公司管理制度之档案管理规定

加强档案管理工作，实现档案管理工作的制度化、规范化、科学化，充分发挥档案在公司经营管理中的作用。

2. 适用范围

适用于公司各部门及所属全资和控股子公司。

3. 术语和定义

档案：是指公司在经营管理过程中形成的、办理完毕的、具有查考利用价值并按一定的归档制度归档保存起来的各种文件材料。

4. 4.1

职 责 办公室

1） 为公司档案的归口管理部门；

2） 负责公司档案的收集归档、整理编号、保管、利用、鉴定和销毁工作。

4.2 各部门

1） 配合做好档案的收集、整理、移交与鉴定工作。

5. 5.1

管理规定 档案归档范围

5.1.1 凡公司在日常工作活动中形成的具有保存价值的各种文字、载体等不同形式的文件

材料均属于归档范围，任何部门和个人不得私自留存，据为己有，必须定期向公司档案室移交归档。

1） 文书档案：当年立前一年的卷，并预立当年的卷。 2） 基建档案：立竣工工程卷，未竣工工程资料整理成册。 3） 设备、仪器档案：按设备种类或型号立卷。 4） 工程管线类：按年度、工程项目立卷。

5） 会计档案类：按凭证、帐簿、报表、其他四大类进行分类、立卷。

6） 人事档案类：建立员工档案名册，以个人为单位，按干部、员工、离（内）退

休员工、死亡员工分类、立卷。

5.1.2 具体分类及编号标准见附件1《档案分类及编号标准》。

5.1.3 具体归档范围及保管期限见附件2《综合档案归档范围及保管期限表》。 5.2

档案归档时间

1） 子公司的档案资料：由子公司自行管理，每年3月30日前将上年度的档案目

录移交公司档案室。

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2） 文书档案：对具有保存价值的各种文件资料，公司各部门、各事业部应对其进

行系统整理，保持文件材料的完整性，准确性和系统性，并按规范要求预立卷，于每年的3月30日前将上年度应归档的文件移交公司档案室保管；公司档案室于每年五月底完成上年度档案材料立卷工作，并编制、打印归档文件目录、归档说明及大事记。

3） 基建项目资料：在该项目验收后三个月内归档。

4） 设备、仪器档案：在设备仪器购进或引进开箱验收，安装调试完毕后，当即归

档。设备保管使用部门要负责设备随机文件材料以及设备开箱、调试验收、使用记录等文件材料的收集、积累并及时整理登记，移交设备管理部门。 5） 工程管线档案类：按年度、工程项目立卷，当年立前一年的卷。

6） 会计档案：每年形成的会计档案由财务部按照会计档案的归档要求，整理立卷、

装订成册，编制会计档案保管清册，并于每年3月30日前将上年度的档案目录移交公司档案室。根据《会计档案管理办法》规定，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由财务部保管一年，期满之后，应由会计机构（财务部）编制移交清册，移交公司档案室统一保管。移交的会计档案列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。移交公司档案室保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。

7） 声像档案：在材料形成后一个月内归档。 8） 实物（荣誉）档案：接收后两个星期内归档。

5.3

档案归档要求

1） 归档的文件材料必须文字清楚、纸张优良，一律用A4纸或16开纸书写、打印，

材料左边应留出2—2.5厘米装订边，禁止用圆珠笔、铅笔、红色墨水笔及纯蓝墨水和复写纸书写和批改文件，归档材料不能复写，除电传材料需复印存档外，一般不得用复印件代替原件存档。

2） 归档的文件材料必须是办理完毕的正式材料，要完整、真实、整齐，请示和批

复、底稿和印本、正文和附件应一并归档，做到文字、图纸与实物相符。 3） 归档的文件材料，应符合文书处理程序（拟稿、核稿、签发、印章、日期等齐

全）。

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4） 归档的文件材料，原则上一式一份，重要的资料、图纸及使用频繁的文件应接

