各涉密单位保密工作档案管理说明
《标准》要求涉密部门对保密工作开展情况应当有文字记载。我校涉密处级单位和涉密项目组要按照新《标准》的要求建立部门的保密档案，进行保密工作二级、三级档案的分类、制作、收集和整理，方便现场审查时的检索。
一、保密工作档案的分类
按照《标准》评分内容，保密工作档案可分为：保密责任、保密组织机构、保密制度、保密管理、监督保障、归口管理6个项目， 27个分项。
二、保密工作档案的制作
保密工作档案可使用档案盒或文件夹按照《标准》评分内容，分别建立“保密责任、组织机构、保密制度、保密管理、监督保障、归口单位”6个项目类别，27个分项。类别在盒脊处或文件夹内业中分类注明标识。档案可装订成册管理，每册要有卷内目录；也可同类内容用夹子归类收纳整理，每盒档案内要有盒内档案目录，便于查找。保密工作档案用\"BM\"作为一级标识，类别以“01”起按自然数顺序分类。类别中含有子项的可进一步扩展标识，以分类清晰可辨简洁为原则。
三、保密工作档案的收集与整理
保密工作档案应按照六大项27分项内容收集整理，各涉密单位可根据本单位实际发生的内容收集存档。学校为便于各涉密处级单位、各涉密项目组及要害部门部位建立保密工作档案，建立了相关保密工作归档范围。下面概述如下：
（一）保密责任BM01。
保密责任设为5分项，分别为：法定代表人或主要负责人责任、分管保密工作负责人责任、其他负责人责任、涉密部门负责人或涉密项目负责人责任、涉密人员责任。
1.针对涉密处级单位，保密责任为涉密部门负责人责任。
涉密部门负责人要掌握部门保密工作情况，理清职责并与各涉密项目组负责人签订保密责任书；涉密部门负责人对保密工作要有研究部署落实记录，如召开办公例会，签署文件等；组织涉密人员参加保密教育培训；关心支持专兼职保密员工作；对保密措施落实情况监督检查，发现问题的及进整改落实。保密委员会成员每年要有履职情况；涉密单位每年要有自查自评情况。要将相关材料存档。
2.针对涉密项目组，保密责任为涉密项目组负责人责任。
涉密项目负责人要掌握项目组保密工作情况，理清项目组成员职责并与各涉密项目组成员签订保密责任书；涉密项目负责人要对涉密人员进行保密教育培训；对保密措施落实情况监督检查，发现问题的及时整改落实。要将相关材料存档。
3.针对涉密人员，保密责任为涉密人员责任。
涉密人员要对本岗位的保密职责和保密事项清楚，并与负责人签订保密责任书。涉密人员要进行保密自查（2017年1月前），掌握各项保密审批程序、载体管理及信息系统、信息设备和存储设备管理的要求，并将相关材料存档。
（二）保密组织机构BM02。
组织机构设为2分项，分别为：保密委员会、保密工作机构。
涉密处级单位或涉密项目组保密组织机构主要体现机构设置（如：主要负责人、专兼职保密员及成员）和人员职责。要将相关材料存档。
（三）保密制度BM03。
保密制度设为3分项，分别为：基本制度、专项制度、业务制度。
涉密单位保密制度包括国家保密文件、学校保密制度、涉密处级单位保密规定和项目组保密细则、归口单位要将保密工作融入本单位工作制度。要将相关材料存档。
（四）保密管理BM04。
保密管理设为11分项，分别为：定密管理；涉密人员管理；涉密载体管理；密品管理；要害部门部位管理；信息系统、信息设备和存储设备管理；新闻宣传管理；涉密会议管理、外场试验管理；协作配套管理；涉外管理。
1.定密管理BM04-1：涉密单位要确定定密责任人，按规定开展定密工作，程序、责任明确。将本单位定密责任任人授权书、培训证书复印件，《涉密科研项目定密表》及定密相关表格，即：《哈尔滨工程大学（机关、直属单位）涉密事项确定审批表》、《哈尔滨工程大学（学院、系、部、中心）涉密事项确定审批表》、《哈尔滨工程大学国家秘密事项变更、解除审批表》等相关材料存档。
2.涉密人员管理BM04-2：涉密人员上岗要有涉密岗位界定，人员审查，保密培训。涉密人员在岗要签订保密责任书，保密培训每年达到15学时，考核并发放保密补贴，人
员涉密等级变更调整，涉密人员出入境证照统一由人力资源处管理，人员出境要有出国境审批及保密提醒和承诺书等。涉密人员离岗要清退涉密载体，实行脱密期管理，签订保密承诺书。相关材料要存档。
