中国石油ERP系统实施项目 勘探与生产扩大实施项目
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XN-MM-BPD-120供应商维护流程
西南油气田ERP项目组 XX年05月04日
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文档修订记录 版本 V1 Vf
版本日期 XX-05-06 初稿 XX-05-06 终稿 修订内容 撰写人 第 2 页 共 34 页 SAP系统版本：ECC6.0
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业务流程：XN-MM-BPD-120 供应商主数据维护流程 ................................. 4 1.1 流程简介 ................................................................... 4 1.2 业务流程图 ................................................................. 5 1.3 业务流程步骤说明 ........................................................... 8 1.4 业务流程ERP操作说明 ....................................................... 9 1.4.1 操作步骤：创建供应商主数据 ............................................. 9 1.4.1.1 完成该步骤的SAP角色名称 ........................................... 9 1.4.1.2 SAP菜单路径 ....................................................... 9 1.4.1.3 完成该步骤的ADOBE角色名称： ....................................... 9 1.4.1.5 详细操作描述 ....................................................... 9 1.4.2 操作步骤：扩展供应商主数据 ............................................ 25 1.4.2.1 完成该步骤的SAP角色名称 .......................................... 25 1.4.2.2 SAP菜单路径 ...................................................... 25 1.4.2.3 操作步骤.......................................................... 25 1.4.2.4 详细操作描述 ...................................................... 25 1.4.3 操作步骤：供应商主数据修改、删除和冻结 ................................ 30 1.4.3.1 完成该步骤的SAP角色名称 .......................................... 30 1.4.3.2 SAP菜单路径： .................................................... 30 1.4.3.3 操作步骤.......................................................... 30 1.4.3.4 详细操作描述 ...................................................... 30 1.4.4 操作步骤：供应商主数据的显示 .......................................... 33 1.4.4.1 供应商主数据的显示 ................................................ 33
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1 业务流程：XN-MM-BPD-120 供应商主数据维护流程
1.1 流程简介
本流程适用于未获得市场准入证的供应商的市场准入、已取得市场准入证的供应商维护到SAP系统中、在地区公司组织结构层次扩展供应商主数据、修改/删除/冻结供应商主数据。
首先，查询是否为新增供应商：