收二至三份保存，以保证档案的安全和方便利用。 5） 各种实物档案归档必须有原件，并保持其完好无损。

6） 声像档案归档时要附上文字说明，其内容应包括时间、地点、人物、事件和摄

制人等；归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。归档的重要照片要过塑。

7） 档案管理部门应掌握形成人事档案材料的信息，建立联系制度，及时收集新形

成的人事档案材料。档案管理员发现送交归档的材料不符合归档要求时，应及时通知人力资源部补送或补办手续。

8） 移交档案资料要填写《档案资料移交（接收）目录》一式两份，交接双方清点

核对准确无误后方能签名，并各自保存一份，以备存查。

5.4

档案的借阅和利用

5.4.1 公司内部人员查阅/借阅/复印公司档案时，应填写《档案借阅申请表》按【职权规

范管理手册】相关权限报批后方可查借阅。外单位借阅公司档案，须持有单位介绍信（注明利用档案的目的及范围），按【职权规范管理手册】相关权限报批后方可查借阅。

5.4.2 一般不得查阅人事档案，必须查阅档案时，只限于人力资源部提出查阅需求，由人

力资源部具体实施查阅，并将查阅结果反馈给提出查阅需求人员。人事档案查询应填写《档案借阅申请表》报办公室负责人、人力资源部负责人审核，公司分管领导审批。任何人不得查（借）阅本人及亲属的档案。因需要而摘录档案内容的，对其摘录部分，由人力资源部与原文核对无误后，写明材料出版及日期，加盖部门公章。对摘录复制的材料除必须留作证据外，一律由查阅单位负责销毁。

5.4.3 档案管理员应填写《借阅档案登记表（簿）》对档案借阅情况进行登记。 5.4.4 借阅档案者要爱护档案，要对档案的保密、安全、完整负责，借出的档案材料，不

得转借他人或无关人员阅览，不得随意增删、撕毁、抽页、涂改、拍照、摘录、圈划或损坏卷皮。借阅人应对档案的保密、安全和完整负责，违者将按有关规定追究责任。

5.4.5 案卷借阅期间的保密与安全事宜由借阅人负责，如遗失案卷，应及时向办公室报告

并积极查找。

5.4.6 档案室的原始稿件一般不宜外借，如确因工作需要出借时，一般应在一周内归还，

最长不得超过15天。

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5.4.7 借阅人借出档案后如离（调）职，应于离（调）职前将所借档案全部归还档案室并

办理注销手续。

5.5

档案的保密

5.5.1 档案管理人员应认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国保守

国家秘密法》，树立保密意识，忠于职守，遵纪守法，确保档案和档案机密的安全。

5.5.2 未经审批，任何人不准摘录、转抄、复印、摄录档案。

5.5.3 秘密级以上的档案材料，要设专柜保管，未经分管领导批准，不准随意外借和传阅。 5.5.4 利用者对所借档案文件、技术图纸等必须妥善保管，及时归还，不得转借他人。 5.5.5 妥善保管尚未整理的档案材料，不准随意堆放，以免造成丢失和泄密。 5.5.6 对保管期满、失去保存价值的档案文件要按规定销毁，不得以废纸出售。 5.5.7 档案库房应安装铁门、铁窗，并配置铁柜等保密设施，非档案人员不得随意进入库

房。存放保密档案的档案柜要随时锁好柜门。

5.5.8 对违反保密规定，发生失密、泄密和档案被盗事件时，要立即报告分管档案的领导

或有关部门，当事者要写出书面报告。故意或过失造成档案泄密的人员，按《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》的有关规定给予处罚。

5.6

档案的保管

5.6.1 集中统一管理是档案管理的基本原则，须归档的文件资料都应由公司档案室集中统

一管理，任何单位和个人不得擅自保存，更不能据为己有。

5.6.2 档案要做到材料齐全，分类准确，折叠整齐，存放合理，方便利用。

5.6.3 档案管理员要定期检查室藏档案、资料的保管情况，发现问题及时向办公室负责人

汇报、及时采取措施处理。对现有档案进行经常检查，发现有破损和字迹褪色的重要档案应及时进行修补和复制。

5.6.4 秘密级以上的档案材料，要设专柜保管，未经相关领导批准，不准随意外借和传阅。 5.6.5 库房档案柜的排列要整齐，接收进库的档案要及时编目整理、上架入柜。全宗内的

