实用的办公软件快捷键应用技巧

在使用办公软件的过程中，我们经常会因为某些繁复的操作而打断本来清晰的思路和流畅的思维，结果减缓了办公操作速度，也降低了工作效率和工作质量，甚至有可能打消灵感。这就要求我们不仅要只懂得办公软件的基本知识，而且应当探究一些应用技巧，以使录入和排版的操作随心所欲，使作品尽善尽美。

在科学技术、教育和财经类等许多种的文挡中，经常要用到数学表达式。对于插入文挡中的数学式子，由于其结构组成同文挡中其他内容存在着较大的差别，故往往需要对这些数学式子专门进行行间距的调整，否则的话，数学式子的内容可能会显示不全，通常是调整到刚好使显示内容完整，而又不占用过多的行距空间为宜。但实际情况往往不尽如人意，数学式子的下边缘一般比较容易调整至恰倒好处，而上部分总是表现得很“霸道”，有时候会多余占领数学式子总高度将近一半的行高，导致数学式子与上一行文档之间的距离拉得较远，其间足以插入一行文字(实际上会受到数学式子的排斥是根本插不进去的)，使文挡的版面布局显得很不协调，很不美观。

应用办公软件的一个实用窍门，可以快速消除数学式子在行间距上的多用多占问题。具体操作如下:用鼠标单击并拖曳数学式子将其选中，然后单击办公软件窗口的菜单命令“编辑(E)”，在其下拉的菜单中选中“清除(A)”选项，另在其二级下拉菜单中单击“格式(F)”命令，再看看正在被编辑的数学式子，其上部的多占部分已经“退赔”，如果再对其行间距往小处适当地加以调整，就能使文挡版面内容的结构匀称，布局协调而有序。

孤行意指文章的自然段的起始或结束行因脱离自然段本体在同一页面上的连续排列而出现在相邻页面上所产生的独立行。这种现象显然只能发生在多页的文挡中，比如一个自然段的首行在排版后落到了上一页的页末，或者一个自然段的末行在排版后落到了下个页面的页首。只要是存在孤行现象，这样的文挡对于阅读、分析和理解，均会产生一定的障碍，所以有必要对孤行现象予以消除。

将光标移到办公软件文挡存在孤行的自然段；鼠标单击办公软件窗口上的菜单命令“格式(O)”，在其下拉的列表中选中“段落(P)”选项；随即弹出“段落”对话框，单击“换行和分页(P)”选项卡标签，在“分页”栏目下选中“孤行控制(W)”和“段中不

分页(K)”两个复选项；最后单击“段落”选项卡底部的“确定”按钮。孤行现象将立即消失。

在电脑上进行文挡的录入和编排时，有时候会遇到一些需要重复录入的内容，对此如果借助于一些操作技巧，必将提高录入和编排工作的效率，使埋头录入操作的人员能够省心省力。假如刚刚录入过“电子计算机”这五个字，而接着要录入“电子计算机……”，当录入完前一句的“电子计算机”这五个字以后，不必再为下一句的“电子计算机”这五个字的拼音或其他编码而忙碌地操作，而只需按下“Alt+Enter”组合键或者“F4”键，文挡的相应位置上便会重复出现“电子计算机”这五个字。无论是汉字或者其他字符，此方法都是很有效的。对于使用绘图工具画出来的几何图形，运用上述的两种按键照样能够进行快速复制。

至于是选用Alt+Enter”组合键，还是选用“F4”键，这要看个人习惯或当时操作者的手指位置。“Alt”健在这里没有左右之分，左右两个“Alt”健同样有效。