的标准用语为：\"您好，三晋硅业\"。要求规范、简洁、礼貌。

员工因工作需要打电话时，应注意礼节，用语尽量简洁、明了，以减少通话时间。

费用管理

6.4.1 办公电话实行定额费用管理，以增加节约意识。综合部根据各部门工作性质、办公电话使用情况统计数据，拟定各部门每月的办公电话费用预缴标准，报行政分管领导批准后执行。当月预缴费用不足时，部门可提出申请增加额度并说明理由，填报《增加话费额度申请单》，批准程序同上。 6.4.2 综合部每月初根据通讯服务商提供的话费清单对办公电话费用进行统计，发现通话费用异常情况，由部门电话保管人员配合综合部进行调查、分析，查明原因。对擅自拨打私人电话、声讯电话、信息电话的，责任人要补缴违规话费，并处以每次20元的罚款。落实不到责任人的，由部门全体人员分摊电话费和罚款。

7

记录保存

本文件的全部记录正本由总经办归档保存备查。

8

文件的有效性

8.1 8.2

本管理制度由总经理授权起草，经内控有效性审核后，由总经理批准自批准之日起执行，本文件的解释权归综合部。

自本制度执行之日起，公司较前颁布之相同规定即行废止。

9

附录

9.1

附件 9.1.1 9.1.2

《办公电话增设申请单》 《增加话费额度申请单》

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