出入库管理办法

QO-GCY09.006-2016

出入库管理办法

2016-4-15发布 2016-4-15实施

乔飞物流公司企业标准

QO-GCY09.006-2016出入库管理办法

修订说明 编制/修订原因说明 为规范出入库操作流程，结合作业流程进行修订； 章节号 修订(内容)说明 1、 结合五级流程修订传统出入库管理要求； 2、 新增电商出入库管理要求； 3、 新增协同仓出入库管理要求； 4、 新增单证管理要求； 文件起草/ 时间 余智刚/2016.04.15 文件起草： 余智刚 业务审核及会审： 高小明、余智刚、赵帅、胡靖靖、王晓 审批： 王廷会 管理标准审批说明： 1、 审批节点选择通用指引请参见：《管理标准体系实施管理办法6.8.2》； 2、对照上述指引，本管理标准的各审批节点对应责任部门/模块为： 文件起草（总办）体系审核（总办）业务审核及会审（运作）审批（公司总经理） 乔飞物流公司企业标准

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1 目的和范围

本标准规定了出入库管理的相关要求，确保出入库操作规范可控，合理规避仓储运作风险； 本标准适用于乔飞物流公司。

2 规范性引用文件 无

3 定义

3.1 采购/中转入库：指产品从生产下线流通至仓库的过程，含采购中转入库、采购入库、传送带入

库场景；

3.1.1 采购中转入库：工厂下线产品货权流通至基地仓库的过程； 3.1.2 传送带入库：工厂下线产品由传送带直接流通至基地仓库的过程； 3.1.3 采购入库：客户采购的产品流通至仓库的过程；

3.2 调拨入库：同一客户主体下不同财务仓之间产品流通的过程； 3.3 销售出库：产品从仓库流通至客户的过程；

3.4 调拨出库：同一客户主体下不同财务仓之间产品流通的过程；

3.5 换单：将客户订单通过手工录入或系统对接，将客户订单转换成乔飞出入库通知单；

3.6 协同仓：基于物流规划确定的仓库布局，对仓库规划区域内全品类有整合价值客户的物理仓库进行有效整合，从而实现仓库共管、库存共享、配送集成，最终达成搭建市场端高效率、成本优势，优质服务物流平台的目标； 4

角色与活动

4.1 规划/市场：负责与客户确定收发货标准，协调处理异常等；

4.2 运作：负责本制度的编制、修订和宣贯，对分公司过程管理情况进行监督和考核等相关工作； 4.3 服务：负责对客户投诉、客户满意度及质量损失进行管理与考核；

4.4 分公司：负责对本制度进行宣贯、培训和执行，并对执行情况进行管控与考核； 5

流程图示与流程说明 详见附件一~四。 6

管理内容 6.1 单证管理要求 6.1.1 单据管理要求

6.1.1.1 客户出入库订单方式主要有：书面正式订单、EDI电子订单、传真订单、邮件订单及以上方式的组合形式，口头、电话、QQ等其他无法记录存档的订单视为无效订单；

6.1.1.2 在业务运作启动前，服务经理须与客户确定《客户单据的有效印签及样式》，并作为合同附件上传系统，原件由分公司财务备案留底，仓库须严格按照客户印鉴特点及约定样式进行换单作业；

注：美的内部客户等委托我司代打单和代管印章时，需出具书面的委托代打单、代管印章的委托书（函）； 6.1.1.3 分公司需将《单据使用人的有效签名样式及收发货印章样单》、《运输公司提货授权委托书》和身份证复印件备案存档，确保能有效验证单据的有效性及规范性；

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6.1.1.4 单证申领：综合管理根据空白单据库存数量及使用进度，编制季度单据需求计划，由分公司财务审核后统一采购和领用（存卡、暂存单、五联单和合同单等），空白单据需建立进销存明细帐；