案卷要按类有序排放，标识醒目，便于迅速查找利用。所有归档档案按照由左向右、自上而下的顺序编号排列。

5.7

档案的库房管理

5.7.1 档案库房实行专人负责，库房和箱柜锁匙专人保管，其他人员一律不得随便进入库

房。

5.7.2 凡接收进库的档案、资料，必须认真与目录核对，手续清楚。对进库的档案、资料，

要进行必要的消毒杀菌处理和科学排架。

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5.7.3 档案箱柜要设有箱柜指引卡，注明存放档案的年度、案卷起止号等，以便查找。 5.7.4 做好库存档案、资料的统计工作，对库存的档案、资料的全宗目录、案卷数量等统

计数据要建立台账，做到记录及时、准确，帐物相符。

5.7.5 档案库房应具备防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫“八防”条

件。库房门窗应牢固耐火，具有防强光和防风沙功能。

5.7.6 档案库房应保持清洁卫生，不得存放与档案无关的物品，要及时更换防虫剂，确保

库房无鼠、无虫、无霉、无积尘。如发现虫害、发霉或其他可损坏档案的情况，要及时采取措施。

5.7.7 档案管理员出入库房要随手关门，离库时要锁好库门。

5.7.8 做好安全工作，严禁在库房内吸烟和存放易燃、易爆物品；每天下班前进行安全检

查，门窗、照明设备及其它电器应关闭；对库房设施定期进行检查；发现问题及时向上级领导报告和处理。

5.8

人事档案的转递

5.8.1 建立人事档案转递登记簿，凡进出档案须严格手续，逐一登记。

5.8.2 人力资源部转递人事档案要通过机要交通或派专人送取，严禁通过邮寄或本人自

带。人力资源部负责该档案转递工作的人员，须向档案管理员出示本部门及档案管理部门负责人签名委托书，以证明其委托任务。

5.8.3 转出人事档案必须完整（目录与内容一致），按规定经过认真的整理并装订成卷，

不得扣留部分材料或分批转出。

5.8.4 转递人事档案必须由档案管理员会同人力资源部相关人员填写《人事档案转递通知

单》，严密包封并加盖密封章，以机密件送出。成批移交档案时，可填写移交名册（一式两份），由接交双方签字盖章。逾期一个月未收到回执的，档案管理员应函、电催问，以防丢失。

5.8.5 对外单位转入的档案，档案管理员要认真清点，经核对无误后，在回执上签名并加

盖公章后及时退回转出单位。

5.8.6 对送交的档案、档案材料，档案管理员及人力资源部相关人员要按有关规定的要求，

认真鉴别，严格审查，防止不符合归档要求的材料进入档案。对伪造档案材料、涂改档案内容的，一经发现，要予以清除，并根据情节轻重，对当事人给予纪律处分，构成犯罪的，要依法追究刑事责任。

5.8.7 离职人员档案在其离职后三个月内移交到本地劳动管理部门保存；已故人员档案在

已故五年后移交到南海区档案局保存。

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5.9 档案的鉴定和销毁

5.9.1 公司档案鉴定和销毁报批程序：由办公室总监和档案相关部门负责人及档案管理员

组成档案鉴定小组，定期对各类档案进行检查鉴定，对保存期限已满并失去保存价值的档案提出处理意见，经鉴定小组确认可以销毁的档案，由档案相关部门负责人填写《档案销毁审批表》按【职权规范管理手册】报批。

