管理方略ｌ ■文，汤海宁 随着社会经济的发展，网络技术 快速普及，电子文件改变了我们以往的 纸质档案制成材料形成之后，就包括 产生霉菌、磨损纸张等，利用一定的修复 手段也可以将相应的记录信息大致恢复； 三个稳定的要素，纸张、字迹、材料。纸 生活和工作方式，给档案管理工作带来 了新的机遇和挑战。以往的纸质档案以 手工操作为主，而电子文件依托于计算 机与网络技术，是新生产力发展的集中 体现。除此之外，两者在保存技术上也 存在差异，为了更好地ｎⅡ强对两者的认 识，本文分析了电子文件与纸质档案保 存 ：存Ｉ在的差异。 一、信息保护比较 确保纸张的寿命是纸质档案保护 最重要的工作目标，这主要是因为纸质 档案的信息与其载体同在，保证纸张的 安全是进行信息保护的根本措施，唯此 才能保存文字记录的ｆ 息。相较于纸质 档案信息与载体同在，电子文件则实现 了信息与载体的分离，而这也为信息保 护带来了新的挑战，诸如修改、销毁、 盗窃等。除此持外，电脑病毒也是电子 文件信息保护面临的—个重要的难题， 作为一种病毒程序，其往往对其他程序 进行修改，嵌人自身的拷贝，对其他程 序造成污染。综上来说，确保信息不受 损害是我们面对的难题。就目前的隋况 来看，电子文件 自、保护的技术途径包 括多种，不但有存取权限控制、数字水 印法，还有防火墙技术、数据加密法、 数字时间章法等。 二、环境条件比较 无论是纸质档案，还是电子文件， 都会受到周围环境条件的影响。具体来 说，包括如下几个方面的内容：其一， 灰尘影响。灰尘对纸质档案与电子文件 带来的影响存在较大的差异，纸质档案 受到的影响一般为机械磨损纸张、粘接、 滋生霉菌等。而电子文件受到灰尘的影 响不但包括生物损坏，还包括物理、化 学损坏。通过匕述分析，我们可以看出， 纸质档案和电子文件载体都会被灰尘损 坏。纸质档案即使受到实质影响，诸如 电子文件载体一旦产生损坏，往往会丢失 局部信息或是无法读出原始信息，这样文 件的保存价值也大大降低。从这个角度来 看，电子文件载体特别需要加强对灰尘的 防护，采取严密的防灰尘琐事对电子文件 的保存有着重要的意义。其二，气体、光 线影响。纸质档案在光线和有害气体的作 用下往往会发生氧化、水解现象，这样就 降低了纸张的强度。电子文件受到有害气 体、紫外线的影响，会受到很大的破坏， 对电子文件会产生较大破坏的气体包括二 氧化硫、二氧化氮等，在这些气体的作用 下，磁陛载体、光盘等会受到腐蚀、破坏， 致使磁粉脱落、盘基带基老化、变质。磁 性载体剩磁的稳定性在紫外线的作用下就 会降低，对其此行记录信息的读写造成很 大的影响。其三，温湿度影响。无论是磁 性载体、光盘，还是纸张，所处的温湿度 不适宜，都会受到影响。高温高湿会使纸 张发生水解氧化，使纸张内部受到不利化 学成分影响，从而导致字体扩散、洇化。 温度过高或过低会对电子文件载体造成很 大影响，诸如聚酯底基易膨胀、铝和多碳 材料弯曲变形等，进而出现数据读写错误， 激光束定位精度下降等现象。总的来说， １４￣Ｃ－－２４￣Ｃ是纸质档案保存比较适宜的温 度，４５％—６０％的湿度对纸质档案的保存 较好。而电子文件相对应的温度、湿度分 别为１６℃—２０℃、４ｏ％±５％。其四，机 械振动、磁场影响。纸质档案在磁场、机 械震动的作用下并不会发生较大的变化， 受到这些因素影响较大的是电子文化的磁 性载体。电子文化磁『生载体在外来磁场的 作用下，很容易出现消磁或磁化现象，进 而破坏记录信号，使读出效果受到很大的 影响。磁ｌ生载体中磁分子的排列也会受到 强烈机械震动的影响，造成剩磁衰减，对 记录信号造成破坏。 三、技术寿命比较 质档案的寿命不但受到内部因素的影响， 还受到所处保护环境的牵制。而电子文化 的技术寿命也受到如上两个因素的影响， 但是技术对其影响也十分显著，这主 要是因为计算机是信息与载体结合的媒介， 我们要读取电子文件的内容，必须要借助 计算机。当技术过时的话，我们就无法将 载体的信息读出来。具体来说，技术过时 主要表现为两个方面：一方面是电子文件 设备罕见，出于商业ｌ生目的，设备生产厂家 不再生 配套产品，这使 艮多电子 文件载体超过了预期使用寿命，技术过日寸直 接影响到电子文件的安全胜。另—个方面是 技术革新，以往的存储技术在新的技术 的冲击下而消失。从这 涞看，和载体损坏 相比，技术过时会连成更灼 ９危害。 四、载体寿命｝匕铰 纤维素的性质直接影响到纸张的耐久 性，虽然纸张在一定条件下会发生水解和 氧化，诸如高温、霉、高湿等，但是只要 我们将发生反应的条件隔绝，就能使纸质 档案的保存时间得以延长。磁『生物质和光 盘是电子文件的主要载体材料，磁盘和磁 带的支持主要依靠聚酯底基，连接底基和 磁粉主要依靠粘合剂，而其很容易出现异 变，诸如热胀冷缩、脱落、生霉等。记录 和再现信息决定因素是剩磁感应强度，而 其很容易在外磁场的作用下出现磁、消磁 等睛况。 五、总结 对档案管理工作者而言，保存电子文 件和纸质档案是一项重要的工作。然而两 者的保存技术存在着较大的差异，在实际 的保存和维护过程中，需要采取针对『生的 对策。本文主要分析了电子文件与纸质档 案保存技术的差异，以期加深人们对两种 文件保存的认识，更好地对两种文件予以 储存，使其得到持续性的使用。 （作者单位：威海党校）