6.1.2 存卡管理要求

6.1.2.1 存卡使用方法：正品撕下红黄卡角，不保留任何卡角；残次品撕下黄色卡角，保留红色卡角；包装破损品撕下红色卡角，保留黄色卡角；

6.1.2.2 严格记录每一笔收发业务，包含出入库日期、出入库单号、盘点性质、收发货数量（盘点数量）、结存数量、操作人签名，不得漏记、重记；

6.1.2.3 存卡不得随意涂改，如需更改，划一横线表示删除，仓管员注明原因并签名确认； 6.1.2.4 新建存卡或换卡，需在存卡第一行注明新建/换卡，如为换卡，在新、旧存卡上需注明关联存卡编号；

6.1.2.5 单张存卡使用完毕后，需以旧换新向核算员核销领取,并进行装订存档，如由于某产品已无库存而存卡未用完的，需集中回收管理；

6.1.2.6 存卡需悬挂在库位靠近通道的一端，原则上相邻库位存卡悬挂方向一致； 6.1.2.7 电商业务可不使用存卡；

6.1.2.8 客户有特殊要求的，可依据客户服务策划方案（或合同）执行； 6.1.3 乔飞出入库各联单据用途说明 联数 第一联 第二联 第三联 第四联 第五联 传统业务出入库及电商入库业务 留存第二联作为仓库对账联； 交予装卸工，为装卸结算联； 留存第五联，作为核算存根联； 配送网点留底存档； 作为集配回单； 交予电商总部进行留底存档； 集配单 核算进行账务处理（必须留底存档）； 仓库留底存档，其余四联交予承运商； 交接完毕后，交予司机，作为出门联； 承运商留存； 单据需严格按照各联用途进行交接、传递及存档； 6.1.3.1 电商出库业务

a) 集配单（大电交接凭证）：核算员打印完毕后，承运商将五联集配单全部领走，并在核算台账上进行签名留档；

b) 拣货单、快递单、等其他电商相关单据，可由承运商转交给发货仓库； c) 集配单用途见6.1.6；

d) 装车单（小电交接凭证）：一式两联，仓库留存一联，承运商留存一联；

6.1.3.2 单据签收信息要求：要求笔迹清晰可认，核算员签名、仓管员签名、司机姓名、车牌、电话、身份证号、签收数量、产品状态等相关信息准确无歧义；

6.1.4 乔飞出入库通知单二次打印时，核算员必须将第一次打印的单据回收销毁，并在第二次打印旁边写上重复打印原因，严禁二次或多次打印单据同时流转；

6.1.5 入库可不打印乔飞入库通知单，使用客户单据作为入库凭证；出库必须使用乔飞出库通知单（内部客户基地业务使用乔飞运输单），其它任何单据不可替代（如有特殊，需备案审批）；

6.1.6 每月5日前核算员将出入库单据一一对应装订成册（须附上封面和指令清单），并由专人保管，如单据进行内外部传递时，必须有交接表作交接签名确认；

6.2 入库管理要求

6.2.1 若客户提供有效纸质入库单据，则无需进行换单操作，核算需提前将入库库位推送至仓管员； 6.2.2 若司机未持有有效送货单据，则核算需根据客户入库订单信息，打印乔飞入库通知单供仓管

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员进行入库操作；

6.2.3 仓库进行入库作业前，需检查送货地址、产品信息及库位信息等，非本仓库产品严禁入库； 6.2.4 产品如需扫码，仓库需在入库环节对产品进行条码采集及上传，异常条码需及时反馈； 6.2.5 仓库根据产品收发货标准进行验收，在单据上注明产品状态与数量，并与司机双方签名确认； 6.2.6 交接完毕后，仓管员需根据入库库位信息，将产品移入指定库位，将需上架产品进行上架；如移入库位或上架库位发生变化，需入库完毕后，告知核算进行系统调整；

6.2.7 产品入库完毕后，仓管员需立即进行存卡登记，并将已签收的单据及时转交给核算员； 6.2.8 核算员需审核入库账务和单据是否一致，并进行相关的账务、库位操作； 6.3 出库管理要求