5.9.2 销毁档案应在指定地点进行，由鉴定小组指定两人监销，并在销毁清单上签字。 5.9.3 任何部门和个人未经批准不得擅自销毁档案。 6. 相关附件

6.1 《档案分类及编号标准》

6.2 《综合档案归档范围及保管期限表》6.3 《档案管理人员岗位责任制》 7. 相关表格

7.1 档案资料移交（接收）目录 7.2 档案借阅申请表 7.3 借阅档案登记表（簿） 7.4 人事档案转递通知单 7.5

档案销毁审批表

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附件1：

档案分类及编号标准

1. 文书档案类（A）

类别名称 类别代号 一级类目名称、代号 二级类目名称、代号 1、需本单位贯彻执行的会议文件 2、上级机关制发的属本单位业务并要执行的文件 1、上级文件 3、上级转发的文件 4、代上级拟文 5、上级视察、检查文件 1、本单位的会议文件 2、本单位制发的文件 2、外发文件 3、请示、批复 1、反映组织机构，历史活动 2、反映本单位及其内部职能机构文书档案类 A 业务活动文件 3、党、团、工会组织 4、行政管理 3、本单位内部文件 5、人民来信来访 6、干部与人事劳资 7、各种契约与凭证性文件 8、统计报表、数字 9、简报、出版、刊物 10、其他文件 4、平行机关与下级1、同级和非隶属机关 机关来文

2. 基建档案类（B）

类别名称 类别代号 一级类目名称、代号 二级类目名称、代号 2、下级机关的文件 第 7 页 共 26 页

基建档案类 B 3. 设备、仪器档案类（C）

类别名称 类别代号 一级类目名称、代号 设备、仪器档案类 C

4. 工程管线类归档（D）

按年度、工程项目立卷。 5. 会计档案类（E）

类别名称 类别代号 一级类目名称、代二级类目名称、代号 二级类目名称、代号 第 8 页 共 26 页

号 1、凭证 1、原始凭证 2、记帐凭证 1、现金、银行日记帐 2、总帐、明细帐、日记帐 1、年报 3、报表类 2、季报 3、月报 4、其他类 6. 声像档案类（F）

类别名称 类别代号 一级类目名称、代号 1、照片 声像档案类 F 2、录音、录像带 3、光盘、软盘 7. 实物（荣誉）档案类（G）

类别名称 类别代号 一级类目名称、代号 1、证书、证件 实物（荣誉）档案类 G 2、锦旗、奖状、奖杯、奖章等 3、其它

8. 人事档案类（H）

类别名称 类别代号 一级类目名称、代号 干部档案 人事档案类 H 员工档案 二级类目名称、代号 二级类目名称、代号 二级类目名称、代号 2、帐簿 会计档案类 E 离（内）退休员工档 第 9 页 共 26 页

案 死亡员工档案 第 10 页共 26 页

附件2：

综合档案归档范围及保管期限表

1. 文书档案归档范围及保管期限表

1) 上级文件

文种 内 容 1. 贯彻党和国家重大方针的会议文件 领导讲话、报告、纪要等文件 其他文件材料 2. 处理本单位重大事件的会议文件 领导讲话、报告、纪要、会议记录等文件 其他文件材料 3. 布置业务工作会议的文件 领导讲话、报告、纪要等文件 需要本单位贯彻执行的会议文件 其他文件材料 4. 上级机关召开的现场会议文件 a) 针对本单位工作活动的 保管期限 30年 10年 永久 10年 30年 10年 30年 10年 10年 10年 10年 10年 30年 10年 10年 永久 永久 领导讲话、报告、纪要等文件 其他文件材料 b) 非针对本单位工作活动的 5. 上级机关召开的其他需本单位执行的重要会议文件 领导讲话、报告、纪要等文件 其他文件材料 6. 上级机关召开的非本单位业务与事务性会议的文件 领导讲话、报告、纪要等文件 1. 上级机关制发的属于本单位主管业务的文件材料 上级机关制发的属于本单位业务并要执行的文件 重要的 一般的 2. 上级机关制发的非本单位主管业务但要贯彻执行的文件材料 3. 上级机关制发的关于本单位机构设置、领导人员任免、人员编制等文件材料 4. 关于本单位隶属关系与职能变化、机构变动、编制调整、第 11 页 共 26 页

主要领导人任免等文件 5. 上级机关对本单位工作的批示、指示、重要讲话等 6. 其他需要执行的文件 上级机关转发的文件（包括报纸、刊物转载） 上级转发文件 1. 重要的、与本单位主要业务活动相关的以及有影响的 2. 非重要的、与本单位主要业务活动不相关的但要贯彻执行的 3. 有关干部管理文件 代上级拟文 代上级主管单位草拟并被采用的文件的最后草稿 1. 重要的法规性、专项业务文件 2. 其他 1. 上级机关视察本单位工作的重要指示讲话与题词等重要上级视察、检查 2) 本单位制发的文件

