归档文件整理流程

归档文件整理流程2010-06-06 10：01归档文件整理工作基本步骤： 对归档文件进行整理→分类→排列→编号→编目→装盒 第一步：归档文件的整理 1、归档文件的整理单位

以\"件\"为整理单位，一般为一份文件为一件。 特例：

正本与定稿、正文与附件、请示与批复、原件与复制件、转发文与被转发文、来文与复文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，实体上装订在一起，编目时只体现为一条条目

2、文件修整

破损文件进行修裱(修补、托裱)

对字迹模糊或易退变的文件进行复制(字迹材料要选用耐久的墨、墨汁，或较耐久的蓝黑墨水、印泥等，不能选用纯蓝墨水、红墨水、圆珠笔油、铅笔等材料)

去掉文件上易腐蚀的金属物(材料以铁、铝等化学性质的活泼的金属为主的订书钉、曲别针、大头针等)

超大纸张进行折叠(尽量减少折叠次数，折痕尽量位于文件、图表字迹之外，文件页数多时，宜单页折叠)

3、文件装订左上角装订，左、上侧对齐；左侧装订，左、下侧对齐 装订要求：

材质符合档案保护要求：装订用品对归档文件无害，不影响档案的保存寿命。

装订方式能较好地维护文件的原貌 装订方法简便易行，尽量降低成本。 装订方式：

线装：最利于档案保护的一种装订方式

变形材料：金属制品(不锈钢夹、燕尾夹)和塑料制品 粘接式：胶水或浆糊粘贴 无酸纸封套 装订前排序： 正本在前、定稿在后 正文在前、附件在后 原件在前、复制件在后 转发文在前、被转发文在后 复文在前、来文在后

汉文本在前、少数民族文本在后 中文本在前，外文本在后 文件处理单在前、正本在后 第二步：归档文件分类

归档文件的分类，是指全宗内归档文件的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。分类包括：选择分类方法、制定分类方案、文件归类等内容。

1、选择分类方法

年度分类法：根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。 一份文件有多个时间特征，包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、收发文日期等，一般以文件签发日期(即落款日期)为准，对于跨年度的计划、规划、总结、统计报表、法规性文件等均以签发日期为准，如：1995年形成的《1996-2000工作计划》，归入1995年，2000年形成的《1999年工作总结》，归入2000年。

机构(问题)分类法：各机关在制定分类方案时，机构分类法和问题分类法，不能同时采用，只能选择其一。

机构分类法：根据文书形成和处理文件的承办单位对归档文件进行分类。机构名称就是类名，如：办公室、业务处、管理处等

问题分类法：按照文件内容所说明的问题对归档文件进行分类。应参照本机关单位的基本职能来设置类别，如：党群类、业务类、行政类等

保管期限分类法：根据划定的不同保管期限对归档文件进行分类。分为永久、长期、短期三类

2、复式分类法与分类方案

复式分类法：在机关档案室的实际工作中，单纯采用一种分类方法的情况比较少见，较多的是将几种分类方法结合使用，称之为复式分类法。年度、保管期限、机构(或问题)3种分类方法，可以组合成多种复式分类法。在选择分类法时年度、保管期限为必选项，机构(或问题)为选择项。

分类方案：在确定分类方法的基础上，标列各级类目名称，固定全宗内分类体系的分类纲要。分类方案是机关档案工作的基础，中档案室规范化管理的起点。

年度-机构-保管期限分类法：(推荐使用) 适用于内部机构有变化但不复杂的立档单位 先按年度分类

在每一年的文件按机构分类 再区分划入每一机构文件的保管期限

每年形成的文件按机构序列依次上架，不必预留空间 同一年度同一机构的文件排在一起，便于查找 保管期限-年度-机构分类法：(推荐使用) 适用于内部机构有变化但不复杂的立档单位 先按保管期限分类

在将每一保管期限的文件按年度分类 再将每一年的文件按机构分 适用于机构不复杂的立档单位 便于向档案馆移交 应预留空架

机构-年度-保管期限分类法：

适用于内部机构基本固定或少有变化的立档单位以及撤销机关

先按机构分类

每个机构下再按年度分

再在每个年度下分划入文件的保管期限 应预留空架，空架数量不好掌握 年度-问题-保管期限分类法：

适合于机构变化复杂、机构之间分工不明确 先按年度分类

在每一年的文件按问题分类 再区分划入每一问题文件的保管期限 保管期限-年度-问题分类法： 先按保管期限分类 再按年度分类

最后在每一年内将文件按问题分类 多用于现行机关

问题-年度-保管期限分类法： 适用于撤消机关、整理历史档案 先按问题分类 在文件按的年度分类

再区分划入每一年文件的保管期限

年度-保管期限分类法

适用于内部机构简单的基层单位或小机关，形成文件数量少的机关 先按年度分类

再区分划入每一机构文件的保管期限 保管期限-年度分类法：

适用于内部机构简单的基层单位或小机关，形成文件数量少的机关 先按保管期限分类 再按年度分类

第三步：归档文件的排列

归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。其它诸如不同类别归档文件之间的排列、档案盒排架等则不在此范围内。