3.涉密载体管理BM04-3：建立涉密载体台账；涉密载体标明密级；涉密载体按规定制作、收发、传递、借阅、使用、复印、保存、维修和销毁并有相关内容存档；涉密载体的管理和使用要符合要求；记录涉密事项要使用保密本，涉密载体要明确知悉范围并有相关记载。相关记录要存档。
4.密品管理BM04-5：建立密品台账；密品要有密级标志；密品在研制、生产、试验、运输、保存、维修、使用过程中应当有保护措施；密品运输、销毁要履行审批程序，重要密品运输要制定保密方案。相关记录要存档。
5.要害部门部位管理BM04-5：保密要害部门部位要有审批手续，制定相关制度，做好人防、物防、技防。对工勤人员有审查审批手续并签订保密承诺书，对安防设施设备有检查并有应急方案，有人员值班情况，有外来人员审查审批记录，对无线通信设备有管控等。对新建、改建、扩建工程项目，在立项、验收环节要有单位组织的保密审核，建立“五同时”。相关材料要存档。
6.信息系统、信息设备、存储设备管理BM04-6：包含各类应用系统、服务器、计算机、网络设备、外部设施设备、存储介质、办公自动化设备、声像设备和安全保密产品。涉密信息系统要有许可，信息系统、信息设备、存储设备管理和使用要符合要求；要配备系统管理员、安全保密管理员、安全审计员；信息系统、信息设备、存储设备台账要相符；要有审批，建立全生命周期信息档案；信息设备与维修、报废要符合保密管理要求；涉密信息系统和涉密信息设备的各种软件应用有统一管理；密级标识与信息设备、存储介质相
符合；要有文档化的策略文件、审计报告、风险评估报告和记录。涉密便携计算机管理及存储和审批记录。专供外出携带的涉密计算机要明确专人管理，审批完整，带回要有保密检查记录。计算机安全管理员有培训证书，履行本岗位职责，涉密等级要符合岗位要求。对外发布信息要有保密审查记录。相关材料要存档。
7.新闻宣传管理BM04-7：举办展览、宣传报道、发表著作和论文等要经过保密审查。涉密展室、密品，展品制作要有保密措施，参观要履行保密审批登记手续。相关材料要存档。
8.涉密会议管理BM04-8：重大涉密会议（机密级以上）在内部场所召开并有审批手续，保密工作方案，保密处要监督检查，对参会人员进行身份确认，有会议签到表，涉密文件资料发放、清退和销毁要有登记。相关材料要存档。
9.外场试验管理BM04-9：涉密外场试验要有专项保密工作方案或现场管理措施，对参试人员进行保密教育和监督检查，做好涉密载体发放、借阅、清退、销毁及通信管理保密要求，携带外出的涉密计算机及涉密移动介质要有审批，带回要有保密检查记录。对外场试验密品要有管理记录。相关材料要存档。
10.协作配套管理BM04-10：协作配套单位要有相应的保密资格，协作配套任务书中要有保密条款，重大项目要签订保密协议，对保密协议执行情况要有监督管理记录。相关材料要存档。
11.涉外管理BM04-11：对外交流、合作、谈判等活动要制定保密方案和谈判口径，责任明确，措施有效。要有保密提醒记录，并有相关保密要求。对外提供涉密文件、资料、物品要有审批，重要涉外谈判要有保密处人员参与现场监督。相关材料要存档。
（五）监督保障BM05
监督保障分5项，分别为：保密检查；泄密事件查处、考核与奖惩；保密工作经费；保密工作档案管理。
1.保密检查BM05-1：涉密单位和项目组及涉密人员每月（2017年1月前）要进行自查，涉密单位每三个月要进行一次保密检查，对检查出的问题要进行保密风险分析并落实整改。相关检查记录要存档。
2. 泄密事件查处BM05-2：发生泄密事件应当及时报告和采取补求措施。
3.考核与奖惩BM05-3：对保密责任制落实情况要有考核，并有相应的奖惩。相关记录要存档。
4.保密工作经费BM05-4：各涉密单位保密工作补贴发放及保密工作相关经费支出情况。相关记录要存档。
5.工作档案管理BM05-5：按类别和卷册建立完整档案和目录，方便检索和查找。
（六）归口管理BM06
学校保密工作归口管理单位涉及十二个部处，分别是：党政办、组织部、宣传部、研究生院、科研院、人力资源处、国际处、财务处、发计处、国资处、信息化处、安全保卫处。涉及到的相关单位要将保密工作融入到业务实际工作中，并将与业务同步开展保密工作的相关文件与工作材料存入保密工作档案的归口管理BM06大项中。
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