文种 1. 单位会议文件 a) 本单位党组、行政领导会议和行政办公会议、经营管理工作会议记录、纪要、讨论通过的文件 b) 讨论未通过的文件材料 c) 民主生活会记录、领导成员民主评议等材料 d) 董事会会议、股东大会决议等 2. 业务与专门会议文件 本单位的会议文件 a) 本单位召开的工作会议、重要的专业会议文件 通知、名单、日程、报告、讲话、决议、决定、纪要 典型材料、代表发言、交流材料、简报 小组会议记录 b) 本单位召开所属下级单位负责人联席会议的文件 重要的 一般的 c) 一般专业会议文件 内 容 保管期限 永久 10年 30年 永久 永久 30年 30年 文件 2. 上级机关检查本单位工作形成的一般题词、讲话等文件 3. 本单位工作汇报材料 永久 10年 30年 10年 10年 永久 10年 永久 30年 30年 第 12 页 共 26 页

通知、名单、日程、总结、讲话、报告、纪要 典型文件、代表发言、简报等文件 d) 专门会议文件 重要的 一般的 3. 其他会议文件 1. 方针性、法规性、普发性业务文件、中长期规划、纲要 2. 机关联合行文的文件 a) 本机关主办的 外发文件 重要业务问题 一般业务问题 b) 本机关协办的 重要业务问题 一般业务问题 本单位拟文的请示、报告与上级部门的批复、同级机关的来函或下级机关的请示与本单位的批复 1. 方针性的、重要业务问题的 请示、批复 2. 与本单位工作有直接关系的 3. 重要业务问题的 4. 一般业务问题的 3) 本单位内部文件

文种 内 容 1. 本单位组织沿革、大事记等 反映组织机构、历史活动 2. 本单位机构设置(机构变动的报告与批复)、撤并、名称更改、组织简则、工作条例、章程、制度、各种规定、人员编制、启用印信(含本单位及各部门)等文件 3. 上述内容的图表、报告等 4. 反映本单位(本行业)重要活动的文件材料 反映本单位及其内部职能机1. 本单位(党组织与行政)工作活动中形成的各种计划、总结、报告等 党总支年度的工作计划、总结 第 13 页 共 26 页

30年 10年 30年 10年 10年 永久 永久 30年 30年 10年 永久 永久 永久 30年 保管期限 永久 永久 永久 永久 永久 构业务活动文件 行政工作年度的计划、规划、总结 宣传、教育培训工作年度的文件 党纪、党风检查年度的文件 主要职能活动年度和年度以上的、重要专题的 半年的、季度的、一般专题的 2. 本单位专题、典型的调查、调研报告 重要的专题 一般的专题 3. 本单位处理事故（业务职能）的报告 特大的 重大的 一般的 4. 本单位内部机构在工作活动中形成的各种计划、总结、报告 年度和年度以上的、重要专题的 半年的、季度的、一般专题的 5. 审计工作中形成的有关文件 反映重大问题、有重要结论的 一般的 1. 本单位内党、团、工会在工作活动中形成的文件材料 工作报告、总结、换届选举结果 重要专项活动的报告、总结 永久 30年 30年 永久 10年 永久 30年 永久 永久 30年 30年 10年 永久 30年 永久 永久 永久 永久 10年 30年 30年 永久 永久 永久 党团、工会组织 党、、工会会员名册，批准加、团、工会组织的文件 违纪处理形成的文件 退团申请、批复 情况反映、工作简报 2. 单位内各基层党、团、工会组织改选、计划、总结 1. 行政管理工作制度、程序、规定等 行政管理 2. 检查情况汇总、通报、整改通知等 3. 投融资项目的可行性研究报告、项目论证、证明和授权等 第 14 页 共 26 页