6.3.1 产品进行库位分配时，需严格遵循先进先出原则；

6.3.2 仓库在拣货前，需检查提货车厢卫生，确保出库产品不会受到污染；

6.3.3 拣货时，需严格按照指定库位进行拣货，并核对产品名称、条码、数量等信息，如发现库存不符，必须第一时间查实及上报仓库主管；

6.3.4 仓库备货完毕后，需进行实物复核并记录存卡，确保备货产品的型号、数量与出库单一致； 6.3.5 产品如需扫码的，仓库需对产品进行条码采集及上传，异常条码及时反馈总部条码管理； 6.3.6 使用RF拣货时，仓管员必须使用本限进行拣货；

6.3.7 电商产品拣货并核对无误后，将产品进行打包、称重，并粘贴对应的快递单； 6.3.8 产品出库完毕后，出库单据需及时传递、审核，并当天内及时处理系统账务； 6.4 协同仓管理要求

6.4.1 产品存在实际出入库的，出入库管理要求参照 6.2-6.3执行；

6.4.2 产品不存在实物出入库的（货权转移，未产生真正出入库的），按照以下要求执行： 6.4.2.1 出入库管理要求 场景（双向） 实物移动 中心仓-销售仓 中心仓-代理商 销售仓-代理商 代理商-代理商 需要 需要 不需要 不需要 扫码 不需要 不需要 不需要 不需要 摆放原则 隔离摆放 隔离摆放 可以混放 可以混放 出入库通知单 需要打印 需要打印 不需要打印 不需要打印 6.4.2.2 隔离摆放要求：产品划分区域单独摆放，必要时采用物理隔离区分，并设立明显区分标识； 6.4.2.3 单据要求：核算员依据指令打印出库通知单（或入库通知单）作为操作凭证，仓管员移库完毕后，需进行签名确认并将单据返至核算员存档；

6.5 出入库其它管理要求

6.5.1 除公司明确、公开的收费外，严禁仓库以其他任何形式进行收费或超标准收费； 6.5.2 系统出入库操作必须在实际业务发生后进行，不得提前确认；

6.5.3 当日发生的出入库作业，原则上要求在出入库完毕后120分钟内处理系统（特殊情况下次日9点前处理完毕），电商业务系统必须当日处理完毕；

6.5.4 系统补录要求

6.5.4.1 以下情况，允许采用客户的提货凭证进行发货并事后补录系统

a) 网络中断、系统故障或者停电等非可控因素造成不具备系统录入和操作条件，在故障恢复后需在24小时内完成，避免对客户造成影响；

b)服务平台由于特殊原因提交报告说明的情况；

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c)客户服务策划方案中规定的情况；

6.5.4.2 系统补录后，须打印乔飞的《出入库通知单》及相关单证留底；

6.5.5 出入库环节发生的异常情况（如订单拦截、单据错误、产品型号错误、数量错误、批次异常、状态异常和条码异常等情况），责任人需及时录入系统并跟进处理；

6.6 考核管理要求

6.6.1 所有违反本制度的考核依据《服务品质责任追究管理办法》执行；

6.6.2 不适用以上考核要求的业务，经财经、运作和服务备案后，可依据客户服务策划方案（或合同）进行考核，考核标准不得低于乔飞相关标准； 7

附件

附件一：入库L5流程图示 附件二：入库L5流程说明 附件三：出库L5流程图示 附件四：出库L5流程说明 8

记录

“客户单据的有效印签及样式” “乔飞单据的有效印签及样式” “运输公司提货授权委托书” 9

附则

9.1本标准由运作负责修订、解释和归口管理,自批准发布日起生效执行；原《QMO-GCY09.006-2015 出入库管理办法》同时作废；

9.2凡违反本标准相关规定或本标准未明示但应当履行的工作职责要求，对公司运营管理造成影响的，将根据情节轻重进行责任追究；

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