ｌ兰台纵横Ｉ 一、声像档案管理存在的问题 １、管理制度不健全。一些单位 声像档案没有集中统—管理，缺乏必要 的管理制度；有的单位虽有管理制度， 但落实不够，缺乏有效的保障措施。 声像档案管理及对策 程国富 杜慧玲 １、提高认识，加强宣传，争取 度，防止分散、流失。要对声像档案 ２、档案意识不强，声像档案难 以及时归档。声像档案有较强的时效 领导重视。一要争取宣传主管部门、 的目常保管、借阅、利用作出明确规 性和特殊的归档要求。例如照片和底 新闻单位的大力支持，引起社会的广 定，确保有关法规和制度落到实处。 片需同时归档，影像需辅以文字说 泛关注，提高全民特别是各级领导及 必须制定有效的配套措施，确保声像 明。如果不及时归档，目后就是摄影 有关人员的档案意识，营造一种良好 档案归档质量。 人员自己也难以追忆齐全和准确。 的档案工作氛围。二要抓住机遇，服 ３、加强监督，分类指导，注重 ３、保管条件差。声像档案的保 务中心工作。通过馆、室藏档案以及 业务培训。要加大对声像档案的监督 管条件比纸质档案保管条件要求更严 生动的利用实例，发挥档案自身的宣 指导力度，把其作为档案目标管理、 格，一些单位不具备恒湿、恒温、防 传教育作用。 磁等保存要求，不利于声像档案的长 年度执法检查的重点内容。同时，针 分类指导，力争整体水平的提高。要 ２、加强管理，制定办法，狠抓 对不同单位现状，采取不同方式进行 制度落实。要建立相应的管理制度， 强化规范管理，制定一套严格的制 注重业务培训，为声像档案提供利用 久保存和利用。 二、声像档案管理工作的对策 城市地下管线档案，是在城市基 本建设工程组成部分的地下管线建设 过程中形成的，是反映地下管线规划 设计、建设施工、竣工验收等管线建 设全过程的真实历史记录。在这个基 城市地下管线档案管理存在 的问题及对策 鞠霞光杨爽 市地下管线档案管理工作健康有序发 展，使其在城市建设中发挥更大的作用。 二、城市地下管线档案管理的对策 １、建立健全城市地下管线档案 本过程中形成的大量的文件材料，就 是地下管线档案。地下管线档案是目 后地下管线维护、改造、改建、扩建 的依据。 一、城市地下管线档案管理存在 的问题 １、规划、建设部门在地下管线 报批过程中，缺乏对地下管线档案形 成和归档的刚性规定，直接影响了地 一 管理法规，坚持依法治档。目前，国 家尚未出台城市地下管线档案管理的 专门法规，加强城市地下管线档案管 门，出台城市地下管线档案管理的专 下管线档案的形成和积累。 政，缺乏统筹协调，严重影响了地下 益和经济发展的速度，而忽视了作为 理缺乏专门的法规支持。建议有关部 ４、档案行政管理部门和建设行 门法规，加强城市地下管线档案的管 政管理部门主动协调不够，监督指导 理。规范城市地下管线档案管理的基 ２、地下管线权属单位各自为 基础性工作的档案资料的归档。管线档案的管理和利用。 成，导致地下管线档案资料不全。一 ３、地下管线档案移交机制未形 不到位。 础工作，对基建工程文件材料的形 存在上述问题的主要原因，是档 成、积累，对文件材料的归档，对基 是历史的原因。由于时间久远，很多 案业务指导部门人员较少，而每年新 建工程验收文件材料种类等要严格要 地下管线档案难以保存下来。即使是 开工的工程很多，依靠现有人员来应 求。城市地下管线当属隐蔽工程，地 “文化大革命”时期建设的地下管 对国家和省重点工程都己力不从心， 下管线档案的形成积累，应与工程的 线，由于当时的政治环境，所形成的 若把全部工程建设档案的业务指导工 规划、设计、施工、验收等工作程序 档案也很少。二是现实的原因。改革 作承担起来是根本做不到的。只有双 同步进行。 开放以来，人们更多关注的是经济效 方主动协调、密切配合，才能保证城 ３０ ２、建立有序的地下管线档案信 奠定良好的基础。 一、电子文件 ４、结合实际，创造条件，力求 的种类 妥善保管。从长久保护和利用考虑， １、以“载体的 声像档案要使用影像柜或密闭铁柜单 异同”划分标准， 独存放，要严格控制库房温湿度，远 可以把电子文件分 离光线、磁场等；录像带采取定期倒 为光盘文件、硬盘 带检查等保护措施，尽量延长声像档 文件、软盘文件和 案的寿命。 