4. 行政管理工作中形成的审批、审查、核准等 固定资产投资、科技计划等项目的审批(核准)、管理、验收(评估)等 不动产、自然资源的所有权、使用权确认 20年(含)以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等审批和管理 20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批和管理 5. 行政管理工作中形成的备案文件 6. 行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件 重要的 一般的 人民来信、来访记录与领导的指示、本单位处理人民来信、来访形成的记录、摘要单、调查处理报告、统计分人民来信来访 析文件等 1. 有经营班子领导重要批示和处理结果的 2. 其他有处理结果的 3. 其他 1. 人事工作制度、规定、办法等文件 2. 人事任免文件 3. 关于招聘的文件材料 4. 本单位干部、职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根 5. 干部、职工、工人名册等 、、职工名册 干部与人事文件 接收合并机关员工的名册 非正式员工名册 6. 干部、职工录用、转正、定级、调资文件 干部、职工录用、转正、定级、调资的文件 7. 军转文件 机关接收复员、转业人员的名单 8. 干部考核、审查文件 考核审查领导干部的文件 第 15 页 共 26 页

永久 永久 永久 30年 10年 永久 30年 永久 30年 10年 30年 永久 10年 永久 永久 永久 30年 永久 永久 永久 考核审查、一般干部、职工的计划、报告 9. 专业技术干部业务培训与考核文件 专业技术干部业务培训计划、报告、总结 专业技术干部业务培训名单、成绩单 10. 职称评定、业务考核与聘任文件 职称评审、奖惩工作文件材料 关于职称评定、业务考核与聘任的条例与规定 关于职称评定与业务考核的计划、报告、总结 关于业务考核的评审文件 上级机关关于职称评定与业务考核的批复(本单位关于公布职称评定与业务考核结果的文件) 高、中、初级职称 专业技术人员聘任文件(决定、通知等) 11. 人事考核工作文件材料 12. 表彰先进单位、劳动模范、先进工作者等文件 受区级（含）以上表彰和奖励的 本单位内部年度或专项奖励 本单位树立的、有长远教育意义的先进典型的事迹材料 13. 本单位对有关人员的处分文件 受到警告（不含）以上处分的 受到警告处分的 影响大、问题严重的 一般的 14. 纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料 重要的 一般的 15. 退休、离休、退职、停薪留职、遣散、养老人员、辞职、离职、复职的文件 16. 评残、抚恤的文件 评残、抚恤的有关规定及在评残、抚恤工作中形成的文件 处理牺牲与因公伤亡的文件 30年 10年 30年 永久 30年 30年 30年 永久 永久 永久 永久 30年 30年 永久 永久 30年 永久 30年 永久 永久 永久 第 16 页 共 26 页

17. 已故干部、职工名册等文件 1. 本单位与有关单位签定的各种合同、协定、协议、议定书 房产、土地、固定资产暂借等文件 业务、技术协作等文件 2. 其他合同、协议 有历史意义和长远利用价值的 重要的、有效期20年（含）以上的 一般 3. 本单位及本单位批淮的有关区域变化和解决边界纠纷、征用土地的文件(包括地图及基本情况) 4. 本单位房产、土地所有权和使用权的文件 各种契约与凭证性文件 5. 职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续 6. 职工住房分配、出售的规定、方案、细则、职工住房统计和申请、调查表 7. 本单位国有资产管理(登记、统计、核查清算、交接等)文件 重要的 一般的 8. 本单位档案等的交接凭证 9. 本单位的注册商标、营业执照以及接收撤并单位的契约、商标、工商执照等 10. 机关物资(办公设备、用品)采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件 11. 本单位机动车采购、调拨、维护、保险、事故、转让的记录 1. 本单位的统计报表 汇总的、年度的和年度以上的、专题的 部门的、季度、月份的 统计报表、数字 2. 本单位计划、规划、控制数字 年度的和年度以上的 部门的、季度、月份的 3. 本单位劳动工资、机构人员编制、党组织情况 永久 永久 30年 永久 30年 10年 永久 永久 永久 30年 永久 30年 永久 永久 10年 30年 永久 10年 永久 10年 永久 第 17 页 共 26 页