（1）如果是新增供应商，根据供应商提出的资质申请，所属/直属单位业务员收集供应商资质原始材料，主管领导初审，若初审不通过，业务员重新收集资料；否则，初审通过，则由业务员填写供应商主数据申请表，收集相应的财务信息后上报企管法规处，市场准入管理人员审核供应商营业执照等准入相关资料和供应商主数据申请表，若审核不通过，则返回所属/直属单位；否则，审核通过后，则由内控处相关人员判断是否需要专业审核，若不需要专业审核，则企管法规处市场准入管理人员颁发《市场准入资格证书》。若需要专业审核，专业处室专业人员审核技术能力及资质，审核通过，企管法规处市场准入管理人员颁发《市场准入资格证书》，不通过返回所属/直属单位。
供应商取得市场准入资格证书后，所属/直属单位业务员在SAP系统中查询供应商主数据是否存在：A、若在SAP系统中不存在，业务员根据准入结果在ADOBE中填写供应商主数据申请表，提交后，企管法规处市场准入管理人员在ADOBE中审批供应商主数据申请表，不合格退回，合格后，提交，同步至MDM。然后中石油公共数据编码组相关人员在MDM上检查填写的数据，审核唯一性、完整性，审批不通过退回，通过则由MDM配码，同步到SAP系统自动创建供应商的基础数据。B、若在SAP系统中存在供应商主数据，业务员判断供应商主数据在地区公司组织结构层次是否存在，若存在结束，若不存在，由业务员根据准入结果在ADOBE中填写扩充供应商申请，企管法规处市场准入管理人员在ADOBE中审核数据，不合格退回；若合格，则ADOBE中将申请中的组织架构下的数据同步到SAP系统中自动创建该组织架构下的供应商数据。
（2）如果不是新增供应商，业务员在 SAP系统中查询供应商主数据是否存在，不存在结束；若存在，业务员在ADOBE中提交供应商主数据修改、冻结申请，主管领导在ADOBE中审核，若审核不通过，重新填写；否则，审核通过，提交，然后由企管法规处市场准入管理人员在ADOBE中审核数据，不合格退回，对合格数据，判断修改
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/删除的数据是否属于基础数据范围内：A、修改/删除内容属于基础数据，则提交后同步传输至MDM，中石油公共数据编码组审核，审核合格，则MDM将更新的数据同步传输到SAP系统中自动修改/删除相关信息。B、若修改/删除内容仅涉及公司代码层次，则提交后，同步传输至SAP系统中自动修改/删除，不会同步到MDM，即不需要上报中石油公共数据编码组。 1.2 业务流程图
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完完完完完完...公共数据编码组完完完完完集团公司物资采购管理部完完完完完西南油气田分管领导完完完完完西南油气田物资采购管理部部完完完完完西南油气田所属单位相关部门完完完完完开始010根据实际业务判断供应商是否需要准入申请西南油气田所属单位相关岗位是否020接收供应商准入申请表西南油气田物资采购管理部供应商管理岗030初审供应商相关资质及入网内容一致性西南油气田物资采购管理部供应商管理岗审核通过不通过审核准入审核通过不通过040判断是否为一级物资供应商西南油气田物资采购管理部供应商管理岗090集中采购中标发布目录的供应商集团公司物资采购管理部是否050上报集团公司物资采购管理部西南油气田物资采购管理部供应商管理岗100集团公司物资采购部收到相关供应商准入申请110审核相关资质及供应商主数据申请表与入网资料一致性集团公司物资采购管理部供应商管理岗审核技术能力及资质西南油气田相关处室060地面建设部、开发部、工程监督部、规划计划处、质量安全环保处、生产运行处、财务处、法律与股权处、科技信息处通过通过不通过审核不通过，结束070审批西南油气田分管领导通过不通过080上报集团公司备案西南油气田物资采购管理部供应商管理岗120颁发《市场准入资格证书》集团公司物资采购管理部供应商管理岗市场准入证书130在SAP系统中查询供应商主数据(XK03)140判断是否存在该供应商的主数据西南油气田所属单位相关岗位西南油气田所属单位相关岗位 第 6 页 共 34 页 SAP系统版本：ECC6.0 中国石油ERP系统实施项目
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完完完完完完完完完完完完完完完完完完完完140判断是否存在该供应商的主数据完完完完完西南油气田所属单位相关岗位完完完完完否是150根据准入结果填写新增供应商申请西南油气田所属单位相关岗位Adobe供应商主数据申请表160判断是否需要扩展供应商主数据西南油气田所属单位相关岗位是否170判断该供应商主数据在地区公司组织结构层次存在数据西南油气田所属单位相关岗位否是，结束180根据准入结果填写扩充供应商申请西南油气田所属单位相关岗位Adobe190查询供应商主数据是否存在SAP系统中（XK03）西南油气田所属单位相关岗位是否，结束200提交供应商主数据修改、冻结申请西南油气田所属单位相关岗位审核数据西南油气田物资采购管理部供应商管理岗AdobeAdobe不通过通过220检查填写的数据，审核唯一性、完整性公共数据编码管理员MDM系统不通过通过，结束 第 7 页 共 34 页 SAP系统版本：ECC6.0 中国石油ERP系统实施项目