磁带文件。光盘文 （作者单位：柳河县林业局） 件要通过光盘驱动 器识读，硬盘文件 要通过硬盘驱动器 识读，软盘文件要 通过软盘驱动器识 读，磁带文件要通 过磁带机识读。 ２、以“文件的 不同用途”分，又 可以把文件分为程 息运行机制，科学管档。要把城市地 序文件和数据文件两大类。程序文件 下管线档案的形成、积累、归档、移 电子文件的种类及管理 是管理设备、生成数据的文件，数据 交等纳入管线的规划、设计等行政管 文件是供人们利用加工的数据信息的 理的程序当中。首先，要把好地下管 集合。程序文件又有系统软件和应用 陈光 王华 线报批关；其次，要签定档案责任 软件之分。而我们常用的是应用软件， 书：再次，要注意把好地下管线竣工 应用软件里数据库文件形成的数据关 测量关；最后，要把好管线档案资料 联性强，非数据库文件内的数据关联 移交关。工程建设单位、施工单位等 性弱。 应及时向所在城市档案馆移交相关档 ５、以“不同属性”为划分标 案资料，充分发挥地下管线档案在工 准，文件又有文本文件、超文本文件 程改建、扩建和改造维护中的作用。 和纯文本文件之分。文本文件带有一 ３、加强档案部门与建设行政管 定的格式；超文本文件是集文、像、 理部门的协调配合，齐抓共管。城市 声于一体的多媒体文件；纯文本文件 建设行政管理部门对本行业的档案工 是不带格式的文本文件。 作负有领导责任，而档案行政管理部 ４ 以“数据的表现形式”为划 ｆＩｘ，ｊ本地区档案工作承担业务指导责 分标准，它有字符文件、表格文件、 任。二者相互支持，协调配合，是多 图文混排文件、数据库文件、图形文 年来做好行业档案工作的成功经验。 件、动态影像文件与声音文件之分。 在地下管线档案管理工作中，档案部 ５、各类数据文件，按“依存环境” 门和建设部门要协调工作步伐，共同 分，又有ＷＰＳ文件、ＤＯＣ文件、ＸＬＳ文件、 开展专兼职档案人员的业务培训，共 ＤＢＦ文件、ＢＭＰ文件、ＣＡＤ文件、ＴＸＴ 同制发管线档案管理地方法规，共同 文件等基于不同的应用软件产生的各 开展管线档案业务指导，共同进行档 种格式文件。格式不同，所需操作条 案行政执法检查。 件就不相同，操作方法也有不同。 者单位：长春市水务集团 洮 单位内的电子文件分类，也可参 南市发展和改革局） 照国家档案局制订的 工业企业档案 Ｉ兰台纵横 分类试行规则 划分，把单位的全部 电子文件划分成公务文书类、科技图 文类、财会文件类、人事文件类。然 后，借鉴纸质档案分类按地区、专业 等进行电子文件细分类别。 二、电子文件的管理 １、电子文件的检索原则应当是 方便利用和便于文件保密。但电子文 件只有做到科学分类，才能实现查找 便捷。计算机对文件的检索，基本上 也是模拟人工检索，只不过是信息处 理速度远远地超过人脑对检索词的反 应速度。但是，如果机内文件杂乱无 章，文件名称不规范，同样会制约检 索速度。另一方面，电子文件也需要 保密或限制利用。有些文件属于企业 内部机密，对于这一部分文件，一般 的用密钥加以控制。对于企业的核心 机密，应当采用更加稳妥的保密手段。 ２、电子文件的甄别也是需要我 们加以考虑的问题。这个问题的关键 是区别电子文件真伪、区别电子文件 的原件与复制件。电子文件进入网络运 行后，其复制是极为便利的，我们必须 认真考虑电子文件的真伪识别问题。 ５、电子文件的鉴定与归档。电 子文件在归档之前，要进行认真地鉴 定。电子文件的鉴定，主要是区分文 件价值。在本单位制作的所有电子文 件之中，只有那些对本单位工作具有 查考利用价值的，一定要作为电子档 案保存下来。其余的电子文件就可以 在机内删除或短期保留。 ４、电子文件的鉴定，也存在着 区别真伪问题。档案部门所保管的电 子档案，应当是电子文件的原件或真 实的电子文件；否则，电子档案就失 去了凭证价值。归档的电子文件还应 当区别出原件与复制件。文件制发单 位必须将电子文件的原件（纸质）归 档，以保持该电子文件的原始性，以 维护电子文件的凭证性和依据性。 （作者单位：长春市水利勘测设 计研究院） ３１