会议流程细化

序号办理流程责任人主要工作内容及要求◎根据接单要求，协调有关部门组建会务工作组。1会前协调◎充分了解会议主题；◎明确会务总指挥及会务工作分工。23起草会议邀请函（稿）呈办公室主任审核呈领导审核、签发◎会议时间、地点、内容、议程、参会人员等安排。◎审核会议安排是否妥当；◎必要时可会议讨论；◎审核通知行文是否准确。◎签发会议邀请函。◎格式规范；5制作正式邀请函◎附件齐全；◎份数合理；◎盖章正确。◎及时发出邀请函；6发出正式邀请函◎发放范围准确；◎邀请人员名单提前确定。◎及时收集、汇总参会回执；7明确参会人员◎明确到会时间；◎司机、车辆分工明确；◎确定参会人员名单；◎订车、订房、订餐。◎讲话稿；◎新闻稿、会刊8会议资料准备◎会议口号、标语◎议程、项目资料◎会议口号、标语9会务工作组通讯录会场及餐会预定◎手机保持畅通◎每人一份；◎人员随时待命◎提前预定会场、安排餐会地点。◎与领导协商确定地点；◎协调好会议服务人员◎礼品规格11会议礼品◎发放方式◎纸、笔12会议其他用品◎相机、录音笔◎电脑、U盘◎投影、光盘◎是否需要与领导协商；◎呈送领导审阅资料；◎《邀请函发放登记表》，专门人员进行登记；◎行政组负责检查，送领导审阅；◎注意与领导及时沟通会议议程；完成备注情况√√◎争取做到每个员工明确自己的责任和位置；410会务实操细化工作流程表

序号办理流程责任人主要工作内容及要求应提前一周对会议各项准备工作的进度情况进行检查。内容包括：◎会议材料准备进展；◎场景（天幕、会标、鲜花、横幅、彩旗等）；◎领导座位安排（台上、台下，姓名牌摆放等）；◎出席领导落实；◎颁奖席、记者席安排（如需要）；◎灯光、音响、录音、多媒体；◎饮料；13会前准备◎空调；◎电子设备；◎签到布置；◎安全保卫；◎车辆安排及交通指示；◎天气情况掌握及相关用品准备；◎就餐及食品卫生检查安排；◎礼仪策划及彩排安排；◎对起火、爆炸、人群拥挤、天气突变、重要领导迟到等可能出现的紧急突发事件应急预案的制定；◎会场工作职责分工。根据会议规模提早布置，会前最后一天例行检查。◎场景（天幕、会标、鲜花、横幅、彩旗等）；◎领导座位安排（台上、台下，姓名牌摆放等）；◎出席领导落实；◎会议材料准备是否齐全；◎颁奖席、记者席安排（如需要）；◎灯光、音响、录音、多媒体；◎饮料；14会场布置检查◎空调；◎电子设备；◎签到布置；◎安全保卫；◎车辆安排及交通指示；◎天气情况掌握及相关用品准备；◎就餐及食品卫生检查；◎礼仪策划及彩排；◎对起火、爆炸、人群拥挤、天气突变、重要领导迟到等可能出现的紧急突发事件的应急预案落实；◎明确会场工作职责。临会前最后协调◎确认各个环节、各个方面准备工作完成情况，特别注意各环节之间的衔接；◎进一步明确各会务人员现场工作职责；◎查漏补缺。◎大会前一天下午确保完成；◎安排会场布置人员；完成备注情况15◎大会前一天下午进行；会务实操细化工作流程表

序号办理流程责任人主要工作内容及要求◎会务人员按规定时间就位，分头做好准备工作；◎现场总指挥对各岗位作最后检查，及时处理相关问题；◎参会人员签到、发放会议材料工作等；16会前现场组织工作◎组织参会人员有序进入会场，控制好会场秩序；◎引导记者到指定位置就座（如需要）；◎引导出席会议领导到指定位置就座。◎拍照◎会议服务人员到位；◎会议记录、拍照；17会中现场工作◎话筒音量调节，PPT切换，背景音乐切转等设备音效保障；◎会议材料回收；◎领导交办其他事宜。◎会议结束后合影◎引导就餐18会后餐会安排◎餐后送宾◎餐会地点简单布置；◎应急安排◎餐会合影（如需要）◎整理讲话稿；◎相片处理；19会后资料整理◎会议录音、摄像等纪要汇编；◎相关资料发布；◎制作会议简报。◎费用结算；20会后其他工作安排◎设备，物品回收归库，场地恢复；◎来宾回访。21会议材料归档◎回交清理布置场物料；◎归档材料齐全，无遗漏。◎总结经验，查找不足；22会议总结◎完善流程◎领导主持，全体参与；◎归档资料呈送领导审阅；◎办公室统筹安排；◎收集媒体报道稿件；◎安排专门人员进行拍照；完成备注情况◎参会领导专人接待，全程陪同；签到处做好来宾记录，及时制作通讯录；√X已完成未完成