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1.3 业务流程步骤说明
10 西南油气田所属单位相关岗位根据实际业务判断供应商是否需要准入申请 20 西南油气田物资采购管理部供应商管理岗接收供应商准入申请表
30 西南油气田物资采购管理部供应商管理岗初审供应商相关资质及入网内容一致性
40 西南油气田物资采购管理部供应商管理岗判断是否为一级物资供应商 50 西南油气田物资采购管理部供应商管理岗上报集团公司物资采购管理部 60 西南油气田相关处室审核技术 能力及资质 70 西南油气田分管领导审批
80 西南油气田物资采购管理部供应商管理岗上报集团公司备案 90 集团公司物资采购管理部集中采购中标发布目录的供应商 100 集团公司物资采购部收到相关供应商准入申请
110 集团公司物资采购管理部供应商管理岗审核相关资质及供应商主数据申请表与入网资料一致性
120 集团公司物资采购管理部供应商管理岗颁发《市场准入资格证书》 130 西南油气田所属单位相关岗位在SAP系统中查询供应商主数据 140 西南油气田所属单位相关岗位判断是否存在该供应商的主数据 150 西南油气田所属单位相关岗位根据准入结果填写新增供应商申请 160 西南油气田所属单位相关岗位判断是否需要扩展供应商主数据
170 西南油气田所属单位相关岗位判断该供应商主数据在地区公司组织结构层次存在数据
180 西南油气田所属单位相关岗位根据准入结果填写扩充供应商申请 190 西南油气田所属单位相关岗位查询供应商主数据是否存在SAP系统中 200 西南油气田所属单位相关岗位提交供应商主数据修改、冻结申请 220 公共数据编码管理员检查填写的数据，审核唯一性、完整性
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1.4 业务流程ERP操作说明
对于西南油气田公司所属/直属单位物资管理部门及供应商准入管理部门对新增供应商进行申请、审批和查询、使用。 业务员接到需新增、扩展、修改、删除（冻结）的供应商后，在ADOBE、MDM系统中录入相关信息. 必要条件 后勤 -> 物料管理 -> 采购 ->主数据->供应商->的->XK03(显示) 菜单路径 XK03 事务代码 详见各步骤的“操作或检查说明” 操作提示 目的 触发条件 1.4.1 操作步骤：创建供应商主数据 1.4.1.1 完成该步骤的SAP角色名称 西南油气田所属/直属单位业务员 1.4.1.2 SAP菜单路径
后勤 -> 物料管理 -> 采购 ->主数据->供应商->的->XK03(显示)。 1.4.1.3 完成该步骤的ADOBE角色名称： 西南油气田所属/直属单位业务员 1.4.1.5 详细操作描述
范例：重庆气矿业务员对供应商“西南油气田888公司”,经查询，在SAP系统中尚未创建。
屏幕名称：初始屏幕
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操作或检查说明：登陆SAP系统，依次逐级点击“SAP菜单-后勤 -> 物料管理 -> 采购 ->主数据->供应商->的->XK03(显示)”文件夹，然后双击事务代码“XK03”进入供应商查询界面。
屏幕名称： 显示供应商：初始屏幕
截屏一：
操作或检查说明：在“一般数据”下的所有字段全部打勾。 截屏二：
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操作或检查说明：单击按钮，进入供应商查询界面。 截屏三：
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操作或检查说：在“名称”处录入要查询供应商，并单击幕。 截屏四：
按钮，进入下一屏
操作或检查说：屏幕左下角出现“在此供应商，则需在ADOBE系统中申请。 屏幕名称：ADOBE审批系统
截屏一：
”的字样，说明在SAP系统中不存
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操作或检查说明：在互联网地址栏录入ADOBE系统IP地址
http://10.88.51.152:8080/fm/，并在“用户名”、“口令”录入相应的值，单击“登录”，
进行下一屏幕。
截屏二：
操作或检查说明：在屏幕的左下方单击“EQ6”,进入下一屏幕。 截屏三：
操作或检查说明：单击截屏四：
，进入下一屏幕。
操作或检查说明：在“维护类别”处单击