1. 本单位编辑的并反映主要职能活动的出版物的定稿和样本 简报、出版、刊物 2. 本单位的简报、情况反映、工作信息等 3. 对外媒体宣传、报道形成的文件 4. 对外往来交流、参加会议等活动形成的文件 1. 本单位在文件与档案管理中形成的文件 档案移交、销毁清册 档案工作总结、计划，年检、复查文件 2. 本单位关于保密、保卫、消防、治安等问题的文件 a) 保密、保卫、消防、治安等问题规定 b) 处理保密事故 特大的 重大的 一般的 其他文件 c) 保密检查、保密工作计划与总结 d) 保卫、消防、治安等工作的规定、安全检查、调查记录 e) 处理保卫、消防、治安、安全等事故 特大的 重大的 一般的 3. 计划生育工作 4. 本单位在各种临时性活动中形成的只有近期有查考价值的文件 5. 办公自动化系统内形成的各机关单位、部门之间协商工作的往来文件材料 4) 平行机关与下级机关来文

文种 内 容 1. 同级机关和非隶属机关制发的非本单位主管业务但要贯同级和非彻执行的文件 隶属机关 2. 有关业务机关对本单位工作检查形成的重要文件 3. 同级机关和非隶属机关与本单位联系、磋商工作的重要永久 30年 30年 10年 永久 永久 30年 永久 30年 10年 30年 30年 永久 30年 10年 30年 10年 10年 保管期限 10年 30年 30年 第 18 页 共 26 页

来往文件 1. 下级机关报送的重大问题的专题报告 下级机关的文件 2. 下级机关报送的年度和年度以上的工作计划总结、统计报表、财务预决算 3. 年度以下的总结、统计报表、一般专题的报告 4. 工作简报、动态、备案性文件 2. 基建档案归档范围及保管期限表

序号 1 2 3 4 5 6 7 基建综合 工程建设的请示、报告及批复 基建工程工作计划、工作总结 工程项目建议书 可行性研究报告 环境预测、调查报告 设计任务书及计划任务书 工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验试验报告、重要土、岩样及说明 地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装测量定位、观测记录 水文、气象、地震、防雷等其他设计基础材料 设计文件 初步设计（含工程概算） 总体规划设计 施工图设计（含工程预算）、审查文件 设计评价、鉴定及审批 工程总平面图 工程报建图 工程管理文件 征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书 归 档 范 围 保管期限 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 10年 10年 30年 30年 8 9 10 11 12 13 14 15 16 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 第 19 页 共 26 页

17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 环保三同时、消防等审批文件，会议文件 建筑许可执照、施工许可证 规划许可证、规划审批单 监理合同、规划、规定及相关文件 工程招标投标（含中标通知书）、租赁文件 工程设计合同、委托书及工程地质勘察合同、协议书 工程承包合同、协议书 施工过程中的其他相关的文件材料 基建施工文件 开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审记录 施工组织设计、施工方案、施工计划、施工安全措施 原材料及构件出厂证明、质量鉴定、合格证 建筑材料试验报告 防水材料合格证、试验报告 水电设备、材料合格证、功能试验报告 设计变更、工程更改洽谈单、材料核定审批 施工定位测量、地质勘察 土、岩试验报告、打桩报告 施工记录、施工日志、大事记 隐蔽工程施工、验收记录 工程记录及测试、沉陷、位移、变形测量记录 质量事故、缺陷处理意见 分项、分部、单位工程质量检验评定表 交工、竣工验收证明 施工总结、技术总结 竣工文件 工程竣工验收报告、竣工验收证明 全部竣工图 项目质量评审材料 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久或长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 永久 永久 长期 长期 长期 长期 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 第 20 页 共 26 页

44 45 46 47 竣工验收会议决议文件 工程结算书 工程现场声像材料（照片、光盘等） 工程过程中的会议纪要、记录 永久 永久 永久 永久 3. 设备、仪器档案归档范围及保管期限表 序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 4. 工程管线档案归档范围及保管期限表