归档文件的排列强调事由原则。

1、事由原则：同一事由的相关文件应当排列在一起

按事由排列归档文件，是\"遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系\"这一整理原则的体现。按公文办理过程的先后顺序，将同一事由形成的文件排列在一起，可以客观地反映出某一事由的发生、发展、结束的全过程，反映出这些文件之间的客观联系。

2、排列方法

在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

同一事由内的归档文件排列：

同一事由内归档文件的排列，最简单的方法是按文件形成时间先后顺序，日期在前的归档文件排列在前，日期在后的文件排列在后；或者按文件的重要程度排列，相对重要的文件放在前面，其它的文件放在后面。

不同事由内的归档文件排列： 按形成时间的先后顺续进行排列 按事由的重要程度进行排列 按事由具有的共同属性分别集中排列

《规则》强调指出，\"会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列\"。这里的\"成套性\"是指某些事由形成的文件彼此间联系比较松散，但这些事由间则有着较密切的联系。例如一次会议往往包括许多事由，它们形成的文件在时间上可能跨度很大，但表现出较强的系统性，利用时需要相互参照、查证，集中排列更方便检索。统计报表、内部刊物等在形式上较为特殊，成套利用的情况也较普遍，因此也宜于集中排列。

第四步：归档文件编号 1、件号 室编件号：

归档文件在分类方案的最低一级类目内的排列顺序号

在分类方案的最低一级类目内，按文件的排列顺序从\"1\"开始标注 馆编件号(进档案馆后由档案馆统一编制) 2、编号项目 必备项目：

全宗号：档案馆对其接收范围内各立档单位所编制的代号

年度：归档文件形成年度。采用公元纪年，以4位阿拉伯数字表示，如2001

保管期限：分为永久、长期、短期3种，填写时采用简称(永、长、短)或代码(Y、C、D)

件号：室编件号 选择项目： 机构(问题)

各单位档案部门可设置其他一些选择项目 3、盖章 归档章的项目：

全宗号、年度、保管期限、机构(问题)、室编件号、馆编件号 归档章格式

长45mm,宽16mm，等分成6小块 (全宗号)(年度)(室编件号)

*(机构或问题)(保管期限)(馆编件号) 2×8 3×15带*号为可选项 实际填写为： 22200116 办公室永久 盖章位置：

首页上端空白处，不要盖在文字上 第五步：归档文件的编目

依据分类方案和室编件号编制归档文件目录 1、归档文件目录的项目 件号：档案室填写室编件号

责任者：填写全称或通用简称，如：大连市档案局

如文件未注明责任者，应根据文件内容、形式等特征加以考证并填写 文号：即发文的字号，一般由机关代字、年度、顺序号组成，如：大档发[2005]24号

题名：即文件标题。是重要的检索途径。完整的题名由责任者、问题、文种3部分组成，如：国家档案局关于加强档案安全保管的通知

正题名能够反映文件内容时，副题名一般不录。并列题名，需要时可一并抄录。文件的附件，如需要可在正件题名后抄录附件题名，外加\"()\"，如：关于进一步加强我市精神文明建设的决定(附：市民公约)

题名应全面揭示文件内容，如不能，应根据文件内容重新拟写或补充，并在新加内容外加\"[]\"，如：大连市档案局通报，重新拟写为：大连市档案局[关于市直机关达标升级情况]的通报

日期：即文件的形成时间(文件的落款时间)。标注为8位阿拉伯数字，如2005年7月10日，标注为20050710，填写目录时，一般填写成二行，即：2005 0710

：一件文件的总页数，文件中有图文的即为一页，空白页不计

备注：填写归档文件需要补充和说明情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁情况。如情况较多时，可在备注中加\"*\"，在备考表中填写具体内容。

2、归档文件目录的格式 归档文件目录 机构：办公室

件号责任者文号题名日期备注 大连市档案局

大连市人事局大档发[2005]24号关于评选全市档案系统 先进集体和先进工作者的通知2005 090720 大连市档案局

大连市人事局大档发[2005]25号关于表彰全市档案工作 先进集体和先进个人的决定2005 110823

归档文件目录应单独装订成册并编制封面，封面如图： 归档文件目录

全宗名称大连市档案局 年度2005 保管期限长期 机构办公室 第六步：装盒 1、装盒要求 按件号先后顺序装盒

与归档文件目录相应的条目顺序一致 不同年度的不能放入同一档案盒 不同保管期限的不能放入同一档案盒 不同机构(问题)的不能放入同一档案盒 严格按件号的先后顺序装入档案盒 2、档案盒格式

长310mm、宽220mm、厚度20mm、30mm、40mm 档案盒封面 全宗名称 大连市档案局 盒脊 全宗号 88 年度 2005 保管期限 永久 *机构(问题) 办公室

盒号 全宗号 88 年度 2005 保管期限 永久 *机构(问题) 办公室 14-36 盒号 3、备考表

放在所有文件的最后，对盒内文件情况进行说明，包括下列内容 盒内文件情况说明：文件收集的齐全完整程度、文件本身的状况；整理工作完毕后文件的修改、补充、移出、销毁等情况；目录备注项中填写不下的内容。

整理人：填写负责整理该盒归档文件的人员姓名。 检查人：填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。 日期：填写归档文件整理完毕的日期。 备考表：

备考表

盒内文件情况说明 整理人： 检查人： 年月日