，选“新增供应商”。进入下屏幕。
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截屏五：
操作或检查说明：带“*”为必填项，在填写完毕“供应商名称”、“组织机构代码”、“登记号”后，单击“校验”，判断此供应商是否存在，不存在进入下一屏幕。 截屏六：
操作或检查说明：带单击“确定”，进入下一屏幕。并将带“*”的必填值填写正确齐全。 截屏七：
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截屏八：
截屏九：
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操作或检查说明：带“*”的必填项填写正确齐全后，单击“提交”。 截屏十：
操作或检查说明：单击“尚待办的工作”，进入下一屏幕。 截屏十一：
操作或检查说明：单击“”，进入一级审批。 截屏十二:
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截图十三：
截图十四：
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截图十五：
操作或检查说明：检查填写的内容的正确与否，选择通过或者驳回，单击“提交”，完成一级审批。 截屏十六：
操作或检查说明：单击“截屏十七：
”，进入二级审批。
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操作或检查说明：单击“提交”，完成二级审批。 截屏十八：
操作或检查说明：单击“已存档的工作”，点击截屏十九：
查看已完成审批的供应商。
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操作或检查说明：新增供应商主数据申请表在ADOBE中完成审批，已经同步到MDM。
屏幕名称：中国石油公共数据管理平台（MDM）
截屏一：
操作或检查说明：录入MDM的IP地址http://training.mdm.petrochina:50000/irj/portal相应的用户名及口令。
截屏二：
操作或检查说明：单击“事宜管理”，进入下一屏幕。 截屏三：
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操作或检查说明：单击“供应商”处，进入下一屏幕。 截屏四：
操作或检查说明：单击“执行”，进入下一屏幕。 截屏五：
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截屏六：
截屏七：
操作或检查说明：在“审核结果”选择相应的值，在“供应商编码”处填入相应的编码等值后，单击“数据校验”，如未报错，单击“保存并提交”，进入下一屏幕。 截屏八：
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操作或检查说明：完成MDM的审核加载。进入SAP系统查询。 屏幕名称：SAP轻松访问
操作或检查说明：“后勤 -> 物料管理 -> 采购 ->主数据->供应商->的->XK03(显示)”，双击“XK03”,进入下一屏幕。 屏幕名称：显示供应商：初始屏幕
截屏一：
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操作或检查说明：在屏幕左边相应的选项处打勾，并单击“”查询按钮，进入相应供应商的查询。
截屏二：
操作或检查说明：在“名称”处录入要查询的供应商，单击“应商完成。
截屏三：
”按钮，显示供
操作或检查说明：到此就完成了新增供应商申请、审批所有步骤。
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1.4.2 操作步骤：扩展供应商主数据 扩展供应商主数据公司代码下的信息 1.4.2.1 完成该步骤的SAP角色名称
西南油气田所属/直属单位业务员、数据审核员。
完成该步骤的ADOBE角色名称：西南油气田所属/直属单位业务员 1.4.2.2 SAP菜单路径
后勤 -> 物料管理 -> 采购 ->主数据->的->XK03(显示)。 1.4.2.3 操作步骤
在ADOBE、MDM系统中申请、审批，再到SAP系统中查看使用。 1.4.2.4 详细操作描述
范例：重庆气矿业务员与供应商“深圳国佳有限公司”即将要发生业务，首先在SAP系统中查看该供应商是否存在 ，查询的结果是已被别的油田申请该供应商。故重庆气矿业务员需要在ADOBE中申请扩展到西南油气田重庆气矿（17A0）的采购组织下使用。
屏幕名称：显示供应商
截屏一：
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操作或检查说明：按照“1.4.2.1.2”的路径进入该屏幕，在“名称”处录入要查询的供应商，单击“截屏二：