序号 1 2 3 4 5 6 7 归 档 范 围 开工报告、工程技术要求、图纸会审纪要 可行性研究报告 管线工程的报批、报建文件 管线标高、位置、坡度测量记录 管线清洗、通水、消毒记录 施工图、设计图 设计变更通知 保管期限 长期 永久 永久 长期 短期 永久 永久 工艺、生产设备 设备、材料出厂合格证 设备、材料装箱单、开箱记录、工具单、备品备件单 设备、图纸、说明书以及随机资料 购买设备的合同、协议书 设备招标、投标文件 设备的安装调试、检查维修记录及改装、报废等文件 仪器、仪表性能测试和校核资料 有关设备采购会议纪要、记录 设备运行、验收记录 维护修理和设备管理等全过程所形成的文件 办公设备 合同书、协议书 会议纪要 归 档 范 围 保管期限 长期 短期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 短期 短期 第 21 页 共 26 页

8 9 隐蔽工程检查验收记录 竣工图以及竣工验收报告等 永久 永久 5. 会计档案归档范围及保管期限表

序号 1 分类 凭证 归 档 范 围 原始凭证、记帐凭证、汇总凭证和其他会计凭证 涉外的凭证 分类明细帐、总帐 现金帐、银行存款日记帐 2 帐簿 保管期限 15年 永久 15年 永久 固定资产固定资产清册（卡片） 报废后 保管5年 其他会计账簿 月、季度会计报表（含文字分析） 3 报表 年度会计报表（含文字分析） 其他财务报告 会计档案保管清册 会计档案销毁清册 4 其它 会计移交清册 银行对帐单、银行存款余额调节表和其他应当保存的会计核算专业资料 6. 声像档案、实物（荣誉）档案归档范围及保管期限表

大类 归 档 范 围 本单位召开的党代会、工代会、团代会的声像资料 声像、档案类 各级领导参观水厂的声像资料 反映本单位企业文化活动的声像资料 本单位组织或参加的重大活动的声像资料 本单位生产建设（如水厂扩建等）、重大技改革新的声像资料 第 22 页 共 26 页

15年 5年 永久 永久 永久 永久 15年 5年 保管期限 重要的 较重要的 永久 永久 永久 永久 永久 长期 长期 长期 长期 长期 记录本地区、本单位重大事件的声像资料 其它具有保存价值的声像资料 各种证书、证件（包括荣誉证书、房产证、土地实物（荣证、企业法人营业执照、组织机构代码证等） 誉）档案类 锦旗、奖状、奖杯、奖章等 其它具有保存价值的实物 7. 人事档案归档范围及保管期限表

永久 永久 永久 永久 永久 长期 长期 长期 长期 1） 干部人事档案的归档范围按组织部《干部人事档案材料收集归档规定》规定的

范围执行；保管期限为永久。

2） 其它人事档案的归档范围及保管期限参照本规定执行。

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附件3：

档案管理人员岗位责任制

1.

热爱本职工作、忠于职守、遵守纪律、努力学习档案专业知识，不断提高档案的科学管理水平。

2.

认真学习、贯彻执行《中华人民共和国档案法》和上级有关规定，严格遵守档案管理各项制度，维护企业档案的完整与安全。

3.

负责统一保管本单位的档案、资料，并对本单位档案工作进行指导和监督，同时接受本地档案部门的监督、检查和指导工作。

4.

实行档案工作统一管理，认真负责管理本单位的全部档案，对本单位各项工作活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、照片等不同载体、不同形式的材料收集完整，按立卷的原则进行整理归档。每年五月底完成上年度档案材料立卷工作，并编制、打印档案归档目录、归档说明，上报南海区档案局。

5.

积极开展档案利用服务工作，编制必要的、简便实用的检索工具，积极开展编篡工作，积累历史资料。

6. 7.

积极主动地提供利用，做好借阅利用登记。为本公司领导和各部门工作服务。 严格执行《中华人民共和国保守国家秘密法》和公司保密制度，保守党和国家的机密，确保档案不泄密。

8.

维护档案的完整与安全，保管档案的文件柜应上锁。认真做好防盗、防火、防潮、防尘、防光、防高温、防污染、防有害生物等“八防”工作，确保档案安全，延长档案寿命。

9.

坚持原则，严格遵守档案工作各项规章制度，对违反档案工作规章制度的行为，档案管理人员应及时向领导汇报，采取有效措施予以制止或纠正。

10.

档案管理人员调动或离、退休，必须在离职前办理档案、资料的清点和移交手续后方可离开岗位。

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