”按钮，显示供应商完成。
操作或检查说明：选准供应商代码，单击“截屏三：
”按钮，进入下一屏幕。
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操作或检查说明：单击“截屏四:
”按钮，进入下一屏幕。
操作或检查说明：在SAP系统中已存在供应商“华顺汽修厂”，编码为1000009。 需要在公司代码17A0下扩展该供应商主数据，在ADOBE审批平台扩展。 屏幕名称：ADOBE审批系统
截屏一：
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操作或检查说明：在登录ADOBE审批（具体步骤参照“新增供应商的申请”），在“维护类别”中选择“2.1扩展公司代码下的信息”，进入下一屏幕。 截屏二：
操作或检查说明：填入供应商相关账号1000201，单击“获取历史数据”，会带出该供应商的其他基础信息。录入“公司代码下的相关信息”后，单击“提交”。经过若干级审批后，相关信息传输至SAP系统自动扩展。 屏幕名称：显示供应商：初始屏幕
截屏一：
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操作或检查说明：如上面“新增供应商”操作类似，在SAP系统中录入事务代码“XK03” 进入“供应商显示”。在相应的位置录入先前扩展完的供应商代码及“公司代码（15A0）”、“采购组织（1501）”代码，回车，进入下一屏幕。 截屏二:
操作或检查说明：显示供应商100201在公司代码17A0下已扩展。至此扩展供应商 “公司代码下相关信息”全部完成。重庆气矿即可向供应商实施采购。 扩展供应商主数据在采购组织下的信息
扩展供应商主数据在公司代码下和采购组织代码下的信息，其操作方法，请参照“1.4.2.1”的有关说明。
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1.4.3 操作步骤：供应商主数据修改、删除和冻结 供应商主数据修改
1.4.3.1 完成该步骤的SAP角色名称 西南油气田所属/直属单位业务员。
完成该步骤的ADOBE角色名称：西南油气田所属/直属单位业务员 1.4.3.2 SAP菜单路径：
后勤 -> 物料管理 -> 采购 ->主数据->供应商->的->XK03(显示)。 1.4.3.3 操作步骤
先在SAP系统中进行查询，在ADOBE、MDM系统中提出修改的申请、审批，再到SAP系统中查看修改结果。 1.4.3.4 详细操作描述
范例：重庆气矿业务员对供应商“西南油气田888公司”的“登记号：9814876185615”进行修改。
屏幕名称：显示供应商：初始屏幕
操作或检查说明：用“XK03”事务代码，在SAP系统中查看西南油气田888公司”
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的“登记号是9814876185615”，对此进行修改。 屏幕名称：ADOBE审批系统
截屏一：
操作或检查说明：选择修改数据，录入供应商号，获取历史数据。 截屏二：
操作或检查说明：对税号修改为12345670。 截屏三：
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操作或检查说明：点击提交后再点击“尚待办的工作”，对修改进行三级审批，如上面的审批操作。
修改的登记号为供应商的基础数据，需要MDM审批，审批通过后，传输至SAP系统自动进行修改。 屏幕名称：中国石油公共数据平台
截屏一：
操作或检查说明：登录MDM审批系统，如图，点击执行按钮后，逐级进行审批。 审批通过后，MDM将修改的信息传输至SAP系统自动进行更改。 屏幕名称：显示供应商
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操作或检查说明：在SAP系统中用“XK03”事务代码查看修改结果，登记号为12345670。
操作步骤：供应商主数据的冻结、删除
供应商主数据冻结、删除的操作请参照“供应商主数据的修改”。 1.4.4 操作步骤：供应商主数据的显示 1.4.4.1 供应商主数据的显示 屏幕名称：SAP轻松访问
操作或检查说明：选择路径“XK03 - 后勤 -> 物料管理 -> 采购 -> 主数据 -> 供应商 -> 的 -> 显示”进入显示已创建的供应商。
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屏幕名称：显示供应商：
截屏一：
操作或检查说明：录入供应商代码和公司代码、采购组织代码后，回车。 截屏二：
操作或检查说明：查看已创建的供应商。
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